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A u d i t o r í a




                                          La informática en
                                          la organización del
                                          trabajo de auditoría(I)
                                          ESTEBAN UYARRA
                                          Director General de Audinfor


                                       En el artículo se revisan los procedimientos de normalización de los papeles
 FICHA RESUMEN
                                       de trabajo del auditor, así como de los propios procedimientos de auditoría y
  Autor:                               el análisis de los resultados obtenidos de los mismos, con vistas a
  Esteban Uyarra
  Título:
                                       informatizar la revisión contable.
  La informática en la
organización del trabajo
de auditoría(I)
  Fuente:
  Partida Doble, núm. 105,
páginas 96 a 103, noviembre 1999
  Localización: PD 99.11.09            1. Introducción(1)                                    Cada uno de los aspectos enunciados justifi-
  Resumen:                                                                               caría la redacción de un artículo diferenciado en
  Los procedimientos de auditoría                                                        el que abordar la problemática específica de ca-
se han visto modificados en los                   n los albores del nuevo milenio,       da uno de ellos.
últimos tiempos en una doble vía
que permite optimizar los tiempos
de auditoría, empleando técnicas
novedosas de tipo estadístico y de
apoyo informático, y por lo tanto
los costes de auditoria, a la vez
que se reducen al mínimo los
                                       E          los auditores se enfrentan con
                                                  una serie de importantes cam-
                                                  bios, que unidos a los derivados
                                       de la propia evolución del mercado en el que
                                       operan, están provocando en muchos despa-
                                                                                             No obstante, a fuer de parecer simplista,
                                                                                         y sin desdeñar las múltiples dificultades que,
                                                                                         como cualquier otra actividad, supone la la-
                                                                                         bor del auditor, en las próximas líneas se
porcentajes de error y riesgos de      chos y firmas de auditoría el planteamiento       tratan algunas consideraciones cuya única fi-
auditoría que podrían derivarse de
la puesta en práctica de tales         de cuestiones fundamentales que inciden no        nalidad no es otra que la de sugerir determi-
nuevos procedimientos.                 sólo en su forma de operar, sino y sobre to-      nadas medidas que permitan aminorar parte
  El artículo analiza el apoyo que     do, en temas que afectan a su propia concep-      de dichas dificultades.
el auditor puede encontrar a la
hora de informatizar la redacción,     ción empresarial. De lo acertada que sea la
gestión y conservación de los          decisión que adopten los gestores de dichos           Algunas de ellas están relacionadas con los
papeles de trabajo unida a la          despachos, dependerá la viabilidad de mu-         propios procesos de ejecución de los trabajos, y
normalización de procedimientos y
el análisis de los resultados de las
                                       chos de ellos al permitirles asumir con venta-    en concreto, con la confección de los papeles de
pruebas                                ja los nuevos retos.                              trabajo.
  Descriptores ICALI:
  Auditoría, Informática,                 Estos retos podrían clasificarse de la forma       Los comentarios que se describen en los
Procedimientos de auditoría.           expuesta en el cuadro 1.                          siguientes apartados, relacionados con la
96                PARTIDA DOBLE                                                                                          Noviembre 1999 ~ Número105
preparación de los papeles de trabajo del au-
ditor, pretenden presentar, a modo orienta-                                                                   La actividad
tivo, algunas ideas que a buen seguro provo-                 Los papeles de trabajo comprenden la
carán alguna que otra inquietud en la mente
de muchos lectores.
                                                             totalidad de los documentos prepara-
                                                             dos o recibidos por el auditor, de ma-
                                                                                                              de la
                                                             nera que, en conjunto, constituyen un
                                                             compendio de la información utilizada
                                                                                                              auditoría se
2. Los papeles de trabajo
                                                             y de las pruebas efectuadas en la ejecu-
                                                             ción de su trabajo, junto con las deci-
                                                                                                              ha convertido
en la auditoría                                              siones que ha debido tomar para llegar
                                                             a formarse su opinión.                           en un
                                                                                                              producto
2.1.Contenido y Descripción
                                                                                                              maduro
    Es del todo sabido que los auditores, al
objeto de poder emitir su opinión profesio-               2.2. Normalización de los Papeles
nal, han de efectuar pruebas y verificaciones
de acuerdo a las Normas Técnicas emitidas                      Las Normas Técnicas han recogido una
por el Instituto de Contabilidad y de Audito-             práctica extendida en todas las firmas de audito-
ría de Cuentas. El resultado de estas pruebas,            ría y que llama poderosamente la atención a
así como del resto de su trabajo de revisión              quienes por primera vez se aproximan a esta ac-
se han de plasmar en una documentación de-                tividad. Normalización que se concretiza en la
bidamente archivada, organizada y referen-                utilización de sistemas de referencias con las
                                                                                                              (1) Aunque el contenido del artículo se
ciada.                                                    que organizar de forma lógica los papeles de        centra básicamente sobre el trabajo
                                                          trabajo.                                            realizado por los Auditores Oficiales de
    La definición de los papeles de trabajo viene                                                             Cuentas, gran parte de los comentarios
                                                                                                              expuestos son aplicables tanto a los
definida en las Normas Técnicas, en el apartado              Las Normas Técnicas hacen mención a este         auditores internos como a los que
2.6.1.                                                    punto al señalar en el apartado 2.6.9.:             actúan en el Sector Público.


   CUADRO 1

         TIPO                               DESCRIPCIÓN                                                   EJEMPLOS

   Externos                   Los generados por circunstancias exógenas                • Establecimiento del EURO.
                              y que requieren una firme y rápida adaptación.           • Efecto 2.000.

   De mercado                 Los provocados por la propia actividad                   • No incremento de la facturación global.
                              y la evolución del mercado. La actividad de              • No incremento de los precios (tarifas horarias).
                              la auditoría se ha convertido en un producto             • No incremento neto del número de firmas o
                              maduro, cuyo crecimiento tanto real como                   despachos de auditoría.
                              previsto, es prácticamente nulo.

   Laboral                    Dada la naturaleza de esta actividad profesional,        • Importante rotación de personal en las firmas
                              la cualificación y formación del personal conlleva         de auditoría.
                              un encarecimiento de los costes laborales.               • Fuertes inversiones en formación del personal.

   De control                 Exigencia de mayores controles de calidad, lo que        • Normalización.
                              provoca la imperiosa necesidad de implementar            • Supervisión.
                              sistemas que garanticen el correcto cumplimiento         • Gestión.
                              de las Normas Técnicas.

   De rentabilidad            Muchos despachos y firmas se cuestionan                  • No crecimiento de muchos despachos.
                              la rentabilidad de la actividad auditora en              • Diversificación de actividades.
                              términos de costes-responsabilidades y beneficios.       • Bajas.


