ACTA DE ESTADO SITUACIONAL

1. ANEXO N° 18
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO,
PRESUPUESTO, PROGRAMACIÓN E INVERSIONES Y COOPERACIÓN
TÉCNICA INTERNACIONAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL (O
DISTRITAL) DE …………..
En la ciudad de …………………, siendo las ……… horas del día ………, en
presencia del Sr. ……………… (Jefe de la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto, Programación e Inversiones y Cooperación Técnica Internacional)
y los Sres. …………………., miembros de la Comisión de Transferencia del
Alcalde Electo, se procedió a levantar el Acta del Estado Situacional de la Oficina
de Planeamiento, Presupuesto, Programación e Inversiones y Cooperación
Técnica Internacional de la Municipalidad Provincial (o Distrital) de ……………,
obteniéndose el siguiente resultado:
1. Anual de Actividades 2011 con inclusión del presupuesto que demande su
ejecución.
Expediente
Denominación Mes de ejecución
Monto asignado
según el PIAN° Fecha
2. Verificación de la documentación existente en la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto, Programación e Inversiones y Cooperación Técnica
Internacional, que tenga relación con su competencia funcional.
Disposición SI NO Comentarios (*)
Ordenanzas aprobatorias de:
Reglamento de Organización y Funciones –
ROF y Estructura Orgánica de laMunicipalidad.
Acuerdos de Concejo
Resoluciones de Alcaldía
Instrumentos de Gestión
Manual de Organización y Funciones MOF
Manuales, Directivas y Reglamentos Internos
Otros documentos
Contratos
Convenios
Informes de Control emitidos por el OCI
Otros
(*) Según criterios de la Comisión de Transferencia.
Denominación del Plan Situación Comentario
Plan de Desarrollo Económico Local
Plan de Desarrollo Municipal Concertado (o
Plan de Desarrollo Concertado – PDC)

2. Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel
provincial
Plan de Desarrollo Urbano
Plan de Desarrollo Rural
Plan de Desarrollo de Asentamientos
Humanos (y demás planes específicos sobre
la base del Plan de Acondicionamiento
Territorial).
Plan de Desarrollo de Capacidades
Plan Integral de Desarrollo Sostenible Local y
el programa de inversiones concertado con la
sociedad civil.
Planes y políticas locales en materia
ambiental, en concordancia con las políticas,
normas y planes regionales, sectoriales y
nacionales.
Plan de Renovación Urbana.
Plan Operativo Anual (en relación al
desarrollo económico local).
Otros
(*) No previstos en la Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
Instrumentos de Gestión Institucional
Instrumentos de Gestión SI NO Comentario (
Reglamento de Organización y Funciones - ROF
Manual de Organización y Funciones - MOF
Cuadro de Asignación de Personal – CAP
Presupuesto Analítico de Personal – PAP
Presupuesto Nominativo de Personal – PNP
Texto Único Ordenado de Procedimientos
Administrativos - TUPA
Manual de Procedimientos – MAPRO
Reglamento Interno de Trabajo – RIT
Reglamento de Procesos Administrativos
Disciplinarios (para funcionarios y servidores)
Reglamento de Multas y Sanciones
Administrativas y Tributarias
Reglamento de Préstamos Administrativos
Reglamento y Estatutos del Comité de
Administración del Fondo de Asistencia y
Estímulo – CAFAE
Otros
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Circular
Informe

3. Otros
Expediente Nombre del
recurrente
Asunto
Comentarios /
Observaciones (*)N° Fecha
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).
Proyecto/
programa
Unidad
formuladora
Denominación Situación
Institución Fecha convenio Vigencia Asunto
Institución Fecha convenio
Monto
comprometido
Asunto
Registro Verificación
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por
documento entregado
Cargo de documentos entregados con la
firma d quien lo recepcionó en señal de
conformidad
Convenio Nombre de la entidad y/o
institución
Asunto
N° Fecha
Resolución Denominación de la
Comisión
Cargos y/o funciones
N° Fecha

