1. Wie sich ECM-Projekte rechnen?
Christoph Tylla, PENTADOC AG
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Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
2. Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten
Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
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3. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Formeln zum Erfolg?
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4. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Wirtschaftlichkeit als Motivation für das
Management?
• 85% der IT-Entscheider bezeichnen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung als
sehr wichtig oder wichtig
• 40% der Befragten führen selten oder nie eine Analyse durch, weil ihnen das
Know-how dazu fehlt.
• Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-System darf es nicht nur um
den vergleichsweise „leicht messbaren“ quantitativen Nutzen gehen.
• Neue Methoden bewerten vor allem qualitative Nutzen-Aspekte, denn erst
diese umfassende Betrachtung liefert eine fundierte
Entscheidungsgrundlage für ein ECM-Projekt.
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5. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Was sich bei ECM-Lösungen immer bestens
rechnet: Gute Informationen.
• Folgende Fragen gilt es zu beantworten:
• Welche Qualitätsverbesserungen, Flexibilitätssteigerungen und
Wettbewerbsvorteile lassen sich durch den Einsatz eines ECM erzielen?
• Welche messbaren Einsparungspotenziale gibt es?
• Welche Kostenfaktoren ergeben sich durch ein ECM System?
ECM-System?
• Wie müssen Anwender in die Kosten- aber auch Nutzenbetrachtung
eingebunden werden?
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7. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Kosten im Bereich ECM
• Zur Kalkulation der Kosten zur Einführung eines ECM sind folgende Blöcke
zu betrachten:
• Einführungskosten
Projektkosten Projekt Hardware
Hardware
H d
Software
• Betriebskosten (laufende Kosten)
Administration
Ad i i t ti
Weiterentwicklung Software
• Altdatenübernahme
• Bearbeitungskosten
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9. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Beispiele für quantitative und qualitative
Nutzenpotenziale
Quantitativer Qualitativer
Nutzen Nutzen
Reduzierung von Sachkosten wie Effekte im Bereich der Kunden
Miete, Schränke, Ordner,
Kopierkosten, Lagerkosten
Erhöhung der
Mitarbeiterzufriedenheit
Reduzierung von
Personalzeiten/Personalkosten
Langzeitarchivierung
durch Verkürzung der Ablage- und
Suchzeiten
Interaktion mit Drittsystemen
Reduzierung Verteilungskosten,
da kein körperlicher Transport der
Dokumente mehr notwendig Datenextraktion - hochwertige
(Einsparung Porto Postservice )
Porto, Postservice,...) Datengewinnung
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10. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Beispiel Nutzenpotential - Archivsystem
Archivsystem
• Raumkosten (Lagerplatz)
• Sachkosten (Archivierungsmaterial)
• Personalkosten
• Wegfall der Wegezeiten und Botengänge
• Effizienzsteigerung durch paralleles Arbeiten
• Übernahme der Dokumentenindexe in ein Kernsystem
• Verkürzte Recherchezeiten
• Die Kostenersparnis tritt erst nach vollständiger Altdatenübernahme ein!
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11. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Beispiel Nutzenpotential - DMS
Dokumentenmanagement System
• Nutzeneffekte wie bei Archivierung
• V b
Verbesserung Aussagekraft durch Dokumentenverwaltung
A k ft d hD k t lt
• Versionierung
• Historienverwaltung
• Verbesserung Teamarbeit durch Collaboration
e besse u g ea a be t du c Co abo at o
• Zugriffsverwaltung
• Ortsunabhängiger Zugriff
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12. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Beispiel Nutzenpotential – Workflow System
Workflow Systeme
• Beschleunigung der Standardgeschäftsprozesse durch definierte Wege
• Verkürzung der Liege- Transport- und Wartezeiten
• Qualitätsverbesserung durch Überwachung kritischer Aktivitäten
(z.B. Freigabeverfahren)
• Optimierung der Geschäftsprozesse durch Einführung des Workflow
Systems
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14. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Kennzahlen und Berechnungen – Welche
Zahlen und Informationen sind wichtig für
das Management
• Berechnungsmethoden:
• Return on Investment
• Kapitalwert
• Amortisation
• Prozesskostenrechnung
• Kosten/Nutzen-Darstellung
• Bewertungsmethoden:
• Nutzwertanalyse
• Risikobewertung
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15. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Schritte zur erfolgreichen
Wirtschaftlichkeitsberechnung von ECM
ECM-
Systemen
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16. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
j kt
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17. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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18. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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19. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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20. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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21. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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22. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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23. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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24. Ein konkretes B i i l
Ei k k t Beispielprojekt
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26. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln
Faustregeln
Den größten Nutzen erzielen Sie, wenn…
• möglichst viele Mitarbeiter von der ECM-Lösung profitieren (je größer die
Verbreitung, desto profitabler)
• möglichst häufig die ECM-Lösung benutzt wird (je öfter die
Wiederholungen, desto profitabler)
• eine Aufgabe in der Durchführung teuer ist, dann profitieren Sie durch
Automatisierung und Standardisierung (je teurer die Bearbeitungskosten,
desto profitabler)
• möglichst oft Informationen im ECM-System abgespeichert und
recherchiert werden (je größer die Wiederverwertung, desto profitabler)
• die Kommunikationsmöglichkeiten der Mitarbeiter durch die ECM-Lösung
deutlich verbessert werden (je größer die Collaboration, desto profitabler)
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27. Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft.
Genaugenommen 10 mal.
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1998 Gründung der PENTADOC GmbH
2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH
Österreich
2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft
Eröffnung der 2. Niederlassung in
Deutschland
Gründung der PENTADOC Schweiz
GmbH
2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH
2005 Gründung PENTADOC Health
2006 Start der ECM-Tage
2007 Gründung PENTADOC Radar
Firmenstandorte Beratungszentren
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28. Vielen Dank für Ihr Interesse!
Oder Sie erreichen uns unter
www.pentadoc.com
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