[DE] Websites - offene Flanke der elektronischen Archivierung? | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg 2003

Websites - offene Flanke der
elektronischen Archivierung?
Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 2003

Websites - offene Flanke derelektronischen
Archivierung?
Websites - offene Flanke derelektronischen Archivierung?
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Inhalt
Einleitung
Das Internet verändert den Dokument-Begriff
Das Web – ein schnelllebiges Medium
Die kaufmännische Perspektive
Die E-Government-Perspektive
Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft
Einleitung
Die elektronische Archivierung hat sich inzwischen als probates Mittel etabliert,
große Mengen von Informationen langfristig und sicher aufzubewahren und zu
verwalten. Die Archivierungstechnologie hat sich in mehreren Schüben vom Scannen
von Papierdokumenten über die Speicherung von Office-Dokumenten, die
Übernahme von Output-Dateien bis hin zur Speicherung komplexer Objekte
entwickelt. Vom Ansatz her ist es für ein elektronisches Archivsystem unerheblich,
welche Arten und Formen von Objekten es speichert. In dem Maße wie die
elektronische Flut steigt und zunehmend zum Information Overflow führt, gewinnen
elektronische Archivsysteme immer mehr an Bedeutung. Dokumente entstehen in
immer größerem Maße nur noch elektronisch und sind nicht mehr für eine physische
Repräsentation auf Papier ausgelegt.
Das Internet verändert den Dokument-Begriff
Besonders das Internet trägt derzeit zum exponentiellen Wachstum von Information
bei. Neben den traditionellen DV-Systemen hat sich mit Websites, CMS Content-
Management-Systemen und Portalen eine eigene Welt entwickelt. In dieser neuen
Welt des WCM Web Content Management gelten viele Regeln der Vergangenheit
offenbar nicht mehr. Neuartige Formen von Dokumenten, die dynamisch zur Laufzeit
in unterschiedlichsten Präsentationsformen für verschiedenste Formen der Nutzung
generiert werden, lassen den Begriff eines statischen Dokumentes immer mehr
verschwimmen. War ein gescannter Beleg immer noch ein authentisches, bildhaftes,
in sich geschlossenes Abbild eines physischen Originals, so wird durch neue
Technologien wie XML der Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten
Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff
Thema: Archivierung Topic: Status: fertig
Datei: websitearchivierungkampffmeyer2
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app6892.doc
Datum: 15.03.2003 Version: 4.0
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Archivierung?
sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst. Nur so können Inhalte für
unterschiedliche Nutzungszwecke verwendet, personalisiert und für verschiedenste
Systemlandschaften bereitgestellt werden. Bei einem solchen Dokument ist nur noch
sehr schwer festzustellen, welche Repräsentationsform eigentlich das Original ist.
Ein Dokument kann heute alles sein – ein elektronisches Fax, ein Worddokument,
eine Transaktionsprotokolldatei, eine elektronisch signierte E-Mail, ein
dreidimensionales digitales Modell, eine Web-TV-Aufzeichnung, eine Host-
Druckdatei, ein JPEG-Photo. eine verlinkte HTML-Seite, usw. Durch die rasante
Weiterentwicklung gerade im Webumfeld wurden die Probleme für die elektronische
Archivierung, besonders durch dynamisch verknüpfte komplexe Objekte, immer
größer.
Das Web – ein schnelllebiges Medium
Die Erwartungshaltung an Webangebote ist einfach zu beschreiben – Websites
müssen interessant, immer aktuell und einfach zu bedienen sein. Dabei nimmt man
auch in Kauf, das Inhalte einer Webseite überschrieben und verloren gehen. Schon
heute sind eine Vielzahl der Links in Suchmaschinen tot. Sie produzieren den
bekannten „404 Datei nicht gefunden Fehler“ oder führen auf einen ganz anderen
Inhalt. Das Internet verändert sich ständig. Zahlreiche frühe Websites sind heute
nicht mehr vorhanden und auch nicht rekonstruierbar. Private Initiativen versuchen
schnappschussartig Teile des Webs zu konservieren, scheitern jedoch an der Menge
der Websites und der Menge der Information. Hinzu kommt die anschwellende
Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten und redundant, nur mit leichten
Änderungen vorgehaltener Information im Rahmen der Content Syndication. Eine
Suchanfrage über eine Suchmaschine produziert immer mehr Einträge ohne dass
man eine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der
Information hat. Die Betreiber von Websites nehmen hier ihre Verantwortung auch
nicht sehr ernst und als Nutzer des Internetangebotes hat man sich an diese
Zustände fast schon gewöhnt. Dabei gibt es nicht nur den Anspruch des Historikers
an die Dokumentation von Webinhalten, sondern auch handfeste gesetzliche
Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu
nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die kaufmännische Perspektive
Über Websites werden zunehmend elektronisch Geschäfte angebahnt oder
abgewickelt:
• Jeder der auf seine Webseite für kommerzielle Zwecke Angebote, Preislisten oder
andere handels- und steuerrechtlich relevante Informationen stellt, ist verpflichtet
diese auch zu dokumentieren. Diese Information ist häufig nur noch elektronisch
vorhanden und kann daher auch nur noch elektronisch archiviert werden.
