3. 6.5. Los estados financieros
Uno de los estados financieros obligados en toda administración es el Balance.
Hay dos tipos de balances que deben ser considerados al iniciar un negocio: El
Balance de Apertura y el Balance de Ejercicio.
En esta asignatura daremos mayor atención al Balance de Apertura porque es el
que mostrará la radiografía de la empresa el primer día de operaciones; mientras
que el primer Balance de Ejercicio se elabora una vez que la empresa ha iniciado
operaciones y han transcurrido por lo menos 30 días.
El balance se integra con los siguientes conceptos principales: activo, pasivo y capital.
Cómo vimos en el apartado 6.2., el activo se subdivide en circulante, fijo y diferido; en tanto que el pasivo se
distingue en el de corto y largo plazo. En resumen, podemos decir que:
El Activo es lo que se tiene y el Pasivo es lo que se debe.
Veamos algunos ejemplos de datos que se registran en los balances:
• Efectivo en caja, bancos, inversiones temporales, valores negociables, documentos y
cuentas por cobrar, inventarios en materia prima, inventarios en productos en proceso,
inventarios en productos terminados, gastos pagados por anticipado.
• Maquinaria, herramienta, mobiliario, equipo, instalaciones, amortización acumulada,
terrenos, edificios, equipo de transporte, equipo de oficina, depreciación acumulada.
• Costos de organización1, marcas registradas, crédito mercantil.
• Cuentas y documentos por pagar (en menos de un año), salarios por pagar, impuestos
por pagar, reservas para aguinaldos.
• Documentos por pagar a plazo mayor de un año, préstamos bancarios, hipotecas.
• Acciones comunes, utilidades retenidas.
1Costos de organización: Se da este nombre a los pagos que hay que hacer en las diferentes instancias oficiales para iniciar una em-
presa, tal como el costo de la autorización del Acta Constitutiva ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, el registro ante la Dirección
General de la Propiedad y el Comercio y algunos de los permisos de apertura que son tramitados ante las diferentes instancias de gobierno. Este costo es considerado como una parte del activo diferido en las empresas, debido a que representa un valor para la misma.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
3
4. Hay que destacar que la totalidad de recursos invertidos en el proyecto se clasifica contablemente como Activo
total inicial.
El capital en el balance, conocido como Capital Contable, es el tercer elemento que lo integra y su valor depende de los activos que tiene la empresa en un momento dado, menos las deudas que hayan contraído. Las
aportaciones de los accionistas se conocen como capital y los recursos obtenidos por créditos son clasificados
como pasivos, de tal forma que el “equilibrio” del balance se obtiene con una simple fórmula:
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL
El balance de apertura
Al iniciar operaciones, toda vez que la empresa aún no funciona y no hay movimiento de dinero, los conceptos
a incluir son los que aparecen en la tabla siguiente, donde se expone un ejemplo sencillo cualquiera. Pero una
vez que echamos a andar la maquinaria y pasan los días, las cifras empiezan a moverse, ya que se presentan
gastos, suceden compras, hay ventas, cobros, etc.
• Ejemplo:
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
4
5. En este ejemplo se observa que la empresa Productos Mexicanos, S.A. de C.V., en su primer día de trabajo,
tiene una deuda acumulada por créditos de $1’124,780.00 dividida según balance en $947,280.00 a proveedores de materia prima y $177,500.00 a otros acreedores, entre estos la empresa a la que se le compró la
maquinaria.
La diferencia entre ambos conceptos, radica en que:
El concepto proveedores
o cuentas por pagar, son
deudas a corto plazo, generalmente 30 días; suelen
relacionarse con el suministro de materias primas e
insumos usados cotidianamente.
El concepto acreedores o
documentos por pagar, son
créditos a más de un año.
En este caso generalmente
se trata de créditos empleados para instalaciones, maquinaria, mobiliario, etc.
Recordemos que el activo siempre será la suma del pasivo y el capital ($2’624,780.00); mientras que la suma
del activo circulante es el capital de trabajo.
