1. ХҮСНЭГТЭН МЭДЭЭЛЛИЙГ
БОЛОВСРУУЛАХ

2. 1. Шинэ ажлын хавтас үүсгэж Chapter7.4 нэр өгнө. Ажлын
хуудсуудын нэрийг Shift1, Shift2, Shift3 болгож өөрчилнө.
2. Шинэ ажлын хуудас нэмж оруулан нэрийг нь Нэгтгэсэн
болгож өөрчилнө. Энэ ажлын хуудсанд доорх хүснэгтийг
үүсгэнэ.
3. Дээрх хүснэгтийг Shift1, Shift2, Shift3 ажлын хуудсуудад
үүсгэж харгалзах нүднүүдэд доорх өгөгдлүүдийг оруулна.
2

3. 4. Ажлын хуудсуудад хадгалагдаж байгаа
өгөгдлүүдийг нэгтгэхийн тулд энгийн томьѐо
бичье. Нэгтгэсэн ажлын хуудсын B4 нүдэнд
дарна. Энэ нүдэнд нэгтгэсэн үр дүн бодогдоно.
5. Томьѐо оруулахын тулд = гараас оруулна. Shift1
хуудсын B4 нүдийг сонгоно. Томьѐоны мөрөнд
=Shift1!B4 гэсэн текст гарна. (!) нь ажлын
хуудсын нэр, нүдний хаяг хоѐрыг зааглаж байна.
6. Томьѐоны илэрхийллийг дуусгахын тулд +
гараас оруулна.
3

4. • Shift2 нэр дээр дарна. B4 нүдийг сонгож + гараас
оруулна.
• Shift3 нэр дээр дарна. B4 нүдийг сонгоход томьѐоны мөр
доорхийн ижил харагдана.
7. Томьѐог дуусгахын тулд <Enter> дарна. Нэгтгэсэн
ажлын хуудсын B4 нүдэнд 75 гэсэн үр дүн бодогдоно.
8. Sum функцийг ашиглан нэгтгэх үйлдлийг гүйцэтгэе.
Ажлын хуудсуудын бүтэц ижил үед энэ функцийг
ашиглаж болно.
Нэгтгэсэн ажлын хуудсын B5 нүдийг сонгоно.
=sum( гэж шивээд Shift1 нэр дээр дарна. B5 нүдийг
сонгоно. Томьѐоны мөрөнд =sum(Shift1!B5 гэж гарна.
9. <Shift> дараастай Shift3 нэр дээр дарна. Дугуй хаалт )
гараас оруулна. Томьѐоны мөр доорхийн ижил болно.
4

5. 10. <Enter> дарахад Нэгтгэсэн ажлын хуудсын B5 нүдэнд 30
гарна.
11. Consolidate команд ашиглая. Үүний тулд:
•Нэгтгэсэн хуудсын B4:H7 мужийг сонгон
идэвхжүүлнэ.
•Data Tools бүлгийн Consolidate хэрэглүүр дээр дарна.
12. Хэрвээ Ok дарвал 3 ажлын хуудсын өгөгдлүүдийн
нийлбэрүүд үл өөрчлөгдөх утгууд болно. Аль нэг хуудсын
дурын утгыг өөрчлөхөд Нэгтгэсэн ажлын хуудсын утгууд
автоматаар шинэчлэгддэг байхын тулд Create links to
source data командын өмнө чагт тавиад Ok дарна.
13. Нэгтгэгдсэн ажлын хуудсуудын бүтцийн схем дүрслэгдэнэ.
Дэлгэрэнгүйгээр харахын тулд мөрийн түвшин 2 ( ) дээр
дарна. Ажлын хавтсаа хадгална.
5

6. Хэд хэдэн ажлын хавтсуудыг нэгтгэх:
Тусдаа ажлын хавтсуудыг ерөнхий нэг ажлын хавтсанд
нэгтгэж буюу холбож болно. Ажлын хавтсуудыг
нэгтгэх нь нэг ажлын хавтсан дахь олон тооны том
ажлын хуудсыг нэгтгэхтэй харьцуулахад 2 давуу
талтай.
1. Нэгтгэгдэх ажлын хавтсууд нь хэмжээгээр бага учраас байнга
хийгддэг үйлдлүүдийг гүйцэтгэхэд хялбар.
2. Нэгтгэгдэх ажлын хавтсууд заавал нэг компьютерт
хадгалагдсан байх албагүй. Жишээ нь: Компаний салбар бүр
өөрийн ажлын хавтастай бөгөөд сард нэг удаа интернэтийн
сүлжээ эсвэл зөөврийн дискээр төв салбар руу файлаа
дамжуулан нэгтгэгддэг байж болно.
6

