Records Management & Compliance | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Seminar 2010 | Für weitere Informationen rund um das Information Management besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de.

1. Records Management &Compliance Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar Hamburg, 22. September 2010 P R O J E C TC O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. Themen Einführung in die Themen Records Management und Compliance Records Management Standards Aktuelle Entwicklungen in der Standardisierung: MoReq2010, ICA-Req und neue ISO-Normen Compliance Anforderungen - gespiegelt auf die Funktion im Records Management Nutzenargumente für Records Management Records Management in Sharepoint Records Management in SAP Ausblick: Records Management und Compliance in der Cloud

3. Hinweise zur Dokumentation Es werden nicht alle Folien des Handouts im Seminar behandelt. Die zusätzlichen Folien im Handout dienen zur ergänzenden Informationder Seminarteilnehmer. Das Handout wird den Seminarteilnehmernauch als PDF Download im Anschluss an die Veranstaltung zur Verfügung gestellt. Zum Thema Records Management gibt es zusätzlich mehrere MultiMedia-Aufzeichnungen mit Video, Audio und synchronisierten Folien aufhttp://www.MoReq2.de, http://www.PROJECT-CONSULT.com und www.doxTop.com.

4. Tagesordnung 10:00 Begrüßung 10:10 Einführung, Funktionen & Standards 11:15 Pause 11:30 Aktuelle Entwicklungen 12:45 Mittagspause 13:45 Compliance & Nutzenargumente 14:30 Sharepoint & SAP 15:10 Pause 15:25 Ausblick: Cloud & überlebt RM als eigenständige Disziplin? 16:00 Fragen & Antworten 16:15 Ende

5. Informationen PROJECT CONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Nur Handout

6. Unternehmensdaten Gegründet: 1.7.1992 Stammkapital: 51.129 € Geschäftsführer: Dr. Ulrich Kampffmeyer Karin Begemann Mitarbeiter: > 12 Teamkonzept: angestellte/ständige freie Berater Standorte: Hamburg; Bundesweit Nur Handout

8. Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der InformationstechnologienNur Handout

10. Mensch,

11. Firmenkultur,

12. Organisation,

13. Wirtschaftlichkeit,

14. Technik,

15. Zukunftssicherheit und ProjektarbeitNur Handout

17. Elektronische Archivierung

18. Records Management

19. Compliance

20. Standardisierung

21. Dokumenten-Management

22. Elektronische Signatur

23. Workflow

24. Information Lifecycle Management

25. KnowledgeManagement

26. Automatische Klassifikation

27. Business Process Management

28. Migration

29. Directory ServiceNur Handout

31. Organisationsberatung

32. Projektberatung

33. Unternehmensberatung

34. Business Process Engineering

35. Systemberatung

36. Coaching

37. Projektmanagement inkl. Moderation & Controlling

38. Organisatorische Vorbereitung Nur Handout

40. Fachkonzepte

41. Lasten- und Pflichtenhefterstellung

42. Ausschreibung & Auswahl

43. Vertragsgestaltung

44. Qualitätssicherung

45. Tests & Abnahmen

46. Verfahrensdokumentation

47. Seminare & Workshops: Public, Inhouse

48. Studien & GutachtenNur Handout

50. Coaching

51. Workshops & Reviews

52. Seminare

53. Projektmanagement

54. Gutachten, Projektcontrolling und MediationNur Handout

56. Industrie und Handel

57. Öffentliche Verwaltung

58. Pharma und Chemie

59. Versicherungen und Rententräger

60. Wohnungsbau

61. Logistik

62. Energie

63. Dienstleistung

64. Internationale BeratungsprojekteNur Handout

66. Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte

67. Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte

68. Mitarbeiter-Fortbildung

69. Gemischtes Teamkonzept

70. Hausinterne SeminareNur Handout

71. 7 Gründe für PROJECT CONSULTals Beratungspartner Lösungsorientiert im Interesse des Kunden Erfolgreiche Projekte Know-how für Dokumenten-Technologien Kompetenz der Mitarbeiter Wirtschaftlichkeit Effiziente Methoden Unabhängigkeit Nur Handout

73. Individuelle Modulauswahl und Zeitplanung

74. ECM-Projekte erfolgreich gestalten

75. Know-How der Mitarbeiter erweitern und so einen Wett-bewerbsvorteil für Ihr Unternehmen schaffen

76. Ortsunabhängiger Online-Test für den ECM Master in deutscher Sprache (in englischer Sprache bei anderen Kursen)

77. Termine in Hamburg auf Anfrage; Referent: Drs. Hanns Köhler-Krüner

78. Das AIIM ZertifizierungsprogrammenthältweitereKurse, die zurZeit in englischerSpracheangebotenwerden. Deutsche Versionensind in Planung:

79. Records Management

80. E 2.0

83. setzt sich zusammen aus:

84. Strategie Workshop

85. Practitioner Programm

86. Specialist Modul

87. Master Programm

89. AIIM Records Management Master Practitioner Programm: Was ist ERM? Records Management Terminologien und Prinzipien Lifecycle von Records, mit besonderem Fokus auf elektronische Records derzeitge Metadaten Standards und Richtlinien Klassifikationskonzepte und verschiedene Ansätze entsprechend der regionalen Unternehmensbedürfnisse Digital Preservation Techniken … Nur Handout

