1. 10 pasos para elegir software
para Servicios Profesionales

2. 10 pasos para elegir software para Servicios
Profesionales
Investigar el mercado de Presenciar y evaluar
aplicaciones para la industria demostraciones
Ordenar de acuerdo a un
Priorizar sus requerimientos
índice objetivo a los ERPs
Armar el caso Comparar las propuestas
Construir una lista corta de
Verificar referencias
proveedores
Comunicar a los proveedores Revisar el contrato del
cuál será su proyecto proveedor

3. Investigar el mercado de aplicaciones para Servicios
Profesionales
La fase de investigación es una de las más interesantes del
Tareas críticas proceso. Puede utilizar la red internet, leer blogs, descargar
 Comprender la funcionalidad básica documentos de contenido neutro, es decir, sin referencias
del software para la industria publicitarias. Si ya conoce algo sobre el software ERP para
Servicios Profesionales , utilice esta etapa para actualizar sus
Investigar sobre las capacidades más conocimientos con las novedades del mercado.
avanzadas del software Si no conoce sobre software para la industria, no se
preocupe en ser un experto. Es importante que comprenda
Aprender la diferencia entre cómo será el proceso de evaluación y selección que llevará
software basado en la WEB, (SaaS) y el adelante.
que se instala en su empresa (On-
premise)
Necesitará conocer que funciones ejecuta el software,
entender los modelos en los que se entrega el proyectos
(ejemplo: basado en la web o instalado en sus oficinas),
 Identificar el camino por el cuál el
software hará más eficiente su
entender la terminología de la industria.
compañía También es importante que visualice las posibilidades de
mejora de su negocio con el nuevo sistema.
Sensibilizarse con los costos de una Tenga presente que realizará una inversión con un horizonte
implementación de software de convivencia por, al menos, los siguientes 10 años.

4. Priorizar sus requerimientos
En esta etapa es necesario focalizarse en identificar y
Tareas críticas
priorizar sus requerimientos y las capacidades claves que
 Identificar aquello que el software necesitará del nuevo software. Esta parte es la base del
deberá resolver
proceso de selección. Conocer lo que necesita, lo colocará
en mejor posición para controlar la selección y no depender
Identificar las limitaciones del
software actual de lo que los proveedores le impongan.
Una forma de comenzar es identificando a alto nivel los
Hacer una lista de las capacidades desafíos que usted quiere que el software resuelva y qué es
que se necesitan con el software ideal lo que el sistema actual no está haciendo. Esta tarea da lugar
a la construcción de una tabla con la lista de capacidades
Revisar la lista de ideales con
que requerirá al nuevo software y las limitaciones que
colegas
actualmente tiene.
Dar prioridad a la lista separando Para asegurarse que no está pasando algo importante por
aquello que es imprescindible de lo algo, haga participar a sus colegas, proporcionándole la lista
que es deseable que elaboró para que ellos la enriquezcan o la den por
válida. Una vez que la lista está completa, comience a
priorizar aquello que es imprescindible de lo que es
deseable.

5. Construir el caso
A esta altura usted se encuentra bastante sensibilizado con lo
Tareas críticas que tiene y con lo que necesita. Su entusiasmo por la
 Identificar los decisores de la implementación de un nuevo sistema lo lleva a trabajar extra.
empresa que usted necesita para la Pero si usted no es el último decisor para realizar la compra de
aprobación de la propuesta
un proyecto de ERP, necesitará convencer a alguien antes de
seguir realizando actividades . Sepa que una inversión de esta
Enumere y presente los desafíos que
naturaleza requiere de cierto trabajo.
debe afrontar la compañía y las
ineficiencias actuales Cuando elabore la documentación para presentarla a más alto
nivel dentro de la organización, deberá preparar un caso
Detalle la forma en que el nuevo convincente tal que los beneficios del nuevo software superen
software solucionará los problemas ampliamente a los costos.
Los beneficios deben incluir realizar proyectos en tiempo y
Muestre un cuadro con el presupuesto, ganar más licitaciones, mejor seguimiento de los
presupuesto necesario para poner en costos laborales y otros.
marcha el nuevo software
Los costos del proyecto deberían incluir: licencias de software,
Obtenga la aprobación para servicios de consultoría para implementar el software,
proceder con la búsqueda y evaluación capacitación y entrenamiento, servicios de pos venta,
equipamiento que necesita ser actualizado, equipamiento nuevo
que se debe incorporar y otros.