7. Хавтсуудыг нэгтгэхдээ:
Нэгтгэгдэх болон ерөнхий нэгтгэх ажлын хавтсуудыг
нээнэ.
Excel програмын цонхонд хавтсуудыг байрлуулна.
Нэгтгэх ажлын хавтсанд нэгтгэгдэх хавтсуудын
нүднүүдийн хаягыг агуулсан томьѐо бичих, эсвэл
Data-Consolidate командыг ажиллуулна.
7

8. Хүснэгтэн мэдээллийг баримтжуулах
Өмнө нь хэзээ ч харж байгаагүй, олон тооны ажлын
хуудсуудаас бүрдсэн Excel файл хүлээж аваад
өгөгдлүүдийг шинэчилж өөрчлөх боллоо гэе. Ажлын
хавтсанд тайлбар текст, заавар, бусад хэрэгтэй зүүлт
мэдээллүүд байвал ажлыг тань маш их хөнгөвчилнө. Зөв
баримтжуулсан ажлын хавтсанд өгөгдөл хаана оруулахыг
тайлбар эсвэл хэвжүүлэлтийн аль нэгээр зааж өгдөг.
Ажлын хуудсанд оруулсан томьѐо ба функцүүд хэрхэн
ажиллаж байгааг сарын дараа мартдаг. Ажлын хуудасны
нүдэнд хийсэн тайлбарууд ба түүний бүтцийг
өөрчлөхгүйгээр тайлбар текстийг хамт хэвлэх нь ажлаа
баримтжуулах чухал үйлдлүүд юм.
8

9. Нүдэнд тайлбар оруулах:
Ажлын хуудасны нүдэнд тусгайлан тайлбар оруулж
болно. Тайлбар бүхий нүдний баруун дээд булан
жижиг улаан тэмдэглэгээтэй болно. Хулганы
заагчийг тухайн нүдний дээгүүр гүйлгэхэд тайлбар
дэлгэцэнд харагдана. Мөн View-Comments
командыг сонговол нүдний тайлбар харагдана.
• Нүдэнд тайлбар оруулахын тулд Insert - Comment
командыг сонгоно.
• Ажлын хуудсанд оруулсан бүх тайлбарыг харахын
тулд View - Comments командыг сонгоно.
9

10. Тайлбарыг засварлахын тулд тайлбар бүхий
нүдэнд хулганы баруун товчийг дарж Edit
Comment командыг сонгоно.
Нүдний тайлбарыг устгахдаа тайлбар бүхий
нүдэнд хулганы баруун товчийг дарж Delete
Comment командыг сонгоно.
Нүдэнд оруулсан тайлбарыг удирдахын тулд
Reviewing хэрэглүүрийн мөрийг ашиглана.
10

11. Нүдэнд оруулсан тайлбарыг
хэвжүүлэх, хэвлэх:
Тайлбарын цонх текстийн уншигдах, харагдах байдлыг
сайжруулахын тулд өөрийн хүссэнээр хэвжүүлж
болдог. Тайлбарын цонхыг хэвжүүлэхийн тулд:
• Тайлбарын цонхонд нэг дарж идэвхжүүлээд түүний
хүрээн дээр хулганы зүүн товчийг дараастай чирч
хүссэн байрлалдаа шилжүүлэн байрлуулж болно.
• Тайлбарын цонхыг хүрээлэх 8 жижиг дугуй дүрс
дээр хулганы заагчийг байрлуулан хүссэн чиглэлдээ
чирч цонхны хэмжээг өөрчилнө.
11

12. • Тайлбарын цонхонд хулганы баруун товчийг дарж
Format Comment командыг сонгоно. Нээгдэх
цонхонд текстийн хэлбэр, хэмжээ, зэрэг бусад
хэвжүүлэлтийг хийгээд Ок дарна.
Тайлбарыг ажлын хуудсанд хэвлэхийн тулд:
Page Setup командыг сонгоно.
Sheet хуудсыг нээнэ. Comments жагсаалтаас At end
of sheet эсвэл As displayed on sheet командын аль
нэгийг сонгож Ok дарна. .
12

13. Жагсаалттай ажиллах
Excel програмд жагсаалт үүсгэж өгөгдлийн санд
хийдэг үйлдлүүдийг гүйцэтгэж болно. Жишээ нь: Та
өөрийгөө гутлын үйлдвэрийн менежер гэж бодъѐ.
Шинэ гутал үйлдвэрлэхийн өмнө барааны нэгж ба
худалдан авалтын чадвар (худалдан авагч бүрийн нас
ба бодит орлого) зэрэг мэдээллүүдийг цуглуулж,
судлах ѐстой. Мэдээж та компьютер дээрээ
өгөгдлүүдээ хадгалж чадна, харин хадгалсан
өгөгдөлдөө дүн шинжилгээ хийхийн тулд ямар
програм хангамжийг сонгох вэ?