91. Identifizieren von Records Management Methoden und Prozeduren

92. Information Governance

93. Erstellen von Records Management Methoden

94. Erstellen von Records Technologie Lösungen

95. Discovery und Disclosure Aktivitäten

96. …Nur Handout

98. Teilnehmer nutzen ihr erlerntes Wissen, um ein ERM-Projekt zu planen, designen und zu implementieren

99. Case Study exercisesNur Handout

101. MoReq: Mitarbeit 2005 im DLM Forum

102. MoReq2: Mitarbeit 2007-2009 im DLM Forum, Mitherausgeber

103. MGB Moreq Governance Board des DLM Forum: Mitglied seit 2009

105. Regierung Luxemburg, Luxemburg

106. Forschung:

107. ESA/ESRIN, Frascati

108. Pharma:

109. Hoffmann LaRoche, Basel

110. Grünenthal, Aachen

111. Bayer Schering, Berlin

112. Finanzdienstleistungen:

114. 1.1 Was ist Records Management? Nur Handout

116. Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte, eindeutige Indizierung von Informationen

119. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.

125. Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen

126. Gemäß der ISO 15489 soll ein Record Authentizität Glaubwürdigkeit Integrität Brauchbarkeit aufweisen

127. Was ist Records Lifecycle Management? Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv-Objekte

130. in der deutschen Übersetzung der ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt

132. 1.2 Definitionen von Records Management und Records Nur Handout

134. beliebiger Content-Typ

135. Bezieht sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens

136. Physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle

139. Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet.

140. Einige Records sollten ins Archivgestelltwerden.

141. Records Management handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen.

143. Definitionen – Was ist Records Management? Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.

144. Definitionen Definition „Records“ ISO/DIS 30300: Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.

145. 1.3 Records Management im ECM - Konzept Nur Handout

146. ECM – das 5-Komponenten-Modell MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE

148. Indizierung und Thesaurus

149. Aufbewahrungsfristen

150. Metadaten

151. ArchivverwaltungSTORE WCM WF/BPM Records Management RM

152. ERM Funktionen von MoReq2 CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE

153. ERM Funktionen von MoReq2in Bezug auf ECM Capture CAPTURE USE Preserve RecordsManagement CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Manage Store

154. Unterschiedlicher Fokus ECM: Records Management als eine integrierte Komponente von ECM RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM- Komponenten als Satelliten

155. ECM-Funktionen rund um Records Management Nur Handout

156. 1.4 Definitionen von Compliance Nur Handout

157. Einführung – Was ist Compliance? Compliance Definition von PROJECT CONSULT: Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

158. Einführung – Compliance Definition „Übereinstimmung“ Voraussetzung sind nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben, die Regeln enthalten, was zu tun ist. Dazu ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne dass die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Das ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist. „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe. Nur Handout

159. Einführung – Compliance Definition „Erfüllung“ Erfüllung der Anforderungen in der Lösung, dies muss ein Prozess sein, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte. Es ist ein dynamischer, ständig laufender, kontrollierter Prozess. Nur Handout

160. Einführung – Compliance Definition Definition von Gregor Wecker: Compliance bedeutet die Einhaltung sämtlicher für das jeweilige Unternehmen relevanten gesetzlichen Pflichten, Vorschriften und Richtlinien. Definition von Compliance-Magazin.de: Bei "Compliance" geht es um die "Erfüllung", "Entsprechung" bzw. "Konformität" mit staatlichen Gesetzen sowie mit Regeln und Spezifikationen, mit Grundsätzen (ethische und moralische) und Verfahren sowie mit Standards (z.B. ISO) und Konventionen, die klar definiert worden sind.

163. Verpflichtend! Lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht HandlungsspielraumNur Handout

165. Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt.Nur Handout

166. Compliance-AnforderungenUnterschiedliche Auswirkungen Grundsätzlich gelten alle gesetzlichen, rechtlichen und regulativen Vorgaben auch in der elektronischen Welt. Häufig sind die Anforderungen de IT-Welt jedoch noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden Nur Handout

168. Neben generell gültigen Vorgaben treten besondere, die auf die Branche oder Geschäftstätigkeit bezogen sind.Nur Handout

170. These Records Management ist das probate Mittel zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben. Records Management wurde hierfür „erfunden“.

172. Records Management-Systeme nur wegen Compliance einführen oder um Information besser und wirtschaftlicher zu nutzen?!

175. Methoden

176. Architekturen

177. Funktionalität

178. Protokolle

179. Formate

180. Abläufe

181. Metadaten

182. Schnittstellen

183. Verfahren

184. Analysen und Darstellungen

185. Betrachtungsweisen

187. Im Englischen wird nur von „Standards“ gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich um eine „Norm“ oder um einen „Industriestandard“ nach deutscher Definition handelt.Nur Handout

188. 2.1 ISO 15489 Requirements for managing records

190. Die Veröffentlichung wurde auf der Jahreskonferenz von ARMA International (Berufsorganisation von Archivaren und Records Managern mit Mitgliedern aus 30 Ländern weltweit) am 3. Oktober 2001 in Montreal, Kanada, einer breiten Fachöffentlichkeit bekannt gemacht. Nur Handout