Número 105 ~ Noviembre 1999                                                                                        PARTIDA DOBLE                 97
A u d i t o r í a




Existen dos                                   Los papeles de trabajo son susceptibles
                                                                                                    Además estas horas representan un eleva-
                                                                                                do coste al ser realizadas por personal alta-
archivos: el                                  de normalización, lo cual mejora la efica-
                                              cia en su elaboración y revisión.
                                                                                                mente cualificado. La desviación entre el valor
                                                                                                de las horas dedicadas a un trabajo y lo factu-
permanente                                                                                      rado por el mismo, dará la justa medida de la
                                                                                                rentabilidad del proyecto o encargo. Por lo
                                               Normalización que, en el apartado 2.6.11.        tanto es evidente que partiendo de un impor-
y el corriente                             de las Normas, hace mención a los sistemas de        te fijo a facturar al cliente, la variable sobre la
                                           referenciación(2).                                   cual el gestor del despacho o firma de audito-
                                                                                                ría puede maniobrar, se limita al del valor de
                                                                                                las horas incurridas.
                                              Es indispensable que los papeles de tra-
                                              bajo se preparen con un adecuado siste-              Valor que tiene dos componentes, horas y
                                              ma de referencias, que permita al usuario         precio de las mismas:
                                              encontrar el origen de la información
                                              utilizada.                                        a) Horas. Las directamente dedicadas al traba-
                                                                                                   jo de auditoría.

                                                                                                b) Precio. Valor medio correspondiente al
                                           2.3. Archivo de Papeles                                 personal dedicado a un trabajo concre-
                                                                                                   to.
                                               Las Normas abordan temas tan evidentes
                                           como la necesidad de: archivar los papeles(3),           Respecto al precio medio, el gestor puede
                                           de utilizar diferentes tipos de archivos de          influir en el mismo, siempre y cuando no me-
                                           acuerdo a la temporalidad de dichos pape-            noscabe la calidad del trabajo, mediante la
                                           les, diferenciando entre permanente(4) y co-         asignación de personal de menor experiencia
                                           rriente(5) .                                         y por lo tanto menor coste, aunque ello con-
                                                                                                lleve aumentar el número de horas necesarias.
                                                Prescindiendo de otros temas incluidos en       No obstante, a nadie se le oculta la fuerte ri-
(2 ) También en las recientes Normas       la Norma 2.6. de las Normas, conviene resaltar       gidez de este componente, que en muchos
de Auditoría del Sector Público,           tres de los aspectos reseñados anteriormente,        despachos, dada su escasa dimensión, no es
publicadas el 30 de Septiembre de
1.998. en su apartado 5.4.5 establece      relacionados con los papeles de trabajo y la obli-   posible modificar.
que el uso de papeles normalizados         gación de:
contribuye a mejorar la eficacia en la
preparación y revisión, facilita la
                                                                                                     Por el contrario, las horas constituyen el
delegación de tareas proporcionando        • Elaborarlos                                        elemento fundamental a controlar por el res-
un elemento para controlar su calidad.                                                          ponsable de cada trabajo. Para optimizar las ho-
En el apartado 5.4.11 de estas Normas
se vuelve a referir a la necesidad de      • Organizarlos                                       ras necesarias para la realización de los trabajos,
normalizar los papeles, prueba                                                                  los gestores de los despachos y firmas de audi-
inequívoca de la intención de legislador   • Archivarlos                                        toría disponen, entre otras, de las siguientes
en recalcar la importancia del correcto
diseño y organización de los papeles de                                                         medidas:
trabajo.                                      y que se abordan en los siguientes aparta-
 (3) 2.6.3. Los auditores deben
                                           dos.                                                 1) Selección, motivación y formación del per-
conservar todos los documentos de                                                                  sonal
trabajo que puedan constituir las          2.4. Coste de la cumplimentación
debidas pruebas de su actuación,
encaminadas a formar su opinión sobre      de los Papeles de Trabajo                            2) Normalización de los procedimientos de
las cuentas anuales que hayan                                                                      auditoría
examinado.                                     Como se ha tenido ocasión de comentar la
(4 ) 2.6.4. El archivo permanente de       confección, organización y archivos de la do-        3) Herramientas de trabajo adecuadas
papeles de trabajo es un conjunto          cumentación soporte, constituye el compo-
coherente de documentación                 nente más importante de los costes de ejecu-         4) Adecuada planificación
conteniendo información de interés
permanente y susceptible de tener          ción de una auditoría, en cuanto que recoge
incidencia en auditorías sucesivas.        no sólo el tiempo de realización de las prue-        5) Seguimiento permanente de los trabajos
(5) 2.6.5. El archivo de papeles de
                                           bas, sino y sobre todo el de documentar las
trabajo del ejercicio es un conjunto       pruebas y los resultados alcanzados. En oca-             En el resto del artículo centraremos la aten-
coherente de documentación,                siones, este proceso requiere un mayor núme-         ción sobre la segunda y tercera de las medidas a
conteniendo información relativa a las
cuentas anuales sujetas a auditoría en     ro de horas que las dedicadas a los procesos de      tomar, sin que ello suponga restar importancia
el ejercicio en cuestión.                  revisión y verificación.                             al resto.
 98                 PARTIDA DOBLE                                                                                                Noviembre 1999 ~ Número105
La informática en la organización
                                  del trabajo de auditoría(I)




3. Normalización                                          Los papeles se han de agrupar de acuerdo
                                                   a ciertos criterios o áreas, lo que permite al au-
                                                                                                        En los
                                                   ditor acometer de forma lógica su trabajo y que
                                                   podrían presentar un esquema como el que se
                                                                                                        mercados
             estas alturas nadie cuestiona lo      muestra en la siguiente pantalla:
                                                                                                        maduros,
A            que es evidente. El trabajo del au-
             ditor está sujeto, como otros mu-
             chos a una normalización tanto
de los procedimientos utilizados como de los
modelos y formularios a cumplimentar. Nor-
                                                     FIGURA 3
                                                                                                        el resultado
                                                                                                        ha de
malización que es citada en las Normas Técni-
cas de Auditoría, tal y como se ha tenido oca-
sión de comentar.
                                                                                                        mantenerse
    Prácticamente todos los despachos y firmas
                                                                                                        por la vía de
de auditoría disponen de una forma u otra de
procedimientos, papeles y sistemas de referen-
                                                                                                        la contención
ciación normalizados adaptados a la metodolo-
gía establecida por sus responsables.                                                                   de costes
3.1. De los Papeles

   FIGURA 1


                                                    CUADRO 2

                                                       TIPO                   DESCRIPCIÓN                                     CLASES
                                                   Contables         Aquellas cuyo contenido tiene      • Sumarias.
                                                                     relación directa con las cuentas   • Auxiliares.
                                                                     y sus respectivos saldos, y so-
                                                                     bre los que el auditor ha de
                                                                     efectuar sus verificaciones y
                                                                     emitir sus conclusiones.

