Jurgen Carlier - bestuurder FeWeb en gedelegeerd bestuurder Tales Just-In-Time (JIT) 2.0 en case Rejo Fresh NV

1. Een methode voor ondersteunen van
proces-automatisatie en –verbetering
met web technologie

2. Wie?
Wie ben ik ?
Jurgen Carlier, licentiaat informatica, KULeuven
Zaakvoerder / oprichter Tales Systems CVBA, aka
tales.be
Bestuurder Feweb
Jurgen.carlier@tales.be, www.tales.be
@TalesPDG
http://www.linkedin.com/in/jurgencarlier

3. Wie is ?
Web developer
Kwaliteit
Team
3 webs : websites / webshops / web applicaties
Tales is “Sterk In Web”

4. Tales denkt web
Presentatie sites 
processen ondersteunen
Zorg : wat is Onze USP of filosofie tav. Processen
Antwoord: JIT 2.0.
Deze voorstelling:
• Legt JIT 2.0. uit
• Case Rejo Fresh
• Ideeën rond: JIT 2.0. als “methode”/”management-
instrument”

5. JIT 2.0.
Een beetje geschiedenis
JIT (jaren 80) : voorraadbeheersing , lean
manufacturing  nooit de keten platleggen
JIT 2 (late 80’s) : suppliers zetten “mannetje” bij
klanten om JIT te controleren
 Optimalisatie van voorraad- en productieprocessen,
wegwerken van buffers in productieprocessen

6. JIT 2.0.
Gelijkaardige Optimalisatie van
informatie-processen
Gelijkenissen :
Wegwerken van buffers in informatie-processen,
”voorraden” wegwerken
Nooit de keten platleggen

7. JIT 2.0.
Informatiebuffers

8. JIT 2.0.
De idee
“kleine” programma’s (webmodules, mobiele
pgms, apps) gebruiken om de gaten in ERP /
CRM / … op te vullen

9. JIT 2.0.
Dubbele winst
Eindproduct meer op de gebruiker gericht
Ontwikkeling in kleinere stappen

10. JIT 2.0. – De idee
Zie ook
http://martinwebster.eu/dolphins-not-whales-sustaining-change

11. Waarom werkt dit?

12. Eenheids principe JIT2.0.
Eenheid van ruimte, tijd en handeling.
(Aristoteles)

13. Eenheids principe JIT2.0.
1. Ruimte Processen overal toegankelijk
2. Tijd 24/24 – 7/7
3. Handeling
Door iedereen (in principe)
ALLE stakeholders: eindgebruiker, non IT savvy:
• Bvb. in de case rejofresh chauffeurs / boeren , …
Vb. e-commerce : iedereen kan altijd en overal bestellen.

14. Eenheids principe JIT2.0.
Voordelen
De juiste informatie
wordt snel ingevuld
door degene die de informatie heeft.
(Eindsysteem wordt accurater)

15. JIT 2.0.
Voordelen
 lean / snel / kosten dalen  monolytische ontwikkeling
(flexibeler werkplan)
 Combineerbaar met scrum en agile ontwikkelmethodes
 Snel te implementeren / bijsturen mogelijk
 Prototyping / simulatie mogelijk
 Goed combineerbaar met “Change”
 (Nieuwe) Gebruikers erbij betrekken is gemakkelijker: eenvoud /
aanpasbaar (web interfaces) : traditioneel de grootste
struikelblok voor ICT – implementaties
(Projectbeheer wordt “eenvoudiger”)

16. Waarom werkt dit nu pas?

17. Eenheid van R/T/H is in klassieke ERP/CRM niet
steeds mogelijk.
Waarom nu (pas)?
 nu zijn er enablers

18. Enabler 1: Web (technologie)
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Tenminste: In de buurt van iedereen
Processen op een “desktop near you”. (1995)

19. Enabler 2: mobile
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Deze keer: letterlijk bij iedereen.
Processen “in your pocket”. (2005)

20. Enablers:
Devices: tablets, …
Cloud, SaaS, PaaS, ERP/CRM in de cloud.
Brengen uw bedrijf (-sprocessen)
steeds dichter bij u,
maken ze alomtegenwoordig
en voor iedereen toegankelijk
Ook voor heel kleine bedrijven

21. Welke processen ?
E-commerce
als JIT 2.0. van orderentry proces (oorspronkelijke
insteek)
Maar ook andere processen kunnen JIT2.0.:
orderbevestiging, aankoopbeheer (bevestigen
budget bij aankoop), uurregistratie, dispatching,
planning, …

22. Case: Rejo Fresh

23. Gekoeld transport van groenten en fruit,
opgestart in 2007
6 chauffeurs / 6 vrachtwagens
Problematiek: Korte ritten met veel wijzigingen
op aanvraag van de klanten
Wijzigingen van uren
Ritten bij / weg
Ritten => andere chauffeurs
.:. Moeilijke communicatie

24. Oude situatie
Verschillende stand-alone applicaties
(controle)
Planning voor chauffeur = bellen, faxen,
mailen,mondeling (Informatie stock)
Aanvragen transport door klant = bellen, faxen,
mailen, mondeling (Informatie stock)
Moeilijke communicatie door planning die
regelmatig wijzigt. (Controle)

25. Voorstel van Tales
Backoffice In Motion (lightweight ERP in de
cloud!)
Combinatie : ERP / extranet / mobiel
Nieuwe gebruikers : chauffeur (iPad), boeren
(extranet voor aanvraag transport)
Wijzigingen in planning live te volgen(door
iedereen)

