Intervento di DocFlow al SAP Forum 2013. Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.

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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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Vendor Invoice Management
Strategie e tattiche per progettare al meglio
l'automazione delle fatture fornitore
Fabio Omar El Ariny – Partner DocFlow

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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla
gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei
documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione
automatizzata del documento e la sua conservazione a norma.
Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il
CFO e per la sua organizzazione.
Di cosa parliamo?

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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Il processo come lo conosciamo
Costo Fornitore
xxx xxx

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 Delocalizzazione
 Accentramento
 Aumento numero fatture
 Cambiamenti Organizzativi
 Cambiamenti normativi
 Esigenze di tracciabilità
 Carenze Risorse
 Taglio costi
 Espansione all’estero
 …
Dove Innovare?
Perché
∨

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Opportunità offerte dalle normative collegate alla “Fattura Elettronica” per
accelerare un cambiamento innovativo:
 Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte
le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture
elettroniche e l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere
garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale
 Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende
effettivo l’obbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare,
esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)
 Eliminazione “a tendere” del vincolo della periodicità dei 15 giorni
Opportunità per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da
messaggi di mail o PEC
Dove Innovare?
Perché
∨

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Tre direttrici principali:
 Colmare il GAP, derivante dall’adozione di un processo a “step” discreti
 Gestire l’eccezione, perché il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy
Path)
 Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri “protagonisti”
Dove Innovare?

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Business Challenge 1: colmare il GAP

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BC1 esempio: Invoice capturing
Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation
LEGAL
ELECTRONIC
RETENTION
Validation

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Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del
data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di
efficienza ancor prima che inizi il Workflow:
BC1 - Key elements: L’OCR e il Data-Entry
 I campi estratti dall’OCR
possono essere validati con
l’ERP
 Seguire la tecnica “Triage”, ossia
suddividere le fatture tra:
 Assolutamente corrette
 Assolutamente errate
 Da verificare e correggere
 La maschera di correzione può
essere personalizzata per la
tipologia di fattura riconosciuta
(servizi, merci, noleggi…)

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La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove
normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla
gestione della carta, etichettatura, scansione
BC1 - Key elements: La gestione della mail
 Agenti automatici per il
monitoraggio delle caselle email e
PEC
 Automi per la raccolta delle fatture
direttamente dai siti dei fornitori
 Gestione automatica delle eccezioni
(mittenti sconosciuti, formati non
corretti)
 Etichettatura elettronica
 Gestione corretta nel caso di PEC
(archiviazione delle evidenze)

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Business Challenge 2: gestire l’ECCEZIONE
VERIFICA E
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant
Missing
Cost Center
Delta Quantity
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer / Supplier
Delta Price
Other

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BC2 - esempio: discrepancy & approval
management
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant
Missing
Cost Center
Delta Quantity
Unvalidated Invoices
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer
Delta PriceAutomatic
Posting
Automatic
Posting
Other
validated
Invoices
e-Invoice

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 Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delle
autorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:
 Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazione
comporta un recupero medio di efficienza pari al 20% dell’effort necessario per la
gestione delle discrepanze.
BC2 - Key Elements: benefici del workflow

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Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che
deve essere regolato in tempi “certi” è quello di avere una buona visione sullo
stato in cui si trova il processo in ogni momento:
BC2 - Key Elements: Lo stato del processo
 Una grafica “metro-map”
mostra il percorso della
pratica
 Mostra lo stato in quel
momento
 Le “stazioni” percorse

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Business Challenge 3: rivedere i confini
Fornitori
Azienda
Verifica Ordine
Notifica Eccezione
Notifica Scadenza
Risolvi Anomalia
Fornisci Nota Credito
Carica Fattura
Fornisci Documentazione
Notifica Pagamento

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BC3 - esempio: G/S Order & receipt
G/S Receiver
Purchaser
Supplier
Invoice
Purchase Order
Fast
Order Inquiries
Notifications/
Alerts
Buyer
Inquiries
Automatic
Posting
Pre
Goods/Service
Receipt PG/SR acceptance
Goods Receipt

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Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso
diretto al Processo. Il Portale garantisce che l’azione venga richiesta ed
eseguita dall’attore più interessato al completamento della specifica
azione/fase.
BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori
 I fornitori diventano parte attiva del
processo e sono gli “owner” di
azioni che prima erano demandati
alla struttura interna.
 tutti gli attori coinvolti nel processo
lavorano secondo procedura, senza
per questo richiedere a ciascuno di
essi di conoscerla per intero
 La rilevazione precoce delle
anomalie e la loro rapida risoluzione
sono da annoverare tra i benefici
maggiori.