                                                   Guías             El término general de Guías        •   Programas Trabajo.
                                                                     pretende incluir todos aquellos    •   Cuestionarios.
La normalización exige establecer los conteni-                       papeles que contengan              •   Análisis riesgos.
dos de dichos papeles:                                               relaciones o listas sobre dife-    •   Recomendaciones.
                                                                     rentes temas y se limiten a una    •   Planning.
                                                                     enumeración de cuestiones y/o      •   Listas.
   FIGURA 2
                                                                     asuntos a realizar o reclamar.

                                                   Documentación     Aquellas que contienen             • Copias de documentación
                                                                     información probatoria o             relevante.
                                                                     explicativa de las cédulas         • Escrituras de Constitución.
                                                                     contables, y que no pueden         • Extractos bancarios.
                                                                     adscribirse a ninguno de los       • Papeles confeccionados por
                                                                     tipos anteriores.                    el mismo auditor como por
                                                                                                          ejemplo, hojas de cálculo,
                                                                                                          documentos elaborados con
                                                                                                          procesador de texto, o sim-
                                                                                                          ples documentos contenien-
                                                                                                          do información, resúmenes o
                                                                                                          simples cálculos relativos a
    En cuanto a los tipos de papeles, pueden                                                              cada área de trabajo.
clasificarse como se muestra en el cuadro 2.
Número 105 ~ Noviembre 1999                                                                                   PARTIDA DOBLE            99
A u d i t o r í a




                          El sistema de área permite, a partir de      3.2. De los Procedimientos
Los papeles           ellas, clasificar los papeles por referencias,
                      tal y como se muestra en la pantalla si-             Mediante la definición de programas de
de trabajo            guiente:                                         trabajo, cuestionarios, y demás guías que con
                                                                       carácter general se han de aplicar en todas las
están                                                                  auditorías y que se adaptarán para cada encar-
                                                                       go a las características, tamaño y sector de la
altamente               FIGURA 4                                       empresa cliente.

normalizados                                                           3.3. De los Informes
                                                                          Con los informes tipo publicados por
                                                                       el Instituto de Contabilidad y Auditoría
                                                                       de Cuentas, por las corporaciones profe-
                                                                       sionales, más aquellos otros que cada des-
                                                                       pacho estime conveniente incluir como in-
                                                                       formes estándar.

                                                                          Todos los aspectos comentados anterior-
                                                                       mente permiten configurar la metodología
                                                                       propia de cada despacho y es una labor inex-
                                                                       cusable de sus socios auditores.



                                                                       4. Ventajas e
                          Los papeles, una vez confeccionados y re-
                                                                       incovenientes
                      ferenciados se han de guardar en archivos
                      predefinidos. Archivos que a su vez dispon-
                      drán de secciones en función del tipo y con-                   a normalización, o sistematiza-
                      tenido de cada documento, tal y como se
                      muestra en la siguiente imagen:
                                                                       L             ción de los procedimientos de au-
                                                                                     ditoría conlleva determinados in-
                                                                                     convenientes como son la rigidez
                                                                       de determinados esquemas y formas de tra-
                                                                       bajo que pueden limitar de forma importante
                                                                       la iniciativa e imaginación de los profesionales
                        FIGURA 5                                       encargados de la realización de los trabajos.

                                                                           Sin embargo, las ventajas y beneficios
                                                                       que aporta la normalización de los proce-
                                                                       dimientos y por lo tanto el establecimiento
                                                                       de una metodología propia en cada despa-
                                                                       cho o firma de auditoría hacen imprescin-
                                                                       dible su implementación. Entre las ventajas
                                                                       que brinda pueden enunciarse las siguien-
                                                                       tes:

                                                                       1. Homogeneización de los trabajo. Ello fa-
                                                                          cilita no sólo la forma en que se cumpli-
                                                                          mentan los papeles sino que facilita sobre-
                                                                          manera el proceso de supervisión de los
                                                                          mismos.

                                                                       2. Mejora la eficacia y eficiencia en la reali-
                                                                          zación de los trabajos. Una correcta de-
                                                                          finición y normalización de los procedi-
100   PARTIDA DOBLE                                                                                   Noviembre 1999 ~ Número105
La informática en la organización
                                   del trabajo de auditoría(I)




      mientos a aplicar evitará trabajos repeti-   normalizados a las nuevas circunstancias.
      tivos o la realización de pruebas innece-    Por último hay un tercer estadio, que se            Los informes
      sarias.                                      produce normalmente en la época otoñal,

3. Reducción de los tiempos invertidos en
                                                   cuando los auditores se preparan para la
                                                   nueva campaña, y en la que se replantean
                                                                                                       de auditoría
   los trabajos. Tanto en cuanto a la transmi-
   sión de las instrucciones al personal, co-
                                                   muchos de sus métodos de trabajo.                   corresponden
   mo mediante el aprovechamiento de es-
   quemas ya creados.
                                                       Hay diferentes formas de llevar a cabo
                                                   la normalización del trabajo del auditor.
                                                                                                       a modelos
4. Mejora la rentabilidad de los trabajos al
                                                   Frecuentemente, sobre todo en despachos
                                                   de cierta dimensión o en aquellos otros             oficiales
   optimizarse las horas de coordinación y         cuyos gestores disponen de experiencia
   supervisión.                                    previa en grandes firmas, las normas inter-
                                                   nas de realización de trabajos se plasman
5. Contribuye al logro de un ambiente de           en documentos que se integran en lo que
   orden y disciplina en el despacho o firma       se denomina Manuales de Auditoría. Las
   de auditoría.                                   baterías de documentos y formularios es-
                                                   tándar conforman lo que se denomina
6. Formación. Reduce los tiempos nece-             Master de Auditoría(6).
   sarios para formar al personal, al ofre-
   cerles esquemas lógicos de realización               El proceso de racionalización y normali-
   del trabajo.                                    zación de los procedimientos de auditoría a
                                                   adoptar por cada despacho o firma de audito-
4.1. Quien, cuando y cómo                          ría, se ha de realizar mediante la utilización de
ha de realizarse el proceso                        medios informáticos, tal y como se comenta
de normalización de papeles                        en el apartado siguiente.

