O documento descreve as lições aprendidas por Richard Lewis, um gerente desorganizado, para melhor gerenciar seu tempo e equipe de forma eficiente e eficaz. Ele aprende a importância de organizar a si mesmo através de listas de tarefas priorizadas e agendamento de tempo, e organizar os outros delegando tarefas apropriadamente, treinando a equipe e estabelecendo padrões e metas mensuráveis.

1. O GERENTE DESORGANIZADO
Introdução
“O gerente desorganizado” tenta resolver um problema básico da gerência – mostrando a
diferença entre eficiência: “fazer o trabalho direito” – e eficácia: “fazer a tarefa certa”.
Divisão de tempo e delegação
O filme consta a estória de Richard Lewis – um gerente de área esgotado, estafado, super
cansado, de uma fornecedora de mantimentos. Richard é um sujeito bem-intencionado, mas sempre
fica muito atrapalhado no seu relacionamento com seu chefe, com sua equipe de gerentes e com
sua secretária, só porque ainda não aprendeu as duas lições básicas para ser um bom gerente –
como organizar a si mesmo e os outros.
PARTE 1 – “A MALDIÇÃO”
Nesta parte vemos Richard Lewis fazendo tarefas que não precisaria fazer, desperdiçando o
seu próprio tempo e o dos outros, até que sua pressão arterial sobe tanto que ele acaba tendo um
ataque cardíaco... Somente quando chega aos portões do céu e encontra São Pedro, Richard
percebe a confusão que anda causando. Os prazos que não consegue cumprir, as tarefas que não
consegue terminar e prioridades que não consegue estabelecer... Richard vislumbra a realização
através de flash-backs produzidos eletronicamente por São Pedro... pede perdão e uma nova
chance... São Pedro então o manda de volta.
Pontos chaves a extrair de “A MALDIÇÃO” (São Pedro dialogando com Richard Lewis)
=> Richard não estava delegando e sim abdicando – não se pode delegar enquanto não organizar a
si mesmo.
=> Deixa que todos o interrompam, desvia a sua atenção por irrelevância fazendo coisas que não
são de sua conta, não sabe suas prioridades, perdendo tempo de todos além do dele.
PARTE 2 – “A SALVAÇÃO”
Aqui vemos Richard tentando pôr ordem em sua vida, sob a orientação de São Pedro. Com
ele, Richard aprende como organizar a si mesmo e a dividir o seu tempo para poder tratar das
prioridades e, ainda assim, ter tempo para as reuniões diárias, o trabalho do escritório e todos os
problemas normais. Sob tutela de São Pedro, Richard começa a compreender que a chave para se
tornar um gerente organizado está em: estabelecer prioridades, determinar tempo para as
tarefas pró-ativas e para se sair bem com as tarefas reativas. Ele começa a compreender que
listas de verificação, agendas, mapas de controle, etc., podem ajudá-lo a tirar melhor proveito de
seu tempo. Depois, São Pedro esclarece alguns pontos sobre delegação e após uma série de
“pisadas de bola”, Richard aprende como planejar e organizar, de modo que possa delegar tarefas
administrativas sem abdicar. Ele aprende também, como é importante treinar e monitorar para
garantir que as tarefas delegadas sejam desenvolvidas com sucesso.
Pontos chaves a extrair de “A SALVAÇÃO” (São Pedro dialogando com Richard Lewis)
ORGANIZAR A SI MESMO
OBJETIVO DE RICHARD: oferecer refeição de qualidade a preço que seus clientes possam
pagar, enquanto maximiza suas margens de lucro.
=> Para controlar o seu tempo adequadamente, comece fazendo uma lista de todas as coisas que
tem a fazer...
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2. As tarefas positivas-ativas são aquelas que ajudam você a atingir os objetivos da sua função
(ajuda a fazer mais negócios, trazer lucro). As tarefas reativas são todo aquele “lixo” que aparece
na sua mesa todos os dias e que você tem que resolver de qualquer forma.