• Besondere Anforderungen kommen hinzu, wenn über die Website oder das Portal
direkt elektronisch Geschäfte abgewickelt werden. Der Geschäftsgang
dokumentiert sich dann häufig nur noch in einem Datensatz, einer Bestätigungs-E-
Mail einer elektronischen Abbuchung und einer elektronischen Auslieferung, sei es
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Archivierung?
durch Übersendung einer Datei oder eines Passwortes. Auch bei der Bestellung
eines physischen Objektes, eines Blumenstraußes, eines Buchs oder eines Autos,
findet der gesamte Geschäftsprozess bis zur Auslieferung nur noch elektronisch
statt.
• Die Behandlung von Vermittlungsgeschäften über elektronische Plattformen führt
zu weitverzweigten, nur aufwendig nachvollziehbaren geschäftlichen
Verflechtungen mit unterschiedlichen Rechtscharakter. In den USA gibt es bereits
über 100.000 Händler, die EBAY als Plattform für ihre Geschäfte nutzen und
deren Abwicklung bis zur Lieferung zu 100% elektronisch durchgeführt wird. Bei
B2B-Plattformen wird der gesamte Angebots-, Auswahl-, Bestell- und
Abrechnungsvorgang zwischen mehreren Beteiligten im Rahmen einer Supply-
Chain nur noch digital abgewickelt. Nach dem ersten Einbruch des Dot.Com-
Booms zeichnet sich hier die zweite Welle des E-Business ab.
• Digital Rights Management für die Übertragung und Berechung von
Nutzungsrechten an elektronischen Inhalten stellt besondere Anforderungen an
die Dokumente selbst als auch an den Nachweis, welche Information mit welchen
Rechten an wen übertragen wurde.
• Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten digitale Geschäfte eine
neue rechtliche Qualität, die durch die Signaturgesetzgebung und die damit
verbundene Anpassung anderer Gesetze zur Gleichstellung elektronischer und
papiergebundener Dokumente führt. Damit werden vollständig elektronisch
durchführbare Geschäfte zwischen Geschäftspartnern, die sich nicht kennen,
möglich.
Für die Dokumentation dieser Geschäfte reicht die Versionierung, Historisierung und
Archivierung der Webseiten nicht aus. Sie muss um Transaktionsarchivierung,
elektronische Posteingangs- und Postausgangsbücher, um das Abgreifen der
Aktionen des Nutzers einer Webseite und besonders um die vollständige Integration
mit den Daten aus den nachgelagerten internen Verarbeitungs- und
Verwaltungshandlungen verknüpft werden. Hier beginnt meistens bereits das
Problem: Websites haben häufig ein Eigenleben und sind nicht mit der
betriebswirtschaftlichen Software eines Unternehmens oder einer Organisation
verknüpft.
Die E-Government-Perspektive
Durch den MEDIAKOM-Wettbewerb und die BUNDONLINE2005-Initiative ist in das
Thema Webpräsenz in der öffentlichen Verwaltung viel Bewegung gekommen. Kaum
eine Kommune oder Behörde, die nicht inzwischen ihre eigene Webseite unterhält.
