[DE] Hat der Kriterienkatalog ausgedient? | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Hamburg 2002

Hat der Kriterienkatalog
ausgedient?
Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 2002

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Hat der Kriterienkatalog ausgedient?
Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems, jedweder Couleur, ist kein
einfacher Prozess. Es geht hier nicht um die Entscheidung für eine Textverarbeitung
oder ein Buchhaltungsprogramm. Dokumenten-Management ist langfristig zu sehen
und verändert die Organisation des Unternehmens. Aufbewahrungsfristen von 10
und mehr Jahren machen eine Entscheidung schwer und die Veränderungen in der
Ablauf-, Aufbau- und Arbeitsorganisation sind schwerwiegender und teurer als Hard-
und Software. Die Einführung solcher Lösungen ist daher beratungsintensiv und
erfordert einen möglichst objektiven, nachvollziehbaren und
aufgabenstellungsgerechten Auswahlprozess.
Typisch bei der Ermittlung geeigneter Produkte und Anbieter ist die Benutzung von
Kriterienkatalogen. Es gibt zahlreiche Publikationen mit solchen Katalogen. Sie
bilden auch häufig die Basis für Studien. Letztlich ist es unerheblich, ob der
zukünftige Anwender selbst oder aber ein Berater zusammen mit ihm einen solchen
Kriterienkatalog erstellt und als Basis für eine Ausschreibung benutzt der
Kriterienkatalog selbst ist als Mittel in Frage gestellt.
Einem Kriterienkatalog sollten immer eine konkrete Aufgabendefinition, eine Ist-
Analyse und ein Fachkonzept, in dem beschrieben ist, was eigentlich realisiert
werden soll und organisatorisch geregelt werden muss, vorausgehen. Diese
Anforderungen lassen sich schlecht in einem Fragenkatalog fassen, den der Anbieter
mit ja/nein oder technischen Angaben ausfüllen muss. Die objektive Vergleichbarkeit
von technisch orientierten Kriterien ist heute schon nicht mehr gegeben, die Produkte
sind von ihrer Funktionalität her kaum zu unterscheiden und die Beantworter des
Kriterienkataloges ,,schummeln" auch schon einmal gern mit ihren Antworten, um
nicht frühzeitig aus dem Auswahlverfahren herauskatapultiert zu werden. Da wird
schon einmal aus einem geplanten oder individuell für einen Kunden realisierten
Feature eine Standardeigenschaft des Produktes die ,,natürlich" bereits verfügbar ist.
Fragen nach der Architektur, Modularität und Ausbaufähigkeit lassen sich kaum in
Einzelkriterien herunterbrechen, geschweige denn in Papierform verifizieren. Auch
der Vergleich vorangegangener Beantwortungen eines Kriterienkataloges mit den
aktuellen Angaben zieht nicht, dieser Vergleich ignoriert den technologischen
Fortschritt und unterschiedliche Produktkonfigurationen für die spezielle Branche
oder Aufgabenstellung des Kunden. Allein auf die Auswertung der Antworten in
einem Kriterienkatalog eine Produkt- und Lösungsauswahl begründen zu wollen, ist
reine ,,Kaffeesatz-Leserei".
Es gibt heute ganz andere, viel entscheidendere Kriterien für die Wahl eines
Lösungsanbieters: hat er bereits vergleichbare Systeme ,,in-Time" und ,,in-Budget"
mit der gleichen Aufgabenstellung durchgeführt? Steht ein qualifiziertes Team aus
Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff
Thema: Beratung Topic: Kriterienkatalog Status: Fertig
Datei: hatderkriterienkatalogausgedientu
lrichkampffmeyer20020611-
160617132834-reupload.doc
Datum: 11.06.2002 Version: 2.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2001-2002 Seite 2 von 7

