Apresentacao Projeto Melhoria Honda

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Apresentacao Projeto Melhoria Honda

  1. 1. Babel
  2. 2. APRESENTAÇÃO DO CÍRCULO COLABORADORES RAFAEL LÍDER E APRESENTADOR KEITI DITTRICHI ROGÉRIO ORIENTADOR TEMA Melhoria na disseminação da documentação do conhecimento de negócio no DTI-HSF. Construção do Circulo Reunião Nome do circulo: Babel ALIPIO ROBERTA OUVINTE DTI - HSF Homens Mulher Freqüência 01 vez por semana Qde. Pessoas 4 1 Modo Durante o expediente Idade Máxima 49 Duração 1 hora Idade Mínima 21 Turno Diurno Idade Média 28 Período de Atividade Jan/09 ~ Jul/09
  3. 3. ORIGEM DO NOME DO CÍRCULO Segundo a lenda, Torre de BABEL foi um projeto considerado impossível ser concluído, mas os homens, com seus espíritos jovens, aceitaram o desafio. Assim como nosso grupo que não teme qualquer barreira. TEMA Melhoria na disseminação da documentação do conhecimento de negócio no DTI-HSF. Babel
  4. 4.               Keiti Final               Keiti Semi final               Dittrichi Trabalhos futuros             Alipio Freio contra o retrocesso             Keiti 2º Classificatória             Dittrichi Análise dos resultados             Rafael Implantação das soluções             Keiti 1º Classificatória               Dittrichi Estudo de propostas e soluções             Dittrichi 2º Orientativa               Rafael Objetivos e metas               Keiti Identificação das causas               Rafael 1ª Orientativa               Alipio Análise situação atual               Dittrichi Escolha do tema               Keiti Identificação dos problemas             Keiti Escolha do nome do círculo               Dittrichi Formação do círculo Ago Jul Jun Mai Abr Mar Fev Jan Responsável Atividades CRONOGRAMA DE ATIVIDADES Concluído Em andamento Com atraso   26 26 Previsto 3 2 3 - 5 2 - 5 7 - 12 7 - 10 12 - 13 10 - 12 16 - 20 20 2 - 9 2 - 9 10 - 18 12 - 26 6 - 9 7 13 - 15 13 - 15 18 - 22 18 25 - 5 8 - 19 22 - 26 29 - 3 29 - 3 6 - 8 25 24 25 - 5 8 - 16 6 - 8 30 - 3 29 - 3
  5. 5. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Lema do triênio (2008 – 2009 – 2010) Simplicidade , velocidade e concentração para atingir excelência na América do Sul Sho Minekawa Presidente Como somos todos do DTI e uma de nossas principais atribuições é garantir o acesso às informações de maneira simples e veloz . Decidimos analisar como é o acesso das informações no DTI-HSF.
  6. 6. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA  Três Realidades Vá ao lugar certo 3 GENS GENBA GENBUTSU GENJITSU
  7. 7. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Qual é a missão do DTI?  Desenvolver sistemas e soluções para atender as áreas da HSF. Como é o processo de confecção dos sistemas? DTI Áreas HSF (clientes) - Levantamento do processo É gerado uma documentação, ou especificação. Essas documentações são criadas em ferramentas comuns como word, excel, power point, reader, notepad, etc...
  8. 8. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA DTI Áreas HSF (clientes) - Levantamento do processo É gerado uma documentação, ou especificação. Onde está o documento?