6. Elaborar una lista corta de empresas vendedoras
Construir una lista corta de empresas vendedoras es uno de los
Tareas críticas pasos más desafiantes del proceso de selección.
Definir cuál es el software adecuado Es poco posible evaluar más de 5 empresas en profundidad,
para el giro del negocio motivo por el cuál restringir la lista a esta cantidad es crítico.
Al haber muchas compañías que pueden dar una solución de
Definir que productos satisfacen los software a Servicios Profesionales , elegir un grupo de 5 que
requerimiento de más alto nivel de la sean las adecuadas para su negocio es una tarea crítica. Este paso
organización puede llevar muchas semanas de trabajo.
Tal vez una primera aproximación sea invitar a todas a responder
Definir que tipo de productos está un RFI (Request for information) que es un documento que oficia
acorde con su presupuesto las veces de un filtro del tipo “pasa/no pasa”.
Hay varios criterios que puede usar para estrechar la lista de
Contactar hasta 5 empresas oferentes. Obviamente, el primer criterio es que conozcan la
vendedoras industria en la que se desenvuelve su negocio. El segundo
criterio puede ser cumplir con los requerimientos de alto nivel
que definió. Y el tercer criterio puede ser la eliminación de
aquellos que están por afuera del presupuesto que tiene
destinado al proyecto.
De esta forma, con la solicitud de información (RFI) completada
por los vendors y tomando en consideración ciertos criterios,
puede llegar a una lista corta de 5 empresas..

7. Comunicar a los vendedores cuál será su proyecto
Los mejores profesionales de ventas se focalizan en ayudar a
Tareas críticas
sus posibles clientes y clientes a resolver los problemas de
Explicítele a las empresas negocios.
vendedoras cómo serán evaluados.
Usted puede ayudar a los vendedores a hacer bien el trabajo
Comparta con los vendedores que necesita si les informa con claridad sobre sus
preseleccionados sus prioridades. necesidades de negocios y cómo será su proceso de
evaluación y selección.
Comentele a las empresas oferentes Cuánto más conozcan las empresas vendedoras de sus
con quiénes están compitiendo.
necesidades, mejor podrán informarle sobre la forma en que
Detalle su proceso de selección y la
el software lo ayudará. Por ejemplo, si usted remarca cuáles
línea de tiempo de las actividades y son las funcionalidades críticas para su organización, el
decisiones. personal de preventas podrá emplear más tiempo
demostrándolas en lugar de centrarse en otros aspectos del
Sea explícito sobre lo que usted producto.
espera de los vendedores durante el
Por tanto, educar a las empresas vendedoras sobre su
proceso.
procesos de evaluación y selección los hará más receptivos.
Si ellos conocen qué es lo que usted necesita y para cuándo,
estarán en mejor posición para entregarle lo que precisa.

8. Presenciar y evaluar las demostraciones
La demostración es, tal vez, el paso más crítico en el proceso
Tareas críticas de evaluación y selección de software. Este es el momento
Prepare los puntos de interés para la donde usted observa el software en acción y realmente
demostración y compáralos con la aprende qué puede hacer por su empresa. Puede ser
empresa vendedora. necesario asistir a más de una demostración pues es la única
oportunidad en la que puede ver el software en detalle. Es
Agende la fecha y hora para la
demostración de cada módulo del
muy raro, sino imposible, que para software de negocios
sistema. empresarial, implemente una versión de prueba.
Para aprovechar la demostración, debería proveerle a la
Invite a la gente adecuada, o empresa vendedora una lista de lo que a usted le interesa
usuarios claves, de su organización. observar, con los circuitos de procesos que quiere evaluar
en la demostración. Cuánto más detalle usted proporcione,
Utilice una ficha de puntuación para más control tendrá de la actividad de demostración. Para
darle valor a cada punto de la presenciarla incluya a la gente más adecuada de su
demostración.
organización. Durante la demostración califique sus
evaluaciones usando una ficha de puntuación. Al terminar la
Reúnase con sus colegas luego de la
demostración. Intercambie con ellos demostración, reúnase con sus colegas e intercambien
las anotaciones y puntuaciones. comentarios y las anotaciones que fueron haciendo para
llegar a un documento de calificación único.

9. Ordenar de acuerdo a un índice objetivo los ERP’s
Luego de la instancia de demostración, ya debería contar con
Tareas críticas una idea sobre cuál vendedor o cuáles vendedores, piensa que
Elimine de la lista a las empresas ofrecen el mejor producto y proyecto para su empresa.
vendedoras que no cumplen con los Sin embargo, no tome una decisión hasta que no tenga puntuado
requerimientos imprescindibles.
o valorizado y ordenado en un ránking cada uno de los productos
que ha evaluado.
Elabore un ránking del resto de los
vendedores en base a la puntuación Marque con un tilde o de alguna forma sus requerimientos
funcional. claves, aquellos que obligatoriamente debe ofrecer el producto
y sepárelos de aquellos que sería deseable tener.
Elabore otro ránking de acuerdo a la Una buena escala para cada requerimiento pude ser:
facilidad de uso del producto. imprescindible, importante, deseable, no es necesario.
Consolide el puntaje que cada producto y calcule cuál producto
Si es necesario, vuelva a pedir una
satisfizo mejor sus requerimientos. No descuide la facilidad de
demostración.
uso.
Si tiene dudas, hable con el vendedor. Se sentirá con entusiasmo
su debe hacer para usted una nueva demostración.
Si ya tiene un vendedor predilecto, aún no comunique su
decisión. Todavía quedan algunos pasos a dar.