192. Damit ist auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch gelungen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch zu analysieren und zu vergleichen und gemeinsame Anforderungen zu definieren. Nur Handout

194. Vertreten von öffentlichen und privaten Archiven, sowie Wirtschaftsunternehmen und Forschungseinrichtungen aus dem Bereich der Verwaltungsinformatik

195. Der AA 15 dient als deutsches Spiegelgremium für die internationale Normungsarbeit in diesem Bereich Nur Handout

197. Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen

198. Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus

199. Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder

201. Technologie–unabhängig

202. International

203. Alle Branchen

205. Glaubwürdigkeit

206. Integrität

210. Reliability (glaubwürdige, vollständige und genaue Wiedergabe der nachgewiesenen Aktivitäten);

211. Integrity(es muss vollständig und unverändert bleiben);

212. Useability (es muss nachgewiesen, wiederaufgefunden, dargestellt und verstanden werden können,damit es benutzbar bleibt (Ziff. 7.2.2 bis 7.2.5).

216. Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 303xx ersetzt werdenNur Handout

218. Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.Nur Handout

219. 2.2 MoReq

220. MoReq Ursprünglich (MoReq & MoReq2): Model Requirements for the Management of Electronic Records Heute (MoReq2010): Model Requirements for Records Management Systems

222. ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie

223. wird wie ein de facto Standard behandelt

224. ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt

225. -Erfüllung wird weltweit bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert

226. enthält Forderungen für praxisnahe Nutzbarkeit

227. ist leicht zu verstehen

228. ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2Nur Handout

229. MoReq: Nichtnur Records Management Openness Electronic Signatures Document Management Workflow Admin. Records Management Functionality Search, Render Availability Easy of Use Performance Digital Preservation Technical Standards Legislation Outsourcing

231. Sehr tiefgehend und technologisch

232. Erweitertes Records Management und begriffsangrenzende Bereiche von ECM

233. Zertifizierung

238. Referenzdokument in Finnland und Dänemark

239. GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)

240. Nicht in die deutsche SpracheübersetztNur Handout Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish Brasil

241. MoReq2 Nur Handout

243. verbessert und erweitert MoReq1

244. aktualisiertMoReq1in Bezug auf neueTechnologien und Regularien

245. modularisiertMoReq1

246. nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards

247. ergänztMoReq1um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums

248. wurde am 13. Februar 2008 veröffentlichtNur Handout

250. 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2

251. 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums

252. 2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte

253. 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen

255. Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afkNur Handout

256. Editorial Board Miguel Camacho, Sadiel, Spanien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland Paul Murphy, Finanzministerium, Irland Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England Anne MetteDørum, National Archives, Norway Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Canada Nur Handout

257. Die Projekt-Struktur Project Officer DLM Forum European Commission Management Editorial Administration Team Board Team Test Framework Semi - Independent Authoring Development Team Reviewer Team Archives Specialists Users Vendor Panel Panel Panel Panel Nur Handout

258. MoReq2 Anbieter Panel Fast die gesamte Records Management Industrie: Nur Handout

259. MoReq2 Specialists Panel dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET) document@work, Belgien International Council on Archives Records Management Society, England Records Managers Guild, Russland Scientific Archivists Group, UK & Europa The Society of Archivists, Irland International Records Management Trust ARMA International, USA Nur Handout

260. MoReq2 Archives Panel Archives Générales du Royaume de Belgique Arhiv Republike Slovenije (Slowenien) Czech Republic Ministry of the Interior National Archives of Malta Instituto dos Arquivos Nacionais (Portugal) Statens Arkiver (Dänmark) Latvijas Arhivi (Litauen) Teilnahme weiterer europäischer Nationalarchive durch das DLM Forum (Archiv-Panel) Nur Handout

261. MoReq2 Anwenderpanel ABN Amro (UK) Aksiom (Croatia) Artefactual Systems inc (Canada) Archives of Manitoba (Canada) Astra Zeneca R&D Charnwood (UK) Auckland Regional Council (New Zealand) Banco de Portugal (Portugal) Bently Historical Library (USA) BHP Billiton Archives (Australia) Cactus Tecnologia (Spain) Central Library of BAS (Bulgaria) Cimtech (UK) Citigroup (USA) Commission for Social Care Inspection (UK) Credit Suisse Securities (Europe) (UK) CSC Australia (Australia) Department of Information and Communication Studies (Namibia) Derbyshire County Council (UK) Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK) Dorset County Council (UK) DRF and Associates (USA) Electronic Office Systems (Russia) Emmerson Consulting (UK) Environment Agency (UK) Essex County Council (UK) European Central Bank (Germany) European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg) Federal Court of Australia (Australia) Government Centre for Informatics (Slovenia) Group 5 Training (UK) Home Office (UK) House of Lords Records Office (UK) IMERGE Consulting (USA) Indiana University (USA) INFORA GmbH (Germany) Information Handy Man (UK) Information Society Development Comittee (Lithuania) International Fund for Agricultural Development (Italy) Isle of Man Public Record Office (UK) Joint Research Centre of the European Commission ) Landcorp (Australia) Leicestershire County Council (UK) Lilly (France) Lilly (USA) Mid Sweden University (Sweden) National Agency for Medicines (Finland) National Health Insurance Fund (Bulgaria) Norfolk County Council (UK) Nova Scotia Archives & Records Management (Canada) Outokumpu Technology PTY (Australia) Petro Canada (UK) University College Dublin (Ireland) Varma Mutual Pensions Ins (Finland) Wiltshire County Council (UK) Xerox Corp. (USA) Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia) Rail Corp, Information and Records Management (Australia) Recordkeeping Innovation (Australia) Records & Archive Services (Australia) Records Management Association Australisia (Australia) Riigikantselei (Estonia) Royal Mail Group (UK) Royal Pharmaceutical Society of GB (UK) SABIC Europe (The Netherlands) Salford City Council (UK) Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain) Service eLuxembourg (Luxembourg) Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain) Sirius Systems France (France) StadsarchiefAntwerpen (Belgium) Staffordshire County Council (UK) State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia) Swansea CC (UK) SWIM (New Zealand) The Varendorff Consultancy ABN (Australia) Universität Hamburg (Germany) Nur Handout