Regresando al ejemplo, el balance muestra que la planta de la empresa está totalmente montada y tiene suficiente material para empezar a producir. Posee además en bancos una cantidad de $753,636.00 para hacer
frente a los gastos del primer mes y quizá del segundo, representados por salarios, sueldos, renta y pago de
servicios, aunque no se venda lo suficiente. Esto sumado a los inventarios, representa en el ejemplo, el capital
de trabajo: $2’246,571.00.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
5
6. Balance de ejercicio
Aunque no es el momento de ir más allá del día de la apertura de la empresa ya que nuestro objetivo es elaborar
el Plan de Negocio de una nueva empresa, es importante saber qué sigue después del primer día de actividades.
Cada fin de mes puede hacerse un nuevo balance, sólo que ahora
se llamará Balance de Ejercicio, en éste pueden aparecer otros conceptos como depreciación (por el equipo, herramienta o maquinaria
adquirida), nuevos créditos, pago a proveedores, impuestos, cuentas por cobrar por las ventas realizadas, etc.
El balance de ejercicio es un documento presentado por el departamento contable a la Dirección General de la
empresa, con la frecuencia que ésta especifique. Puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Es aconsejable una frecuencia no mayor a tres meses para que la Dirección General esté al corriente de los movimientos
de la empresa y pueda prever cualquier contingencia negativa.
Cabe destacar que el balance de ejercicio es el que se presenta a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
(SHCP) en cada declaración anual o ante un banco cuando se desea solicitar crédito.
Por supuesto las cifras estarán variando mes a mes en función del movimiento de las mercancías y las operaciones comerciales de la empresa.
Obsérvese el ejemplo siguiente de un balance de ejercicio. Para información más completa, de los temas sobre
administración de negocios, recomendamos consultar los textos de Administración de Empresas que se mencionan en la Bibliografía Sugerida que se encuentra en el Centro de Documentación Virtual.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
6
7. Conviene señalar que en el Balance de Ejercicio el capital contable, a diferencia del capital de trabajo, representa el patrimonio de los accionistas integrado por sus propias aportaciones más las utilidades pendientes de
repartir.
Cálculo de balances
Para facilitarle el cálculo del balance de apertura, hemos preparado el archivo Balance . Se trata de una hoja de
Excel en la que debe anotar algunos de los valores recopilados hasta el momento, aquellos conceptos de pago
que no se apliquen al negocio que interesa emprender, puede dejarlos en blanco; por ejemplo, en el caso de
una empresa de servicios, la materia prima por unidad y la producción del mes se sustituyen por los insumos
por unidad de servicios y el número de servicios al mes de acuerdo con el pronóstico de ventas.
Recuerde que sólo debe escribir en las celdas de color amarillo, las de otro color pueden contener fórmulas y
si las modifica pueden causar un resultado incorrecto.
Indicadores financieros
Los indicadores financieros son los instrumentos de información que sirven para evaluar los resultados del
funcionamiento del negocio y analizar su eficiencia. Aunque en realidad son aplicados cuando la empresa ya
está en operación, pueden también presentar evidencia de una buena o mala planeación inicial para evitar
desperdicio de recursos o insuficiencia.
Los indicadores financieros sirven para dar respuesta a dos preguntas fundamentales:
¿Cuáles son las condiciones que permiten calificar de eficaz un proyecto?
¿Qué decisiones se requieren para hacerlo eficaz?
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
7
8. Estos indicadores se obtienen de los estados financieros; también se conocen como Razones Financieras
existentes entre cuentas o grupos de cuentas. Algunos de éstos son:
Liquidez
Representa el monto de recursos que la empresa tiene para cubrir sus gastos de
operación a corto plazo y se obtiene de dividir el activo circulante entre el pasivo
circulante (proveedores) y mientras sea mayor a 1 habrá mayor seguridad de
pago.
