Gestão e preservação da informação digital em arquivos

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Gestão e preservação da informação digital em arquivos

  1. 1. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  2. 2. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  3. 3. Memória perpétuaPública Prova fé autêntica ARQUIVO santuário tesouro Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  4. 4. • Pode a presunção da autenticidade ser transferida para o contexto digital?• Quais os requisitos que garantirão a autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade e usabilidade da informação?• Quais as implicações no conceito de documento?• Qual o papel dos profissionais da informação?• Qual o posicionamento da Arquivística?• Como garantir a autenticidade e a usabilidade dos objectos digitais ao longo do tempo? Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  5. 5. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  6. 6. Fonte: FERREIRA, Miguel, Introdução à Preservação Digital : Conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 24-25. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  7. 7. Preservar a informação Garantir o digital a acesso longo prazo continuado Conservar a memóriaMas como? Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  8. 8. “os arquivistas devem ser capazes não só de conhecer osprincípios e as práticas fundamentais de arquivo, mastambém de compreender que estes mudaram e que sedevem reformular e/ou ampliar para fazerem face aosdocumentos de arquivo electrónicos”. CIA, Documentos de arquivo electrónicos: manual para arquivistas, 2005, p. 23. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  9. 9. Autenticidade Manutenção da fidedignidade dos documentos/informação após a utilização, transmissão e preservação a longo prazo. Como transpor para o mundo digital os princípios que tão bemfuncionam em ambiente analógico? Como garantir a autenticidade dos objetos digitais? Se um documento apresenta todos os elementos formais desde a sua criação/recepção (autêntico), esse documento é aquilo que pretende ser (genuíno) e o seu conteúdo é de confiança (fidedigno). Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  10. 10. Autenticidade e fidedignidade para quê?  apoiar as atividades da organização  fornecer prova Como transpor para o mundo digital os princípios que tão bemfuncionam em ambiente analógico? Como garantir a autenticidade dos objetos digitais? No mundo digital impera a desconfiança Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde 2012
  11. 11. Preservação da memória Produtores de informação Profissionais da informação Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde 2012
  12. 12. “As questões relacionadas com a preservação da memória constituemum dos maiores desafios que os profissionais da informação devemenfrentar. Dado o volume incomensurável de Informação produzida e arapidez com que a mesma se produz graças às facilidades da tecnologiaé inquestionável que se torna impossível conservar tudo e a decisãosobre a conservação da memória deixou de ser um problema que se põea posteriori ”. Ribeiro, Fernanda, Gestão da Informação/ Preservação da Memória na era pós-custodial: um equilíbrio precário, 2004, p. 8. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  13. 13.  AvaliaçãoApesar dos diferentes suportes, não há nenhuma diferençafundamental na avaliação da informação em suporte papel ou digital,uma vez que, ambos são avaliados de acordo com os valoresadministrativos, legais, probatório e informacionais no âmbito docontexto do sistema de manutenção de documentos em que foramcriados. Seleção da informação a preservar de acordo com os objetivos da instituição e das necessidades da comunidade. Questão primordial da preservação digital Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  14. 14. Concepção e implementação de sistemas de arquivo (NP-4438-2, 2005, p. 10) ciclo de gestão de informação - produção, captura e recolha deinformação, o seu processamento/organização, a sua circulação, a sua avaliação, o seu armazenamento, o seu uso e disseminação Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  15. 15.  Normas  ISO 15489 (NP 4438-2)  Aplica-se a documentos em qualquer formato ou suporte, produzidos ou recebidos por qualquer organização pública ou privada no decurso das suas atividades.  Especifica os elementos da gestão de documentos de arquivo e define os resultados a atingir. Fornece uma metodologia para implementação. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  16. 16.  Normas  ISO 30300 / ISO 30301  Fornece uma abordagem sistemática e estratégica para a criação e gestão da informação como parte integrante dos processos de negócios das organizações, utilizando esses recursos de informação como parte dos objetivos estratégicos.  