14. Таны зорилго бол өгөгдлүүдийг мэдээлэл болгож
ашиглах. Өгөгдөл ба мэдээлэл хоѐрын ялгааг
ойлгох нь чухал бөгөөд өгөгдлүүдийг нарийн
аргаар чадварлаг удирдаж, зохион байгуулж,
нэгтгэж дүгнэсний үр дүнд асуудал дэвшүүлсэн
болон цаашид дүн шинжилгээ хийх зорилгоор
тусгай загварт оруулж дүрслэн харуулахыг
мэдээлэл гэнэ.

15. Жагсаалт үүсгэх: Ажлын хуудсан дахь жагсаалт
гэдэг нь холбоотой мэдээлүүдийн цуглуулга
(утасны дэвтэр шиг) юм. Excel програмын
жагсаалт нь нэг ажлын хуудсанд мөр, багануудад
хадгалагдана. Ажлын хуудсан дахь жагсаалтын
мөр бүрийг бичлэг (record), багана бүрийг талбар
(field) гэнэ. Жагсаалтын талбарууд нь текст, тоо,
томъѐо, функцүүдийг агуулж болно. Доорх
жишээнд оюутан бүрийн бичлэг ОюутныКод,
Овог, Нэр, Сорил, Төсөл, Шалгалт, ЕрөнхийДүн
гэсэн талбаруудтай байна.

16. Гарчгийн мөр (header row) дэх эдгээр текстүүдийг
талбарын нэрүүд (field name) гэнэ. Бичлэгүүд нь
гарчгийн мөрийн доорх 2-р мөрөөс эхэлнэ.
Жагсаалтыг талбаруудад зөв хуваах нь өгөгдлүүдийг
хайх, эрэмбэлэх, шүүлт хийх, дүн шинжилгээ хийх
зэрэг үйлдлүүдийг хялбар болгодог.

17. Ажлын хуудсанд жагсаалттай ажиллаж байгаа хүн
сайн жагсаалт үүсгэхийн тулд “90/10-ын дүрэм”-г
баримталдаг. Өөрөөр хэлбэл жагсаалт үүсгэх
цагийн 90%-ийг жагсаалтаа төлөвлөх ба түүний
бүтэц, загварыг зохиоход зарцуулж, харин үлдсэн
10%-ийг өгөгдөл оруулах үйлдэлд зарцуулдаг гэсэн
үг юм. Жагсаалт үүсгэхдээ дараах зүйлүүдийг
анхаарах ѐстой.

18.  Жагсаалтыг хэвлэхэд хэрхэн харагдах вэ гэдэгт
анхаарлаа хандуулах.
 Шинэ жагсаалт бүрийг тусад нь ажлын хуудсанд үүсгэх.
 Ажлын хуудасны нэрийг өөрчлөхдөө зөвхөн нэг үгээр
нэрлэх.
 Жагсаалтын талбаруудын нэрийг зөвхөн нэг үгээр
нэрлэх.
 Гарчгийн мөрийг бусад өгөгдлүүдээс ялгаатай
хэвжүүлэх.
 Гарчгийн мөрийн яг доод мөрөөс өгөгдөл оруулж эхлэх.
 Хоосон зай ашиглан нүдэн дэх өгөгдлийг догол
болгохгүй байх.

19.  Жагсаалт дунд хоосон мөр, багана оруулахгүй,
орхихгүй байх.
 Ажлын хуудсан дахь жагсаалтад холбоогүй
өгөгдлийг жагсаалтын доод болон баруун талд
хадгалахгүй байх.
Ажлын хуудсанд жагсаалтын загвар үүсгэснийхээ
дараа цөөн тооны жишээ бичлэгүүд оруулан
шалгаж үз. Хоосон жагсаалтын бүтэц, загварыг
өөрчлөх нь хэдэн мянган бичлэг агуулж байгаа
жагсаалтад талбарууд нэмэх болон устгахаас
хамаагүй амар байх болно гэдгийг санах хэрэгтэй.
Дээрх удирдамжийг мөрдлөгө болгон төлбөрийн
бичлэгүүд ба товч мэдээнүүдийг агуулсан жагсаалт
үүсгэх.

