DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero ciclo di vita delle fatture di trasferte in meno di un minuto per fattura per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata.

1. DOCFLOW
RECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIO
INTEGRATA CON LA GESTIONE
TRASFERTE E NOTA SPESE
DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Premessa
La gestione di Trasferte e Nota-Spese è per sua natura un
processo collaborativo documentale in quanto:
Estremamente capillarizzato. Ogni dipendente è titolato a fruirne
Necessita di gestire
informazioni e documenti
non strutturati
Processo autorizzativo
(trasferta e nota‐spese) ed
operativo (prenotazioni,
contabile)
Gestisce documenti: moduli
di richiesta, nota‐spese,
Fatture e scontrini
Legate alle Fatture abbiamo
le recenti normative sul
recupero IVA che obbligano
le aziende ad implementare
un processo documentale
per la loro gestione efficace
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3. Processo “tipo”
• Compilazione della richiesta di trasferta indicando
– Dati del dipendente
– Centri di costo per l’attribuzione delle spese
– Richiesta di prenotazione per Viaggio (treno, aereo, auto noleggio) Alloggio, cellulare, anticipo contante
– Creazione del modulo di richiesta PDF stampabile dotato di barcode
• Approvazione da parte del responsabile
– Responsabile dedotto dall’organigramma o indicato dal dipendente
– Approvazione elettronica (check applicativo con password, firma digitale, stampa e firma)
– Invio ad un Centro di Raccolta o Ufficio viaggi interno
– Respingimento con motivazione
• Centro di Raccolta o Ufficio Viaggi
– Espletamento delle attività di prenotazione con comunicazione email dei titoli di viaggio.
• Nota spese Trasferta
– Al ritorno dalla trasferta il dipendente compila la parte relativa alle spese sostenute raccogliendo in una busta i giustificativi
ed indicando quante fatture e di che importo si appresta a consegnare
– Stampa un documento accompagnatorio dotato di barcode che allega nella busta ed invia tutto alla contabilità
• Contabilità
– Processazione contabile delle note spese per l’imputazione dei costi nei vari conti e rimborsi al dipendente
– Processazione delle eventuali fatture come illustrato nel seguito della presentazione
• Consultazione
– Tutti i documenti generati sono archiviati nel documentale e consultabili
– I documenti sono integrati e consultabili direttamente dal sistema HR del Cliente.
– Il Workflow mantiene traccia di tutta la cronologia del processo di richiesta.
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4. Deducibilità dell’IVA vitto e alloggio
• Per evitare all'Italia le conseguenze di una procedura comunitaria di messa in
mora, lo stato ha soppresso le limitazioni alla detrazione dell'Iva sulle prestazioni di
servizi di spese alberghiere e di ristorazione.
• Questo provvedimento permette alle imprese di recuperare “discrete” risorse
economiche e migliorare il cash‐flow
• La possibilità di passare ad una gestione elettronica dell’intero processo delle Note
Spese permette inoltre un deciso recupero di efficienza e trasparenza del
processo.
• Diventa quindi importante per
le imprese modificare le
procedure di Nota spese e di
Registrazione delle fatture
affinché si possa trasformare un
problema in opportunità
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5. Cosa impone la Normativa
• Dal 1º settembre 2008 in poi le imprese potranno detrarre interamente l’Iva
dell’ammontare delle spese sostenute in relazione a servizi alberghieri e di
ristorazione se documentate con Fattura. (*)
• Se le spese sono sostenute entro il territorio comunale del dipendente si considera il
75% dell’ammontare (**) (***)
• Per tutte le fatture di importo inferiore a € 154,94 nette (****) è permessa la
registrazione del solo documento di riepilogo (*****)
(*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate
(**) L'articolo 83, commi 28‐quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08) modifica l’articolo 109 del TUIR: “Le spese relative a prestazioni
alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%”
(***) La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate chiarisce che il tetto del 75% è relativo alle spese effettuate nel territorio
comunale del dipendente
(****) risoluzione 29/E/96 ‐ protocollo 15‐1200
(*****) L’articolo 6 del DPR 695/1996 prevede che: le fatture di acquisto di importo unitario inferiore a € 154,94 possono essere
registrate in un unico documento riepilogativo. Il documento riepilogativo deve essere annotato entro l'anno nella cui
dichiarazione viene esercitato il diritto alla detrazione Iva relativa alla fattura con data di arrivo più vecchia.