    Partiendo de la base que la normaliza-
ción de las tareas a realizar y de la organi-
zación interna del trabajo es el pilar sobre           El logro de una adecuada eficiencia y
el que se fundamentará la calidad, eficacia            rentabilidad de los trabajos de audito-
y, en última instancia, la rentabilidad de             ría pasa por mejorar los propios siste-
los trabajos, su definición y establecimien-           mas, racionalizando los procedimien-
to ha de ser llevada a cabo por los socios             tos utilizados no sólo para mejorar la
gestores del despacho o firma. Ellos, como             calidad de los mismos sino para redu-
responsables últimos, deben decidir el tipo            cir los costes medidos en términos de
de metodología a aplicar, no siendo en ab-             horas. Esto se consigue mediante:
soluto aceptable la adopción de esquemas
externos, sin antes efectuar un estudio en             1. La implementación de una meto-
profundidad sobre si dichos esquemas son                  dología adecuada.
asumibles o por el contrario son suscepti-
bles de modificación para su correcta                  2. Una mecanización de todos los tra-
adaptación a las características, experien-               bajos de auditoría para aumentar la
cia, tamaño y tipo de clientes del despacho               eficiencia de los equipos y personal
                                                                                                       (6 ) Un Máster de Auditoría es un
o firma.                                                  del despacho.                                modelo, tan amplio como se desee, en
                                                                                                       el que se contempla todas las
    Definido quién, el cuándo se establece             3. Los pasos anteriores permitirán              situaciones posibles con las que un
                                                                                                       despacho o firma puede enfrentarse a
en tres estadios diferentes, por una parte al             el poder prestar más horas al                la hora de realizar los trabajos de
inicio de las actividades del despacho, ya                cliente y menos a cumplimentar               auditoría. Su preparación y uso
que no es posible asumir ningún trabajo                   papeles.                                     posterior, mediante adecuada
                                                                                                       herramientas informáticas, permite
sin antes tener preparadas las herramientas                                                            mejorar de forma dramática, el trabajo
a manejar, por otra a lo largo de los pro-             4. Racionalizar y planificar adecuada-          de confección y supervisión de los
                                                                                                       papeles de auditoría.
pios trabajos, ya que la experiencia adqui-               mente los trabajos tanto en cuanto
rida en los clientes y/o en los diferentes                a su alcance, como a la oportunidad
sectores en los que el auditor tiene ocasión              y forma de ejecutarlos(7).                   (7) Presentación el 21 de Octubre de
                                                                                                       1.993 del Libro "Gestión y desarrollo de
de actuar, le brindan la oportunidad de                                                                una Firma de Auditoría" publicado por
poder adaptar los esquemas de trabajo                                                                  el ICAC.

Número 105 ~ Noviembre 1999                                                                                 PARTIDA DOBLE                101
A u d i t o r í a




Las pruebas 5.la normalización
              y
                  La informática                                                              ventajas que justifican su utilización pueden
                                                                                              resumirse en las siguientes(8):

de auditoría                                                                                  1. Importante reducción de los tiempos re-
                                                                                                 queridos en la realización de trabajos re-
y los                      ctualmente nadie pone en du-
                                                                                                 petitivos.

resultados
                                           A
                           da la conveniencia de utilizar
                           herramientas informáticas en
de las mismas mayoría de los despachos defirmas de audi-
                           los trabajos
                                        y
                                            auditoría. La
                                                                                              2. Utilizar las informaciones, modelos y es-
                                                                                                 quemas elaborados en una auditoría pre-
                                                                                                 cedente para su utilización en otras poste-
                                                                                                 riores (trabajos recurrentes).
son bastante toría preparan sus modelos, ordenador. La
              documentos estándar con el
                                           formularios y
                                                                                              3. Minimizar los errores en los cálculos efec-

homogéneas diferencia estriba en el grado de mecaniza-
              ción de los procesos.
                                                                                                 tuados.

                                                                                              4. Homogeneizar, mediante la normaliza-
                                               Durante la presente década, a punto de            ción establecida por cada despacho, los
                                           terminar, se ha producido una auténtica re-           sistemas aplicados por el equipo de audi-
                                           volución en la forma de operar de los audi-           tores.
                                           tores, hasta el punto de sustituir los clásicos
                                           carterones por modernos ordenadores por-           5. Posibilitar la realización de cambios en los
                                           tátiles.                                              cálculos, ajustes, reclasificaciones y de
                                                                                                 otro tipo con un mínimo coste en térmi-
                                               A pesar de ello, todavía hoy en día es            nos de horas equivalentes.
                                           posible ver auditores jurásicos, aferrados a
                                           antiguas técnicas artesanales, basadas en          6. Elaborar informes y resúmenes que
                                           lápiz y papel, que provocan nostalgia de              pueden ser presentados y ofrecidos al
                                           tiempos pretéritos. Prácticas trasnochadas            cliente.
                                           que, aparte de la pobre imagen que pro-
                                           duce en las empresas clientes, en absoluto             Sin embargo, independientemente de
                                           contribuyen a rentabilizar los trabajos.           las evidentes ventajas anteriores, la adop-
                                                                                              ción de utilizar una, u otra aplicación de
                                               La normalización de los trabajos de au-        auditoría, bien elaborada internamente o
                                           ditoría, si se desea brinde los beneficios es-     adquirida a terceros, supone importantes
                                           perados, se ha de basar en un nivel de me-         cambios en la estructura y forma de ope-
                                           canización adecuado de los despachos,              rar del despacho que requieren ser ade-
                                           tanto en términos de equipos, como de for-         cuadamente analizadas y valoradas. En es-
                                           mación informática del personal y sobre to-        te sentido, a continuación se exponen
                                           do de las aplicaciones que mejor logren es-        algunos criterios a tener en cuenta al se-
                                           tos objetivos.                                     leccionar qué programa de auditoría se ha
                                                                                              de instalar:
                                              Las aplicaciones a utilizar en los despa-
                                           chos y firmas de auditoría, pueden clasifi-        a) Versatilidad, para permitir adaptar la apli-
                                           carse en dos grandes bloques:                         cación a situaciones cambiantes, es decir,
                                                                                                 poder incorporar cuentas contables, mo-
                                           1. Las de tipo standard, como son las englo-          dificarlas, anularlas.
                                              badas en el término de Ofimática, entre
                                              las que cabe resaltar las denominadas Ho-       b) Diseño realizado por profesionales y
                                              jas de Cálculo y Procesadores de Texto.            adaptado a la forma concreta de trabajo
                                                                                                 de los auditores, de forma que su utiliza-
                                           2. Las específicas de auditoría, diseñadas            ción no suponga un cambio drástico res-
                                              expresamente para facilitar la confec-             pecto a los procedimientos manuales has-
                                              ción, organización y control de los pa-            ta entonces aplicados.
                                              peles de trabajo.
(8) Gestión y desarrollo de una firma                                                         c) Fácil aprendizaje y un adecuado sistema
de auditoría. (Instituto de Contabilidad
y Auditoría de Cuentas 1.993) página          En relación con la utilización de herra-           de asistencia y consulta con la empresa su-
291.                                       mientas específicas de auditoría, los factores y      ministradora.
 102                PARTIDA DOBLE                                                                                           Noviembre 1999 ~ Número105
La informática en la organización
                                 del trabajo de auditoría(I)




