1. Système du Suivi Evaluation
Liz Monzili
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2. • Qu’est ce qu’un système de suivi évaluation?
• D'après le petit Larousse (1993), le système est un ensemble ordonné
d'idées scientifiques ou philosophiques. En d'autres terme, un système est
une combinaison d'éléments réunis de manière à former un ensemble.
C'est aussi un moyen habile pour obtenir, réussir quelque chose.
• Partant de cela, on peut dire qu'un système de S&E est l'ensemble des
moyens, outils, mis à contribution pour suivre et évaluer les progrès
accomplis. Il doit comprendre un ensemble d'éléments tels que le
mécanisme de collecte et analyse des données, le mécanisme de
stockage/archivage des données, le mécanisme de circulation de
l'information, le plan de S&E, le calendrier de S&E, etc.
• Notons que Le processus de suivi et d’évaluation demande une
combinaison d’informations quantitative et qualitative afin d’être
complète.
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3. LES DIFFÉRENTES SORTES D’ÉVALUATION, QUANTITATIVES ET QUALITATIVES.
QUANTITATIVES
• Pour combien ou combien
• La mesure quantitative peut être
exprimée en nombres absolus
(3241 femmes dans l’échantillon
sont infectées), ou en
pourcentage (50% des foyers du
quartier ont des antennes de
télévision). Elle peut être aussi
exprimée en proportion (un
médecin pour 30000 personnes).
D’une façon ou d‘une autre, vous
obtenez une information
quantitative (nombre) en
comptant ou en mesurant.
QUALITATIVES
• La mesure qualitative vous
dit comment les gens se
sentent par rapport à une
situation donnée
• Vous obtenez des
informations qualitative en
questionnant, en observant,
en interprétant.
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4. ASSOCIATION POUR LA RECHERCHE ET LE DEVELOPPEMENT
Comment mettre en place
des systèmes de S&E pour
améliorer les performances.

5. • Le suivi et l’évaluation (S&E) sont au cœur des dispositions efficaces de
gouvernance. Ils sont nécessaires pour axer sur des faits concrets
l’élaboration de politiques, les décisions budgétaires, la gestion et la
responsabilisation.
• Il n’existe pas de modèle « optimal » auquel doit ressembler le système de
S&E d’un gouvernement. Cela dépend en grande partie celles des
nombreuses utilisations potentielles des informations tirées du S&E qui
constituent les principales raisons de l’élaboration d’un tel système.
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6. Diagnostic
• Il est utile de commencer par un a diagnostic des
fonctions de S&E qui existent déjà ainsi que de
leurs forces et faiblesses, du point de vue de la
demande (l’utilisation effective des informations
résultant du S&E) et de l’offre (la qualité
technique des informations sur le suivi et des
rapports des évaluations).
• Les diagnostics peuvent aussi contribuer à
sensibiliser à l’intérêt prioritaire que revêt le S&E
et à créer un consensus à ce sujet.
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7. Plan d’action
• Une prochaine étape consiste à élaborer un plan d’action —
qui conduira à la destination
• souhaitée pour un système de S&E. Cette étape devrait
impliquer les principales parties prenantes au sein des
ministères centraux et sectoriels, les bailleurs de fonds, les
universités, etc.
• Au nombre des principaux éléments d’un plan d’action
figurent l’existence des champions qui influents de la cause
du S&E, de solides mesures d’incitation à effectuer le S&E
et à utiliser les informations ; la formation au S&E et à
l’utilisation des informations relatives au S&E ; les
dispositions structurelles pour assurer l’objectivité et la
qualité du S&E ; et un engagement à long terme en faveur
de l’institutionnalisation du S&E.
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8. Erreurs à éviter
ERREURS A EVITER
• On peut tirer de nombreux enseignements des pays qui
ont mis en place des systèmes publics efficaces de S&E
— et il y aussi de nombreuses erreurs à éviter.
• La première erreur consiste à concevoir un système de
S&E trop complexe — ce qui non seulement constitue
un gaspillage d’effort, mais risque aussi de
compromettre un système de S&E.
• Une autre erreur consiste à croire que le S&E est une
fin en soi ; l’information résultant du S&E n’a de valeur
que si elle est utilisée de manière intensive.
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9. RECOMMENDATIONS
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10. RECOMMENDATIONS
A. Utilisation efficace des résultats:
• Il est utile de suivre et d’évaluer régulièrement
l’évolution du système de S&E et de déterminer
dans quelle mesure il fonctionne de manière
satisfaisante.
