Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la giusta soluzione. Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web, data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia sia all’interno che verso l’utente finale. Occorre quindi prevedere delle soluzioni che consentano di mantenere questi documenti secondo la normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento in cui ne hanno la necessità.

1. DOCFLOW
ENTERPRISE ARCHIVING
Archiviare e-mail e Documenti
Andrea Cera – Client Manager
marketing@docflow.it
Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com
DocFlow Italia Spa
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Indice
Ambito e Obiettivi
•
Vantaggi dell’archiviazione
•
E-mail Archiving
•
File System Archiving
•
Document Management Archiving
–
SAP Archiving
•
Data Archiving
–
Architettura Open Text
•
Architettura DocFlow
•
Mass Mover
–
XML Docs
–
Conclusioni
•
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3. Ambito e Obiettivi
L’archiviazione è diventata strategica e di primaria
importanza nelle organizzazioni poiché consente di
perseguire i seguenti obiettivi:
Velocizzare i processi di business. Come pagamenti, ordini, attività di call center e in genere
•
tutti gli scenari che coinvolgono partner esterni.
Supporto alle problematiche di conformità. Recupero delle informazioni per contenziosi,
•
regole per l’integrità dei controlli e report finanziari.
Definizione delle politiche di retention. L’archiviazione è la base per il Record Management.
•
Risparmio costi IT. Diminuzione dell’occupazione di Storage pregiati e politiche di ripristino
•
dei dati automatiche.
Salvataggio del patrimonio di conoscenza aziendale. Che può essere messo a disposizione di
•
tutti centralmente con le corrette politiche di sicurezza.
Mantenere messaggistica rilevante. Conservare le email e le comunicazioni secondo la
•
normativa vigente.
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4. Vantaggi dell’archiviazione
In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi:
Miglioramento delle performance: la tempistica di accesso alla base dati viene
•
notevolmente ridotta
Miglioramento della disponibilità del sistema: un database più ridotto, infatti, permette di
•
gestire backup, restore, upgrade e riorganizzazione con un downtime minore
Miglioramento dell'efficienza nell'utilizzo delle risorse: in modo particolare CPU, network,
•
hard driver, diminuendo i tempi e i costi di gestione del sistema in generale
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5. Email Archiving
Archiviazione automatica o interattiva.
•
Verifica e tracciabilità e dello stato della mail.
•
Funzionalità di ricerca delle mail archiviate veloce e facile
•
Single Instance Archiving dei file allegati. Il sistema mantiene una sola copia dell’allegato
•
anche se presente in più emails con un notevole risparmio di spazio.
Archiviazione PST mediante ricerca e riconoscimento automatico.
•
Strumenti di amministrazione semplici.
•
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6. File System Archiving
Archiviazione automatica o interattiva: Regole di storicizzazione configurabili secondo diversi
•
criteri come ad esempio la dimensione dei file, la data, il folder, etc.. Alternativamente
archiviazione interattiva mediante un solo click dall’interfaccia del File System.
Integrità e ammissibilità del contenuto: L’archiviazione su supporti non riscrivibili può garantire
•
l’integrità del documento insieme alla possibilità di aggiungere marche temporali e firme.
Eliminazione della ridondanza: Con l’archiviazione in singola istanza il sistema trova le istanze
•
multiple del documento e ne mantiene una sola versione. Questo riduce gli spazzi dell’archivio.
Ricerca: Ricerca full‐text attraverso i file system archiviati consolidando i risultati in un'unica lista.
•
Ripristino facile dei documenti: I documenti possono essere rimessi nel file system originale (o in
•
una nuova locazione) mediante il singolo click nei risultati della ricerca. Se si vuole si può sostituire
lo shortcut con il documento e eliminare la copia nell’archivio.
Document Management Archiving:
Archiviazione documenti residenti in eDocs: marcare i documenti da archiviare come Read‐Only in
•
maniera interattiva o in automatico mediante programmi guidati da regole parametriche.
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7. SAP Archiving
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8. SAP Data Archiving
Key Benefits:
• Ottimizza i processi di SAP
• Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO
• Migliora i tempi di risposta del sistema
• Riduce i costi per il mantenimento di un’infrastruttura applicativa in continua crescita
• Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni
• Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno
• Soluzione “Out of the box “ , assicura una rapida installazione e un immediato utilizzo
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9. DocFlow Synergy for SAP Archiving
Synergy mette a disposizione le funzionalità di:
• Archiviazione e gestione dei documenti e dei processi di lavorazione in formato elettronico.
• Interfaccia utente web per la navigazione, ricerca e visualizzazione integrata con la UI del
sistema ERP.
• Processo di registrazione documenti contabili (es. fatture) in modalità Simultanea, Differita o
Anticipata con notifica automatica e gestione delle code di lavoro utente.
• Acquisizione e protocollazione documenti entranti (fatture fornitori, ordini, …) con gestione
dello stoccaggio fisico.