Contexto da organização;  Contexto de produção;  Contexto do documento.  Estrutura do MSR (Management Systems for Records)Fonte: Bustelo, Carlota e Ellis,Judith, What is ISO 30300? Who,when, where, why and how toimplement, 2011. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  17. 17.  Benefícios da implementação de um MSR (Management System Records)  a) usa um modelo internacionalmente aceite para estabelecer e implementar política e objetivos;  b) integra a avaliação de riscos;  c) promove a melhoria contínua através da avaliação de desempenho e da implementação de processos de auditoria;  d) permite facilidade na confirmação de conformidade e na certificação de por parte de uma outra entidade independente;  e) integra o uso de MSR com outros padrões comummente utilizados MSS (Managment System Standards). Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  18. 18.  Benefícios de um controlo eficiente dos documentos:  a) eficiência nos processos de negócio;  b) cumprimento da legislação e regulamentação;  c) tomada de decisão eficaz;  d) eliminação de informação redundante e duplicados;  e) partilha de informação;  f) melhora o desempenho das TI;  g) recuperação de desastres e a continuidade do processo de negócio;  h) proteção em caso de litígio;  i) defesa dos direitos das partes interessadas (stakeholders);  j) conservação da memória institucional e/ou coletiva;  k) apoia a responsabilidade social. Controlo total da informação sobre a atividade da organização durante tanto tempo quanto for necessário para servir os seus propósitos. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  19. 19.  Interoperabilidade  Capacidade de dois ou mais sistemas (computadores, meios de comunicação, redes, software e outros componentes de tecnologia da informação) de interagir e de trocar dados de acordo com um método definido de forma a obter os resultados esperados.  Lei nº 36/2011 de 21 de Junho  Estabelece a adopção de normas abertas nos sistemas informáticos do Estado. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  20. 20.  Modernização Administrativa  Princípios fundamentais:  Desburocratização;  Transparência;  Racionalidade;  Simplicidade;  Eficiência;  Acesso;  Flexibilidade.  Estratégias:  Qualificação dos recursos humanos;  Orientação dos serviços para o cidadão;  … Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  21. 21.  Medidas de simplificação administrativa e legislativa e medidas de administração electrónica  A simplificação tem por objetivo:  melhorar a relação dos cidadãos com os serviços municipais;  reduzir os custos de contexto das empresas no seu relacionamento com estes serviços;  tornar o Município mais eficiente e, assim, tornar o concelho mais competitivo.  A estratégia de simplificação pode ser concretizada através de alguns objetivos genéricos:  diminuir o número de atendimentos presenciais;  reduzir tempos de espera;  minimizar o número de interações relacionadas com o mesmo processo;  prestar serviços na hora;  dar mais e melhor acesso à informação. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  22. 22.  “A digitalização e preservação da memória cultural da Europa, que inclui material impresso (livros, revistas, jornais), fotografias, objectos de museus, documentos de arquivos, material sonoro e audiovisual, monumentos e sítios arqueológicos (a seguir denominados «material cultural»), constituem um dos principais domínios visados pela Agenda Digital”. Até 2025 Até 2015 Digitalização de todo o Meta global património de 30 cultural da 2011 milhões de Europa Mais de 19 objetos milhões de digitalizados objetos Fonte: CE, Recomendações da Comissão sobre a digitalização e a acessibilidade digitalizados em linha de material cultural e a preservação digital, 2011. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  23. 23. • Reforçar os incentivos ao desenvolvimento de material digitalizado proveniente de bibliotecas, arquivos e museus. • Disponibilizar em linha do material cultural torná-lo-á acessível aos cidadãos em toda a Europa, que o poderão utilizar para fins recreativos, educativos ou profissionais. • Reutilizar o material digitalizado para fins comerciais ou não comerciais (criação de conteúdos educativos e de ensino, documentários, aplicações para turismo, jogos, animações e ferramentas de conceção), desde que sejam plenamente respeitados os direitos de autor e os direitos conexos. • Limitar a utilização de marcas de água ou outras medidas de protecção visual intrusivas que diminuem as possibilidades de utilização do material digitalizado no domínio público.PortugalNº de objetos na Europeana Fonte: CE, Recomendações da Comissão sobre a digitalização e a acessibilidade em linha de material cultural e a preservação digital, 2011. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  24. 24.  A informação digital inclui:  documentos digitalizados  aqueles que, por questões de acesso ou preservação, foram convertidos para um formato digital através de um qualquer processo de digitalização  documentos nado-digitais  Aqueles que criados originalmente em ambiente digital e o seu manuseio só pode ser feito nesse ambiente. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  25. 25.  Vantagens da digitalização  Economia efetiva de espaço;  Multi-acesso;  Distribuição mais rápida, dirigida e eficiente;  Identificação e gestão efetiva de objetos digitais;  Preservação da capacidade evidencial do documento. Problemas  Deficiente planeamento  pontos de bloqueio e rutura total;  Preservação de objetos digitais;  Gestão de objetos digitais:  Identificação  Localização  Recuperação  Preservação da capacidade de prova  Insuficiente suporte tecnológico. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  26. 26.  Gestão de projetos de digitalização  Quais são os objetivos?  O que digitalizar?  Digitalizar os processos na íntegra?  Quais as tipologias informacionais a digitalizar?  Qual o formato e a resolução mais adequados?  Qual o equipamento necessário (software e hardware)?  Qual o esquema de metadados a utilizar?  Quais os recursos humanos necessários? Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  27. 27. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  28. 28.  Cadeia de digitalização Fonte: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical/technicalA-01.html Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  29. 29.  Tipos de digitalização  Bitonal – um bit por pixel que representam o preto e o branco (documentos de texto);  Escala de cinza – múltiplos bits por pixel que representam tons de cinza (fotografias a preto e branco);  Cor (RGB) – Múltiplos bits que representam cores (documentos com cor). Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  30. 30.  Bit Depth  A profundidade de bits mede o número de cores disponíveis para representar a cor ou tons de cinza no original. A cada pixel é atribuído um valor que corresponde à cor/sombra que representa. Fonte: BCR, BCR’s CDP Digital Imaging Best Practices: version 2.0, 2008, p. 9. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  31. 31.  Resolução  A resolução, expressa em pontos por polegada (dots-per-inch), determina a qualidade da imagem.  Quanto maior for a resoluções da captura mais aumenta a informações obtida, bem como aumenta o tamanho do ficheiro.  A resolução deve ser ajustada tendo em conta o tamanho, qualidade e condições de utilização do objeto digital. PPI Fonte: BCR, BCR’s CDP Digital Imaging Best Practices: version 2.0, 2008, p. 10. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  32. 32.  Compressão  A resolução determina a qualidade da imagem, desta forma a qualidade pode ser afetada pelas técnicas e nível de compressão utilizadas  lossless compression – sem perda de qualidade (ex. TIFF);  lossy compression – com perda de qualidade (ex. JPEG).  Reduz o tamanho do ficheiro para processamento, armazenamento e transmissão. Fonte: BCR, BCR’s CDP Digital Imaging Best Practices: version 2.0, 2008, p. 11. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  33. 33.  Equipamento  Densidade ótica  A densidade ótica mede o “Brightest bright" e “darkest dark" que um equipamento pode capturar. Quanto maior for capacidade do scanner ou câmara em reproduzir alterações subtis de tonalidades (dynamic range), mais qualidade terá a imagem.  Scanners capazes de capturar uma maior profundidade de bits geralmente capturam uma maior densidade ótica.  Velocidade  A velocidade com que o equipamento pode captar imagens e transmiti-los para o computador é um fator importante a considerar para nos projetos de digitalização. As alegadas capacidades dadas pelos fabricantes devem ser cuidadosamente investigadas e testadas examinado os resultados no ecrã e em impressão Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  34. 34.  Armazenamento  Critérios a considerar 1.Custo  3.Interoperabilidade  Custo de instalação  Suporta nós de marcas  Manutenção e suporte/ano concorrentes  Prazo da garantia  Suporta discos de marcas concorrentes  Custo da solução para 1 TB  Disponibiliza interfaces de  Custo da solução para 10 TB programação  Custo da solução para 100 TB  Suporta conectividade NFS  Custo de cada nó (1 nó suporta  Suporta conectividade SMB vários discos)  Custo de cada unidade de controlo  4.Segurança de dados  Suporta RAID 2.Escalabilidade  Suporta backups  Número máximo de nós  Suporta replicação remota  Número máximo de nós por cada unidade de controlo  Capacidade máxima de cada nó  5.Facilidade de programação (número de discos)  Storage Virtualization  Limite máximo em TB de cada nó  API de controlo do número de réplicas  API de controlo dos processos de auditoria Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  35. 