Gestão de Stakeholders em Projetos, segundo o Guia PMBOK 5a ed

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Gestão de Stakeholders em Projetos, segundo o Guia PMBOK 5a ed

  1. 1. segundo o Guia PMBOK 5ª ed Gerenciamento de Stakeholders
  2. 2. Dimitri Campana, é consultor, agile coaching, professor e gerente de projetos sênior. Graduado como Bacharel em Sistemas de Informação, possui especialização em Gestão de Projetos pela University of La Verne/CA. Além da certificação PMP/PMI, possui a certificação PRINCE2 Foundation e certificações específicas emitidas pela Microsoft e Scrum Alliance e é filiado ao Capítulo do PMI em Santa Catarina. Em sua carreira já conquistou prêmios concebidos por projetos de excelência por empresas Microsoft, Oracle, McAfee e Dell.
  3. 3. Tópicos 1. Conceitos Fundamentais 2. Processos do Gerenciamento dos Stakeholders Visão geral dos 4 processos Processo 1: Identificar Processo 2: Planejar sua gestão Processo 3: Gerenciar seus engajamentos Processo 4: Controlar seus engajamentos
  4. 4. Conceitos Fundamentais
  5. 5. Principais papéis ou funções no gerenciamento de projetos Gerente de Projetos Patrocinador Stakeholders
  6. 6. Stakeholders ou Partes Interessadas Todos os ENVOLVIDOS no projeto “Um indivíduo, grupo ou organização que possa afetar, ser afetado ou sentir-se afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto” Guia PMBOK, 5ª ed.
  7. 7. Stakeholders típicos Socie-dade Concorrentes Funcionários
  8. 8. Reflexões Você envolve adequadamente os stakeholders de seus projetos? Você já foi surpreendido ao receber uma reclamação de um stakeholder chave de seu projeto? Seu chefe lhe entrega um escopo do projeto e um termo de abertura prontos, você simplesmente já o inicia? Expectativas Influências Requisitos
  9. 9. Processos do Gerenciamento dos Stakeholders
  10. 10. Visão Geral dos Processos O gerenciamento dos stakeholders deve ocorrer durante todo ciclo de vida do projeto Processos Realizado durante Identificar as partes interessadas Grupo ‘Processos de Iniciação’ Planejar o gerenciamento das partes interessadas Grupo ‘Processos de Planejamento’ Gerenciar o engajamento das partes interessadas Grupo ‘Processos de Execução’ Controlar o engajamento das partes interessadas Grupo ‘Processos de Monitoramento e Controle’
  11. 11. Durante o projeto… Identificá-los o quanto antes Mapear suas expectativas (‘espero que...’) Mapear seus requisitos Mapear seus níveis de interesses Mapear seus níveis de influência (+/-) Planejar sua comunicação com elas e fazê- la Gerenciar seus engajamentos
  12. 12. Identificar os Stakeholders
  13. 13. Identificar os Stakeholders Ocorre no Grupo ‘Iniciação do Projeto’ Por que isto é uma das primeiras coisas a serem feitas? Se você não identificá-los, eles ‘aparecerão’ no meio do projeto. Provavelmente solicitarão mudanças. Exercem maior influência no início do projeto. Não no meio, durante ou no final.
  14. 14. Identificar os Stakeholders Entradas: •Infos sobre partes internas e externas •Patrocinador, cliente, departamentos, etc Termo de abertura •Contratantes e contratados do Projeto Documentos de aquisição •Cultura, padrões Fatores ambientais •Formulário para registrar stakeholders •Lições aprendidas e stakeholders mapeados anteriormente Ativos de processos organizacionais
  15. 15. Identificar os Stakeholders Ferramentas e Técnicas: •Coleta e análise de informações, classificação, relacionamentos entre eles •1) Identifique os principais •2) Entreviste-os e escute suas expectativas “Por que este Projeto é necessário? Quando “você” considerará que o projeto está finalizado a contento?” •Classifique-os Análise de partes interessadas
  16. 16. Técnica de Análise de Stakeholders Modelos de classificação: Poder: autoridade ou capacidade de impor sua vontade Interesse: nível de preocupação Influência: engajamento (quanto pode afetar de forma positiva ou negativa) Matriz: Poder x Interesse Poder x influência
  17. 17. Matriz Poder x Interesse Muito útil em fornecer idéias e em ajudar com os detalhes menores do projeto. Devem ser mantidos informados e consultados regularmente Assegurar-se de que sejam consultados, mantidos informados sobre os progressos, e estejam satisfeitos com o andamento do projeto Não deman- dá-los excessivamen- te pois poderão reagir e reduzir ou retirar o seu apoio Monitorar para ver se haverá uma mudança em relação a poder/ interesse PODER INTERESSE
  18. 18. Entrevistas e Reuniões Entrevista e conversa com os principais stakeholders, especialistas de negócio, outros Gerentes de Projetos “Na sua opinião quem mais vai sofrer ‘impacto’ durante a execução ou ao final do projeto?”