  9. 9. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Desenvolvimento I Desenvolvimento II Desenvolvimento III CNH – 13 colaboradores BHB / SHB – 14 colaboradores CNH – 17 colaboradores Como é o DTI? Pastas da rede Pastas da rede Pastas da rede Total: 726.000 Arquivos 28.000 pastas na rede 331.000 arq. 13.000 pastas 307.000 arq. 9.000 pastas 88.000 arq. 6.000 pastas Onde estão as informações de Projetos Quantidade de arquivos/pastas na rede
  10. 10. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Quality Qualidade
  11. 11. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Q Os documentos nem sempre são encontrados Quality Qualidade Total: 726.000 Arquivos 28.000 pastas na rede NC Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010) Simplicidade , velocidade e concentração para atingir excelência na América do Sul Sho Minekawa Presidente
  12. 12. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Cost Custo NC
  13. 13. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA NC C Cost Custo <ul><li>Um analista leva, em média, 10 minutos para encontrar um arquivo na rede. Caso não encontre (70% dos casos) pode levar 184 horas para recriar o documento. </li></ul>Analista Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010) Simplicidade , velocidade e concentração para atingir excelência na América do Sul Sho Minekawa Presidente
  14. 14. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Delivery Entrega NC NC
  15. 15. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA NC Analista de TI Pasta da rede O analista cria um documento e salva em uma pasta da rede DTI O analista envia um email para o departamento informando a existencia e o local onde o arquivo foi salvo. D Delivery Entrega ??? Muitas vezes o email não é localizado,e o analista pode não saber da existência da documentação.
  16. 16. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Management Gerenciamento NC NC NC
  17. 17. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA ? Houve alteração no arquivo Mas quem modificou??? M Management Gerenciamento NC Analista 1 Documentação de projeto Salva Mai 31 2004 Altera Abr 06 2009 Analista 2 Documentação de projeto Mai 05 2009 Analista 1 Visualiza Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010) Simplicidade , velocidade e concentração para atingir excelência na América do Sul Sho Minekawa Presidente
  18. 18. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Safety Segurança NC NC NC NC
  19. 19. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA DTI Analista de TI Rede Não há um controle apurado de quais analistas possuem acesso às informações s Security Segurança NC Analista 1 Analista 2 Analista 3
  20. 20. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Vamos analisar alguns aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s Safety Segurança NC NC NC NC NC
  21. 21. MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA Fonte: http://www.clae.com.br/www/conteudos/orientacoes2.asp?idopen=8 Tema: Melhoria na disseminação da documentação do conhecimento de negócio no DTI-HSF.
  22. 22. ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL  GENBUTSU Três Realidades Vá ao lugar certo 3 GENS  Conheça a situação real GENBA GENJITSU
  23. 23. ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Rede Avisa o departamento 160h 24h 1 - + = 184h 2 - Analistas Levantamento Documentação Procura o e-mail. Processo Processo Analista 2 Levantamento Documentação Procurar nas pastas de rede.
  24. 24. ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Rede Avisa o departamento 1 Segundo Não garante encontrar o documento Procurando e-mail enviado pelo primeiro analista Analistas Levantamento Documentação Processo Processo Analista 2 Levantamento Documentação
  25. 25. ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Rede Avisa o departamento Os analistas do DTI confirmam que param de procurar após 10 minutos Não garante encontrar o documento Total: 726.000 Arquivos 28.000 pastas na rede Analistas Levantamento Documentação Processo Processo Analista 2 Levantamento Documentação Processo
  26. 26. ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Rede Avisa o departamento Não encontra 160h 24h 1 - + = 184h 2 - Não garante encontrar o documento 3 - Não encontra Utilizar a ferramenta de busca do Windows Aproximadamente 1h Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF Analistas Levantamento Documentação Procura o e-mail. Processo Processo Analista 2 Levantamento Documentação Procurar nas pastas de rede. Processo