35.  Formatos adequados  A escolha de formatos de ficheiro deve ter em conta o resultado final com maior qualidade de digitalização possível e a disponibilidade de caminhos de migração para futura preservação da matriz digital.  Privilegiar a escolha de formatos abertos e independentes (ex: TIFF) em detrimento de formatos proprietários, isto é coberto por patente ou copyright (ex: Word, Excel), de modo a que diferentes configurações de hardware e software sejam capazes de os interpretar. Apesar de ser desejável o uso de formatos adequados à preservação a longo prazo serem adoptados na criação da informação digital, não é um imperativo. Podem ser convertidos posteriormente. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  36. 36.  Normalização A normalização tem como objetivo simplificar o processo de preservação através da redução do número de formatos distintos que se encontram num repositório de objetos digitais. A utilização de um número reduzido de formatos compatíveis permite:  Evitar futuras complicações a nível de direitos de autor ou pagamento de royalties (taxas de utilização);  A interoperabilidade entre sistemas distintos;  Uma estratégia de preservação seja aplicada de forma transversal a um grande número de objetos digitais;  A redução de custos e facilita a gestão e aplicação de eventos de preservação. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  37. 37. Fonte: U.S. National Archives and Records Administration (NARA) Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  38. 38.  OCR (optical character recognition)  A utilização de software OCR permite extrair informação da informação digitalizada.  Reconhece as letras e os números que formam a imagem digitalizada, i.e. converte o texto impresso num formato legível pela máquina;  Permite procurar, indexar, converter formatos e outras operações de processamento. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  39. 39.  Marca de água digital  é essencialmente utilizada para a proteção da propriedade intelectual, anexando o copyright ao objeto;  identifica a fonte, criador, proprietário, distribuidor, ou consumidor autorizado de uma documento ou imagem;  Em caso de uso ilícito, facilmente se pode fazer prova de propriedade. A aplicação de marcas de água a um objeto digital significa a alteração dos bits, ao ponto de alterar ligeiramente a perceção do objeto Não é apropriada para a gestão de objetos digitais num ambiente É apropriada para um ambiente de controlado, tal como um arquivo ou um distribuição pública não controlada repositório preocupados com a integridade do objeto Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  40. 40.  Tratamento e digitalização de documentos do Arquivo Municipal de Ponte de Lima (POC)  Objetivos:  Ampliar o conhecimento do património arquivístico à guarda do Arquivo Municipal de Ponte de Lima alargando a outros públicos;  Facilitar o acesso a informações relativas às coleções e séries documentais tratadas e digitalizadas;  Conservar e preservar, a longo prazo, em boas condições físicas, toda a documentação do Arquivo Municipal de Ponte de Lima, evitando os prejuízos causados pelo seu manuseamento;  Fomentar o apoio à investigação científica e académica;  Sensibilizar a população em geral e mais concretamente os mais jovens para a conservação do património arquivístico, que constitui a herança cultural e/ou a memória coletiva, através da promoção de visitas de estudo ao Arquivo Municipal. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  41. 41.  Documentos digitalizados:  Livros de actas  Livros de registo geral  Colecção de pergaminhos  Colecção de cartas régias  Forais  … Formatos:  300 dpi para as matrizes (TIFF) 188.676 imagens  200 dpi para consulta (JPEG)  72/100 dpi para as miniaturas (JPEG) Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  42. 42.  E-arquivos (QREN)  Objetivos:  Contribuir ativamente para a introdução de uma nova dinâmica na modernização administrativa:  ao nível dos serviços  desburocratização;  reengenharia de processos;  aumento da eficácia, eficiência, celeridade e transparência;  redução de custos.  ao nível da interação/comunicação entre o município e os munícipes. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  43. 43.  