262. Die MoReq2 Spezifikation Nur Handout

263. MoReq2: Die Spezifikation MoReq2 ist eineSpezifikation, die die Einsatzmöglichkeiteneiner guten, allgemeinen elektronischen Records- Management-Anwendung beschreibt. Kostenloserhältlichunter: www.MoReq.info www.MoReq2.eu www.MoReq2.de

266. Struktur der MoReq2 Ergebnisse MoReq2.eu Specification Metadata model Test framework materials XML schema Nur Handout

267. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, Retrieval and Presentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference model

268. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, Retrieval and Presentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference Model Die klassischen Records Management Funktionen

269. MoReq2 Optionale Module 10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records 10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative Working 10.4 Workflow 10.5 Casework 10.6 Integration with Content Management Systems 10.7 Electronic signatures 10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management 10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working 10.12 Fax Integration 10.13 Security Categories

270. ERM Funktionen (MoReq2) CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Nur Handout

271. MoReq2 Anhänge Appendix 1 – Reference Publications Appendix 2 – Development of this Specification Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form Appendix 4 – Acknowledgements Appendix 5 – Correspondence to Other Models Appendix 6 – Date Processing Appendix 7 – Standards and Other Guidelines Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq Appendix 9 – Metadata Model Nur Handout

272. Aufbau des Standards

275. Berücksichtigung verteilte Systeme

276. Offline- & Heimarbeit

277. Einführung von „Components“ als Bestandteile komplexer Records aus mehreren Formaten oder Entitäten

278. Automatische Erkennung von Format und Versionen von Komponenten (components)

279. Stark erweiterte Metadaten mit Orientierung an anderen internationalen StandardsInhalte von MoReq2 – einige Details (1) Nur Handout © PROJECT CONSULT 2002

281. Geschäftsprozesse (Business Processes)

282. Content Management (Web Content Management) Integration

284. Physische Records / hybride Records

285. E-Mail-Management / Fax-IntegrationInhalte von MoReq2 – einige Details (2) Nur Handout © PROJECT CONSULT 2002

288. MoReq2Requirements Nur Handout

289. MoReq2 Introduction MoReq2 Einleitung Preface: MoReq2 1 Introduction 1.1 Background 1.2 RelationshipbetweenMoReqand MoReq2 1.3 PurposeandScopeofthisSpecification 1.4 Whatis an ERMS? 1.5 Forwhatcanthisspecificationbeused? 1.6 Intellectualpropertyrights 1.7 Emphasis and Limitations of this Specification 1.8 Considerationsfor individual Member States 1.9 CustomisingthisSpecification 1.10 Organisation ofthisSpecification 1.11 Compliance Testing 1.12 MandatoryandDesirableRequirements 1.13 Comments on thisSpecification Nur Handout

294. Hinweise für einzelne Mitgliedsstaaten Kapitel “0” LänderspezifischeEinleitung Erlaubtesjedem Land, einzelneeigeneAnforderungenhinzuzufügen Erlaubtnationale Standards (z.B. BS 4783) Ergänzungendürfen denPrinzipien von MoReqnichtwidersprechen Kontrolliertdurch dasDLM-Forum Nur Handout

296. Nationale rechtliche und regulative Anforderungen

297. Nationale Standards und Richtlinien zur Zugänglichkeit

298. Andere mögliche, nationale Anforderungen

301. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 3 ClassificationSchemeandFile Organisation 3.1 ConfiguringtheClassificationScheme 3.2 Classesand Files 3.3 Volumesand Sub-Files 3.4 MaintainingtheClassificationScheme Nur Handout

303. Besonderheit des MoReq2 Klassifikationssystem ist, dass Records direkt Klassen zugeordnet werden können

304. Mehrfacheinträge derselben Records sind derart umzusetzen, dass keine Duplikation stattfindet, sondern z.B. Pointer verwendet werden. Nur Handout

306. Hauptkonzepte Klassifikationssystem (2) Classification scheme Class Class Class Class Class File File File Class Record Record Component Nur Handout

307. Hauptkonzept Klasse (1) Klasse (class) Teilbereich einer Hierarchie, der durch eine Linie, die von irgendeinem Punkt der Hierarchie zu allen darunterliegenden Ordnern verläuft, dargestellt wird. entspricht den Begriffen „Gruppe“ oder „Serie“ entspricht einem Ast des Hierarchiebaums eine Klasse kann andere Klassen enthalten Bezeichnung für alle Ordner, Records etc., die einer Klasse zugewiesen sind Nur Handout

