TEMA 2 DE LA UNIDAD III. ERP - INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Universidad de Oriente
Núcleo de Monagas
Ingeniería de Sistemas
Cursos Especiales de Grado
Automatización y Control de Procesos Industriales
INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD III – SISTEMA DE PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL (ERP)
Seminario: Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación
Industrial
Equipo SCADA
Vanessa A. Villalobos B. C.I.: 18.173.743
José D. Figuera M. C.I.: 16.516.398
Tutor: Jesús Chaparro
Maturín, Marzo 2014

2. ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
MARCO TEÓRICO.................................................................................................. 2
1. SISTEMAS ERP ........................................................................................... 2
2. BENEFICIOS DE LA UTILIZACIÓN DE LAS ERP CON RESPECTO A LA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN................................................................ 2
3. ARQUITECTURA DE UN ERP ..................................................................... 3
3.1. ARQUITECTURA DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL............ 4
3.2. ARQUITECTURA DE UN ERP DESDE UNA PERSPECTIVA
TÉCNICA.............................................................................................. 5
DISCUSIÓN ............................................................................................................ 7
CONCLUSIONES.................................................................................................... 9
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 10

3. 1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el mercado y la dinámica competitiva entre las empresas
cambia constantemente, es por ello que muchas son las empresas que están
iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información existentes
ante la necesidad de mantenerse competitivas.
Las empresas pueden hacer uso de diversas aplicaciones informáticas y
sistemas, que le permitan apoyar diferentes niveles de la organización y procesos
de negocios, es decir programas de contabilidad, inventarios, entre otros. Sin
embargo es frecuente encontrarse que dichas aplicaciones no están integradas,
por lo tanto no comparten datos, lo cual produce un retraso en la gestión de la
información y por tanto se ve afectada la toma de decisiones empresariales y por
ende existirán deficiencias en los procesos y gestión gerencial.
Sin embargo actualmente existen sistemas que permiten resolver este
problema, al integrar las diferentes áreas y procesos de negocios de las
empresas. Estos son los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) los
cuales manejan, almacenan y distribuyen la información a través de los diferentes
niveles de la organización.
A continuación se estudiará más a fondo la manera y la importancia de la
integración en la gestión de la información que ofrecen los sistemas de
planificación de recursos a las empresas.

4. 2
MARCO TEÓRICO
1. SISTEMAS ERP
Los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) o sistemas de planificación
de recurso empresariales, es una aplicación o conjunto de aplicaciones
informáticas que permiten gestionar los procesos de negocios de una compañía
mediante un solo sistema integrado, capaz de satisfacer las necesidades de
información de cada área o departamento de la misma.
Estos sistemas permiten obtener modelos de gestión empresariales que
integran todos los flujos de información, consiguiendo así controlar los procesos
en distintas áreas.
Existen multitud de paquetes de software ERP disponibles en el mercado, sin
embargo cada empresa puede optar por construir uno a la medida de sus
necesidades. Por lo general estos sistemas están divididos en módulos, cada uno
de los cuales soporta un área concreta de la empresa, ya sea finanzas,
producción, calidad, ventas, entre otras.[1]
Las principales características de los sistemas ERP son: La modularidad, la
integración de la información, la flexibilidad que poseen.
2. BENEFICIOS DE LA UTILIZACIÓN DE LAS ERP CON RESPECTO A LA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la
empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de
forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y
segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.
La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter
departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la
improvisación por falta de información.
Se tratan de una sola aplicación que funciona utilizando diversidad de
bibliotecas, y la información ingresada en él se compila en una extensa y
organizada base de datos centralizada.
Los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas,
recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar,
haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. Planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio.

5. 3
Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en
implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus
operaciones e integrar su información.
Mediante los sistemas ERP se puede integrar la información en las áreas
vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido
una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es
decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y
servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar,
monitorear, administrar y distribuir productos.[2]
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que
indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados.
Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office),
que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor
(CRM – Customer Resource Management), un sistema que trata directamente con
los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio
electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas
electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores,
no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). El ERP
es la base en la que se sustentan otros módulos mayores en forma de extensiones
que aumentan su funcionalidad. [4]
Adicionalmente permite:
 Integración de la información financiera. El Director ejecutivo, o máxima
autoridad de una organización, siempre busca tener información financiera
verás, en su búsqueda financiera puede encontrarse con muchas versiones
diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios
números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de
ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la
empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están
contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos
tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de
hojas, todo estará unificado.
 Integración de la información de los pedidos de los clientes. Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos
de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la
mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen
del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se
originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto
es más fácil. [3]
3. ARQUITECTURA DE UN ERP
A fin de especificar de mejor manera la forma en que manejan la gestión de la