Tipologias informacionais digitalizadas:  Requerimento inicial  Planta de localização  Planta de implantação  Planta topográfica  Planta de condicionantes (PDM)  Planta de ordenamento (PDM)  Alvará de construção  Projeto de arquitetura (telas finais)  Alvará de utilização Formatos  200 dpi para plantas  150 dpi para tamanho A4 4.780 Processos de Obras Particulares 51.137 imagens Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  44. 44. circulação analógica Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  45. 45. circulação digitalArquivo Municipal Câmara Municipal 10010010110 10100100101 Cidadãos e Organizações Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  46. 46. “consiste na capacidade de garantir que a informação digitalpermanece acessível e com qualidades de autenticidadesuficientes para que possa ser interpretada no futurorecorrendo a uma plataforma tecnológica diferente dautilizada no momento da sua criação”. Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 20. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  47. 47. Ambiente Ambienteanalógico digital Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  48. 48. “retirada do tranquilo limbo do ambientetradicional, em que coexistia com pacíficosinsectos e pergaminhos, a preservação aplicadaao universo digital tem conseguido finalmentedespertar a atenção de todos os sectoresprofissionais na área da gestão da informação”. Barbedo, Francisco, Arquivos digitais: da origem à maturidade, 2005, p. 7. Preservação digital - DGARQ Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  49. 49. Hardware Suportes de Obsolescência Softwarearmazenamento tecnológica Formatos de arquivo Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  50. 50. Fonte: Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior, 2011, p. 63. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  51. 51. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  52. 52. Informação Preservação Memóriadigital digital • Fragilidade • Autenticidade • Memória física dos • Integridade colectiva e suportes • Fidedignidade institucional •Vulnerabilidade • Acesso do ambiente continuado digital • Obsolescência tecnológica Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  53. 53. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  54. 54. Fonte: Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na gestão da informação:um modelo processual para as instituições de ensino superior, 2011, p.83. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  55. 55.  Migração  Transferência periódica de material digital de uma dada configuração de hardware/software para uma outra ou de uma geração de tecnologia para outra subsequente;  Centra-se na procura de formatos alternativos para representar o mesmo conteúdo intelectual que se pretende preservar;  Tem como principal objetivo garantir que a informação digital permanece compatível com as tecnologias atuais. Fonte: Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 40. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  56. 56.  Encapsulamento  As soluções baseadas em encapsulamento procuram manter os objetos digitais inalterados até ao momento em que se tornam necessários.  Consiste em conservar, juntamente com a informação digital, toda a metainformação necessária e suficiente que permita futuramente desenvolver conversores, visualizadores ou emuladores. Preservação do bit stream original juntamente com metainformação capaz de garantir a sua futura interpretação Ferreira, Miguel, Preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  57. 57.  Emulação  Baseia-se na utilização de um emulador (software especial) capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma de hardware e/ou software, inicialmente incompatível.  É particularmente relevante em contextos em que o objeto a preservar se trata de uma aplicação de software. Fonte: Ferreira, Miguel e Ramalho, José Carlos, Preservação digital: das normas às boas práticas, 2008. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  58. 58.  Preservação da tecnologia  Criação de “museus de tecnologia” através da conservação e manutenção de todo o hardware e software necessários à correta apresentação dos objetos digitais. Transferência para suportes analógicos  Conversão de documentos digitais em documentos analógicos, de forma a garantir o acesso à informação neles contida. Feita a transferência da informação, os esforços de preservação serão feitos em torno do documento analógico. Arqueologia digital  Métodos de salvar conteúdos de suportes estragados, ou ambientes de hardware/ software obsoletos. Estratégia de recuperação em casos de emergência. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  59. 59.  