 d) Acceso a cursos de aprendizaje para el
    personal recién incorporado.                  La cualificación y formación del
e) Rapidez y agilidad en las actualizaciones,
   adaptando los programas a las modifica-
                                                  personal a cargo del auditor implica
   ciones legislativas.                           un alto nivel de costes laborales
f) Rapidez en los procesos de cálculo, cla-
   sificación y acumulación de la informa-
   ción.

g) Ocupación razonable en disco, de for-
   ma que solamente consuma memoria a
   medida que aumenten los datos proce-
   sados.

h) Posibilidad de modelizar la aplicación,
   de forma que se aprovechen los esque-
   mas y datos introducidos para otras au-
   ditorías.

i) El coste, que ha de compararse con el
   ahorro de tiempo medido en términos
   monetarios en cada uno de los trabajos en
   los que se aplique.




6. Conclusiones

            os cambios a los que el auditor se


L           enfrenta, requieren de éste la fir-
            me adopción de medidas que
            contribuyan no sólo a superar sus
efectos, sino y sobre todo, debe asumir su au-
téntica función de gestor mediante la imple-
mentación de métodos y herramientas que
mejoren sus esquemas de trabajo, optimicen
los tiempos invertidos y en definitiva, racio-
nalicen los procesos de revisión y la elabora-
ción de los papeles de trabajo, arrinconando
arcaicas técnicas que por su carácter manual
requieren un importante coste en términos
de horas.
                                                  La normalización de los trabajos
   La mecanización de los despachos y fir-        de auditoría, si se desea brinde
mas de auditoría es un proceso irreversi-
ble. La rápida evolución de los sistemas de       los beneficios esperados, se ha de
información, su facilidad de uso, y porqué
no, su reducido coste, hacen cada vez más         basar en un nivel de
necesaria la implantación de nuevos méto-
dos que permitan alcanzar mayores niveles
de calidad, control y rentabilidad de los
                                                  mecanización adecuado de los
trabajos.                                         despachos
Número 105 ~ Noviembre 1999                                               PARTIDA DOBLE   103

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PUESTA EN MARCHA DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA
 
El proceso de seguimiento de control de calidad auditores (III)
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El proceso de seguimiento del control de calidad en firmas de auditoria (II)
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El proceso de seguimiento del control de calidad en firmas de aiuditoria (i)
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APLICACIÓN PRACTICA DE LA NIA 520 DE PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
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Los auditores se ponen las pilas
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El proceso del seguimiento de los sgcc (2ªentrega) revisada
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El proceso del seguimiento de los sgcc (1ªentrega)
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LA INFORMATICA EN LA ORGANIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA (I)

