Effektives E-Mail Management | Training MS Outlook "QuickSteps" Effektives E-Mail Management zielt darauf ab, im Alltag schneller die anstehenden E-Mails zu bearbeiten, weiterzuleiten und abzulegen, dass diese rasch wieder gefunden werden. Seit Outlook 2010 und 2013 gibt es QuickSteps, mit denen sich häufig wiederkehrende Arbeiten automatisieren lassen. Lernen Sie die Vorteile von QuickSteps kennen. Verwenden Sie diese bei Ihrer Arbeit. Nach kurzer Zeit, werden Sie auf die «kleinen Helfer» nicht mehr verzichten wollen.

1. Effektives E-Mail Management
MS Outlook
QuickSteps

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Einführung
Effektives E-Mail Management zielt darauf ab, im Alltag
schneller die anstehenden E-Mails zu bearbeiten,
weiterzuleiten und abzulegen, dass diese rasch wieder
gefunden werden.
Seit Outlook 2010 und 2013 gibt es QuickSteps, mit
denen sich häufig wiederkehrende Arbeiten
automatisieren lassen.
Lernen Sie die Vorteile von QuickSteps kennen.
Verwenden Sie diese bei Ihrer Arbeit. Nach kurzer Zeit,
werden Sie auf die «kleinen Helfer» nicht mehr
verzichten wollen.
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Automatisieren Sie häufig oder sich
wiederholende Aufgaben
Mit QuickSteps werden mehrere Aktionen
gleichzeitig auf E-Mail-Nachrichten angewendet,
sodass Sie beim Verwalten Ihres Postfachs Zeit
sparen können. Wenn Sie z. B. regelmäßig
Nachrichten in einen bestimmten Ordner
verschieben, können Sie QuickSteps verwenden,
um die Nachricht mit einem Klick zu verschieben.
Auch beim Weiterleiten von Nachrichten an
Vorgesetzte oder Kollegen kann ein Klick auf
einen QuickStep die Aufgabe vereinfachen.
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QuickSteps-Katalog im Menüband
Die in Microsoft Outlook 2010 und 2013
enthaltenen QuickSteps können angepasst
werden.
Sie können auch eigene QuickSteps erstellen, um
einen Katalog von QuickSteps für die am
häufigsten verwendeten E-Mail-Aktionen zu
generieren.
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Die Quick Steps in Outlook 2010 und 2013
umfassen Folgende:
QuickStep Aktion
Verschieben in:
Verschiebt die ausgewählte Nachricht in einen von Ihnen
angegebenen E-Mail-Ordner und kennzeichnet die
Nachricht als gelesen.
An Vorgesetzte(n)
Leitet die Nachricht an Ihre(n) Vorgesetzte(n) weiter.
Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange Server
verwendet wird, kann der Name des/der Vorgesetzten in
der Globale Adressliste ermittelt und in das Feld An
eingefügt werden. Alternativ können Sie den Empfänger
auch angeben.
Team-E-Mail
Leitet die Nachricht an andere Mitglieder Ihres Teams
weiter. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange
Server verwendet wird, können die Teammitglieder in der
Globale Adressliste ermittelt und in das Feld An eingefügt
werden.
Fertig
Verschiebt die Nachricht in einen angegebenen E-Mail-
Ordner und kennzeichnet sie als erledigt und dann als
gelesen.
Antworten und löschen
Öffnet eine Antwort zu einer ausgewählten Nachricht
und löscht die ursprüngliche Nachricht.
Neu erstellen
Ermöglicht die Erstellung eines eigenen QuickSteps, um
eine beliebige Folge von Befehlen auszuführen. Diesen
QuickStep können Sie dann benennen und ein Symbol
zuweisen, um ihn leichter erkennen zu können.
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Gehen Sie wie folgt vor, um vorhandene Quick Steps zu konfigurieren
oder zu ändern:
1. Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Quick Steps auf den Pfeil Weitere neben dem Feld Quick Steps und
klicken Sie dann auf Quick Steps verwalten.
2. Klicken Sie im Feld Quick Step auf den zu ändernden Quick Step und
klicken Sie dann auf Ändern.
3. Ändern Sie unter Aktionen die Aktionen, die über den Quick Step
ausgeführt werden sollen oder fügen Sie die gewünschten Aktionen
hinzu.
4. Bei Bedarf können Sie im Feld Tastenkombination auf die
Tastenkombination klicken, die Sie dem Quick Step zuordnen möchten.
5. Wenn Sie das Symbol für einen Quick Step ändern möchten, klicken Sie
auf das Symbol neben dem Feld Name, klicken Sie dann auf das
gewünschte Symbol und anschließend auf OK.
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Erstellen von Quick Steps
1. Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Quick Steps im Katalog Quick Steps auf den Quick Step Neu erstellen:
2. Klicken Sie auf einen Aktionstyp in der Liste oder klicken Sie auf
Benutzerdefiniert.
3. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Quick Step
ein.
4. Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche neben dem Feld Name, klicken
Sie dann auf ein Symbol und anschließend auf OK.
5. Wählen sie unter Aktionen eine Aktion aus, die von dem Quick Step
ausgeführt werden soll. Klicken Sie für beliebige zusätzliche Aktionen
auf Aktion hinzufügen.
6. Wenn Sie eine Tastenkombination erstellen möchten, klicken Sie im
Feld Tastenkombination auf die zuzuweisende Tastenkombination.
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HINWEIS Neue QuickSteps werden am Anfang der Sammlung auf der
Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps angezeigt.
Obwohl geänderte QuickSteps dieselbe Position in der Sammlung
beibehalten, können Sie sie über QuickSteps verwalten neu anordnen.
Quelle: Support Microsoft.com
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Einrichten Team E-Mail
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In Outlook, gehen Sie auf das Menü Start, wechseln dann in der
Menüleiste in die Gruppe QuickSteps und wählen dort Team-E-Mail
aus.
Beim ersten Einrichten von QuickSteps erscheint das auf der nächste
angezeigte Bild:

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Bearbeiten des
QuickSteps
1. Entscheiden Sie
an welche Team
Mitglieder Sie
dieses E-Mail
senden wollen.
Wählen Sie
diese aus dem
Adressbuch aus.
Klick auf
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Festlegen der
Aktionen des
QuickSteps
2. Klick auf
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3. Füllen Sie wenn
nötig, die
entsprechenden
optionalen
Felder aus
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4. Geben Sie einen
Standardtext aus.
Wenn Sie diesen
QuickSteps als Vorlage
für Team-Mails
verwenden wollen,
lassen Sie den Betreff
und das Textfeld leer.
Sie haben dann die
Möglichkeit, den
Betreff und Text jeweils
bei einer neuen Mal
individuell auszufüllen.
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5. Wählen Sie als
nächstes
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6. Wählen Sie die nächste
Aktion aus, die ausgeführt
werden soll.
Im ersten Schritt wird
festgelegt, eine neue
E-Mail an ausgewählte
Teammitglieder zu senden.
7. Sie können zwischen
folgenden Aktionen
auswählen
• Ablage
• Status ändern
• Kategorien, Aufgaben
und Kennzeichnung
• Antworten
• Termin
• Unterhaltungen
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§§ Sie können mehrere Aktionen
hintereinander ausführen
lassen.
Testen Sie was Sinn macht und
was nicht
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8. Optional können Sie nun
eine Tastenkombination
auswählen
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9. Vergeben Sie nun den
QuickInfo Text, diese
erscheint, wenn Sie in der
Normalansicht, die Maus
auf den QuickStep führen,
siehe nächste Seite
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10. Wenn alle Aktionen
hinzugefügt und alle
Optionen auswählt sind,
klicken Sie auf
Hinweis:
Der Ordner, in den Sie eine
Mail verschieben oder
kopieren wollen, muss schon
bestehen.
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Fertig!
Der QuickStep ist erstellt und kann ab sofort verwendet werden
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Quick Step bearbeiten
Sie können den QuickStep zu jederzeit erweitern oder abändern.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den QuickStep
Team-E-Mail bearbeiten
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Bearbeiten Sie den
QuickStep
Wenn Sie mit der
Überarbeitung durch sind,
klicken Sie auf
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QuickSteps mit mehreren Aktionen
Beispiel Projekt Management
Gehen wir davon aus Sie arbeiten in einem Projektteam und Sie sind
der Projektleiter. Ihr Chef hat Ihnen eine E-Mail mit einer Anlage
gesendet.
Ihr Auftraggeber hat Sie gebeten, diese zu bestätigen. Weiter sollen Sie
die E-Mail an die Projektmitglieder weiterleiten und gleichzeitig zu
einem Status-Meeting einladen. Sie haben gerne Ordnung in Ihrer
Mailbox und wollen daher die E-Mail direkt in Zielordner zur
Aufbewahrung ablegen.
Wenn diese Aufgabenstellung öfter vorkommt, eignet sich ein
QuickStep optimal dafür.
Er ist schnell eingerichtet und somit langfristig zeitsparend und
effektiv, denn Sie müssen künftig nur noch einen Klick ausführen und
alle Aktionen werden automatisch ausgeführt.
Sehen Sie selber….
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Aktionen zum Ausführen:
a) Antwort an Chef schicken
b) E-Mail in Ordner verschieben
c) Neue Besprechungseinladung
d) Besprechungseinladung in Ordner
kopieren
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Einrichten Team E-Mail
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In Outlook, gehen Sie auf das Menü Start, wechseln dann in der
Menüleiste in die Gruppe QuickSteps und wählen dort Neu erstellen

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Einen neuen QuickStep erstellen
1. Klick auf
Neu erstellen
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2. Vergeben Sie einen
eindeutigen Namen in
diesem Beispiel
Projekt X E-Mail und
Besprechung einladen
3. Fügen Sie die erste Aktion
hinzu Antworten
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4. Wählen Sie nun die
weiteren
Aktionen einen nach der
anderen aus und füllen
jeweils wo zutreffend die
entsprechende Optionen
aus
Wie in dem Beispiel
gezeigt, können Sie
Aktionen, z.B. eine E-Mail
kopieren oder
verschieben auch über
verschiedene Postfächer
ausführen, sollten Sie
auch über mehrere
verfügen.

31. © Copyright Büro und PC Support
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5. Wenn Sie alle Aktionen
ausgewählt haben, klicken
Sie auf
Fertig!

32. © Copyright Büro und PC Support
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☺☺☺
Viel Erfolg
☺☺☺

33. © Copyright Büro und PC Support
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Ruby Ruth Lochbronner
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34. Hirn-gerechtes LernenFokus auf das Wesentliche
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