Pedra Roseta digital  A Pedra Roseta, cujo texto está escrito em três línguas distintas (egípcio hieroglífico, egípcio cursivo e grego clássico) permitiu a descodificação de inúmeros textos egípcios encontrados em vários locais e suporte.  Reunir amostras de objetos que sejam representativas do formato que se pretende recuperar e que permitam inferir as regras necessárias para traduzir/converter o objeto original para um qualquer formato contemporâneo. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  60. 60.  Refrescamento  Consiste na transferência de informação de um suporte físico de armazenamento, para outro geralmente mais actual, antes que o primeiro se deteriore ou se torne irremediavelmente obsoleto.  Não é propriamente uma estratégia de preservação, mas deve ser considerado como um pré-requisito para o sucesso de qualquer estratégia de preservação digital. Repositório Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  61. 61.  Processos de preservação digital  Nível físico  Tecnologia de armazenamento de elevada disponibilidade;  Refrescamento de suportes;  Plano de contingência (recuperação perante desastres).  Nível lógico  Replicação local (backups);  Replicação remota.  Nível conceptual/semântico  Normalização dos formatos durante a ingestão;  Migração de formatos obsoletos;  Modelo económico (sustentabilidade económica/ orçamento anual).  Nível social  Todos os utilizadores têm de estar registados;  Toda a sua atividade é registada;  O sistema procura evitar a ocorrência de erros.  Nível económico Ramalho, José Carlos e  Modelo de sustentabilidade económica; Ferreira, Miguel, Sistemas de suporte à  Custos de preservação integrados no orçamento anual. governação electrónica: preservação a longo- Cristiana Freitas prazo de informação Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012 digital, 2008.
  62. 62.  Infraestrutura tecnológica  A preservação digital tem na infraestrutura tecnológica (hardware e software) um dos aspetos fundamentais para a preservação e acesso:  Definição de hardware e software ;  Sistema de armazenamento com alta capacidade e dispositivos de acesso adequados;  Estrutura de cópias de segurança (backup) confiável;  Sistema de redundância de base de dados e de hardware;  Sistema de deteção e recuperação automática de falhas;  Escolha dos suportes de armazenamento para preservação, backups e acesso;  Definição dos tipos, ou seja off-line e/ou online;  Estrutura de rede de computadores adequada para acesso dos utilizadores ao sistema de informação;  Sistemas de armazenamento com mecanismos de segurança, com senhas seguras para acesso à base de dados;  Definição de formatos de armazenamento lógico e físico. Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior, 2011, p. 145. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  63. 63.  Aspectos a considerar na preservação digital  Aspetos técnicos, legais, administrativos e culturais;  Custo elevado das ações de preservação:  Recursos financeiros;  Recursos humanos. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  64. 64. “O plano de preservação digital permite identificar asfuncionalidades que devem ser implementadas e a formade as implementar, para manter a integridade eusabilidade dos documentos de arquivo electrónicos aolongo do tempo.” DGARQ, Recomendações para a produção de Planos Preservação Digital, 2005, p. 6. Não é considerada, neste documento, a circunstância em que um produtor deseje criar um arquivo digital, orientado para a preservação de objetos digitais (OD) de conservação permanente e acessível a utilizadores externos à organização. Neste caso muitos outros requisitos serão necessários bem como recursos humanos e materiais indispensáveis para gerir esse tipo de função. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  65. 65.  Objetivos do Plano de Preservação Digital:  i) garantir que os documentos de arquivo eletrónico sejam conservados de forma legível e acessível, mantendo simultaneamente as suas propriedades de autenticidade e integridade durante tanto tempo quanto a organização deles necessitar;  ii) permitir identificar quais as funcionalidades que devem ser implementadas e a forma de as implementar, para manter a integridade e usabilidade dos documentos de arquivo eletrónicos ao longo do tempo. Barbedo, Francisco et al., Recomendações para a produção de planos de preservação digital, 2010, p.8. Fonte: Serra Serra, Jordi, Los documentos electrónicos: qué son y como se tratan , 2008, p. 112. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  66. 66. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  67. 67.  