  27. 27. ANÁLISE DAS CAUSAS Material Máquina Método Diagrama de 4M Mão-de-Obra Papel Arquivo Manual Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF Equipes de desenvolvimento Consulta Publicação Scanner Computador Impressora
  28. 28. ANÁLISE DAS CAUSAS ANÁLISE DAS CAUSAS Desenvolvedor cria o arquivo com o conhecimento do negócio, em Word, Excel, Etc., sem padrão de ferramenta e nomenclatura definido em uma pasta na rede Tutorial – Java.doc OK Não aceleraria a busca, pois a demora se baseia na grande quantidade de arquivos na rede. Total: 726.000 Arquivos 28.000 pastas na rede Material Arquivo
  29. 29. ANÁLISE DAS CAUSAS Material Máquina Método Diagrama de 4M Mão-de-Obra Papel Arquivo Manual Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF Equipes de desenvolvimento Consulta Publicação Scanner Computador Impressora
  30. 30. ANÁLISE DAS CAUSAS ANÁLISE DAS CAUSAS A forma de publicação não é padronizada entre as equipes de desenvolvimento Informação descentralizada I:ESENV IMODULO NOVO E:ISTEMA NOVODESENV II O nome da pasta, muitas vezes é criação do desenvolvedor O nome da pasta, muitas vezes é criação do desenvolvedor NC Desenvolvedores Método Publicação
  31. 31. ANÁLISE DAS CAUSAS Material Máquina Método Diagrama de 4M Mão-de-Obra Papel Arquivo Manual Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF Equipes de desenvolvimento Consulta Publicação Scanner Computador Impressora
  32. 32. ANÁLISE DAS CAUSAS ? As formas de consulta das informações são ineficientes. A divulgação e a publicação da informação é descentralizada e fora de padrão. NC Não garantem encontrar o documento Leva em torno de 1 hora para trazer uma resposta, positiva ou negativa Analista Consulta Pastas na rede Consulta e-mail Consulta Equipe Método Consulta
  33. 33. ANÁLISE DAS CAUSAS  GENBUTSU Três Realidades Vá ao lugar certo 3 GENS  Conheça a situação real  Seja realista GENBA GENJITSU
  34. 34. ANÁLISE DAS CAUSAS 1 – Por quê há l entidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF ? Porque quando procuramos, não sabemos em qual pasta foi gravada. 2 – Por quê? Porque não sabemos o nome que foi dado à pasta 3 – Por quê ? Porque nem todos lembram do e-mail informando sobre a documentação, causando uma demora na busca. 4 – Por quê? Porque não conseguimos fazer uma consulta rápida. 5 – Por quê? Porque o local de armazenamento não é apropriado para fazer uma consulta rápida. Causa Real
  35. 35. Objetivo e metas Reduzir o tempo gasto na busca por um documento de processo do DTI-HSF. Objetivo Meta 60 0,01 1 Hora 1 Segundo Todas as Ferramentas de busca da Web, levaram menos de 1 segundo 99,9% Atual Meta 10 20 30 40 50 Tempo (Minutos) 60
  36. 36. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO I:utorial Procura NG Não encontrou Não encontrou <ul><li>Não possui custo adicional </li></ul><ul><li>O excel possui ferramenta de busca rápida </li></ul><ul><li>O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha. </li></ul><ul><li>O usuário tem que procurar a localização dessa planilha </li></ul>Proposta Vantagens Desvantagens Parecer Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de excel. Utilizar um fórum para armazenar os documentos. Utilizar o wiki para armazenar os documentos. Analista 1 Gera Armazena I:ocais.xls Analista 2 Procura Executa Gera novo ciclo
  37. 37. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO NG <ul><li>Não possui custo adicional </li></ul><ul><li>O excel possui ferramenta de busca rápida </li></ul><ul><li>O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha. </li></ul><ul><li>O usuário tem que procurar a localização dessa planilha </li></ul>Proposta Vantagens Desvantagens Parecer Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de excel. Utilizar um fórum para armazenar os documentos. Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
  38. 38. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
  39. 39. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO NG <ul><li>Não possui custo adicional </li></ul><ul><li>O excel possui ferramenta de busca rápida </li></ul><ul><li>O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha. </li></ul><ul><li>O usuário tem que procurar a localização dessa planilha </li></ul><ul><li>Gratuito </li></ul><ul><li>Possui ferramenta de busca </li></ul><ul><li>Armazenamento em um único lugar </li></ul><ul><li>Controle de acesso </li></ul>OK <ul><li>Não encontrada </li></ul>Proposta Vantagens Desvantagens Parecer Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de excel. Utilizar um fórum para armazenar os documentos. Utilizar o wiki para armazenar os documentos. Analista 1 Analista 2 Posta as informações no Forum Procura