4. Libro de Actas
LIBRO DE ACTAS VERIFICACIÓN (*)
Fecha de legalización o autorización
Último folio utilizado
Folios en Blanco
Folios con Correcciones
Folios con Enmendaduras
Actas no Cerradas de Sesiones (indicar
fechas)
Actas con Líneas en Blanco
Actas no Suscritas por los integrantes de la
respectiva Comisión
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras, etc.).
En caso que los citados Libros de Actas no obraran en la Oficina de
Planeamiento, Presupuesto, Programación e Inversiones y Cooperación
Técnica Internacional, aplicar el presente procedimiento en la
correspondiente unidad orgánica cuyo funcionario lo tuviera en su poder.
Expediente.
Expediente
Asunto
Comentarios /
Observaciones (*)N° Fecha
(*) Se anotará cualquier hecho por resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, borrones, etc.).
3. Estado situacional de los bienes asignados a la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto, Programación e Inversiones y Cooperación Técnica
Internacional.
Equipos de cómputo
Marca Periféricos (*) Antivirus Situación
(*) Mouse, parlantes, CD-ROM, DVD-ROM
Mobiliario
Tipo Color Material N° Código (*) Situación
Escritorio
Silla (a)
Archivador
…………

5. (*) Según último inventario del año………
Equipo de oficina.
Tipo Marca N° Código (*) Situación
Teléfono
Celular (incluido cargador)
Fax
Extintor
(*) Según último inventario del año
COMENTARIOS ADICIONALES.
………..…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
En señal de conformidad con lo interiormente expresado, suscriben la presente
Acta
………………………………………
Jefe de la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto, Programación e
Inversiones y Cooperación Técnica
Internacional
…………………………………..
Representante de alcalde
electo

6. ANEXO N° 19
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL (O DISTRITAL) DE
…………….
En la ciudad de …………………, siendo las ……… horas del día ………, en
presencia del Sr. ……………… (Jefe de la Unidad de Planeamiento y
Presupuesto) y los Sres.…………… miembro de Comisión de Transferencia del
Acalde Electo, se procedió a levantar el Acta del Estado Situacional de la Unidad
de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Provincial (o Distrital) de
……………, obteniéndose el siguiente resultado:
1. Plan Anual de Actividades 2011 con inclusión del presupuesto que demande
su ejecución.
Disposición aprobatoria
Denominación Mes de ejecución
Monto asignado
según el PIAN° Fecha
2. Últimos documentos emitidos por la Unidad de Planeamiento y Presupuesto.
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Informe
Otros
3. Verificaciónde los principales Planes e Instrumentos de Gestión Institucional.
Planes de Gestión Institucional.
Plan SI NO Comentario
Plan de Desarrollo Económico Local
Plan de Desarrollo Municipal Concertado (o Plan
de Desarrollo Concertado – PDC)
Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel
provincial
Plan de Desarrollo Urbano
Plan de Desarrollo Rural
Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos
(y demás planes específicos sobre la base del
Plan de Acondicionamiento Territorial).
Plan de Desarrollo de Capacidades
Plan Integral de Desarrollo Sostenible Local y el
programa de inversiones concertado con la
sociedad civil.
Planes y políticas locales en materia ambiental,

7. en concordancia con las políticas, normas y
planes regionales, sectoriales y nacionales.
Plan de Renovación Urbana.
Plan Operativo Anual (en relación al desarrollo
económico local).
Otros
Instrumentos de Gestión Institucional
Instrumentos de Gestión SI NO Comentario (
Reglamento de Organización y Funciones - ROF
Manual de Organización y Funciones - MOF
Cuadro de Asignación de Personal – CAP
Presupuesto Analítico de Personal – PAP
Presupuesto Nominativo de Personal – PNP
Texto Único Ordenado de Procedimientos
Administrativos - TUPA
Manual de Procedimientos – MAPRO
Reglamento Interno de Trabajo – RIT
Reglamento de Procesos Administrativos
Disciplinarios (para funcionarios y servidores)
Reglamento de Multas y Sanciones
Administrativas y Tributarias
Reglamento de Préstamos Administrativos
Reglamento y Estatutos del Comité de
Administración del Fondo de Asistencia y
Estímulo – CAFAE
Otros
Instrumentos de Gestión SI NO Comentario
Informe Presupuestaria:
Presupuesto Institucional de Ingresos PP-1
Presupuesto Institucional de Gastos PP-2
Anexos al PP-1 y PP-2 (por específicas)
Estado de Ejecución del Presupuesto de
Ingresos y Gastos EP-1
Anexos al EP-1 (por específicas) a nivel de
ingresos y gastos
Libro de Actas.
Libro de Actas Verificación (*)
Fecha de legalización o autorización
Último folio utilizado
Folios en Blanco
Folios con Correcciones
Folios con Enmendaduras
Actas no Cerradas de Sesiones (indicar
fechas)