  19. 19. Mapeamento de Necessidades e Expectativas 1.Quais os resultados esperados para o projeto em termos de finalidade, custo e prazo? 2.De que forma poderemos avaliar se conseguimos alcançar os objetivos do projeto? 3.Quais as mudanças você acredita que deverá realizar para se adaptar as mudanças provocadas pelo projeto? 4.Como você enxerga o papel de sua área no projeto? 5.Que mudanças você acredita que sua área ou você podem implementar para que o projeto seja mais eficiente?
  20. 20. DICA Siga o DINHEIRO Siga os RECURSOS Siga os ENTREGÁVEIS e Siga as ASSINATURAS
  21. 21. Identificar os Stakeholders SAÍDA = Registro das partes interessadas Identificação básica: nome, posição no organograma, local, email,.. Informações de avaliação: requisitos essenciais, expectativas, influência, fase de maior interesse Tipo de apoio: positivo, neutro ou resistente
  22. 22. Registro das partes interessadas
  23. 23. Registro das partes interessadas
  24. 24. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
  25. 25. Planejar o gerenciamento das partes interessadas Entradas: Plano de Gerenciamento do Projeto Registro de Stakeholders Fatores Ambientais e Ativos
  26. 26. Planejar o gerenciamento das partes interessadas Técnicas: Opinião Especializada Reuniões Técnicas Analíticas: classificação quanto ao nível de engajamento (atual x desejado)
  27. 27. Planejar o Engajamento •Sem conhecimento e impactos do projeto DESINFORMADO •Resistente a mudança RESISTENTE •Não dá apoio ou resiste NEUTRO •Dá apoio a mudança DÁ APOIO •Ativamente engajado em garantir o êxito LIDERA
  28. 28. Matriz de avaliação do nível de engajamento Stake- holder Poder Interesse Não Infor- mado Resis- tente Neutro Dá Apoio Lidera Stake 1 A D Stake 2 A D Stake 3 A D A = Nível Atual D = Nível Desejado
  29. 29. Planejar o gerenciamento das partes interessadas SAÍDA Atualizações nos documentos de projetos: cronograma e registro de partes interessadas Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas Contém estratégias para engajar os stakeholders Pode ser Formal, informal, estruturado ou mais detalhado Contém o Registro das Partes Interessadas Matriz de avaliação do nível de engajamento Matriz de Comunicação (quem recebe o que, em qual formato, em que frequência) Matriz Poder x Interesse + Matriz Dedicação Tempo
  30. 30. Planejar o gerenciamento das partes interessadas STAKEHOLDER DETALHAMENTO DE INFORMAÇÕES FREQUÊNCIA FORMA DE COMUNICAÇÃO Matriz de Comunicação
  31. 31. Exemplos de ações de engajamento Ações 1. Convidá-los para participarem do processo de gerenciamento dos riscos 2. Assegurar que os requisitos sejam claros. Enviar relatórios. 3. Envolvê-los nas reuniões da equipe, reportar a essas pessoas e incluir informações solicitadas 4. Convidá-los para ingressarem oficialmente na equipe de gerenciamento de projetos 5. Planejar reuniões periódicas durante o projeto para verificar se identificaram mais riscos
  32. 32. Planejar o gerenciamento das partes interessadas STAKE- HOLDER Classificação Poder x Interesse Nível de engaja- mento Forma dedicação Valores mais fortes Frequência João Gerenciar com Atenção Dá Apoio Conversa em almoço, café Honestidade Quinzenal José Manter Informado Neutro Email Transparência Quinzenal Matriz de Dedicação de Tempo
  33. 33. DICA Cuidado ao integrar o Plano de Gerenciamento de Stakeholders ao Plano do Projeto! Quem irá ler o Plano??
  34. 34. Gerenciar o engajamento das partes interessadas
  35. 35. Gerenciar o engajamento das partes interessadas
  36. 36. Gerenciar o engajamento das partes interessadas •Aplicar os métodos planejados para cada stakeholder Métodos de Comunicação •Mediação e arbitragem •Técnicas de Negociação •Resolução de Conflitos Habilidades Interpessoais •Organização •Facilitar o consenso •Coordenar e harmonizar o grupo Habilidades de Gerenciamento Técnica e Ferramentas
  37. 37. DICA Reuniões presenciais são a forma mais eficiente de comunicação e resolução de problemas com os Stakeholders
  38. 38. DICA “.. está me faltando tempo para gerenciar todos os stakeholders! O que eu faço?”
  39. 39. Controlar o engajamento das partes interessadas
  40. 40. Controlar o engajamento das partes interessadas Monitorar os relacionamentos Ajustar as estratégias / plano
  41. 41. Referências bibliográficas •Project Management Institute – PMI. (2012). “Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)”, 5ª Edição. •Vargas, Ricardo Viana. (2014). “Manual Prático do Plano de Projeto: utilizando o PMBOK Guide”, 5ª Edição. •Mulcahy, Rita. (2013). “Preparatório para o exame de PMP”, 8ª Edição. •Do Valle, José Angelo Santos . (2014). “Gerenciamento de stakeholders em projetos”, 1ª Edição.
  42. 42. Contatos E-mail: dimitricampana@hotmail.com Skype: dimitri.campana Blogs: http://dimitricampana.blogspot.com http:// gestaonotriathlon.blogspot.com.br Twitter: @dimitricampana Linkedin: http://www.linkedin.com/in/dimitricampana

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