  • 1. A u d i t o r í a La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) ESTEBAN UYARRA Director General de Audinfor En el artículo se revisan los procedimientos de normalización de los papeles FICHA RESUMEN de trabajo del auditor, así como de los propios procedimientos de auditoría y Autor: el análisis de los resultados obtenidos de los mismos, con vistas a Esteban Uyarra Título: informatizar la revisión contable. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) Fuente: Partida Doble, núm. 105, páginas 96 a 103, noviembre 1999 Localización: PD 99.11.09 1. Introducción(1) Cada uno de los aspectos enunciados justifi- Resumen: caría la redacción de un artículo diferenciado en Los procedimientos de auditoría el que abordar la problemática específica de ca- se han visto modificados en los n los albores del nuevo milenio, da uno de ellos. últimos tiempos en una doble vía que permite optimizar los tiempos de auditoría, empleando técnicas novedosas de tipo estadístico y de apoyo informático, y por lo tanto los costes de auditoria, a la vez que se reducen al mínimo los E los auditores se enfrentan con una serie de importantes cam- bios, que unidos a los derivados de la propia evolución del mercado en el que operan, están provocando en muchos despa- No obstante, a fuer de parecer simplista, y sin desdeñar las múltiples dificultades que, como cualquier otra actividad, supone la la- bor del auditor, en las próximas líneas se porcentajes de error y riesgos de chos y firmas de auditoría el planteamiento tratan algunas consideraciones cuya única fi- auditoría que podrían derivarse de la puesta en práctica de tales de cuestiones fundamentales que inciden no nalidad no es otra que la de sugerir determi- nuevos procedimientos. sólo en su forma de operar, sino y sobre to- nadas medidas que permitan aminorar parte El artículo analiza el apoyo que do, en temas que afectan a su propia concep- de dichas dificultades. el auditor puede encontrar a la hora de informatizar la redacción, ción empresarial. De lo acertada que sea la gestión y conservación de los decisión que adopten los gestores de dichos Algunas de ellas están relacionadas con los papeles de trabajo unida a la despachos, dependerá la viabilidad de mu- propios procesos de ejecución de los trabajos, y normalización de procedimientos y el análisis de los resultados de las chos de ellos al permitirles asumir con venta- en concreto, con la confección de los papeles de pruebas ja los nuevos retos. trabajo. Descriptores ICALI: Auditoría, Informática, Estos retos podrían clasificarse de la forma Los comentarios que se describen en los Procedimientos de auditoría. expuesta en el cuadro 1. siguientes apartados, relacionados con la 96 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  • 2. preparación de los papeles de trabajo del au- ditor, pretenden presentar, a modo orienta- La actividad tivo, algunas ideas que a buen seguro provo- Los papeles de trabajo comprenden la carán alguna que otra inquietud en la mente de muchos lectores. totalidad de los documentos prepara- dos o recibidos por el auditor, de ma- de la nera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada auditoría se 2. Los papeles de trabajo y de las pruebas efectuadas en la ejecu- ción de su trabajo, junto con las deci- ha convertido en la auditoría siones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión. en un producto 2.1.Contenido y Descripción maduro Es del todo sabido que los auditores, al objeto de poder emitir su opinión profesio- 2.2. Normalización de los Papeles nal, han de efectuar pruebas y verificaciones de acuerdo a las Normas Técnicas emitidas Las Normas Técnicas han recogido una por el Instituto de Contabilidad y de Audito- práctica extendida en todas las firmas de audito- ría de Cuentas. El resultado de estas pruebas, ría y que llama poderosamente la atención a así como del resto de su trabajo de revisión quienes por primera vez se aproximan a esta ac- se han de plasmar en una documentación de- tividad. Normalización que se concretiza en la bidamente archivada, organizada y referen- utilización de sistemas de referencias con las (1) Aunque el contenido del artículo se ciada. que organizar de forma lógica los papeles de centra básicamente sobre el trabajo trabajo. realizado por los Auditores Oficiales de La definición de los papeles de trabajo viene Cuentas, gran parte de los comentarios expuestos son aplicables tanto a los definida en las Normas Técnicas, en el apartado Las Normas Técnicas hacen mención a este auditores internos como a los que 2.6.1. punto al señalar en el apartado 2.6.9.: actúan en el Sector Público. CUADRO 1 TIPO DESCRIPCIÓN EJEMPLOS Externos Los generados por circunstancias exógenas • Establecimiento del EURO. y que requieren una firme y rápida adaptación. • Efecto 2.000. De mercado Los provocados por la propia actividad • No incremento de la facturación global. y la evolución del mercado. La actividad de • No incremento de los precios (tarifas horarias). la auditoría se ha convertido en un producto • No incremento neto del número de firmas o maduro, cuyo crecimiento tanto real como despachos de auditoría. previsto, es prácticamente nulo. Laboral Dada la naturaleza de esta actividad profesional, • Importante rotación de personal en las firmas la cualificación y formación del personal conlleva de auditoría. un encarecimiento de los costes laborales. • Fuertes inversiones en formación del personal. De control Exigencia de mayores controles de calidad, lo que • Normalización. provoca la imperiosa necesidad de implementar • Supervisión. sistemas que garanticen el correcto cumplimiento • Gestión. de las Normas Técnicas. De rentabilidad Muchos despachos y firmas se cuestionan • No crecimiento de muchos despachos. la rentabilidad de la actividad auditora en • Diversificación de actividades. términos de costes-responsabilidades y beneficios. • Bajas. Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 97
  • 3. A u d i t o r í a Existen dos Los papeles de trabajo son susceptibles Además estas horas representan un eleva- do coste al ser realizadas por personal alta- archivos: el de normalización, lo cual mejora la efica- cia en su elaboración y revisión. mente cualificado. La desviación entre el valor de las horas dedicadas a un trabajo y lo factu- permanente rado por el mismo, dará la justa medida de la rentabilidad del proyecto o encargo. Por lo Normalización que, en el apartado 2.6.11. tanto es evidente que partiendo de un impor- y el corriente de las Normas, hace mención a los sistemas de te fijo a facturar al cliente, la variable sobre la referenciación(2). cual el gestor del despacho o firma de audito- ría puede maniobrar, se limita al del valor de las horas incurridas. Es indispensable que los papeles de tra- bajo se preparen con un adecuado siste- Valor que tiene dos componentes, horas y ma de referencias, que permita al usuario precio de las mismas: encontrar el origen de la información utilizada. a) Horas. Las directamente dedicadas al traba- jo de auditoría. b) Precio. Valor medio correspondiente al 2.3. Archivo de Papeles personal dedicado a un trabajo concre- to. Las Normas abordan temas tan evidentes como la necesidad de: archivar los papeles(3), Respecto al precio medio, el gestor puede de utilizar diferentes tipos de archivos de influir en el mismo, siempre y cuando no me- acuerdo a la temporalidad de dichos pape- noscabe la calidad del trabajo, mediante la les, diferenciando entre permanente(4) y co- asignación de personal de menor experiencia rriente(5) . y por lo tanto menor coste, aunque ello con- lleve aumentar el número de horas necesarias. Prescindiendo de otros temas incluidos en No obstante, a nadie se le oculta la fuerte ri- (2 ) También en las recientes Normas la Norma 2.6. de las Normas, conviene resaltar gidez de este componente, que en muchos de Auditoría del Sector Público, tres de los aspectos reseñados anteriormente, despachos, dada su escasa dimensión, no es publicadas el 30 de Septiembre de 1.998. en su apartado 5.4.5 establece relacionados con los papeles de trabajo y la obli- posible modificar. que el uso de papeles normalizados gación de: contribuye a mejorar la eficacia en la preparación y revisión, facilita la Por el contrario, las horas