308. Hauptkonzept Klasse (2) Classification scheme Class Class Class Class Class File File File Class Record Record Nur Handout

309. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 4 Controls and Security 4.1 Access 4.2 Audit Trails 4.3 Backup and Recovery 4.4 Vital Records Nur Handout

311. führt das Konzept der „Vital Records“ ein

312. Vital Records entsprechen geschäftskritischen Aufzeichnungen und sind in der Datensicherung und Wiederherstellung besonders zu behandeln, so dass eine Kennzeichnung über Metadaten-elemente notwendig ist

313. Geschäftskritische Aufzeichnungen sind solche, die essentiell für die Fähigkeit einer Organisation sind, ihre Geschäftsfunktionen auszuführen und für den Schutz der langfristigen finanziellen und rechtlichen Interessen eines Unternehmens relevant sindNur Handout

314. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 5 Retention and Disposition 5.1 Retention and Disposition Schedules 5.2 Review of Disposition Actions 5.3 Transfer, Export and Destruction Nur Handout

316. Verwaltung von Aussonderungsmaßnahmen und der Transfer, Export oder die Vernichtung von Records nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

317. Konflikte mehrerer widersprüchlicher Regelungen für ein Objekt müssen erkannt und verwaltet werden

318. Werden Records transferiert, exportiert oder vernichtet ist immer der Metadaten-Stub aufzubewahren, der Informationen zu Lösch- oder Transferdatum enthält, dem verantwortlichen Nutzer und den ursprünglichen Eigenschaften des Records.Nur Handout

319. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 6 Capturing Records and Declaring Records 6.1 Capture 6.2 Bulk importing 6.3 e-Mail Management 6.4 Record Types 6.5 Scanning and Imaging Nur Handout

321. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 7 Referencing 7.1 Classification Codes 7.2 System Identifiers Nur Handout

323. Es wird dabei zwischen „System Identifier“ und „Classification Codes“ unterschieden

324. aus den Klassifikationskennzeichen ergibt sich über die Verkettung der Kennzeichen über die Hierarchieebenen hinweg das vollqualifizierte Klassifikationskennzeichen, das eindeutig für jede Entität ist Nur Handout

325. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung Searching, Retrieval and Presentation 8.1 Search and Retrieval 8.2 Presentation: Displaying Records 8.3 Presentation: Printing 8.4 Presentation: Other Nur Handout

327. befasst sich mit den Themen Suche und Retrieval sowie der Anzeige und der Ausgabe von Records in Druckformat

328. hervorzuheben ist die Unterstützung umfangreicher Suchfunktionen wie Boolesche Operatoren, Wild Cards, Thesaurus nach ISO 2788, ISO 5964 und andereNur Handout

329. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 9 Administrative Functions 9.1 General Administration 9.2 Reporting 9.3 Changing, Deleting and Redacting Records Nur Handout

331. Klassische Inhalte sind hier die Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung und System-Monitoring

332. Ebenfalls dargestellt sind die Ausnahmefunktionen wie Löschen, Ändern und Redigieren von Records, die nur von einem dedizierten Records Manager durchgeführt werden sollten, und ementsprechend als Administrationsfunktionen abgebildet sind.Nur Handout

333. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung Optional Modules 10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records 10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative Working 10.4 Workflow 10.5 Casework 10.6 Integration with Content Management Systems 10.7 Electronic signatures 10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management 10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working 10.12 Fax Integration 10.13 Security Categories Nur Handout

335. die Aussonderung von Papier-Records

336. Dokumentenmanagement und kollaboratives Arbeiten

337. Workflow und Geschäftsprozessmanagement für vordefinierte und Ad-hoc-Workflows

338. Vorgangs- und Fallbearbeitung

339. Integration mit Content Management Systemen

340. Elektronische Signaturen

341. Verschlüsselung

342. Digital Rights Management

343. Verteilte Systeme

344. Offline und Remote Arbeit

345. Faxintegration, über eine API für die Kopplung mit dem Fax-Server

346. Sicherheitskategorien Nur Handout

347. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 11 Non-Functional Requirements 11.1 Ease of Use 11.2 Performance and Scalability 11.3 System Availability 11.4 Technical Standards 11.5 Legislative and Regulatory Requirements 11.6 Outsourcing and Third Party Management of Data 11.7 Long Term Preservation and Technology Obsolescence 11.8 Business Processes Nur Handout

349. Performanz und Skalierbarkeit

350. Systemverfügbarkeit

351. Technische Standards

352. Rechtliche und regulative Anforderungen

353. Outsourcing und externe Datenverwaltung

354. Langzeitarchivierung und technische Veralterung

355. Prozessorientierte Funktionen der AnwendungNur Handout

356. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 12 Metadata Requirements 12.1 Principles 12.2 General Metadata Requirements Nur Handout

358. Das Metadatenmodell wird mit all seinen Elementen in Anhang 9 beschrieben.Nur Handout

359. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung 13 Reference model 13.1 Glossary 13.2 Entity-Relationship Model 13.3 Entity Relationship Narrative 13.4 Access Control Model Nur Handout