Activo circulante / Pasivo circulante
Capacidad de pago
Conocida como prueba del ácido, indica la capacidad de la empresa para pagar
sus deudas sin contar los inventarios. Se obtiene dividiendo el activo disponible,
esto es, activo circulante menos inventarios (que es el efectivo en caja, bancos y
valores fácilmente realizables) entre el pasivo circulante (a corto plazo) y también
mientras mayor sea a 1 es mejor, de otra forma habrá dificultades para cubrir las
obligaciones pendientes.
(Activo circulante – Inventarios) / Pasivo circulante
Razón de endeudamiento
Indica la proporción en que los activos han sido financiados por proveedores, accionistas o terceros. Surge de dividir los pasivos entre los activos y en este caso
mientras sea menor a 1 es mejor.
Pasivo total / Activo total
Rentabilidad sobre el capital
Muestra qué porcentaje de cada peso que los accionistas han invertido, se convierte en utilidad. De hecho es el rendimiento de su dinero. Sale de dividir la utilidad neta entre el capital multiplicado por 100 y mientras más cerca se encuentre
al 100% es mejor, que es lo que busca todo emprendedor.
Utilidad neta / (Capital x 100)
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
8
9. Capital de trabajo
Son los bienes de la empresa después de cubrir la deuda a corto plazo. En otras
palabras, lo que se tiene menos lo que se debe y sale de restar el activo circulante
menos el pasivo circulante.
Activo circulante – Pasivo circulante
Solvencia
Este sale de dividir el activo total entre el pasivo total y mientras mayor sea a 1
será mejor, la empresa es solvente y merecedora de crédito.
Activo total / Pasivo total
Recordemos que al hacer operaciones aritméticas primero se debe calcular
lo que esté encerrado entre paréntesis. Por ejemplo, si la formula es X + (Y/Z)
primero hay que dividir (Y/Z) y sumar el resultado a X.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
9
10. Estado de resultados
De igual forma, con la empresa en marcha, aparece otro documento conocido como Estado de Resultados o
Estado de Pérdidas y Ganancias. Este es un documento dinámico que tiene como finalidad mostrar los resultados económicos de las operaciones en un período determinado. Se elabora con la suma de los ingresos menos
los egresos, de esta manera se mide la rentabilidad de la empresa y su estructura económica.
Veamos los resultados que muestra y cómo se obtiene cada uno:
Estado de resultados
Ingresos por ventas-Costos de producción=Utilidad bruta
Utilidad bruta–Gastos administrativos-Gastos de ventas=Utilidad de operación
Utilidad de operación–Gastos Financieros=Utilidad antes de impuesto
Utilidad antes de impuesto–Impuesto sobre la renta-Reparto de utilidades=Utilidad
Neta
La utilidad neta es la utilidad real que la empresa tendrá, lo que indica que para saber a cuánto asciende habrá
que descontar de los ingresos por ventas, todo tipo de gastos y costos, incluyendo los impuestos y el reparto
de utilidades que por ley tienen derecho tanto los operarios como los empleados en general.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
10
11. Un ejemplo general lo podemos ver anotando las cifras correspondientes:
Por lo tanto, el Estado de Resultados indica una utilidad neta en este ejemplo es: $3’005,433.00 durante el
primer mes de ejercicio de la empresa.
Tiempo de recuperación de la inversión
Uno de los datos más importantes cuando se elabora un
Plan de Negocios es el tiempo de recuperación de la inversión, es decir, la estimación de cuánto tiempo tardará la
empresa en obtener ganancias equivalentes al monto de la
inversión.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
11
12. El tiempo necesario depende de los ingresos esperados de acuerdo con el volumen de producción y ventas,
y descontando los gastos que deban hacerse para cumplir la producción programada, y con las obligaciones
fiscales correspondientes.
Esta disponible el archivo de Excel llamado Tiempo de Recuperación con el que se puede calcular en cuántos
meses se obtendrán ganancias mayores que el capital invertido, es decir que ya se podrá hablar de ganancias.
Para usarlo debemos considerar algunas de las cifras que hemos analizado en esta unidad temática y en otras
anteriores; tales cifras son:
•
•
•
•
•
•
•
•
La utilidad antes de impuesto.
El programa de producción (Unidad 4).