constituyen el delegación de tareas proporcionando • Elaborarlos elemento fundamental a controlar por el res- un elemento para controlar su calidad. ponsable de cada trabajo. Para optimizar las ho- En el apartado 5.4.11 de estas Normas se vuelve a referir a la necesidad de • Organizarlos ras necesarias para la realización de los trabajos, normalizar los papeles, prueba los gestores de los despachos y firmas de audi- inequívoca de la intención de legislador • Archivarlos toría disponen, entre otras, de las siguientes en recalcar la importancia del correcto diseño y organización de los papeles de medidas: trabajo. y que se abordan en los siguientes aparta- (3) 2.6.3. Los auditores deben dos. 1) Selección, motivación y formación del per- conservar todos los documentos de sonal trabajo que puedan constituir las 2.4. Coste de la cumplimentación debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre de los Papeles de Trabajo 2) Normalización de los procedimientos de las cuentas anuales que hayan auditoría examinado. Como se ha tenido ocasión de comentar la (4 ) 2.6.4. El archivo permanente de confección, organización y archivos de la do- 3) Herramientas de trabajo adecuadas papeles de trabajo es un conjunto cumentación soporte, constituye el compo- coherente de documentación nente más importante de los costes de ejecu- 4) Adecuada planificación conteniendo información de interés permanente y susceptible de tener ción de una auditoría, en cuanto que recoge incidencia en auditorías sucesivas. no sólo el tiempo de realización de las prue- 5) Seguimiento permanente de los trabajos (5) 2.6.5. El archivo de papeles de bas, sino y sobre todo el de documentar las trabajo del ejercicio es un conjunto pruebas y los resultados alcanzados. En oca- En el resto del artículo centraremos la aten- coherente de documentación, siones, este proceso requiere un mayor núme- ción sobre la segunda y tercera de las medidas a conteniendo información relativa a las cuentas anuales sujetas a auditoría en ro de horas que las dedicadas a los procesos de tomar, sin que ello suponga restar importancia el ejercicio en cuestión. revisión y verificación. al resto. 98 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  • 4. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) 3. Normalización Los papeles se han de agrupar de acuerdo a ciertos criterios o áreas, lo que permite al au- En los ditor acometer de forma lógica su trabajo y que podrían presentar un esquema como el que se mercados estas alturas nadie cuestiona lo muestra en la siguiente pantalla: maduros, A que es evidente. El trabajo del au- ditor está sujeto, como otros mu- chos a una normalización tanto de los procedimientos utilizados como de los modelos y formularios a cumplimentar. Nor- FIGURA 3 el resultado ha de malización que es citada en las Normas Técni- cas de Auditoría, tal y como se ha tenido oca- sión de comentar. mantenerse Prácticamente todos los despachos y firmas por la vía de de auditoría disponen de una forma u otra de procedimientos, papeles y sistemas de referen- la contención ciación normalizados adaptados a la metodolo- gía establecida por sus responsables. de costes 3.1. De los Papeles FIGURA 1 CUADRO 2 TIPO DESCRIPCIÓN CLASES Contables Aquellas cuyo contenido tiene • Sumarias. relación directa con las cuentas • Auxiliares. y sus respectivos saldos, y so- bre los que el auditor ha de efectuar sus verificaciones y emitir sus conclusiones. Guías El término general de Guías • Programas Trabajo. pretende incluir todos aquellos • Cuestionarios. La normalización exige establecer los conteni- papeles que contengan • Análisis riesgos. dos de dichos papeles: relaciones o listas sobre dife- • Recomendaciones. rentes temas y se limiten a una • Planning. enumeración de cuestiones y/o • Listas. FIGURA 2 asuntos a realizar o reclamar. Documentación Aquellas que contienen • Copias de documentación información probatoria o relevante. explicativa de las cédulas • Escrituras de Constitución. contables, y que no pueden • Extractos bancarios. adscribirse a ninguno de los • Papeles confeccionados por tipos anteriores. el mismo auditor como por ejemplo, hojas de cálculo, documentos elaborados con procesador de texto, o sim- ples documentos contenien- do información, resúmenes o simples cálculos relativos a En cuanto a los tipos de papeles, pueden cada área de trabajo. clasificarse como se muestra en el cuadro 2. Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 99
  • 5. A u d i t o r í a El sistema de área permite, a partir de 3.2. De los Procedimientos Los papeles ellas, clasificar los papeles por referencias, tal y como se muestra en la pantalla si- Mediante la definición de programas de de trabajo guiente: trabajo, cuestionarios, y demás guías que con carácter general se han de aplicar en todas las están auditorías y que se adaptarán para cada encar- go a las características, tamaño y sector de la altamente FIGURA 4 empresa cliente. normalizados 3.3. De los Informes Con los informes tipo publicados por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por las corporaciones profe- sionales, más aquellos otros que cada des- pacho estime conveniente incluir como in- formes estándar. Todos los aspectos comentados anterior- mente permiten configurar la metodología propia de cada despacho y es una labor inex- cusable de sus socios auditores. 4. Ventajas e Los papeles, una vez confeccionados y re- incovenientes ferenciados se han de guardar en archivos predefinidos. Archivos que a su vez dispon- drán de secciones en función del tipo y con- a normalización, o sistematiza- tenido de cada documento, tal y como se muestra en la siguiente imagen: L ción de los procedimientos de au- ditoría conlleva determinados in- convenientes como son la rigidez de determinados esquemas y formas de tra- bajo que pueden limitar de forma importante la iniciativa e imaginación de los profesionales FIGURA 5 encargados de la realización de los trabajos. Sin embargo, las ventajas y beneficios que aporta la normalización de los proce- dimientos y por lo tanto el establecimiento de una metodología propia en cada despa- cho o firma de auditoría hacen imprescin- dible su implementación. Entre las ventajas que brinda pueden enunciarse las siguien- tes: 1. Homogeneización de los trabajo. Ello fa- cilita no sólo la forma en que se cumpli- mentan los papeles sino que facilita sobre- manera el proceso de supervisión de los mismos. 2. Mejora la eficacia y eficiencia en la reali- zación de los trabajos. Una correcta de- finición y normalización de los procedi- 100 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  • 6. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) mientos a aplicar evitará trabajos repeti- normalizados a las nuevas circunstancias. tivos o la realización de pruebas innece- Por último hay un tercer estadio, que se Los informes sarias. produce normalmente en la época otoñal, 3. Reducción de los tiempos invertidos en cuando los auditores se preparan para la nueva campaña, y en la que se replantean de auditoría los trabajos. Tanto en cuanto a la transmi- sión de las instrucciones al personal, co- muchos de sus métodos de trabajo. corresponden mo mediante el aprovechamiento de es- quemas ya creados. Hay diferentes formas de llevar a cabo la normalización del trabajo del auditor. a modelos 4. Mejora la rentabilidad de los trabajos al Frecuentemente, sobre todo en despachos de cierta dimensión o en aquellos otros oficiales optimizarse las horas de coordinación y cuyos gestores disponen de experiencia supervisión. previa en grandes firmas, las normas inter- nas de realización de trabajos se plasman 5. Contribuye al logro de un ambiente de en documentos que se integran en lo que orden y disciplina en el despacho o firma se denomina Manuales de Auditoría. Las de auditoría. baterías de documentos y formularios es- tándar conforman lo que se denomina 6. Formación. Reduce los tiempos nece- Master de Auditoría(6). sarios para formar al personal, al ofre- cerles esquemas lógicos de realización El proceso de racionalización y normali- del trabajo. zación de los procedimientos de auditoría a adoptar por cada despacho o firma de audito- 4.1. Quien, cuando y cómo ría, se ha de realizar mediante la utilización de ha de realizarse el