361. dieses wird in Anhang 9 „Metadatenmodell“ referenziertNur Handout

362. MoReq2 AppendicesMoReq2 Anhänge Appendix 1 – Reference Publications Appendix 2 – Development of this Specification Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form Appendix 4 – Acknowledgements Appendix 5 – Correspondence to Other Models Appendix 6 – Date Processing Nur Handout

363. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge Appendix 7 – Standards and Other Guidelines 7.1 Standards 7.2 Other Guidance 7.3 AccessibilityGuidelinesand Resources 7.4 Digital Preservation Guidelines 7.5 Graphical Model ofRelationshipof MoReq2 with Other Guidance Nur Handout

364. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq 1 Changesthatare not Backwards-Compatible 2 RelationshipbetweenSections Nur Handout

366. Unterordner und Bände

367. Umkehrung der Definitionen von Darstellung (presentation) und Rendition

368. Aussonderungs-Sperren

369. Metadaten-Modell (nunmehr über 120 Attribute)Nur Handout

370. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge Appendix 9 – Metadata Model 9.1 Introduction 9.2 Audit Trail 9.3 Implicit and Explicit Metadata 9.4 Principles 9.5 Presentational Conventions 9.6 Naming Conventions Anhang 9 ist als eigenständiges Zusatzdokument publiziert! Nur Handout

371. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge Appendix 9 – Metadata Model 9.7 Metadata Elements 9.7.1 ClassificationSchemes 9.7.2 Classes, Files, Sub-Files, Volumes, Records 9.7.3 Records Redactions 9.7.4 MetadataStubs 9.7.5 RecordTypes 9.7.6 Components 9.7.7 Retention and Disposition Schedules, DisposalHolds 9.7.8 Agents (Users, Groups andRoles) 9.7.9 Entities/Agents Nur Handout

375. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung Appendix 9 – Metadata Model 9.8 Metadata Elements Cross-Reference Aids 9.8.1 Requirements Cross-Referenced to Metadata Elements 9.8.2 Numerical listing of Metadata Elements 9.9 Customisation Notes for Metadata Requirements Nur Handout

376. Beispiele Nur Handout

378. 345 Elementeunter 158 IDs

379. Vorsicht in derAnwendung:beinhaltetFehler

380. ISO 23081 konform

381. Metadatenfür Records

382. Basis für XML Schema

383. DerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorierenNur Handout

385. Nur Handout

387. Abfrage von Subsystemen

388. FaxserverNur Handout

391. Transmitting copies

392. Common repository

393. Spezielle Web-CMS-Funktionalität,z.B. für “style sheets”

394. Berücksichtigung von CMS-Metadaten

395. befasstsichmitVersionen

396. Audit trailNur Handout

397. MoReq2 XML Schema Nur Handout

398. MoReq2 XML-Schema Entitäten MoReq2-Class.xsd - Class entity definition. MoReq2-Component.xsd - Componenet entity definition. MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationship definition. MoReq2-File.xsd - File entity definition. MoReq2-Group.xsd - Group entity definition. MoReq2-Record.xsd - Record entity definition. MoReq2-Record_Redaction.xsd - Record Redation definition. MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition. MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & disposition schedule definition. MoReq2-Role.xsd - Role entity definition. MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entity definition. MoReq2-User.xsd - User entity definition. MoReq2-Volume.xsd - Volume entity definition Nur Handout

400. Basiert auf dem Metadatenmodell

403. Über 1000 Seiten

404. Konform mit IEEE 829 - Standard for Software Test Documentation

405. Referenziert eindeutig zur Spezifikation und detailliert dieSpezifikation

406. Komponenten kombinier zur Anpassung an spezifische Testszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten

407. Beinhaltet

408. Test -Daten

409. Testskripte und und Anweisungen

410. Erwartete Ergebnisse

411. Hauptsächlich gedacht für Software-Unternehmen; kann aber auch von Anwenderunternehmen für dieDurchführung von Tests und Abnahmen benutzt werden

413. MoReq2 - Status Nur Handout

415. EinigeKritik auf GrundderLänge und Kom-plexität

417. 2.3 DoD 5015.2

419. Militär & militärnahe Industriebetriebe

420. In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche Verwaltung

421. Maßstab für Records Management und Enterprise Content Management seitens der Anbieter (besonders in den USA)

424. Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen

426. 2.4 Auswahl weiterer internationaler Standards Nur Handout

427. Internationale Standards im ERMS- Umfeld ERM Terminologie

428. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Erstellen und Erfassen von Records Nur Handout

429. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Erstellen und Erfassen von Records Nur Handout

430. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Klassifikation von Records

431. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Klassifikation von Records Nur Handout

432. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik Nur Handout

433. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden Nur Handout

434. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Aufbewahrungsfristen und Vernichtung Nur Handout

435. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Metadaten

436. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Metadaten

437. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Metadaten Nur Handout

438. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Auffinden und Präsentieren Inhaltliche Erschließung Nur Handout

439. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Übermittlung Migration

440. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Langzeitarchivierung/Digital Preservation

441. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Langzeitarchivierung/Digital Preservation

442. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Dokumentenformate

443. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Software Zertifizierung

444. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Software Zertifizierung Nur Handout

445. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Software Zertifizierung

446. Internationale Standards im ERMS-Umfeld Software Zertifizierung

447. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Rechtliche Empfehlungen Nur Handout