  40. 40. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO NG <ul><li>Não possui custo adicional </li></ul><ul><li>O excel possui ferramenta de busca rápida </li></ul><ul><li>O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha. </li></ul><ul><li>O usuário tem que procurar a localização dessa planilha </li></ul><ul><li>Gratuito </li></ul><ul><li>Possui ferramenta de busca </li></ul><ul><li>Armazenamento em um único lugar </li></ul><ul><li>Controle de acesso </li></ul><ul><li>Não encontrada </li></ul>OK Proposta Vantagens Desvantagens Parecer Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de excel. Utilizar um fórum para armazenar os documentos. Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
  41. 41. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
  42. 42. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO NG <ul><li>Não possui custo adicional </li></ul><ul><li>O excel possui ferramenta de busca rápida </li></ul><ul><li>O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha. </li></ul><ul><li>O usuário tem que procurar a localização dessa planilha </li></ul><ul><li>Gratuito </li></ul><ul><li>Possui ferramenta de busca </li></ul><ul><li>Armazenamento em um único lugar </li></ul><ul><li>Controle de acesso </li></ul>OK <ul><li>Não encontrada </li></ul><ul><li>Gratuito </li></ul><ul><li>Possui ferramenta de busca </li></ul><ul><li>Armazenamento em um único lugar </li></ul><ul><li>Controle de acesso </li></ul>Não encontrada. OK Wiki Proposta Vantagens Desvantagens Parecer Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de excel. Utilizar um fórum para armazenar os documentos. Utilizar o wiki para armazenar os documentos. Analista 2 Posta as informações no Wiki Procura Analista 1
  43. 43. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO Wiki Fórum é uma ferramenta para páginas de internet destinada a promover debates através de mensagens publicadas abordando uma mesma questão Wiki é uma ferramenta web para postar informações de modo a compartilhá-las a uma sociedade.
  44. 44. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO Fórum é uma discussão aberta. Não há organização da informação.
  45. 45. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO Permite uma boa organização da informação
  46. 46. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO Wiki Fórum é uma ferramenta para páginas de internet destinada a promover debates através de mensagens publicadas abordando uma mesma questão Wiki é uma ferramenta web para postar informações de modo a compartilhá-las a uma sociedade.
  47. 47. VIABILIDADE DA IMPLANTAÇÃO Concluído Em andamento Com atraso Previsto 04 - 06 04 - 08 25 26 - 10 26 - 20 04 - 13 04 - 13 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO 20 - 21 25 - 10 02 - 20 22 22 IMPLANTADO
  48. 48. IMPLANTAÇÃO Já está sendo utilizado pelo New SIC, alem de outras informações de ferramentas IMPLANTADO
  49. 49. ANÁLISE DOS RESULTADOS Tabelas Grau de Importância nos textos. HSF Pesquisando uma palavra.
  50. 50. ANÁLISE DOS RESULTADOS HSF 0,48 Segundos para localização. META ATINGIDA! Meta 60 0,01 1 Hora 1 Segundo Atual Meta 10 20 30 40 50 Tempo (Minutos) 60 99,9%
  51. 51. ANÁLISE DOS RESULTADOS Vamos analisar novamente os aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s NC NC NC NC NC Possui controle de acesso. Não há necessidade de avisar os colegas. Pois o armazenamento é em um único lugar
  52. 52. ANÁLISE DOS RESULTADOS Vamos analisar novamente os aspectos dessa forma de manter as informações através do Q C D M s NC NC NC NC NC OK OK OK OK OK Pesquisa em 0,48 segundos Possui controle das ultimas alterações A procura por uma informação no DTI fica de acordo com o Lema do Triênio Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010) Simplicidade , velocidade e concentração para atingir excelência na América do Sul Sho Minekawa Presidente
  53. 53. FREIO CONTRA O RETROCESSO <ul><li>Problema: Falha no acesso ao servidor onde localiza o Wiki. </li></ul><ul><li>Ação: Será ativado o servidor de contingência do Wiki, assegurando o acesso às informações. </li></ul>Servidor Atual Servidor de Contingência Analista TI Wiki
  54. 54. TRABALHOS FUTUROS Incentivar os novos analistas a utilizarem o Wiki Verificar se existe novas atualizações
  55. 55. Babel Agradecemos a oportunidade!

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