• Cattura e generazione documenti uscenti da spool di stampa e report (fatture attive, avvisi
pagamento, …).
• Modellazione processi ERP specifici:
• Benestare fattura e Verifica Fatture
• Archiviazione documenti a normative AIPA
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10. Architettura Open Text
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11. Enterprise Library Services
Office & Shared File SAP Livelink & eDOCS More …
Email
SharePoint Systems
Servers & Client
(PST)
Enterprise Library Services
Records Metadata
Archive Search Discovery Audit
Management Management
Intelligent Storage Management
SIA Migration Rendition Encryption
Expensive Cheap
Enterprise Disk Modular Disk SATA / JBOD Disk Optical / Worm / Access Tape Capacity Tape
$47 ‐ $67 GB
$47 ‐ $18 ‐ $26 GB
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12. DocFlow Mass Mover
FUNZIONALITA’:
Modulo lato Server che si occupa di spostare/copiare i file fisici dei documenti su
nuovi supporti scelti dal Cliente in modalità autonoma, trasparente e basata su
regole.
I documenti sono sempre indicizzabili e accessibili dalle applicazioni documentali.
•
Non richiede nessun intervento manuale
•
E configurabile per lavorare su diverse librerie (applicazioni) ognuna con i suoi parametri di
•
configurazione.
E’ possibile definire due distinti File system di destinazione (se ne può usare uno per scopi di
•
backup).
Utilizza il campo PROFILE definito nella configurazione per il calcolo “dell’anzianità” del
•
documento.
E’ possibile limitare il numero di documenti da spostare per ogni run..
•
E’ possibile definire un ulteriore campo della PROFILE su cui viene scritta la data di spostamento.
•
E’ impostabile per funzionare sino ad una certa ora. (protezione dai backup)
•
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13. Architettura Docflow On Line
Storage Documenti
fisici nel DM
Il servizio di ricerca
opera sul DB dove
trova il link che
fornisce la posizione 1
del documento
Shared Folders
Storage Documenti fisici
Search spostati o copiati dallo
storage principale del DM
secondo regole predefinite
2
DocFlow
Mass Mover
Folders Storico
Mass Mover archivia
automaticamente i
documenti secondo
regole predefinite.
3
Storage Documenti fisici spostati
o copiati dallo Storage Storico del
DM su Storage Massivo secondo
regole predefinite
Folders Storico
Massivo
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14. DocFlow XML DOCS
FUNZIONALITA’:
Modulo lato Client che si occupa di:
marcare i documenti da archiviare secondo regole prestabilite
•
prelevare i documenti dal file system
•
effettuare copia del documento su supporto non riscrivibile come CD/DVD ed inserire nel file
•
indice le informazioni necessarie (è possibile anche copiare su supporti riscrivibili come dischi
esterni)
eliminare il documento dal file system e dal DB del DM
•
In caso di necessità il file di indice può essere dotato di riferimento temporale e “firmato
digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” con
il tool fornito dalla Certification Authority.
Per le funzionalità di Esibizione, il supporto generato contiene un browser
“autoreferenziante” in grado di cercare, visualizzare e controllare la validità dei documenti
archiviati.
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15. Architettura DocFlow Off Line
Gestionale
CD o DVD
1
Consultabile
4
via Web Browser
Repository
Documenti
Firma Digitale
XML Docs
Operatore
Conservazione
3
2
Selezione Processi di Conservazione Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale
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16. Conclusioni
Le organizzazioni saranno in grado di gestire documenti, email e altre informazioni
•
aziendali che desiderano conservare mediante regole di archiviazione dei contenuti e
gestione dei requisiti di conformità.
Le organizzazioni potranno scegliere fra le soluzioni elencate per implementare le
•
funzionalità integrate di Records Management e Archiving di cui hanno bisogno.
I servizi di Records Management e Archiving forniranno agli
•
amministratori la possibilità di salvare i contenuti su Storage
a minor costo e con politiche di gestione differenti
dipendenti dalle caratteristiche dei documenti e dalla
normativa vigente. Gli utenti finali non vedranno alcuna
differenza tra i contenuti memorizzati su supporti differenti e
quindi l’impatto per quest’ultimi sarà limitato.
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17. Conclusioni
La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema
•
sempre presente per i clienti. L’offerta DocFlow garantirà loro un sistema per
gestirla al meglio e per archiviare i contenuti attraverso una soluzione
studiata specificamente. Fornirà ai clienti un percorso rapido e economico
per creare una soluzione a lungo termine che consenta di gestire e archiviare
i contenuti.
Abbiamo visto che esistono diversi scenari di Archiving che possono essere
•
implementati secondo le esigenze dell’organizzazione, DocFlow può aiutare
le aziende nel valutare quello che più si adatta alle proprie esigenze
prendendo in considerazione sia le normative che le tecnologie.
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18. grazie
DOCFLOW ITALIA
ANDREA CERA
Client Manager
TEL: 02 57 50 33 66
www.docflow.com
DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it
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