einem solchen Projekt auch für das eigene Vorhaben zur Verfügung? Wie ist die
Qualifikation des angebotenen Projektleiters? Kennt sich der Anbieter in meiner
Branche und speziellen Organisationsform aus? Welche Überlebenschance hat das
Produkt am Markt? Ist es über Standardschnittstellen mit anderen Lösungen einfach
verbindbar? Werden die Informationen so gespeichert, dass Migrationen vermieden
werden? Wie ist die Eignung der Tools, damit das System vom Anwender später
selbst betrieben werden kann? Wie sind Qualitätssicherung, Release-Planung und
Versionierung organisiert? Sind die genannten Referenzkunden zufrieden und wie
wurde dort die Einführung bewältigt? - Die Zahl dieser Anforderungen, die sich nicht
in einfachen Kriterien in einem Katalog fassen lassen, ließe sich beliebig fortsetzen.
Wie geht man jedoch vor, wenn man sich nicht auf einen Kriterienkatalog verlassen
will? Zu einer guten Ausschreibung gehört eine detaillierte Beschreibung des
Umfeldes und der Aufgabenstellung. Es bietet sich an, diese so zu formulieren, dass
man in einfachen Teststellungen oder Prototypen an Hand von Szenarien das
Produkt evaluieren und bewerten kann. Die Eignung der Tools ergibt sich schon
daraus, wie schnell und gut gelungen ein solcher Prototyp gerät. Hierbei erhält man
auch Einblick in die internen Abläufe und die Projektkultur des Anbieters. Es ist daher
sinnvoller, im Vorwege sich auf drei oder vier geeignete Anbieter zu beschränken
und diese intensiv zu evaluieren. Eine Vielzahl von Anbietern anzuschreiben erhöht
den eigenen Aufwand ohne für mehr Transparenz zu sorgen. Anbieter, die sich bei
einer Vorprüfung oder Marktbetrachtung als wenig geeignet erweisen dennoch
einzubeziehen, erscheint sogar unfair schließlich kann nur einer gewinnen, aber alle
anderen haben die gleiche Arbeit der Beantwortung der Ausschreibung zu
bewältigen. Die seriöse Bearbeitung einer größeren Ausschreibung für eine
unternehmensweite Lösung für Behörden, Banken, Industriekonzerne oder
Versicherungen kann gut-und-gerne 30 oder mehr Arbeitstage beim Anbieter binden.
,,Totgesagte leben länger" - zu einer Ausschreibung gehört auch ein Kriterienkatalog,
nicht als Kernstück, jedoch als ,,notwendiges Übel". Der Kriterien- oder
Fragenkatalog erhält jedoch eine gänzlich andere Bedeutung und Gewichtung:
detailliert vom Anbieter beantwortet, in Besprechungen überprüft - ob die Antworten
auch der Fragestellung entsprechen - gegen das Fachkonzept gespiegelt und als
Zusammenfassung der vom Anbieter zugesagten Funktionalität dient er nunmehr als
vertragliche Absicherung des Kunden. Der Kriterienkatalog wird bindender
Bestandteil des Auftrages oder Realisierungsvertrages. Deshalb ist es auch wichtig,
in einem Kriterienkatalog zu unterscheiden, was Standardlieferumfang im Produkt ist,
was konfiguriert oder parametrisiert werden muss und welche Funktionalität
individuell für den Kunden bereitgestellt wird. Letztlich leitet sich hieraus der Maßstab
ab, wie hoch der individuelle Anteil einer Lösung ist und in welche Abhängigkeit man
sich bei Updates der Standardsoftware begibt.
War früher die Erstellung und Auswertung eines Kriterienkataloges der am meisten
Zeit fressende Anteil einer Ausschreibung, so können solche Kataloge heute
vollständig, individualisiert und aufgabenstellungsgerecht über Datenbanken erstellt
und verarbeitet werden. Dies erleichtert das Vorgehen nicht nur für den Kunden,
sondern auch für den Anbieter, der nicht selten unter über 100-Seiten starken, häufig
immer gleichförmigen Ausschreibungen leidet. Die gewonnene Zeit kann für

Überprüfungen bei Referenzen, die Entwicklung realistischer Szenarien und die
organisatorische Vorbereitung der Einführung genutzt werden.
Fazit: Der Kriterienkatalog ist nicht tot, er wird aber nicht mehr als alleinige
Entscheidungsgrundlage genutzt oder gar zum Selbstzweck erstellt, sondern einer
sinnvollen Verwendung als Bestandteil des Realisierungsvertrages zugeführt. Nur bei
Divergenzen und bei der Abnahme eines Systems - als Grundlage für die Tests und
Nachweis für die tatsächlich gelieferte Funktionalität - wird er noch einmal
hervorgeholt.

Anschrift des Autors
PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg
Oderfelder Str. 17
D-20149 Hamburg
Tel.: 040 / 460 762 20
Fax: 040 / 460 762 29
E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com
Web: www.PROJECT-CONSULT.com
Autorenrecht
© PROJECT CONSULT GmbH 2002
Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den
Autor vorab zu genehmigen.
Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert
einzureichen.

Profil des Autors
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung,
Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet
zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche
und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des Dokumenten-
Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM,
AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow,
Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international
anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland
zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of
Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions:
DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo
bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine
erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of
Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM
International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information
Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “e-
doc”.
Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten-
Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS”.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und
Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.

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