8. Actas con Líneas en Blanco
Actas no Suscritas por los integrantes de la
respectiva Comisión
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras, etc.).
Expediente
Asunto
Comentarios /
Observaciones (*)N° Fecha
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, borrones, etc.).
Año SI NO
Presentación Informe de Rendición de
Cuentas
2009
2010
2011
4. Libro de las reuniones del Presupuesto Participat5ivo según el siguiente
cuadro:
LIBRO DE ACTAS VERIFICACIÓN
Último folio utilizado
Última reunión registrada en el Libro
Folios en Blanco, con correcciones y/o
enmendaduras
Actas no cerradas de reuniones (indicar
fechas)
Actas con Líneas en Blanco
Actas no Suscritas por el Presidente, el
Secretario y otros.
LIBRO DE ACTAS VERIFICACIÓN
Último folio utilizado
Última reunión registrada en el Libro
Folios en Blanco, con correcciones y/o
enmendaduras
Actas no cerradas de reuniones (indicar
fechas)
Actas con Líneas en Blanco
Actas no Suscritas por el Presidente, el
Secretario y otros.
Organismo / Año Descripción del Apoyo

9. Oficio
Periodo que corresponde el IRC
N° Fecha
Resolución Denominación de la
Comisión
Cargos y/o funciones
N° Fecha
Equipos de cómputo
Marca Periféricos (*) Antivirus Situación
(*) Mouse, parlantes, CD-ROM, DVD-ROM.
Mobiliario
Tipo Color Material N° Código (*) Situación
Escritorio
Silla (a)
Archivador
…………
(*) Según último inventario del año…………………
Equipo de oficina.
Tipo Marca N° Código (*) Situación
Teléfono
Celular (incluido cargador)
Fax
Extintor
(*) Según último inventario del año…………………
COMENTARIOS ADICIONALES.
…….………………………………………………………………………………………
………….…………………………………………………………………………………
Los que suscriben dan conformidad a la información que esta Acta contiene y
que ha sido proporcionada por el Jefe de la Unidad de Planeamiento y
Presupuesto y verificada por la Comisión de Transferencia, en virtud de lo cual

10. firman.
…………….……………………………
Jefe de la Unidad de Planeamiento
y Presupuesto
…………………………………..
Representante de alcalde
electo

11. ANEXO N° 20
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LA UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL (O DISTRITAL) DE
………….
En la ciudad de …………………, siendo las ……… horas del día ………, en
presencia del Sr. ……………… (Jefe de la Unidad de Planeamiento y
Presupuesto) y los Sres. …………….., miembro de la Comisión de Transferencia
del Acalde Electo, se procedió a levantar el Acta del Estado Situacional de la
Unidad de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Provincial (o
Distrital) de ……………, obteniéndose el siguiente resultado:
Requisitos del encargado de OPI SI NO
Grado de Bachiller o Título Profesional en Economía,
Administración, Ingeniería o carrera afines.
Cursos o diplomas de especialización en evaluación social de
proyectos y/o sobre el Sistema Nacional de Inversión Pública,
con resultados satisfactorios.
Experiencia en formulación y/o evaluación social de proyectos
de 02 años como mínimo. En el caso de la OPINacional y
Regional, 03 años como mínimo.
Experiencia en el Sector Público de dos (02) años como
mínimo.
Residir en la circunscripción territorial del Gobierno Local, o en
zonas aledañas.
Disposición aprobatoria
Denominación Mes de ejecución
Monto asignado
según el PIAN° Fecha
Documento Si No Comentario (*)
Archivo de las disposiciones legales, Directivas y
Reglamentos relacionado con sus competencias
funcionales.
Documento por el cual se comunicó a la Dirección
General de ProgramaciónMultianual delSectorpúblico –
DGPM, la designación del responsable de la OPI.
Programar Multianual de Inversión Pública – PMIP de la
municipalidad. Indica la correspondiente disposición
aprobatoria.
Banco de Proyectos, con indicación de fecha de último
registro.
Archivo de los informes técnicos emitidos sobre los
estudios de preinversión.
Archivo de los Informes remitidos a la Dirección General
de Programación Multianual del Sector Público – DGPM