• Il sera probablement nécessaire de lui apporter
constamment des aménagements.
• La réussite est déterminée en fin de compte par
la mesure dans laquelle l’information fournie par
le S&E est utilisée pour améliorer les
performances du gouvernement.
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11. .
B. Utilisation des informations relatives au S&E
• l’élaboration des politiques publiques, y compris la
budgétisation fondée sur les résultats ou la
planification nationale ;
• la formulation et l’analyse des politiques et
l’élaboration des programmes ; la gestion des
programmes et des projets ; ou l’obligation de rendre
compte.
• Une utilisation intensive peut être considérée comme
étant le reflet de l’intégration systématique du S&E
dans les procédures administratives.
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12. C. Bonne qualité des informations relatives au
S&E.
• La plupart des bureaux d’évaluation ont mis
en place une sorte de mécanisme de contrôle
de la qualité. Toutefois, de nombreux autres
ne semblent pas mener ou faire mener des
évaluations officielles de la qualité de leurs
activités de S&E
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13. D. Considérer la Viabilité
• Il s’agit ici de la probabilité pour le système de S&E de survivre à un
changement
d’administration, à un remaniement ministériel ou à un changement au
niveau des hauts responsables.
• Lorsque l’utilisation des informations tirées du S&E est bien ancrée —
c’està- dire systématiquement intégrée — aux principaux processus
administratifs tel que le cycle budgétaire, on peut dire qu’il est
institutionnalisé et a des chances d’être viable à long terme.
• Par contre, lorsque le système de S&E n’a qu’une poignée d’adeptes ou
lorsqu’il est peu utilisé, ou encore s’il est essentiellement financé par
les bailleurs de fonds plutôt que par le gouvernement lui-même, on
pourrait dira qu’il est peu probable qu’il soit viable.
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14. • Il vaut aussi généralement mieux utiliser la
triangulation . C’est un drôle de mot qui veut
dire qu’un groupe de données est confirmé
par un autre. Vous cherchez généralement des
confirmations dans un certain nombre de
sources qui disent la même chose.
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15. Matrice de suivi
• Dans un cas comme dans l’autre une « matrice de suivi » présentant un certain nombre
d’informations relatives à chaque indicateur retenu est construite ; les formats proposés par les
différentes agences sont bien sûr différents mais ils comportent des 5 points communs :
1. la précision de la situation de référence de l’indicateur :Le fait de préciser la situation de
référence de l’indicateur oblige à formuler clairement celui-ci et à retenir des indicateurs qui
soient suffisamment accessibles.
2. La précision de la valeur cible de l’indicateur: Le fait de définir une valeur cible pour l’indicateur
permet de porter un jugement sur l’efficacité du projet.
3. La fréquence d’actualisation : L’indication de la fréquence d’actualisation permet de distinguer
clairement les indicateurs liés aux produits et résultats intermédiaires, observables pendant la
phase de mise en œuvre du projet d’indicateurs qui ne pourraient être calculés ou mesurés qu’en
fin de projet.
4. Les sources et/ou méthodes de collecte de données : permettent d’envisager les éventuels
moyens spécifiques à prévoir pour l’obtention des données.
5. La responsabilité de la collecte d’information: La précision sur la responsabilité de la collecte
d’information engage la partie prenante citée.
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16. • Les principales phases de la conception et de la mise
en place du système de S&E
• La définition de l’objectif et du champ d’action du système – pourquoi avons-nous
besoin d’un système de S&E et quels domaines doit-il couvrir?
• L’identification des questions relatives à la performance, des besoins d’information
et des indicateurs – qu’avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer le projet
de façon à bien le gérer?
• La planification de la collecte et de l’organisation de l’information – comment sera
collectée et organisée l’information nécessaire?
• La planification des mécanismes et des activités nécessaires pour mettre en œuvre
la réflexion critique – comment allons-nous tirer les enseignements des
informations recueillies et les utiliser pour améliorer la gestion du projet?
• La planification pour une communication et des rapports de qualité – comment et
à qui voulons-nous présenter les activités et méthodes du projet?
• La planification des moyens et compétences nécessaires – de quoi avons-nous
besoin pour que le système de S&E fonctionne véritablement?
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17. Annexes
• 1. Critères d’un bon système de suivi
évaluation
• 2. Système de suivi évaluation proposé.
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