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6. Opportunità o Problema ?
• Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a
causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata
non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*)
• In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata
in un problema.
• Per gestire le fatture di trasferte le imprese sarebbero
costrette a:
• indicare ai propri dipendenti di farsi rilasciare fattura per i pasti ed i
pernottamenti
• raccolta e consegna le fatture all’ufficio del Personale
• verifica la congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori
• registrazione delle fatture caricando le relative anagrafiche per i fornitori non
ancora censiti
• Risulta chiaro che attivare un processo così articolato per
recuperare pochi euro per fattura: “il gioco potrebbe non
valerne la candela”
• Docflow ha messo a punto un processo documentale,
totalmente automatizzato (eventualmente esternalizzabile),
in grado di gestire l’intero processo descritto in meno di un
minuto per fattura permettendo all’azienda di recuperare in
media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**)
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7. Ipotesi di Processo
1
1 2
2 3
3
⌥
Scansione, lettura ottica e Data-Entry
Stoccaggio
Fatture
7
7 6
6 5
5
4
4
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8. 2) Etichettatura Fatture
Uno specifico tool Docflow permette
all’operatore HR di:
inserire il CID del dipendente
inserire il codice della trasferta o nota‐spese
numero etichette da generare
Vengono quindi stampate delle etichette
su carta termica riportante il protocollo di
scansione.
L’operatore applica l’etichetta alla fattura
Collegato al numero di protocollo,
Docflow, memorizza il CID ed il codice
trasferta/nota‐spese.
Se sul modulo di trasferta/nota‐spese è già
stato riportato il codice trasferta/nota‐
spese il primo punto si velocizza grazie
all’utilizzo di una “pistola lettore barcode”
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9. 3) La cattura degli indici
1. Inserimento: Numero, data Fattura e
Imponibile per aliquota del 10%
2. Se esiste altro imponibile con aliquota
del 20% Inserimento: Imponibile per
aliquota del 20%
3. Se totale imponibile maggiore di €
159,94. Inserimento: Partita IVA del
fornitore
4. Se su ERP non esiste la PIVA
Inserimento: Ragione Sociale
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10. 4) Il documento Riepilogativo
La normativa vigente permette di registrare,
invece delle singole fatture, un documento di
riepilogo per tutte le:
Fatture di fornitori italiani < di € 159,94
Fatture di fornitori stranieri
Docflow genera automaticamente il documento
di riepilogo
Riepilogo: Lista delle singole fatture
Dettaglio: Copia delle fatture
Il Riepilogo contiene tante righe quante sono le
fatture allegate ed un piede con il dettaglio
dell’imponibile e dell’imposta suddiviso per
aliquote.
La data della fattura più vecchia viene
evidenziata per agevolare la registrazione del
“riepilogo”
Nelle pagine di riepilogo, per ogni riga di fattura,
viene inserito il puntatore (HyperLink) alla
relativa pagina del documento.
Le fatture allegate sono complete del codice a
barre con le informazioni del dipendente e del
periodo.
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11. 5) La registrazione contabile assistita (SAP)
La fase di registrazione contabile, sia della
fattura di riepilogo, che di quelle singole può
essere automatizzata ricorrendo ai Task
standard SAP. 1
1
1. L’utente contabile riceve a video
l’elenco delle fatture da registrare
(workitem) con tutte le informazioni
inserite
2. Con un clic sulla fattura, viene
mostrata l’immagine e con il bottone
“processa” si apre la transazione 2
2
prescelta
3. La transazione si apre con tutti i dati
del workitem riportati nei campi della
maschera.
3
3
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12. grazie Per maggiori informazioni
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