=> Para usar o seu tempo adequadamente, você tem que se preparar adequadamente. E, antes de
programar a sua tarefa deve saber duas coisas a respeito, primeiro – quanto tempo quer gastar
nela? Isso depende da importância da tarefa. Segundo – até quando ela deve estar concluída? Isso
é determinado pela urgência da tarefa. “Importância” e “Urgência” não são a mesma coisa”.
As tarefas mais importantes tem haver com o botton que Richard recebeu de São Pedro com os
seguintes dizeres “PARA QUE ESTOU AQUI”. Após estabelecer suas prioridades Richard
programou seu tempo...
► programou suas tarefas ativas positivas “o motivo dele estar como gerente”... deixando tempo
para as tarefas reativas, os problemas que aparecem todos os dias.
=> Bem, quando você fizer a programação do seu tempo... na sua agenda de anotações, preveja
grandes espaços para as tarefas importantes. Provavelmente serão ativas e positivas. Deixe apenas
espaço suficiente para as tarefas reativas que aparecem todos os dias na sua mesa. Muitas delas
são urgentes, mas triviais.
ORGANIZAR OS OUTROS
=> “Eficiência” é fazer o trabalho direito, “eficácia” é fazer o trabalho certo.
=> Primeiro você tem que abrir mão de algumas tarefas que você gosta de fazer. Segundo, você
tem que se livrar do medo de perder o controle.
=> Você pode delegar tarefas e autoridade, mas não pode delegar responsabilidade!
=> Você não pode delegar um novo trabalho sem um treinamento adequado. Não é justo com eles!
Isso só vai criar mais trabalheira para você depois. Uma pessoa precisa de tempo para aprender e...
adquirir confiança... você tem que ensiná-los... E... você pode fazer um plano de aprendizado... para
que saibam exatamente quando terão que assumir responsabilidade plena de um trabalho.
=> Duas coisas você não pode esquecer, primeiro não vire as costas. Delegar é um processo
contínuo de treinamento. Segundo – você precisa vigiar o processo, controlar os pontos-chave.
PARTE 3 – “INTERVENÇÃO DIVINA”
Voltamos a encontrar Richard queixando-se da sua equipe. São Pedro voltas a chamá-lo para
discutir esse problema. Através de uma série de flash-backs Richard percebe que sua equipe não é
ruim, mas que a maneira com que ele a gerencia é que deixa a desejar. São Pedro aborda o tema
das áreas de resultado-chave e a colocação de padrões mensuráveis para cada uma dessas áreas e
como acordar metas com cada um dos gerentes.
Pontos chaves a extrair de “INTERVENÇÃO DIVINA” (São Pedro dialogando com Richard
Lewis)
=> Tendo esboçado os objetivos e as áreas de resultado-chave para atingir tais objetivos, você tem
que estabelecer padrões para a sua equipe, para que eles saibam que resultados são considerados
bons. A pessoa deve saber qual é um bom resultado, um excelente resultado e qual não é assim tão
bom.
Richard aprende que padrões devem ser atingíveis:
=> Padrões – Qualidade, Quantidade, Custo ou Tempo.
=> Você não está esquecendo que os padrões são ligados ao serviço, portando, comuns a todos,
enquanto que as metas são individuais.
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3. OS PONTOS-CHAVE SÃO:
ORGANIZAR A SI MESMO
Fazer uma lista de verificação:
a) tarefas ativas
b) tarefas reativas
Estabelecer prioridades na seguinte ordem:
a) grau de importância
b) grau de urgência
Programar seus horários:
a) programe tarefas ativas
b) delegue tarefas reativas
ORGANIZAR OS OUTROS
=> Qual a tarefa? Quem a realiza?
=> Sintetize para os outros. Treine-os. Informe os outros.
=> Esteja disponível para dar orientação – verifique os pontos-chave.
APRENDIZADO
a) Defina Responsabilidades Gerais
• Estabelecendo áreas de resultado-chave
• Programe revisões regulares
b) Estabeleça Padrões
• Certifique-se de que são mensuráveis
• Resolva casos de não atingimento
c) Acorde Metas
• Faça com que sejam desafios
• Elogie bons resultados
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