Hierbei sind entsprechend dem Inhalt und der Form der Interaktion unterschiedliche
Qualitäten zu unterscheiden:
• Bei amtlichen Veröffentlichungen, die eine gewisse Rechtsverbindlichkeit haben,
ist in jedem Fall zu dokumentieren, welche Inhalte in welchem Zeitraum im Web
veröffentlicht worden sind. Hierbei ist auch eine Kennzeichnung des rechtlichen
Charakters der Veröffentlichung sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig, bei
Vorabveröffentlichung von Entwürfen, unterschiedlichen Versionen eines
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Archivierung?
Dokumentes und anderen sich verändernden Inhalten. Bezieht sich ein Besucher
der Webseite auf ein solches Dokument, muss der Behörde der Nachweis möglich
sein, welche Version mit welcher Rechtsqualität im Web angeboten worden ist.
• Bei Amtshandlungen, wie z.B. der Beantragung eines KFZ-Kennzeichens, einer
Umzugsmeldung oder einem Passantrag muss die gesamte Transaktion
einschließlich der Authentifizierung des Nutzers gewährleistet sein. Werden über
das Web eingegebene Informationen in nachgelagerten Systemen weitergeleitet
und verarbeitet, ist der Nachweis des kompletten Prozesses notwendig um die
Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
sicherzustellen. Hierzu sind auch elektronische Posteingangsbücher zu realisieren
und bei personalisierten Websites mit individualisierter Gestaltung auch die
Situation, in der der Bürger diese Dienste genutzt hat, aufzuzeichnen.
• Werden Rechtsgeschäfte mit kaufmännischem Charakter wie z.B. Abrechnung
von Dienstleistungen, Ausschreibungen mit elektronischer Abgabe von Angeboten
und Zuschlagserteilung oder vergleichbare Transaktionen durchgeführt, müssen
diese analog zu den Anforderungen an die freie Wirtschaft elektronisch
revisionssicher dokumentiert werden. Hierbei spielen elektronische Signaturen
zunehmend eine wichtige Rolle. Da der Gültigkeitszeitraum von
personengebundenen qualifizierten Signaturen deutlich unter den
Aufbewahrungsfristen für kaufmännisch oder rechtlich bindende Dokumente liegt,
stellen sich hier besondere Anforderungen an die elektronische Archivierung.
• Wird ein Portal einer öffentlichen Verwaltung auch als Träger- und
Vermittlungsplattform für Dienstleistungen Dritter benutzt, seien es nun städtische
Betriebe oder Geschäftsleute auf einer kommunalen B2B-Plattform, sind hier
natürlich besondere Dokumentationspflichten in beide Richtungen notwendig- zum
nutzenden Bürger oder Unternehmen als auch zum anbietenden Dienstleister. Die
öffentliche Verwaltung tritt hier als Kommunikationsdienstleister mit einer ganzen
Reihe von Verpflichtungen auf.
In allen diesen Szenarien spielen besondere Verpflichtungen der öffentlichen
Verwaltung nach dem BDSG, dem TDSG, dem Signaturgesetz und vielen anderen
Verordnungen und Gesetzen eine Rolle. Bei vielen politisch motivierten Projekten
wurde häufig nicht über die rechtlichen und technischen Konsequenzen eines
Webauftrittes nachgedacht. Bei vielen Webseiten der öffentlichen Hand spielte dies
auch häufig keine eine Rolle, da Transaktionen über das Web einfach ausgedruckt
und in der Gittermappe auf dem Aktenwägelchen durch die Gänge geschoben,
sprich herkömmlich weiterverarbeitet werden. Der Medienbruch zwischen den
„aufgemotzten“ Webseiten und den internen Verwaltungsabläufen ist immer noch
eines der größten Probleme.
Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
Zu aller erst muss festgehalten werden, dass man keine eigenständige Archivierung
von Webinhalten und Webtransaktionen betreiben sollte – die elektronische
Archivierung ist als Infrastruktur zu betrachten, die allen Anwendungen eines
Unternehmens oder einer Behörde gleichermaßen zur Verfügung stehen muss. Ziel
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Archivierung?
dieses Ansatzes ist, unabhängig von der erzeugenden Anwendung alle
Informationen in ihrem Sach- und Nutzungszusammenhang zu verwalten.
Elektronische Archive sind die universellen Wissensspeicher, die aktions- und
prozessbezogen die benötigten Informationen aktuell, vollständig, authentisch und im
Zusammenhang wieder bereitstellen müssen. Für die Archivierung im Webumfeld
müssen folgende Funktionen vorhanden sein:
• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die
gespeicherten Informationen. Hierbei sind Metadaten für die sichere und
vollständige Identifizierung der gespeicherten Objekten, gegebenenfalls aber auch
Suchmöglichkeiten über die Inhalte der Objekte selbst vorzusehen.
