1. UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
RECINTO DE ARECIBO
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA
ENTREVISTA A UN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
DIOMARA CASTAÑO SANTIAGO
440-09-1244
DRA. W. QUIÑONES
SOFI 4401
27 DE SEPTIEMBRE DE 2011

2. NARRATIVA DE LA
ENTREVISTA

3. FOTO

4. CARTA DE EVIDENCIA

5. FIRMA DEL ENTREVISTADO
Y REACCIÓN DEL ESTUDIANTE

6. Durante la tarde del 23 de septiembre de 2011 asistí al Supermercados Pitusa
de Morovis a realizar la entrevista para el curso SOFI 4401 a la Secretaria de la
Tienda. Ya que previamente había hablado con la Sra. Lady Serrano-Gerente y me
dio el visto bueno para que realizara la misma. Por lo tanto, comienzo a realizar
las varias preguntas con el fin de conseguir un perfil del Asistente Administrativo.
La persona entrevistada se llama Josmar A. Rosario Negrón que trabaja para
la empresa Discount Foods Distributors, Inc (Supermercados Pitusa) y lleva
laborando para los mismos 9 años. Cuando ella comenzó a trabajar ocupó las
plazas de Cajera y Asistente de Secretaria; al ver su esfuerzo y dedicación, se ganó
la confianza de la Empresa y esta decidió transferirla a la plaza de Secretaria, la
cual ejerce actualmente en la Tienda de Servicios al Cliente. Josmar, cuenta con un
Grado Asociado en Sistemas de Oficina y con un Bachillerato en Administración
de Empresas con concentración en Gerencia.
Ella me indica que para ocupar el puesto se necesita de conocimientos
básicos para la realización de los trabajos que la empresa requiere y que conlleva
en una oficina. Además, no es necesario tomar algún examen para ocupar dicha
plaza; pero si se debe tener experiencia. Ya que se requiere ser responsable,
multifacético y dedicado. También, la empresa se adiestra para que cumplas con
los estándares que necesita y exige la tienda para cumplir con sus objetivos.

7. Continúo realizando las preguntas y me informa que aún no es requisito el
dominio del inglés para el cumplimiento de las tareas. Pero si es necesario ser
puntual, responsable, dispuesta, confiable y poseer buenas relaciones
interpersonales. El salario actualmente es el salario mínimo de $7.25 y tiene
beneficios marginales como lo son: Vacaciones, Días por Enfermedad, Derecho al
Desempleo, Fondo, SINOT y Maternidad; las horas extras siempre y cuando sean
necesarias y autorizadas son remuneradas en paga.
La secretaria me informa que si ha observado que el ambiente en la oficina
ha cambiado bastante y tenido que enfrentarse a diferentes situaciones. Como lo es
la reducción de personal debido a la economía, cuando se realizan las requisiciones
para la compra de equipos el presupuesto es mínimo. Ha aprendido a hacer más
con menos, a dar la milla extra para dar un excelente trato al Cliente (es lo esencial
para la empresa), Empleados, Suplidores y Gerencia. Además, hay que ser versátil
para que los trabajos y tareas salgan a tiempo.
Posee destrezas técnicas efectivas en su área de trabajo como lo son: manejo
de la computadora, fotocopiadora, fax, calculadoras, teléfonos, archivos y
terminales de ATH y EBT (tarjeta de la familia, cupones). Y destrezas no técnicas
como por ejemplo: amable, servicial, productiva, organizada, disponible y discreta.
Entre sus tareas diarias se encuentran: archivar en los expedientes de los
empleados y de los diferentes suplidores, tomar dictado de mensajes para la

8. gerencia, preparar informes (venta diaria de la tienda), recibir y realizar llamadas,
clasificar correspondencia para los diferentes departamentos de la tienda, adiestrar
a las ayudantes de secretaria, planificar y confirmar actividades, trabajar con
facturas de todos los artículos que se compran en la tienda para el área de venta,
hacer inventarios de los productos, realizar depósitos y cuadrar cajeros. A parte de
estas tareas, realizar el cuadre de la lotería electrónica y de ser necesaria pasa a ser
cajera. Lo más que le gusta de sus tareas es cuadrar cajeros/as y pasar diariamente
la venta; y lo más estresante es llamadas de Oficina Central y Recursos Humanos.
Para su desempeño en la oficina hace uso de diferentes programas que
provee la empresa como lo son: AP7 Remote (pasar la venta y trabajar con
facturas), Mail Pitusa (recibir y enviar correos electrónicos de Oficina Central y
otros Supermercados, Hipermercados, Tienda por Departamentos, Mueblería
Pitusa y National Lumber and Hardware) y Oppen Office 3.1 Writer (realizar
diferentes documentos en español).
Para mantenerse al día en su profesión asististe esporádicamente a charlas y
hace uso de la herramienta “Internet”; no pertenece actualmente a ninguna
organización profesional, pero si durante sus estudios de grado asociado perteneció
a IAAP. Por último, atribuye su éxito en la profesión al esfuerzo y empeño
dedicado para aprender de todo y a los años de experiencia que la ha permitido
tener la empresa.

9. Con el pasar del tiempo todo ha cambiado, desde la sociedad hasta los
adelantos tecnológicos. Hay que tener mucha fuerza de voluntad, fe y ganas de
echar hacia adelante en lo que nos propongamos, nuestras metas y sueños. Para
lograr ser una excelente secretaria o asistente administrativo hay que dar la milla
extra y estar dispuesta a aprender y a aceptar las críticas constructivas.
Tenemos que desarrollar correctamente las relaciones interpersonales, una
conducta ética apropiada, con mucha dedicación y esmero. Si algo en tu área
laboral o campo de trabajo no te sale o no sabes cómo realizarlo, busca ayuda para
salir de dudas y aprender.
Hay que tener mucha paciencia y aprender a lidiar con las diferentes
personalidades, cualidades y actitudes de los demás. Ya que todos pensamos y
actuamos de distinta manera. Y debemos mantenernos al día en nuestra profesión
ya que hay que ser competitivos y productivos para así lograr el éxito deseado.