Mettre en place une dataroom claire structurée représente une étape clé pour la réussite d´une transaction. La présentation « Mettre en place une dataroom transactionnelle en 3 étapes » indique en quelques points clés les astuces et conseils pour réussir la mise en place d´une dataroom transactionnelle. > www.drooms.com

1. Mettre en place une dataroom
transactionnelle structurée
en 3 étapes
www.drooms.com

2. Une dataroom mal structurée ou incomplète a un
impact négatif sur le prix de vente : jusqu´à 20% de
pertes !
Source : Etude réalisée par REAG et Drooms® 2012

3. Les erreurs fréquentes
La documentation n´est pas
actuelle et/ou incomplète
Les potentiels acheteurs ont
accès à la dataroom avant que
la Vendor Due Diligence ne
soit complètement réalisée.
Une grande partie de la
documentation manquante
est rajoutée au cours de la
Due Diligence.

4. Recherche
des
documents
Collecte
des
données
Vendor
Due
Diligence
La procédure à suivre en 3 étapes

5. Etape n° 1
Recherche des documents

6. Index
La sélection des documents pertinents doit être effectuée par
des experts des domaines juridiques et financiers.
Il est conseillé d´utiliser un index standard qui pourra par la suite
être adapté si besoin.
Suivant la phase de la transaction, la structuration de la
documentation peut varier.

7. Sources
Les différents sources des documents doivent être identifiées.
La collecte des documents est généralement effectuée par
plusieurs personnes auprès de différentes sources.
Le temps pour obtenir des documents auprès des autorités ne
doit pas être sous-estimé.

8. Planification de l´équipe et du calendrier
Définir une équipe et un chef d´équipe.
L´équipe doit être informée en amont.
Utiliser un NDA (accord de non-divulgation ).
Mettre en place un calendrier pour monitorer la recherche

9. Etape n° 2
Collecte des données

10. Organisation
Centralisation des données: les données sont regroupées dans un
seul et même endroit.
Décentralisation du chargement des données: chaque membre de
l´équipe gère et remplit une partie définie de la dataroom

11. Documentation physique et numérique
Utilisation de code barre pour les documents physiques (papier) .
Numérotation des documents numériques selon les points
d´index auquels ils correspondent dans la dataroom.

12. Contrôle de la progression
La collecte des documents doit
être monitorée.
Les reportings utilisés peuvent
être organisés et présentés de
différentes façons.

13. Remplissage de la dataroom
La documentation pertinente doit être chargée directement dans
la dataroom.
Des spécialistes doivent avoir accès à la dataroom pour effectuer
la Vendor Due Diligence.

14. Etape n° 3
Vendor Due Diligence

15. Vendor Due Diligence
 Doit être complétée avant la Bidder Due Diligence.
Un double contrôle est recommandé: un spécialiste (ex:
comptabilité) charge les documents et le responsable de projet
approuve leur publication.