20. Жагсаалтад бичлэг нэмэх, устгах:
Excel програмд муж сонгох болон өгөгдөл оруулах үед
AutoComplete үйлдлээс гадна товчлууруудын
хослолыг ашиглаж болно. Ажиллах хурд болон
ажлын бүтээмжээ сайжруулахын тулд эдгээр
товчлууруудын хослолыг тогтоох хэрэгтэй.
• <Ctrl>-г <>, <>, <>, <> товчлууруудын аль
нэгтэй хамт дарвал талбарууд, ба бичлэгүүдийн
эхлэл, төгсгөлд хурдан шилжих болно.

21.  <Ctrl-*> товчлууруудыг хамт дарахад идэвхтэй
ажлын хуудсыг идэвхжүүлнэ.
 <Ctrl-;> товчлууруудыг хамт дарахад тухайн өдрийн
огнооны утгыг оруулна.
 <Ctrl-:> товчлууруудыг хамт дарахад тухайн мөчид
болж байгаа цагны утгыг оруулна.
 <Alt-> товчлууруудыг хамт дарахад AutoComplete
үйлдэл хийгдэж болох өгөгдлүүдийн жагсаалтыг
цагаан толгойн үсгийн дарааллаар эрэмбэлэн
харуулна.
 Товчлууруудын хослол ашиглаж өгөгдөл оруулах.

22. Жагсаалтыг эрэмбэлэх, шүүх
Ажлын хуудсан дахь жагсаалт нь их
хэмжээний өгөгдлүүдийг компьютерт
хадгалж, дүн шинжилгээ хийхэд
ашиглагддаг. Гэсэн ч өгөгдөл нь
боловсруулах хүртэл мэдээлэл болж
чаддаггүй. Өгөгдлүүдийг боловсруулах үйл
явцад хэд хэдэн хэлбэрээр (эрэмбэлэх,
тодорхой нөхцлөөр шүүх, график ба тайлан
байгуулах гэх мэт) дүрслэгдэж болно.

23. Жагсаалтыг эрэмбэлэх: Эрэмбэлэлт гэдэг нь ажлын
хуудсан дахь боловсруулалт хийгдээгүй
өгөгдлүүдийг тодорхой дараалалд оруулсныг
хэлдэг. Excel програмд эрэмбэлэлтийг 3 хүртэл
талбарт хийж болдог. Эрэмбэлэх эхний талбарыг
анхдагч эрэмбийн түлхүүр (primary sort key),
хоѐрдахь, гуравдахь талбаруудыг хоѐрдогч
эрэмбийн түлхүүр (secondary sort key) гэж
нэрлэдэг. Эрэмбэлэлтийг өсөх (0-9, A-Z) ба буурах
(Z-A, 9-0) эрэмбэ гэж ангилдаг. Хоосон мөрүүд
өсөх, буурах эрэмбийн аль ч тохиолдолд
жагсаалтын төгсгөлд байрлана.

24. Нэг талбарт энгийн эрэмбэлэлт хийхийн тулд:
 Эрэмбэлэх талбарын дурын нүдэнд дарна.
 Sort Ascending ( ), эсвэл Sort Descending (
) хэрэглүүр дээр дарна.
Нэг буюу түүнээс дээш талбаруудад эрэмбэлэлт
хийхийн тулд:
 Data цэсний Sort командыг сонгоно.
 Sort by командын ( ) дээр дарж нээгдэх
жагсаалтаас эрэмбэлэх түлхүүрийг сонгоно.
Нэг ба олон түлхүүрээр эрэмбэлэлт хийх.

25. Ажлын хуудсан дахь жагсаалтын багануудыг
эрэмбэлэх:
Жагсаалтын талбар буюу багануудын байрлалыг
өөрчилж болдог. Гарчгийн мөрийн талбаруудын
нэрсийг цагаан толгойн дарааллаар байрлуулахын
тулд:
 Data цэсний Sort командыг сонгоно.
 Options командыг дарна.
 Orientation хэсэгт Sort left to right командыг
идэвхжүүлэн Ok дарж Sort Options харилцах цонхыг
хаана.
 Sort by жагсаалтаас Row1-г сонгоод эрэмбэлэх
үйлдлийг үргэлжлүүлнэ.

27. Анхаарал
тавьсанд
баярлалаа!