12. sobre los Proyectos de Inversión Pública – PIP
declarados viables.
Otros
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Informe
Otros
Expediente
Asunto
Comentarios /
observaciones (*)N° Fecha
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).
Registro Verificación (*)
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por documento
entregado
Cargo de documentos entregados con la firma de
quien lo recepcionó en señal de conformidad
Nombres y Apellidos Temas / asuntos Fecha
Proyecto /
Programa
Unidad
formuladora
Denominación
situación
Comentario (*)
Equipos de cómputo
Marca Periféricos (*) Antivirus Situación
(*) Mouse, parlantes, CD-ROM, DVD-ROM
Mobiliario

13. Tipo Color Material N° Código(*) Situación
Escritorio
Silla (a)
Archivador
…………
(*) Según último inventario del año…….
Equipo de oficina.
Tipo Marca N° Código(*) Situación
Teléfono
Celular (incluido cargador)
Fax
Extintor
(*) Según último inventario del año…….
COMENTARIOS ADICIONALES.
…….………………………………………………………………………………………
………….…………………………………………………………………………………
Los que suscriben dan conformidad a la información que esta Acta contiene y
que ha sido proporcionada por el Jefe de la Unidad de Programación e
Inversiones y verificada por la Comisión de Transferencia, en virtud de lo cual
firman.
………………………………………
Jefe de la Unidad de
Programación e Inversiones
…………………………………..
Representante de alcalde
electo
Disposición
aprobatoria Denominación Mes de ejecución
Monto asignado
según el PIA
N° Fecha
Disposición N° Fecha Asunto y/o Referencia
Ordenanzas
Acuerdos de Concejo
Resoluciones de Concejo
Decretos
Resoluciones de Alcaldía

14. Documento Comentarios (*)
Contratos
Año 2009
Año 2010
Convenios
Año 2009
Año 2010
(*) Documentos completos y en orden secuencial correlativo por fecha y número.
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
Documento
Secuencia Correlativa Numérica y
Cronológica (*)
Ordenanzas
Acuerdos de Concejo
Resoluciones de Concejo
Decretos
Resoluciones de Alcaldía
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
(*) )Indicar aquellas que estuvieran faltantes, se repitiera su numeración, o que presente la
misma numeración con el agregado de una letra. Ref. Resolución de Alcaldía N° 110, 110-
A.
N° Fecha
Nombre del
recurrente
Asunto
Comentarios /
Observaciones (*9
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).
Registro Verificación (*)
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por documento
entregado
Cargo de documentos entregados con la firma de
quien lo recepcionó en señal de conformidad

15. COMENTARIOS.
…….………………………………………………………………………………………
………….…………………………………………………………………………………
En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente
Acta.
………………………………………
Secretario General
…………………………………..
Representante de alcalde
electo

16. ANEXO N° 24
ACTA DE SITUACIÓN DOCUMENTARÍA DE LA OFICINA DE SECRETARÍA
GENERAL Y ARCHIVO
En la ciudad de …………………, en el local de la Municipalidad Provincial
(Distrital) de ……….., siendo las ……… horas del día ………, en presencia del
Sr. ……………… Secretario General; y los Sres. …………………., miembros de
la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar el Acta
de Situación Documentaria de la Secretaría General, con los resultados
siguientes:
Disposición
aprobatoria Denominación Mes de ejecución
Monto asignado
según el PIA
N° Fecha
Disposición N° Fecha Asunto y/o Referencia
Ordenanzas
Acuerdos de Concejo
Resoluciones de Concejo
Decretos
Resoluciones de Alcaldía
Documento Comentarios (*)
Contratos
Año 2009
Año 2010
Convenios
Año 2009
Año 2010
(*) Documentos completos y en orden secuencial correlativo por fecha y número.
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
Documento
Secuencia Correlativa Numérica y
Cronológica (*)
Ordenanzas
Acuerdos de Concejo
Resoluciones de Concejo
Decretos

17. Resoluciones de Alcaldía
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
(*) )Indicar aquellas que estuvieran faltantes, se repitiera su numeración, o que presente la
misma numeración con el agregado de una letra. Ref. Resolución de Alcaldía N° 110, 110-
A.
N° Fecha
Nombre del
recurrente
Asunto
Comentarios /
Observaciones (*9
(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).
Registro Verificación (*)
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por documento
entregado
Cargo de documentos entregados con la firma de
quien lo recepcionó en señal de conformidad
COMENTARIOS.
…….………………………………………………………………………………………
………….…………………………………………………………………………………
En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente
Acta.
………………………………………
Secretario General
…………………………………..
Representante de alcalde
electo