• Standardschnittstellen zur Einbindung sowohl in Website-Editions-, Nutzungs- und
Verwaltungsprozesse als auch in die internen Anwendungen, die ebenfalls diese
Daten und Dokumente nutzen können sollen
• Verwaltung einheitlicher Metadaten zur Beschreibung von Webinhalten, die auch
den Zugriff über das Archivsystem ermöglichen, und andere Records
Management Funktionen
• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und Journalfunktionen um
Transaktionsarchivierung, Capturing von Webformularen und elektronische
Posteingangsbücher realisieren zu können
• Konverter und Rendition-Management, um aus Webinhalten unabhängige
Formate generieren zu können, bei denen auch dynamische Verbindungen
„eingefroren“ und dokumentierbar gemacht werden können. Diese Tools sind auch
erforderlich, um die Information in unterschiedlichen Umgebungen verfügbar zu
machen.
• Versionierung, um Dokumente selbst als auch die Bezüge zwischen Dokumenten
verwalten zu können
• Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken, um unabhängig vom
Erzeuger von Inhalten auf die Dokumente unabhängig, vollständig und langfristig
zugreifen zu können
• Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und den zugehörigen
Objekten über den Lebenszyklus von qualifizierten, personengebundenen
Signtauren hinaus
• Revisionssicherheit zum Nachweis der Unverändertheit, Vollständigkeit und
Authentizität der gespeicherten Informationen mit einem umfangreichen internen
Kontrollsystem zum Nachweis von Veränderungen am System
• Migrationswerkzeuge um die kontrollierte, verlustfreie und richtige Überführung
von Inhalten auf neue Plattformen und in neue Systeme zu ermöglichen
Viele dieser Funktionen gehören zum Standardrepertoire eines professionellen
Archivsystems, einige sind jedoch speziell für die Belange von Webseiten und
Portalen sowie für Schnittstellen und Dokumentformate im Internet-Technologie-
Umfeld anzupassen.
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Archivierung?
Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der
Informationsgesellschaft
Dieses Zitat von Erkki Likaanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft,
zeigt noch eine andere Dimension des Aspektes Archivierung von Webinhalten und
Webtransaktionen auf - neben rechtlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten sind
für Webinhalte auch kulturelle und historische Faktoren zu berücksichtigen. Das
Internet ist nicht nur eine weltweite Kommunikations- und E-Business-Plattform, es
ist auch ein gigantischer Informations- und Wissensspeicher, dessen Inhalt es gilt für
zukünftige Generationen aufzubewahren. In der Vergangenheit war es die Aufgabe
von Archivaren, Registraren und Dokumentaren Information für die Nachwelt
aufzubereiten, zu bewerten und zu konservieren. Der „staubige Archivjob“ ändert
sich vom Berufsbild immer mehr zum Informationsmanager. Bei der Bewahrung
elektronischer Information kommt der Archivierung von Webinhalten eine immer
größere Bedeutung zu, da immer mehr Dokumente und Daten nur noch für den
Zweck einer Webpräsentation entstehen. Bei der Planung von Webseiten und
Portalen sollten denn auch Archivare Gehör finden, damit von Anfang an die Belange
der elektronischen Archivierung berücksichtigt werden.
Anschrift des Autors
PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg
Oderfelder Str. 17
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Autorenrecht und CopyRight
Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,
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auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.
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Profil des Autors
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und
herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise
Content Management, BPM Business Process Management,
Knowledge Management und andere DRT Document Related
Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT
CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller
Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einführung von
DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im
Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von
der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25
wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt.
Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter Fachverband
IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und
der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und
Anbietern von Enterprise Content Management Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er
stellvertretender Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002
Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM
Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission, leitete das
DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Bacelona 2002 und wirkt als Mitglied im
Steering Committee des DLM-Network of Excellence mit.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische
Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, Rechtsfragen, Business
Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und
internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.
Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice
zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „Dokumentenmanagement – Grundlagen und
Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für elektronisches
Dokumenten-, Records- und Content Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel
in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften
veröffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des
Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.

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