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La Dashboard fornisce un “Cruscotto Operativo” immediato in grado di dare
evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dell’andamento
dei processi e delle performance generali del sistema in termini di:
BC3 - Key elements: La Dashboard
 Dettagli contabili (ammontare
circolante, esposizione verso un
fornitore)
 Pratiche in lavorazione
(caratteristiche, numerosità,
equilibrio)
 Pratiche «in errore» (anomalie
di processo gestite)
 Performance degli utenti (carico
di lavoro)

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 La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuità che ha un
forte impatto sulle persone e sull’organizzazione e che quindi deve essere gestito
con un corretto percorso di trasformazione.
 Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacità di
affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale.
Digital Transformation Path
Organizzazione
Persone
Cultura
Politiche
 Un approccio meramente tecnico tende a
creare delle “oasi di dematerializzazione”
all’interno di un processo sostanzialmente
invariato, mentre innovazioni di processo
molto avanzate spesso possono comportare
la non accettazione da parte degli
stakeholder.

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 Strategia Aziendale
 Obiettivi
 Contesto
 Ambientale
 Organizzativo
 Sociale
 Politico
 Vincoli
 Di tempo
 Di risorse
Transformation Path: da dove iniziare?

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Transformation Path: il Processo Innovato
Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation
LEGAL
ELECTRONIC
RETENTION
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant
Missing
Cost Center
Delta Quantity
Unvalidated Invoices
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer / Supplier
Delta PriceAutomatic
Posting
Automatic
Posting
Other
validated
Invoices
Fatture Totali Fatture Errate % Fatture Errate
89.922 14.312 16%
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
2. FattureTotalieFattureErrate
N° Tot Fatture
Almeno un errore
ANNO
2010
2011
MESE
04
05
06
07
QTER
Q1
Q2
Q3
Q4
Ragione Sociale
ALPI di Busiello Biagio & C. srl
ALPIQ IN TEC MILANO S.p.a.
ALS-ADVANCED LIFESUPPORTS...
ALSCO Italia S.rl.
ALTAIR IFMSPA
ALTAIR ZANDER ITALIA s.r.l.
ALTALEX CONSULTINGSRL
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
1. AndamentoFatture
In lavorazione
Errate
51%
1%
28%
1%
8%
11%
3. TipologieErrori
No EM No Fornitore
No Ordine No Benestare
NOODL In Fattura DeltaPrezzo
TotFatture(Verificate) ImponibileNonregistrato ImponibileRegistrato ImponibilePagato
48.470 k€38.061 €144.736 €59.243
60%
16%
24%
2.%Imponibile
Registrato NonRegistrato Pagato
ANNO
2001
2005
2006
2007
QTER
Q1
Q2
Q3
Q4
MESE
01
02
03
04
RagioneSociale
*CO.IM.EL.E.T.S.n.c.
*F.lliMARINELLI&C.S.N.C.
*M.Z.SISTEMIS.r.l.
*PIOMBINO&PALUMBOS.R.L.
k€ 0
k€ 10.000
k€ 20.000
k€ 30.000
k€ 40.000
k€ 50.000
k€ 60.000
k€ 70.000
16/05/20…
19/05/20…
25/05/20…
28/05/20…
31/05/20…
05/06/20…
08/06/20…
11/06/20…
14/06/20…
17/06/20…
20/06/20…
23/06/20…
26/06/20…
29/06/20…
1.Andamento
ImpRegistrato
ImpNonRegistrato
Dashboard
Validation

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TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT
Transformation Path – esempio break down
Early Archiving, batch input generation & simple WF
53.5 6.5
ERP INTEGRATION
Early Matching
Supplier & Sh.Doc
Direct interaction with ERP
for Unvalidated &
Exceptions
Extended WF &
Descrepancy Management
Dashboard
months

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 Vendor Invoice Management ≠ OCR
 Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni
 Usare le normative come leva per l’innovazione
 Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento
 Delegare l’operatività e non il processo: evitare la trappola del BPO
 Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo
 L’innovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero
ma soprattutto …
…. non innovare per il solo gusto di farlo!
In conclusione

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In conclusione