Sessieronde 2 (12.15-13.00) Sprekers : Jelgar Dewilde (Hogeschool Inholland) in samenwerking met Scope4mation Locatie : Veder Omschrijving : Studenttevredenheid, beveiliging, efficiency en de relevant hoge kosten rondom ‘Toetsen en roosteren’ hebben bij onze organisatie hoge prioriteit. In deze sessie delen we de aandachtspunten, de aanpak en hoe we een integrale oplossing voor deze onderwerpen aan het realiseren zijn. Deze sessie is een must voor iedere organisatie die met minder FTE’s en budget zowel studenten, medewerkers, de accountant als de inspectie tevreden moeten houden. Of dat lukt en hoe?… Deel mee in de kennis en aanpak.

1. Toetsen & Roosteren

2. Aanleiding
• Opdracht CVB:
“Kwaliteit van het toetsroosteren omhoog”
• Onderdeel van Strategisch Programma Bedrijfsvoering
- Gaat verder dan alleen roosteren!
Tijd
Toetsen
Tijd
Toetsen

3. Verschuiving inzicht o.b.v. de DLWO
(een andere aanpak)
“Roosteren staat niet op zichzelf”
 Benefits naast besparen
 Inzicht gehele proces
 Knelpunten
 Optimalisatie
Bron: SURFmarket presentatie

4. Welke benefits?
 Kosten & tijd significant reduceren
 Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing
 Studenten- en medewerkertevredenheid verbeteren
 Individueel inschrijven op toetsen (herkansingen & “no show”)
 Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht
 Toets-tracking optimaliseren
 Inspectie
 procesafhandeling

5. Inzicht in het gehele proces
 Toetscode equivalentie
 inschrijven versus plannen
 Metadata onderhoud roosterpakket
 HR & Facilitair, Toetscodes
 Capaciteitsplanning
 O.b.v. daadwerkelijke inschrijvingen
 Notificatie wijzigingen
 Agenda services
 Mobile device services
 Toets-tracking
 Volgen en vastleggen

6. Knelpunten

Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)
 Ca 5 FTE onderhoud metadata

Toetscode equivalentie
 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking

Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches
 Planners hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces
 Raming van aantallen inschrijvingen op max. capacity

Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen
 Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor
 Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail.

Complexiteit en aantal koppelingen




“Starre” puntkoppelingen tussen tools
Maatwerk o.b.v. zelf of leverancier te ontwikkelen code
Kosten en onderhoudbaarheid
Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)

7. Oplossing knelpunten: Integratie infrastructuur




Kostenreductie
Beveiliging & beheersbaarheid
Kwaliteit, standaardisatie en actualiteit
Verantwoording afleggen

8. Samenvatting “Toetsen en roosteren”
 Maakt integraal onderdeel uit van DLWO
 Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk
 Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening
en verantwoording
 Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen

9. Data Manager local & cloud integrations
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
TOPdesk, Planon,SNOW
HP SD/SM, BMC, assyst,Clientele
SAP, PeopleSoft,Osiris
Syllabus, Untis, Quintiq
Onstage
AFAS Profit
Quarantaine
MyTimeTables
SCOM, SCCM,
Active Directory,
XML, XLS, CSV
MSSQL, Oracle, DB2, MySQL,
Email: POP3 / SMTP / MAPI / IMAP
Alle toepassingen met Web services
Vele anderen

10. Data Manager
Data Manager local & cloud integrations
ETL
Workflow
Portal
Connector

11. Oplossing: Scope4mation Data Manager
 Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren
 Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning,
deprovisioning
 Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt
 Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren
 Geschikt voor lokale en cloud oplossing
 Data als input voor processen, verantwoording, rapportage