proceso medios informáticos, tal y como se comenta de normalización de papeles en el apartado siguiente. Partiendo de la base que la normaliza- ción de las tareas a realizar y de la organi- zación interna del trabajo es el pilar sobre El logro de una adecuada eficiencia y el que se fundamentará la calidad, eficacia rentabilidad de los trabajos de audito- y, en última instancia, la rentabilidad de ría pasa por mejorar los propios siste- los trabajos, su definición y establecimien- mas, racionalizando los procedimien- to ha de ser llevada a cabo por los socios tos utilizados no sólo para mejorar la gestores del despacho o firma. Ellos, como calidad de los mismos sino para redu- responsables últimos, deben decidir el tipo cir los costes medidos en términos de de metodología a aplicar, no siendo en ab- horas. Esto se consigue mediante: soluto aceptable la adopción de esquemas externos, sin antes efectuar un estudio en 1. La implementación de una meto- profundidad sobre si dichos esquemas son dología adecuada. asumibles o por el contrario son suscepti- bles de modificación para su correcta 2. Una mecanización de todos los tra- adaptación a las características, experien- bajos de auditoría para aumentar la cia, tamaño y tipo de clientes del despacho eficiencia de los equipos y personal (6 ) Un Máster de Auditoría es un o firma. del despacho. modelo, tan amplio como se desee, en el que se contempla todas las Definido quién, el cuándo se establece 3. Los pasos anteriores permitirán situaciones posibles con las que un despacho o firma puede enfrentarse a en tres estadios diferentes, por una parte al el poder prestar más horas al la hora de realizar los trabajos de inicio de las actividades del despacho, ya cliente y menos a cumplimentar auditoría. Su preparación y uso que no es posible asumir ningún trabajo papeles. posterior, mediante adecuada herramientas informáticas, permite sin antes tener preparadas las herramientas mejorar de forma dramática, el trabajo a manejar, por otra a lo largo de los pro- 4. Racionalizar y planificar adecuada- de confección y supervisión de los papeles de auditoría. pios trabajos, ya que la experiencia adqui- mente los trabajos tanto en cuanto rida en los clientes y/o en los diferentes a su alcance, como a la oportunidad sectores en los que el auditor tiene ocasión y forma de ejecutarlos(7). (7) Presentación el 21 de Octubre de 1.993 del Libro "Gestión y desarrollo de de actuar, le brindan la oportunidad de una Firma de Auditoría" publicado por poder adaptar los esquemas de trabajo el ICAC. Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 101
  • 7. A u d i t o r í a Las pruebas 5.la normalización y La informática ventajas que justifican su utilización pueden resumirse en las siguientes(8): de auditoría 1. Importante reducción de los tiempos re- queridos en la realización de trabajos re- y los ctualmente nadie pone en du- petitivos. resultados A da la conveniencia de utilizar herramientas informáticas en de las mismas mayoría de los despachos defirmas de audi- los trabajos y auditoría. La 2. Utilizar las informaciones, modelos y es- quemas elaborados en una auditoría pre- cedente para su utilización en otras poste- riores (trabajos recurrentes). son bastante toría preparan sus modelos, ordenador. La documentos estándar con el formularios y 3. Minimizar los errores en los cálculos efec- homogéneas diferencia estriba en el grado de mecaniza- ción de los procesos. tuados. 4. Homogeneizar, mediante la normaliza- Durante la presente década, a punto de ción establecida por cada despacho, los terminar, se ha producido una auténtica re- sistemas aplicados por el equipo de audi- volución en la forma de operar de los audi- tores. tores, hasta el punto de sustituir los clásicos carterones por modernos ordenadores por- 5. Posibilitar la realización de cambios en los tátiles. cálculos, ajustes, reclasificaciones y de otro tipo con un mínimo coste en térmi- A pesar de ello, todavía hoy en día es nos de horas equivalentes. posible ver auditores jurásicos, aferrados a antiguas técnicas artesanales, basadas en 6. Elaborar informes y resúmenes que lápiz y papel, que provocan nostalgia de pueden ser presentados y ofrecidos al tiempos pretéritos. Prácticas trasnochadas cliente. que, aparte de la pobre imagen que pro- duce en las empresas clientes, en absoluto Sin embargo, independientemente de contribuyen a rentabilizar los trabajos. las evidentes ventajas anteriores, la adop- ción de utilizar una, u otra aplicación de La normalización de los trabajos de au- auditoría, bien elaborada internamente o ditoría, si se desea brinde los beneficios es- adquirida a terceros, supone importantes perados, se ha de basar en un nivel de me- cambios en la estructura y forma de ope- canización adecuado de los despachos, rar del despacho que requieren ser ade- tanto en términos de equipos, como de for- cuadamente analizadas y valoradas. En es- mación informática del personal y sobre to- te sentido, a continuación se exponen do de las aplicaciones que mejor logren es- algunos criterios a tener en cuenta al se- tos objetivos. leccionar qué programa de auditoría se ha de instalar: Las aplicaciones a utilizar en los despa- chos y firmas de auditoría, pueden clasifi- a) Versatilidad, para permitir adaptar la apli- carse en dos grandes bloques: cación a situaciones cambiantes, es decir, poder incorporar cuentas contables, mo- 1. Las de tipo standard, como son las englo- dificarlas, anularlas. badas en el término de Ofimática, entre las que cabe resaltar las denominadas Ho- b) Diseño realizado por profesionales y jas de Cálculo y Procesadores de Texto. adaptado a la forma concreta de trabajo de los auditores, de forma que su utiliza- 2. Las específicas de auditoría, diseñadas ción no suponga un cambio drástico res- expresamente para facilitar la confec- pecto a los procedimientos manuales has- ción, organización y control de los pa- ta entonces aplicados. peles de trabajo. (8) Gestión y desarrollo de una firma c) Fácil aprendizaje y un adecuado sistema de auditoría. (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas 1.993) página En relación con la utilización de herra- de asistencia y consulta con la empresa su- 291. mientas específicas de auditoría, los factores y ministradora. 102 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  • 8. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) d) Acceso a cursos de aprendizaje para el personal recién incorporado. La cualificación y formación del e) Rapidez y agilidad en las actualizaciones, adaptando los programas a las modifica- personal a cargo del auditor implica ciones legislativas. un alto nivel de costes laborales f) Rapidez en los procesos de cálculo, cla- sificación y acumulación de la informa- ción. g) Ocupación razonable en disco, de for- ma que solamente consuma memoria a medida que aumenten los datos proce- sados. h) Posibilidad de modelizar la aplicación, de forma que se aprovechen los esque- mas y datos introducidos para otras au- ditorías. i) El coste, que ha de compararse con el ahorro de tiempo medido en términos monetarios en cada uno de los trabajos en los que se aplique. 6. Conclusiones os cambios a los que el auditor se L enfrenta, requieren de éste la fir- me adopción de medidas que contribuyan no sólo a superar sus efectos, sino y sobre todo, debe asumir su au- téntica función de gestor mediante la imple- mentación de métodos y herramientas que mejoren sus esquemas de trabajo, optimicen los tiempos invertidos y en definitiva, racio- nalicen los procesos de revisión y la elabora- ción de los papeles de trabajo, arrinconando arcaicas técnicas que por su carácter manual requieren un importante coste en términos de horas. La normalización de los trabajos La mecanización de los despachos y fir- de auditoría, si se desea brinde mas de auditoría es un proceso irreversi- ble. La rápida evolución de los sistemas de los beneficios esperados, se ha de información, su facilidad de uso, y porqué no, su reducido coste, hacen cada vez más basar en un nivel de necesaria la implantación de nuevos méto- dos que permitan alcanzar mayores niveles de calidad, control y rentabilidad de los mecanización adecuado de los trabajos. despachos Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 103