Los gastos totales al mes (capital de trabajo).
El costo de los materiales por unidad producida (Unidad 4).
La comisión que se pague a los vendedores (Unidad 3).
El precio de venta por unidad (Unidad 3).
Los impuestos que haya que pagar (ISR).
El monto total de la inversión.
Cuando aplicamos estas cifras al archivo de Excel encontraremos que de acuerdo con la cantidad de unidades
que tengamos planeadas producir por mes, habrá periodos en los que la utilidad será negativa en comparación
con el monto de la inversión inicial, pero a partir de un mes en particular, la ganancia será positiva, ese será el
número de meses que tardaremos en recuperar la inversión.
Veamos por ejemplo, el caso de una Sala de Belleza especializada en corte de cabello y tintes.
• Ejemplo:
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
12
13. En el ejemplo anterior, la inversión inicial de $80,000.00 se recupera en un plazo de 11 meses, pues a partir de
esa fecha se obtiene una utilidad neta superior a la cantidad invertida.
Para encontrar la cifra correspondiente a su proyecto de empresa es recomendable que “juegue” con las cantidades a producir hasta hallar la combinación mes-unidades producidas en la que empiece a haber utilidad, sin
embargo, al señalar la producción mensual no olvide considerar la capacidad de la empresa, no trate de poner
más unidades al mes de las que realmente pueda producir.
Temas relacionados
El sistema contable
El sistema contable es la herramienta que facilita la toma de decisiones del gerente general y/o administrativo,
permitiendo el monitoreo diario de las operaciones y situación financiera de la empresa. Apoya grandemente la
toma de decisiones y la búsqueda de alternativas, ya que es un proceso ordenado de llevar el registro de los
movimientos económicos diarios en el transcurso de la vida en la empresa.
Aunque normalmente el trabajo recae en los contadores, el emprendedor debe conocer o cuando menos saber
interpretar los documentos que le son presentados por el departamento de contabilidad o el despacho contable contratado.
Contabilidad en la empresa
Antes de iniciar operaciones, deberá diseñarse y establecerse el proceso contable para poder registrar en detalle todos los movimientos económicos desde las primeras operaciones, de otra manera, se corre el riesgo de
perder el control desde el principio.
• El catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es el primer paso a dar para iniciar el orden del control de las cuentas en la empresa.
Diariamente se realizan operaciones económicas, se compra, se vende, se paga y se vuelve a comprar. El
catálogo de cuentas está para registrar estos movimientos de una manera ordenada para facilitar el proceso
contable.
El catálogo de cuentas para llevar un orden, debe relacionar números y nombres en esas cuentas. Tales cuentas serán una para cada activo, para cada pasivo, para cada ingreso, gastos y capital. Se compone de partidas1 que se utilizarán en el proceso contable para registrar las operaciones en el diario2.
Por ejemplo, para el empresa mencionada en el Caso Práctico, el catálogo de cuentas puede quedar de la
siguiente manera:
1Partida: Toda operación a registrar en el “deber” o cargo y el “haber”o abono en un sistema contable.
2Diario: Conjunto de ingresos o gastos en una empresa correspondientes a un día. Relación histórica de lo que ha ido sucediendo día
por día, se registra en un libro llamado Libro diario.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
13
14. En otra empresa cualquiera, el catálogo de cuentas podría presentarse de la manera siguiente:
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
14
15. La clasificación no es trascendente, puede ser numérica, alfabética, alfanumérica, nemotécnica1 o decimal, lo
que se intenta es guardar un orden y una fácil identificación de cada cuenta.
• Flujo de efectivo
Cuando se está elaborando un reporte de las ventas, así como de los gastos generados, se obtiene un diferencial que permite conocer la utilidad obtenida. Con esto se puede llevar a cabo una proyección a futuro,
tomando en cuenta las experiencias de períodos anteriores, logrando de esta forma prever en qué momento
es posible realizar nuevos gastos o inversiones.
Lo anterior no es otra cosa que un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado, también conocido como flujo de efectivo y se realiza con el fin de conocer la cantidad de efectivo que
requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como puede ser un mes, trimestre o un año.