26. Klant
Planner
Ex
Website / Extranet Planner
ERP InIn Motion
-
Chauffeur
Mobile Device
Mob

27. Nood aan proces re-engineering!
Planner kan via extranet
Vrachten beheren (invoegen, update,deleten) van eigen
chauffeurs + onderaannemers
Kan planning online opvolgen

29. Klant kan via extranet
Eigen Vrachten beheren (invoegen,
update,deleten)
Overzicht van uitgevoerde vrachten opvragen

31. Chauffeur kan via Web app
Planning opvragen
Details vracht opvragen
Details klant opvragen
Vracht boeken -> fakturatie In Motion
Tijdsregistratie

32. Inloggen chauffeur
Gebruikersnaam
Paswoord

33. Vrachtlijst chauffeur
Klantnaam
Tijdstip
Ritnummer

34. Details klant
Adres
Telefoon
GSM
Klant specifieke opmerking

35. Details vracht
Sliders
Drukknoppen
Vracht boeken

36. Tijdsregistratie
Start- en stoptijd
Registratie rusttijd

37. Start- en stoptijd

38. Registratie rusttijd
+ 10 min
- 10 min

39. Ingelogde planner kan via mobiel of extranet
Planning van collega’s opvragen
Vracht aan andere chauffeur toekennen

40. Chauffeurlijst
Overzicht chauffeurs

41. Besluit van de case :
Via kleine webapplicatie en mobiele site worden
juiste gegevens aan de bron onmiddellijk ingevoegd
 Eenvoudige en snelle beslissingen
 Minder controles / minder fouten
Juiste gegevens aan de bron onmiddellijk opgevraagd
 Altijd beschikking over live data

42. Hoe gebruiken?
Management issues

43. Hoe gebruiken?
Hoe start je een JIT2.0. project?
Zoek informatie stocks / - buffers
inbox , hoopje faxen,…
Zoek controlemechanismen
Lijsten, klasseurs, excel sheets (Excellekes) , …
Waarom zijn ze er ?
Zoek nieuwe gebruikers
Wie werkt er mee?
Wie zou er eigenlijk mee moeten werken? Bij wie zit de informatie ?
Waar ontstaat de informatie in de stocks/buffers (klanten?)
!!! Denk over concept(van informatiestromen)
Controlelijsten vs. Management by exception

44. Hoe gebruiken?
Waarom?
Waarom zijn er buffers en controlemechanismen?
 Gebruikers zitten niet op het systeem
 “We vertrouwen de gebruikers niet”
 “Die kunnen daar toch niet mee werken”
 “We moeten dit controleren voor het in het systeem gaat”
 Is er controle nodig omdat een proces te ingewikkeld is,…
 … of omdat informatie onvolledig is?

45. Hoe gebruiken?
Wie zijn de gebruikers?
4 soorten gebruikers:
 Intern
 gekende: windows gebruikers, ERP…
 “nieuwe”: bvb. vtw’s, consultants, installateurs, controleurs
(op de baan)
 Extern
 gekende: klanten / leveranciers, / communities members, …
 anonieme (de hele wereld): bvb. e-commerce B2C

46. Hoe gebruiken?
Moeilijkheden
met de nieuwe gebruikers
 beperkt tot helemaal niet opleiden
 Belang van design: Eenvoud.
 Belang van Standaardisatie (niet wiel heruitvinden):
herkenbaarheid is belangrijk.
Belang van Usability
Allemaal “Typische web development skills”.

47.  Opletten met “voor de hand liggende” processen
Bvb. Een vertegenwoordiger op de baan een klant laten
kiezen (<> vennootschappen / vestigingen, …): impact op
facturatie
 Vereenvoudigen
 Manuele tussenstap in workflow
 Eventueel aanlokken van klanten, vooral in B2C
• Bvb. e-commerce
SEO , SEM
Nog typische webskills

48. Hoe gebruiken?
Waarom web?
Vele antwoorden op al deze vragen worden
geboden door typische webskills:
 interface design
 Usability
 SEO
 Eenvoud
Er zijn echter ook issues van andere aard
ICT gerelateerd
management

49. Hoe gebruiken?
ICT issues
Systeem architectuur CRM
JIT 2.0. vraagt om een goede scheiding WEB
ERP
tussen business logica (inclusief DAL) apps
en interface logica: een aantal
Business
processen wordt immers dubbel logica
ontwikkeld voor WEB en back office
Security
Ontsluiten van company software via Web
Authorisatie, identificatie, …

50. Hoe gebruiken?
Management issues
 Overtuigen van top management (360° systeem)
 Overtuigen van ICT dept
 Overtuigen van de nieuwe gebruikers om er mee te
werken (zie volgende slide)
 Gebruikers in toom houden als ze zien “hoe eenvoudig
het is om nieuwe controlelijsten te maken”- bewaak uw
concept – let op voor nieuwe informatiestocks
(uitgangspunt)
 Gevaar van “Quick and dirty” te werken

51. Hoe gebruiken?
Management issues?
1. Change aspecten
2. Betrokkenheid van de nieuwe gebruikers. Om ze mee
te krijgen, geef ze voordelen. Communiceer dit van in
het begin. Je hebt hun medewerking nodig.
Vbn van voordelen : Snellere facturatie, snellere afrekening
van onkosten, Zelf meer (geaggregeerde) informatie, Minder
werk voor controle dus meer tijd voor zinvolle zaken, Eigen
verantwoordelijkheid, ….

52. JIT2.0. is een methode voor
Implementatie
Wij werken aan implementatietips / flightplan
Controle na (bij) implementatie
Zoek informatiestocks / controlesystemen / nieuwe
gebruikers ….
Kunnen we ze verminderen? Hoeveel hebben we ze
verminderd?

53. Bedankt voor uw aandacht.
jurgen.carlier@tales.be