10. Compare precios
Llegó el momento de analizar las propuestas económicas de
Tareas críticas
cada empresa vendedora. No pensar en el precio como lo
Solicite un detalle de precios a las más importante es un paso importante. De hecho, cuando
empresas vendedoras.
hay dos o tres empresas compitiendo, el precio es muy
dinámico.
Provea los datos necesarios para
que realicen la propuesta. Pida a los vendedores un detalle de la propuesta, con los
costos asociados para llevar adelante el proyecto. Deben
Asegúrese que las propuestas incluirse: licencias de software, consultoría de
contengan el precio de todos los ítems implementación, personalizaciones (customs),
involucrados en el proyecto y que sean entrenamiento, servicios de pos venta, garantía. Además
de incumbencia de la empresa
vendedora.
solicite la configuración de hardware adecuada para el
software (sizing) o las necesidades de comunicaciones.
Compare las propuestas de manera Tenga en cuenta que hay varios modelos de precios y el
homogénea. Como se dice efecto financiero puede ser diferente.
popularmente “peras con peras, Debe llevar las diferentes propuestas a un modelo
manzanas con manzanas”. comparable. Como se dice popularmente “peras con peras,
manzanas con manzanas”.
Pida a los vendors el contrato tipo o
modelo de licenciamiento y el de
servicios.

11. Verificar referencias y viabilidad del proveedor elegido
A esta altura del proceso está en condiciones de avanzar con
Tareas críticas una de las empresas vendedoras. Ya sabe que el producto
Infórmele a la empresa vendedora pre elegido podrá dar satisfacción a sus requerimientos y
que está considerando avanzar con su conoce que está dentro del rango de presupuesto que tiene
propuesta. asignado.
Una tarea crítica que queda por hacer es verificar que la
Pídale el contacto con dos o más empresa elegida y su producto son lo que dicen ser.
clientes con tamaño o actividades
Para eso, informe al proveedor que está considerando
similares a las suyas.
avanzar con su propuesta y solicítele el contacto con uno o
más clientes para tener mayores referencias. Que sean
Pida referencias sobre la respuesta
de la empresa vendedora para
compañías que tengan algo en común con su empresa:
solucionar problemas.
tamaño, industria u otra similitud.
Cuando toem contacto con esas empresas pregúnteles que
Asegúrese sobre la viabilidad desafíos enfrentaron con el sistema, cómo respondió la
financiera y estratégica de la empresa empresa vendedora y qué modificarían en el software si
vendedora con la que está avanzando. fuera posible hacerlo.
Finalmente, asegúrese sobre la viabilidad de la empresa
proveedora. Pídale evidencias sobre la viabilidad financiera y
estratégica de la compañía.

12. Revisar el contrato de licencias y servicios
Un paso más. Está listo para comprar. Antes de seguir
Tareas críticas
necesita revisar los contratos que firmará y que serán la
Pida descuentos si es necesario. documentación clave del proyecto. Si es necesario negocie
las cláusulas que considera no satisfacen sus expectativas.
Asegúrese de estar adquiriendo las
licencias necesarias. Si aún no acordó el precio, tenga presente que los
vendedores pueden manejar descuentos. A veces por
Evalúe los costos de entrada y los tamaño del proyecto, otras por la fecha en que necesitan
recurrentes. tener firmado el contrato y cobrado el anticipo.
Sea cuidados en las renovaciones automáticas de ciertos
Observe cuidadosamente las
cláusulas de auto renovación.
servicios, en los costos para adquirir más licencias, en el valor
de la hora/hombre.

13. Recursos disponibles en EvaluandoERP.com
• Evaluador de software ERP
• Biblioteca de artículos no comerciales
• White papers
• Informes especiales
• Casos de implementación
• Directorio de proveedores
• Store Evaluando

14. Acerca de Evaluando
EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com son los
sitios de mayor importancia en América Latina de estudio, análisis, medición,
comparación y recomendación del software de gestión de negocios.
Evaluando mantiene un observatorio permanente sobre la oferta y la
demanda del mercado específico que construye conocimiento en
colaboración con la industria, los usuarios, los consultores y ámbitos
académicos del mejor nivel de la región.
El modelo consiste en un conjunto de herramientas que ayudan a las
personas que conocen los requerimientos funcionales de su negocio a
seleccionar software empresarial.
Evaluando como herramientas de evaluación y selección
Quienes están en la búsqueda de un software para sus compañías,
encuentran en EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y
EvaluandoCRM.com un aliado, ya que las herramientas disponibles lo ayudan
a analizar y seleccionar software de manera más sencilla, imparcial y objetiva.