I sistemi di conservazione dei documenti devono essere adeguati alle nuove regole tecniche pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014. Il sistema di conservazione dei documenti assicura la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei documenti e dei metadati in esso conservati, garantendone, nel tempo, le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Esso gestisce l’intero ciclo di vita del documento, dal produttore allo scarto.

1. www.docflow.com
NUOVE REGOLE TECNICHE sulla
CONSERVAZIONE DIGITALE
Novità e casi pratici d’uso
ALESSANDRO DE PASQUALE| DIRETTORE SERVIZI CONSULENZA
WEBINAR 25 giugno 2014

2. Cosa e perché conservare
Documenti analogici
•Per risparmiare sulla gestione
Documenti informatici
•Perché è l’unico modo previsto
dalla legge
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3. Nuovo step
Evoluzione dei sistemi di
conservazione
•Ieri: da carta a supporti ottici
•Oggi: da computer a computer
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4. Principali differenze
Archivio
conservato
Sistema di
conservazione
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5. Tempi
I sistemi esistenti devono essere
adeguati entro il 12 aprile 2017
I nuovi sistemi devono essere
conformi alle norme a partire dal
12 aprile 2014
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6. Aggiornamento attuale sistema
Allegato:
• Il sistema di conservazione verrà aggiornato alle
regole tecniche previste dal DPCM 3 marzo 2014 in
data 1 gennaio 2015 in coincidenza con l’inizio del
nuovo anno fiscale.
• Il sistema preesistente rimarrà in funzione fino a che
non verrà conservato l’ultimo documento dell’anno
fiscale 2014.
• Entro tre mesi verrà effettuata la conversione degli
archivi precedenti al nuovo sistema, tramite
riversamento sostitutivo.
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7. Lo schema
• Umani
• Macchine
Produttori di documenti
• Pacchetto di versamento
Responsabile gestione
documentale invia a
sistema conservazione
• Rigetta o accetta il pacchetto di versamento con
un rapporto firmato
Responsabile della
conservazione
• Conserva i documenti
• Pacchetto di conservazione
Responsabile della
conservazione
• Produce i pacchetti di esibizione (in un formato
standard per l’interscambio fra sistemi diversi)
Responsabile della
conservazione
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8. Cosa si conserva
Pacchetti di archiviazione
• Documenti
• Fascicoli
• Metadati
Manuale della conservazione
Rapporti di versamento
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9. Punti critici
Pacchetti informativi
• Pacchetto di versamento
• Rapporto di versamento
• Pacchetto di conservazione
• Pacchetto di esibizione
Manuale della conservazione
Responsabile della conservazione
Adeguamento dei sistemi
Adeguamento degli archivi
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10. Pacchetti informativi
Pacchetto di versamento
• Specifiche stabilite nel manuale della conservazione
Rapporto di versamento
• Firmato
• Deve essere conservato
Pacchetto di conservazione
• Formato dei documenti definito
• Specifiche stabilite dal decreto
Pacchetto di esibizione
• Selezione di documenti conservati firmati dal RdC
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11. Responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione definisce e
attua le politiche complessive del sistema di
conservazione e ne governa la gestione con
piena responsabilità ed autonomia, in relazione
al modello organizzativo adottato …
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del
responsabile della conservazione è svolto da un
dirigente o da un funzionario formalmente
designato.
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12. Responsabile della conservazione
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in
funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene
evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la
conformità alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal
manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o
firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di
conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di
conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni,
dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti
informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale
degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove
necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe
misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
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13. Responsabile della conservazione
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in
relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto
previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia
richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le
risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo
attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività
di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al
versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato
e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura
l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
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14. Outsourcing
La conservazione può essere affidata ad un soggetto
esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5,
mediante contratto o convenzione di servizio che preveda
l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione
predisposto dal responsabile della stessa.
La conservazione può essere affidata, in modo totale o
parziale, a soggetti, pubblici o privati che offrono idonee
garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati
come conservatori presso l'Agenzia per l'Italia digitale.
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15. Manuale della conservazione
Obbligatorio
In modalità informatica
Firmato con firma elettronica dal
responsabile della conservazione
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16. Adeguamento dei sistemi
Definire le specifiche del nuovo sistema
Realizzare il nuovo sistema
Stabilire i protocolli di comunicazione
Formazione
Manuale della conservazione
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17. Adeguamento degli archivi
Possibilità di realizzare il nuovo sistema e mantenere
quello vecchio
Convertire
gli archivi
Mantenere
due sistemi
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18. Bozza nuovo decreto MEF
Eliminazione dell’esclusione dei documenti doganali e accise
La ricerca deve avvenire per: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita
IVA e data, ove previsti, ulteriori campi possono essere richiesti dalle Agenzie
Eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale per le fatture
Eliminazione comunicazione delle impronte, sostituita da semplice indicazione nella
dichiarazione dei redditi
Pagamento bolli entro due mesi dal temine dell’esercizio con F24
I vecchi archivi possono essere mantenuti o riversati
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