Uno de los problemas más comunes en la micro y pequeña empresa, es la falta de liquidez para cubrir necesidades inmediatas, por lo que se recurre frecuentemente a particulares con el fin de solicitar préstamos a corto
plazo y generalmente a un alto costo. Una forma sencilla de planear y controlar a corto o mediano plazo las
necesidades de recursos, consiste en calcular el flujo de efectivo.
Para elaborar un flujo de efectivo, se hace una lista en la que se estiman todas las entradas y salidas de efectivo
para el periodo en que se prepara dicho flujo, realizando los siguientes pasos:
• Se establece el periodo por abarcar, puede ser semanal, mensual o anual.
• Se hace una lista de los probables ingresos del periodo, se registran los valores de
cada centro de costos, se suman los valores y se obtiene el total.
• Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor de
cada egreso para obtener el total.
• Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, existe un excedente y las
cosas van bien. En caso contrario, se deberán estudiar las medidas para cubrir los
faltantes o prever los periodos en los que los resultados serán negativos, reflejándose estos datos en una partida llamada saldo a fin del periodo.
1Nemotécnica: Proviene de Nemotecnia: Arte de desarrollar la memoria. Método para fijar los conocimientos en la memoria. Método
para fijar los conocimientos en la memoria. Se aplica a codificaciones ordenadas que guardan la información bajo una clasificción.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
15
16. Un ejemplo de flujo de efectivo en una fábrica de velas decorativas
Una vez que se elabora el flujo de efectivo, se podrán tomar decisiones y poder controlar eficientemente los
gastos para obtener mejores resultados.
Se verá en el ejemplo que en la tercera semana hubo pérdida, los gastos mayores a los ingresos, esto permitirá
investigar y corregir a tiempo antes de que se convierta en un problema incontrolable.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
16
17. Actividad 3 - Unidad 6
Caso práctico 18
Tomando como ejemplo el Caso práctico 18, realizarás un ejercicio para identificar los elementos que se utilizan para calcular el balance de apertura, los indicadores financieros y el estado de resultados de una empresa.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
17
18. Referencias bibliográficas
• SÁNCHEZ Guzmán, Francisco (1976). Introducción al Estudio de la Administración. Limusa, México, pp.
140-156.
• NACIONAL FINANCIERA (1998). Guía para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión. Nacional
Financiera, Dirección de Comunicación Social, febrero de 1998, pp. 80-89.
• PANIAGUA, Víctor M. (1988). Sistema de Control Presupuestario. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, pp. 47-94.
• DEL RIO González, Cristóbal (1985). Técnica Presupuestal. Editorial ECASA, pp. II-10 a la II-25.
BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA
• Hernández Hernández, Abraham (1999). Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión. ECAFSA.
• NACIONAL FINANCIERA (1998). Guía para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión.
• NACIONAL FINANCIERA (1997). Guía para la formulación y el desarrollo de su negocio. Instituto Mexicano
de Ejecutivos en Finanzas.
• PEARSON, Barrie (1993). Estrategia de Negocios. Ediciones Macchi.
• REZA Trosino, Jesús Carlos (2000). El Empresario hábil. Editorial ECAFSA.
• RODRIGUEZ Valencia Joaquín (1999). Cómo administrar pequeñas y medianas empresas. Edit. Ecafsa.
• SÁNCHEZ Guzmán, Francisco (1976). Introducción al estudio de la administración. Editorial Limusa, México.
• SÁNCHEZ Lozano, Alfonso y Cantú Delgado, Humberto (1998). El plan de negocios del emprendedor. Mc.
Graw Hill.
• SAPOROSI, Gerardo (1997). Clínica empresaria. Ediciones Macchi.
• THOMPSON Arthur, A. Jr. y Gregory Stappenbeck (1999). Simulación de empresa en dirección. Mc. Graw
Hill/IRWIN.
Asignatura: Desarrollo Emprendedor – Semana 12/14
UVM - OnLine
|
18