448. ERM bezogene Standards DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A CAPTURE USE ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS CREATE PRESERVE PDF/A RECORDS ISO 12037 DESTROY TRANSFER MANAGE STORE MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2

450. Welche Standards sind wichtig? Sollte man sich nur nach Industriestandards in Massenprodukten richten?

452. 3.1 MoReq2010

453. MoReq2 Roadmap

455. Nach Vorgaben des MoReq Governance Boards (MGB)

456. Sehr „England-lastig“

457. Projektarbeit in zwei Phasen gegliedert

458. Konzeptuelle Zusammenarbeit (Juli– September 2010)

460. MoReq2010 – Consultation Portal

462. Es sind angepasste Versionen bzw. Ergänzungen für bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltung, Pharma, Finanz-Industrie etc. geplant

463. Um MoReq mehr Rückhalt in der ECM-Branche zu verschaffen sind Kooperationen mit nationalen und internationalen Verbänden wie ARMA, ICA, AEDOC Digital, APROGED, DIMO, DOCU-MENT@WORK und anderen geplantNur Handout

465. Vereinfachung der Übergänge von obligatorischen zu freiwilligen Anforderungen

466. Flexibilität und Skalierbarkeit der MoReq2010 Spezifikation

467. Entwicklung einer Kooperation zur zukünftigen Weiterentwicklung von MoReq2010

469. Von der Europäischen Kommission gewählt und finanziertNur Handout

472. Web-basedspecification, die ausreichend indexiert wird, um von Suchmaschinen erfasst zu werden

473. Einzelne Module als PDF herunterladbar

474. Namensänderung

476. Grundgedanke modularisierter Aufbau

477. Flexibilität und individueller Einsatz möglich

478. Grunddokument mit obligatorischen Anforderungen (pluggablearchitecture)

481. Aktualisierung individueller Bestandteile von MoReq2010

482. Langer Bestand der Spezifikation gewährleistet

483. Compliance Button

484. Notwendiges Tool zur Erkennung von Applikationen / Implementationen, die den Compliance-Anforderungen von MoReq2010 entsprechen oder nicht

485. Nicht-funktionale Anforderungen

488. Erfassung/Sammlung von Records

491. Hierarchisches Klassifikationsschema

492. Facettenklassifikation und „Social“-Klassifikation (Folksonomy) werden in Erwägung gezogen

493. Erfassung/Sammlung von Records

494. Als Plug-in-Module

495. Zusammenstellung verwandter Records

496. File collection

497. Case Collection (Zusammenstellung nach Fall/Projekt)

499. Unterscheidung von einfachen Records, und solchen, die aus mehreren Komponenten bestehen

500. Besondere Systemanforderung, die diverse Datentypen unterstützt (HTML, CSS, Web etc.)

501. „Fortlaufende“ Records

502. Zum Beispiel „streamingmediarecords“ (Videos, Live-Streams, Podcasts)

503. Externe Records

507. Einheitliche Terminologie

508. Versionskontrollen

510. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 4 – Laufzeit und Entsorgung

512. Entwurf wird erneut auf dem Portal (http://contribute2moreq.eu/) zur Kommentierung freigegeben

513. Erneute Revision der Ergebnisse im Herbst 2010

516. Auch für Mittelstand (SME)

517. Auch für Entwicklungsländer

518. Häufig „archivisch“ gedacht

519. Zertifizierung geplant

521. Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert.

522. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht: a. demNamen des Elementes b. einem Statement zumZweck des Elementes c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element anwendbarsind d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist

525. Effektivität und Effizienz im Recordkeeping,

526. Records Management Lösungen die Compliance -Anforderungen gerecht werden und

527. Bewusstsein für das automatisierte Recordkeepinggewährleistet werden können.

529. Geschäftsinformationen müssen durch ein ausgereiftes Metadatenschema ihrem jeweiligen Kontext zugeordnet werden können

530. Geschäftsinformationen müssen den entsprechenden Nutzern so lange wie nötig barrierefrei zur Verfügung stehen und auffindbar sein

532. Standardisierte Metadaten als eine Grundvoraussetzung für die Erfassung und Verwaltung von Business Prozessen im Records Management

533. Modifizierbarkeit der Records notwendig, um zeit-, system- und plattform-unabhängig migriert werden zu können

535. Die Umgebung für die Aufbewahrung von Business Information muss sicher sein, d.h. vor unerlaubten Veränderungen geschützt aber erlaubte Modifikationen der Records werden dokumentiert

536. System-generierte und automatisierte Metadatenvergabe gewährleistet gleichmäßigen Workflow

538. ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues (2) Projektmanagement Sorgfältige Planung und Beobachtung der anstehenden Projektphasen, um Erfolg und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten Change Management Bei der Implementierung neuer Software darf der menschliche Faktor nicht unterschätzt werden. Verantwortung und gegebenenfalls neue Rollenverteilung bei den Endnutzern müssen berücksichtigt werden. Risiko Management Eine Risikobeurteilung sollte in der früher Planungsphase erfolgen

539. ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues (3) Nachhaltigkeit Erhalt und Weiter- Entwicklung des neuen, automatisierten Systems notwendig Weiterbildung der Mitarbeiter/der Nutzer Neue technische Herausforderungen erfordern entsprechende Schulungen/Workshops um die Fähigkeiten der Mitarbeiter anzupassen Qualitätsmanagement Beobachtung und Auswertung der Entwicklungen, die durch die Implementierung entstanden sind Konfigurations-Management Um sicher zugehen, dass die neue Software in die vorhandenen IT-Strukturen passen, muss auch hier eine Kontrolle erfolgen

541. Kompatibilitätsprobleme von vornherein gemieden werden

542. Kommunikation mit End-Nutzern betrieben wird

543. einzelne Projektphasen richtig eingeschätzt und umgesetzt werden

545. Erhalten (Maintain)

546. Verbreiten (Disseminate)

548. ICA-ReqModule 2 – Capture Process Anforderungen an das ERMS: Integration diverser Business Applications in das ERMS, unterschiedliche Datenformate Hinweise auf „andersartige“ Record-Formate Nicht-autorisierte Änderungen und Löschung des Dokuments während der Capture-Phase verhindern Manuelle Benennung der Records ermöglichen Administrator, der in Eigenverantwortung die Metadatenvergabe für die Records bestimmen und ändern kann. Störmeldungen bei nicht-erfolgreichen, nicht vollständig oder korrekt erfassten Records.

550. sie müssen mit einem standardisierten (nach ISO 23081) Metadatenschema versehen werden

551. das Metadatenschema muss, entsprechend autorisiert, individuell verwaltet und somit angepasst werden können

554. Korrekte Metadatenvergabe und korrekte Referenzierung zwischen den Dateien und somit effektives Retrieval

555. Uneingeschränkte Anzahl der erfassten Records innerhalb des ERMS

557. Datenimport ohne Verluste oder Veränderung der Datenstruktur und Inhalte

558. Datenimport inklusive Metadaten

559. Referenzen innerhalb der Datensätze müssen erhalten bleiben, referenzierte Dateien ebenso

561. Es verknüpft verwandte Records miteinander

563. Hierarchische Darstellung mit mindestens drei Ebenen (Funktion, Tätigkeit, Durchführung)

564. Kontrollierter Wortschatz und Thesaurus als Grundlage der Klassifikation

566. Bei großen Datenmengen schwierig zu managen, sogenanntes „Tracking“ wird eingesetzt

567. Offline Storage, Referenzierung zu entsprechenden Records

569. Änderungen des Records dokumentieren

570. Administrative Kontrolle

572. Administrative Verwaltung der Berechtigungen

573. Automatisierte Verfahren für Retention anwenden

575. Datentransfer ohne Veränderung der Inhalte, Strukturen und Referenzen

576. Migration und Export inklusive Metadatenschema

577. Fehlermeldungen bei eventuell auftretenden Fehlern während Migration/Export

579. Retrieval, also die Auffindbarkeit der gesuchten Information/Records

581. Suche erfolgt auf allen Ebenen der Klassifikationshierarchie und via Metadatenschema

582. Alle Formate, Dateigrößen und Speicherorte innerhalb des Systems werden berücksichtigt

583. Text-/Kontextabhängige Suche möglich

584. Individuell, vom Admin anpassbare Suchfeldoptionen

586. Speichern von Suchanfragen, Suchbegriffen, die oft benutzt werden

587. Suchbegriff-Vervollständigung, Begriff-Vorschläge

588. Kontrolliertes Vokabular, Thesaurus hinterlegt

589. Relevanz-Ranking der Suchergebnisse, Vorschau-Funktion

592. Verwaltung der System-Parameter

593. Recovery und Rollback im Falle eines Systemversagens

594. Back-up von Datensätzen und entsprechenden Metadaten

595. Übersicht in Speicherkapazitäten

596. Vergabe bestimmter „Rollen“ an Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen.

598. Transaktion von Datensätzen, Nutzerverwaltung

600. Gegebenenfalls periodische Verwaltung von Back-up Verfahren durch Admin (individuelle Intevalle, alternative Speicherorte für Back-ups)

601. Zugangsgeschützte Back-ups

603. Strategien zur Bestimmung von Records

604. Analyse der Geschäftsprozesse

605. Was gilt als beweiskräftig?

607. Berücksichtigung unterschiedlicher Output-Systeme

609. Regulatorische Vorgaben

610. Compliance Anforderungen

611. Codes ofbestpractice

612. Unternehmensspezifische Policies, Codes ofconducts

614. Neufassung der Records Management Normen bei der ISO „Alt“: ISO 15489 > bleibt zwar, aber … „Neu“: ISO Normengruppe 3030x ISO 16175

615. ISO/DIS 30300 Management system for records – Fundamentals and vocabularyISO/DIS 30301 Management systemforrecords – Requirements

620. Beschreibung prozessorientierter Ansätze

621. Spezifizierung der Rollen für das „Top Management“

625. Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens

626. Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementation eines regelkonformen RM-Systems

629. Sicherheit und Compliance-Anforderungen entsprechend bei gewissenhafter Anwendung

630. Compliance auf nationaler und internationaler Ebene

631. Unterstützung im Risk Management, sowie im Reputation Management

632. Weniger redundante Informationen im Unternehmen

633. Konsistenter Informationsfluss

634. Weniger Verwaltungsaufwand

636. ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management

637. Bei der ISO 15489 geht um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse

638. Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!