6. 4
información de una organización se presentan la arquitectura funcional y técnica
de un sistema ERP.
3.1. ARQUITECTURA DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL
Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP están
diseñados de forma modular. Cada uno de estos módulos o aplicaciones, tiene
una función específica. Cada organización determina que módulos necesita utilizar
al momento de implantar el ERP.
Figura No. 01. Anatomía de un ERP
Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura
En la figura se puede observar el concepto de modularidad de un sistema ERP.
Apreciamos en la parte central una base de datos que trabaja en dos direcciones,
captando la información que proviene de distintas aplicaciones y entregando
desde sus repositorios la información que estas aplicaciones necesitan para
apoyar las diversas funciones de la empresa.
En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y más
cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de
inventario y abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo
back-office. Más cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de
ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los
representantes del servicio al cliente y comerciales. Adicionalmente, los dos
grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestión de
recursos humanos y las aplicaciones de reportes a gerentes y directivos. La
integración entre todas las aplicaciones se realiza por intermedio de los datos
contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta integración permite que
los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con
éstos sea actualizada automáticamente.
Específicamente, las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en
cuatro grandes grupos, dependiendo de los procesos de negocios que apoyen:

7. 5
procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y
marketing, y procesos de recursos humanos. A continuación describiremos cada
uno de ellos:
 El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión
de inventario, compras, planificación de producción, y manutención de
planta y equipamiento.
 El grupo de procesos financieros y contables incluye aplicaciones que
apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas a pagar como a cuentas
a cobrar, y además las relacionadas con gestión y presupuesto de flujos
financieros, contabilidad de costes de producción, contabilidad del activo fijo
o inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.
 El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para
procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios,
distribución, y facturación de productos y/o servicios, además de incorporar
herramientas para gestión y planificación de ventas.
 El grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que
apoyan registro del personal, control de tiempos, cálculo de
remuneraciones, planificación y desarrollo del personal, contabilización de
beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e
informes de gastos de viajes. [5]
3.2. ARQUITECTURA DE UN ERP DESDE UNA PERSPECTIVA TÉCNICA
Desde una perspectiva técnica, los sistemas ERP actuales están diseñados y
construidos utilizando dos elementos técnicos, una arquitectura cliente/servidor
para su operación, y una base de datos relacional que organiza todos los datos
necesarios para soportar las funcionalidades antes comentadas.
La arquitectura cliente/servidor es una configuración descentralizada que se
basa en un servidor que entrega servicios a un conjunto de clientes. El PC
servidor está especializado en ciertos servicios, por ejemplo en la entrega de
datos desde un repositorio. Cada cliente pedirá los servicios al servidor cuando no
puedan realizarlos por sí mismos. La comunicación entre los clientes y el servidor
se realiza por red en los ERP de arquitectura Offline, y vía internet en los ERP de
arquitectura Online. El usuario interactúa solo con la porción del cliente en la
aplicación, que generalmente consiste en la interface de usuario, el proceso de
captura de datos, la consulta a la base de datos y la obtención de informes. El
servidor realiza las funciones de fondo no visibles por los usuarios, como la
administración de los dispositivos periféricos y el control de acceso a las bases de
datos compartidas. La división exacta de las tareas entre clientes y servidores
depende de los requerimientos de las aplicaciones, requerimientos de
procesamiento, el número de usuarios y los recursos disponibles.

8. 6
Figura No. 02. Arquitectura Cliente/Servidor.
Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura
Se observa en la ilustración, la arquitectura cliente/servidor, donde “n” clientes
se comunican con un servidor cuando desean acceder a los datos incorporados en
un gran repositorio controlado por este último. La figura presenta la configuración
más simple de cliente/servidor, aunque es posible que exista más de un servidor,
cada uno de ellos especializado en un servicio, tales como impresión, acceso a
Internet, seguridad, etc.
Las bases de datos relacionales son un estándar en el actual desarrollo de
sistemas de información para la empresa y su denominación deriva del uso de un
modelo específico para organizar los datos. [5]