Pré-requisitos  Plano de classificação;  Tabela de seleção;  Caracterização do sistema de informação e identificação dos requisitos dos documentos de arquivo eletrónico  Análise e caracterização do sistema documental e suas funcionalidades;  Análise das séries documentais. Planeamento da estratégia de preservação  Definição das estratégias de preservação;  Definição de formatos de preservação;  Escolha de aplicações informáticas;  Escolha de soluções de armazenamento;  Escolha de metainformação. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  68. 68.  Ameaças a considerar  Falha do Hardware;  Falha do Software;  Erros nos canais de comunicação;  Falhas na rede;  Obsolescência;  Erros do operador;  Desastres naturais;  Ataques externos;  Ataques internos;  Falhas organizacionais e económicas. Fonte: Gladney, Henry M., Preserving Digital Information, 2007. p. 10 Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  69. 69.  Em suma, pretende-se:  Minimizar os riscos de perda irremediável da informação:  Adulteração da informação digital;  Definição de formatos não adequados na migração e refrescamento;  Alteração ou perda da estrutura dos documentos digitais originais;  Perda da informação e/ou metadados de conteúdos de preservação;  Obsolescência do hardware e Software. Garantir Autenticidade, a integridade e a fiabilidade da informação a Acesso continuado à informação preservar Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  70. 70. Metadados? Informação estruturada que descreve, explica, localiza, ou ainda possibilita que um recurso informacional seja fácil de recuperar, usar ou gerir. O termo metadados frequentemente designa dados sobre dados, ou informação sobre informação. ISO 15489-1 Descoberta de recursos Preservação Organização digital de recursos Função dos metadados Facilitação da Identificação interoperabili digital dade Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  71. 71.  A metainformação no contexto da preservação digital:  procura descrever o caminho percorrido pelos documentos digitais, desde a sua criação até à sua incorporação no repositório;  descreve o ambiente tecnológico que sustenta a correta apresentação dos objetos digitais (hardware, software e sistemas operativos);  assume também a responsabilidade de garantir a sua autenticidade;  inclui informação sobre todas as contingências legais que afetam os objetos digitais. Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 54. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  72. 72.  Metadados de Preservação descrevem e documentam os processos e atividades relacionados com a preservação dos objetos digitais; Metadados Metadados administrativos descritivos Metadados reúnem informação detalhada sobre a de proveniência, autenticidade, atividades de preservação preservação, ambiente tecnológico e Metadados condicionantes legais dos objetos digitais; estruturais descrevem o ambiente tecnológico necessário à correta execução e apresentação dos objetos Fonte: Ferreira, Carla, Preservação da informação digitais. digital: uma perspectiva orientada para as bibliotecas, 2011, p. 81 Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  73. 73. Fonte: Barbedo, Francisco et al., RODA: Repositório de objectos digitais autênticos: relatório final, 2006, p. 13. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  74. 74.  O que são e como funcionam?  Um repositório digital é um sistema de informação responsável por gerir e armazenar informação digital, mantendo-a acessível e preservando-a.  preservar, num repositório digital, significa que se cumprem os seguintes objetivos:  os dados são mantidos no repositório sem serem danificados, perdidos ou adulterados;  os dados podem ser encontrados, recuperados e disponibilizados ao utilizador;  os dados podem ser interpretados e entendidos pelo utilizador (não basta preservar a bitstream que representa a informação preservada, o desafio reside em assegurar que os utilizadores podem aceder ao conteúdo tal como este foi depositado no repositório);  todas as condições referidas podem ser mantidas ao longo do tempo. Ferreira, Carla, Preservação da informação digital: uma perspectiva orientada para as bibliotecas, 2011, p. 72. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  75. 75.  No contexto da preservação digital, um repositório digital surge como uma importante infra-estrutura que providencia os mecanismos necessários para:  identificar de forma consistente os documentos;  uniformizar os formatos em que estes se encontram;  atribuir os metadados necessários para a descrição e localização dos documentos, gestão dos direitos de autor e documentação das alterações efetuadas aos documentos. Ações que garantem uma melhor gestão das mudanças tecnológicas e da aplicação das estratégias de preservação, com a automatização de processos. Ferreira, Carla, Preservação da informação digital: uma perspectiva orientada para as bibliotecas, 2011, p. 72. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  76. 76.  Arquitetura de um sistema de preservaçãoFerreira, Miguel, Preservação de longa duração da informação digital no contexto de um arquivo histórico, 2009, p. 57. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  77. 77.  Repositórios digitais de confiança (Trusted Digital Repositories)  Devem assegurar que os documentos sejam preservados tal qual foram depositados, ou seja, que se mantêm a sua autenticidade e integridade e que todas as operações de preservação levadas a cabo estão devidamente justificadas e documentadas. certificação confiança Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  78. 78.  Atributos e responsabilidades dos repositórios digitais de confiança (TRAC) Conformidade com o modelo de referência OAIS Responsabilidade (accountability) Responsabilidade de administrativa procedimentos Repositório digital de confiança Sistema de Viabilidade segurança organizacional Adequação Sustentabilidade tecnológica financeira Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  79. 79. Modelo de referência OAIS • Definição de políticas •Estabelece de preservação digital relações entre a ; metainformação •Elaboração de planos e o material de preservação; preservado (AIP); •Monitorização do •Assegura a ambiente externo. localização do material; • Conservação da metainformação; •Permite a obtenção de relatórios e estatísticas sobre os conteúdos do repositório. • Armazena o material a preservar; •Guarda as representações • Verifica a digitais; integridade • Estabelece a ponte •Gera toda a estrutura de física, lógica e entre o sistema e a armazenamento; semântica; comunidade de •Garante que as representações •Valida a interesse (consumidores não são degeneradas por mau metainformação da material custodiado); funcionamento dos suportes (ou geração da • Facilita a descoberta físicos; mesma); e localização dos •Verifica a integridade; •Transforma o objetos digitais; •Oferece funcionalidades de SIP em AIP. • Prepara os mesmos salvaguarda e recuperação de para entrega ao dados em caso de desastre (RAID, consumidor (DIP). Back-up, replicação remota, etc.)Fonte: Ferreira, Miguel et al., Estado daarte em preservação digital, 2012. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  80. 80.  A Direção Geral de Arquivos enquanto Service Provider  RODA  O Repositório de Objetos Digitais Autênticos, desenvolvido pela DGARQ, visa desenvolver e promover uma solução tecnológica, ultimada na construção de um protótipo de repositório digital capaz de incorporar, descrever e dar acesso a todo o tipo de informação digital produzida no contexto da Administração Pública.  Estipula normas para efeitos de submissão/ingestão no que se refere aos formatos para cada tipo de objeto digital (texto com estrutura, imagens com estrutura, Bases de Dados relacionais, áudios e vídeos). Quaisquer outros formatos de Texto, Imagem, Bases de Dados, que se encontrem fora da listagem podem também ser aceites, mas sem qualquer garante de preservação Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  81. 81.  Rede Portuguesa de Arquivos (RPA)  Projeto da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) que pretende assumir-se como um repositório da memória coletiva, através da divulgação do património arquivístico nacional.  A rede baseia-se na partilha de serviços e disponibilização de conteúdos de arquivo, articulando-se com outras redes de serviços materializadas em diversos portais, como o portal do cidadão, ou o portal da cultura, de forma a proporcionar serviços integrados ao cidadão.  Este projeto visa associar-se, a partir do Portal Português de Arquivos (PPA), a outras estruturas internacionais afins, como a EUROPEANA (Biblioteca Digital Europeia) e a APENET (Portal de Arquivos Europeu). Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  82. 82. Fonte: FERROS, Luís Miguel, Extracção e concentração de metainformação distribuída por vários repositórios, 2009. p. 34. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  83. 83.  Integração do Portal Português de Arquivos (PPA) com a Europeana Fonte: FERROS, Luís Miguel Ferros et al., Digitarq e o novo modelo de interoperabilidade OAI-PMH, 2010. Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  84. 84.  Documentos de apoio:  Colecções digitais: digitalização e preservação digital http://coleccoes-digitais.wikidot.com/ Cristiana Freitas Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012
  85. 85. Cristiana FreitasSeminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012

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