9. 7
DISCUSIÓN
La integración de la información se ha convertido en uno de los principales
ámbitos de estudio en lo que se refiere a la gestión y organización de empresas.
Las organizaciones operan en un ambiente cada vez más complejo,
internacionalizado y competente.
En este contexto, la integración de la información se ha convertido en un
punto clave para el éxito empresarial. Gracias al desarrollo de las tecnologías de
la información, la gestión de los procesos de negocio y la información que éstos
generan se ha desarrollado hasta el punto de convertirse en un factor diferencial
para la empresa a la hora de competir en su sector. Cuando las organizaciones se
encuentran en crecimiento, la información de las diferentes áreas que la integran
ya no se puede administrar en archivos aislados, ya que los datos cada vez son
más y requiere más tiempo verificar que cuadre la información y tenerla en el
momento oportuno. Es por esto, que se vuelve indispensable contar con una
solución que les permita gestionar de manera eficiente su información, que
permita organizar los datos de forma estandarizada, integrar la información de las
diferentes áreas y compartirla, reducir tiempos y optimizar los recursos, incluyendo
cada una de las actividades que se realizan dentro de la organización.
Los sistemas ERP deben integrar todas las áreas de una organización de
manera que ésta tenga más control sobre su operación, estableciendo lazos de
cooperación y coordinación entre los distintos departamentos, facilitando el
proceso de control y auditoría. Permitiendo disponer de una solución integrada
para algunas de las funciones de la organización, lo cual garantiza la actualización
continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geográficas donde se
ubique la organización, mejorando así el proceso de la toma de decisiones.
Así mismo se debe crear una Base de datos centralizada en la cual se
registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en
la empresa independientemente de la ubicación geográfica, el acceso a la
información a una base de datos única, centralizada e integrada mejora el proceso
de toma de decisiones. Además el ERP debe ser capaz de extraer datos de estos
sistemas y convertirlos en transacciones que generen las informaciones
necesarias en los módulos auxiliares y en la contabilidad general.
Lo importante es ofrecer varios mecanismos de integración adaptables a
diferentes ambientes y culturas de los distintos departamentos de las empresas.
La mayoría los sistemas de ERP modernos ofrecen herramientas de integración
de datos de alguna índole. Muchos, sin embargo, proveen estas herramientas
solo como un mecanismo de carga inicial de datos y en muchos casos la
capacidad de integración transaccional masiva se maneja en base a código de
programación personalizado que resulta complejo y costoso de desarrollar y
mantener. Es por ello que se debe ofrecer tecnologías sumamente poderosas que
permiten desarrollar integraciones altamente sofisticadas para que los diferentes

10. 8
sistemas se comuniquen de manera fácil y eficiente.
En líneas generales los beneficios de los ERP en las empresas son las
continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o
administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad,
todos estos procesos se basan en tiempos de repuesta óptimos que permitan dar
soluciones rápida y efectivas en el mundo tan acelerado que vivimos hoy en día.
Los ERP se han convertido en la herramienta indispensable para combinar
y estandarizar datos de diferentes aplicaciones. Es por lo tanto que un ERP debe
ayudar a administrar e integrar la información y demás sistemas de información en
una empresa, englobando todos sus procesos, como la gestión de materiales y
cadena de suministro, contratos, ventas, contabilidad o Recursos Humanos,
garantizando una operatividad adecuada y fluida. Además, gracias al ERP los
beneficios empresariales se cuantifican más fácilmente, resultando en ahorros de
costes y una mayor eficiencia.

11. 9
CONCLUSIONES
 Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una
solución universal a la centralización de su información.
 Ya que son sistemas integrados, las barreras de información entre los
diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus
sistemas y procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la
organización.
 En la utilización de este tipo de sistemas es posible el manejo eficaz
de información, que permitirá no sólo la eficaz finalización de la operación,
sino también obtener respuestas inmediatas a los problemas que puedan
surgir y una notable disminución en los costos de las operaciones.
 Los ERP permiten facilitar el acceso a toda la información de la compañía
de forma confiable, precisa y oportuna, a través de la integración de datos.
 Permiten optimizar la comunicación y compartir información entre
diferentes áreas de la organización, por ende se eliminan operaciones y
procesos innecesarios.
 Se reducen costos al contar con una visibilidad en línea de lo que sucede
en el negocio.

12. 10
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
[1] Guia Tecnológica ERP. Gestión Integral en la Empresa. Disponible en:
http://www.euskadinnova.net/es/enpresa-digitala/biblioteca/guias-
tecnologicas/153.aspx (Consultado el 01 de Marzo del 2014)
[2] QUE ES ERP. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/administracion-
estrategia/estrategia/que-es-erp.htm (Consultado el 01 de Marzo del 2014)
[3] ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml
(Consultado el 01 de Marzo del 2014)
[4] Sistema de planificación de recursos empresariales. Disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_
empresariales (Consultado el 01 de Marzo del 2014)
[5] Los sistemas ERP. [Página en línea] Disponible en:
http://www.yourerpsoftware.com/content/2-los-sistemas-erp (Consultado el
01 de Marzo)