Projet de création de stand

SOMMAIRE
L’Agence Phare 2
Reformulation 3
CONCEPT 1 : « GL Expérience » 4
CONCEPT 2 : « Tout en transparence » 10
Budgets 14
Prestataires communs 18
Options (V..H.R) 20
Stratégie de communication 22
Média-planning 28
Conclusion 30

L’AGENCE PHARE
L’Agence Phare est une équipe de spécialistes de l’événementiel, qualifiées et expérimentées, convaincues et passionnées.
Grâce à notre réseau de professionnels et d’experts reconnus pour leur sérieux et leur savoir-faire, nous vous proposons de nombreuses idées ori-
ginales et inattendues. Parce que vos émotions sont au cœur de notre métier et que chacune est singulière, nous nous attachons à élaborer votre
projet sur mesure et à votre image. Pour créer chacun de vos événements, l’Agence Phare s’appuie sur 4 valeurs phares :
Jeune start-up Lyonnaise créée il y a 3 ans par Camille Ollier, l’Agence
Phare est spécialisée dans l’organisation d’événements tant profession-
nels que culturels. Née de la fusion entre la jeunesse et la créativité, nous
cherchons continuellement à innover pour toujours faire de votre événe-
ment un moment unique.
Camille Ollier, Directeur
Guillaume Rugolo, Responsable Commercial
Antoine Gandié, Responsable Communication
Dorian Lacombe, Chargé de Communication
Ophélie Rota, Chef de projet
Camille Lehmann, Chef de projet
Notre histoire Notre équipe
2
Confiance : Tout est prévu pour qu’il n’y ait pas d’imprévus
Ecoute : Attention particulière et volontaire accordée à nos clients
Ouverture : La mesure de l’intelligence est la capacité à innover
Différence : Autant de références qui créent notre différence
Nos références

REFORMULATION
Suite à votre brief du mercredi 21 Janvier voici ce que nous en avons en
retiré :
Chaque année a lieu à Paris, le salon Heavent, réunissant professionnels
de l’événementiel. Votre entreprise, GL Events sera présente les 24, 25
et 26 Novembre 2015 sur ce salon. Pour cela, vous souhaitez créer et
concevoir un concept fort pour votre stand. Celui-ci doit être de 150 m2
et doit être animé pour pouvoir attirer de potentiels et futurs clients,
mais également des donneurs d’ordres. Le but étant d’avoir des retours
sur investissements et aboutir à des contrats sur le long terme. En plus
des divers moyens de communication sur le stand les jours du salon,
vous souhaitez mettre en place des actions antérieures pour donner un
avant goût aux diverses cibles.
Etant un groupe reconnu internationalement, vous souhaitez porter une
attention particulière à vos concurrents, et donc ne pas les rabaisser avec
un stand trop voyant.
Ainsi, après avoir fait une veille sur vos différentes valeurs, nous avons
conclus que vous souhaitiez donner l’image d’une entreprise ouverte sur
le monde, valoriser le côté humain, tout en restant humble.
3

Pour ce concept nous avons misé sur la découverte, l’expérience et le
mystère. En effet, le stand gardera l’esprit de votre entreprise et de vos
valeurs qui sont la simplicité, le respect de la concurrence mais surtout
les relations humaines et l’échange convivial. Pour cela, nous avons joué
sur la discrétion en mettant en place un endroit dédié à la découverte de
GL Events.
Description
Pertinence
5

Le stand de 150 m2 sera divisé en 2 parties. D’un coté nous installerons
une demi-sphère de 7,5 mètres de diamètre de type « planétarium » avec
une diffusion d’image à 360 degrés, sur toute la surface de la sphère. Les
images porteront sur les prestations diverses de l’entreprise. Ce sera la
« GL Expérience ». Elle comportera 2 entrées de chaque côté, avec des
hôtesses pour accueillir et expliquer le concept aux clients. L’accueil sera
un espace plus lounge et détente avec des manges debout et fauteuils
autour du bar.
Stand
6
Afin de pouvoir stocker divers moyens de communication, et d’avoir un
endroit fermé pour le traiteur, nous avons prévus d’installer une réserve
de 4 m2. Celle-ci est prévu derrière le mur rouge GL Events et sera acces-
sible par une porte dans la partie réceptive.
De plus, au dos du bar, afin d’attirer le public à extérieur, nous avons
mis en place sur toile tendue où sera bien expliqué les services des 3
pôles de l’entreprise. Des images des événements appuyeront les expli-
cations, et donneront envie aux clients de venir se rensigner sur le stand.
Afin de penser à l’accessibilité et au confort des personnes à mobilité
réduite, le bar disposera d’un endroit plus bas qui leur sera réservé.

Durant les 3 journées du salon Heavent, nous avons préparé l’expérience
GL, mise en place au sein de la sphère. Le concept est simple. En effet,
lorsqu’une personne souhaite entrer à l’intérieur, une hôtesse placée
à l’entrée lui remettra une tablette tactile. Une fois entré à l’intérieur,
un questionnaire se lance sur la tablette. Il est constitué de 5 questions
fermées à choix multiple sur les différents services de GL Events. Par
exemple, « Sur quel grand événement international GL Event a-t-il été
présent en 2014 ? ». Ici, GL Events a été présent au Brésil lors de la coupe
du monde de football en été 2014. Une fois qu’ils auront répondu, la
réponse à la question s’affichera en image. C’est-à-dire que sur le mur
de la sphère les personnes seront immergées au milieu du stade et de
l’ambiance de la coupe du monde. Dans les 5 questions, les 3 pôles de
GL Events seront représentés pour pouvoir faire un catalogue des diffé-
rents services proposés. Une fois les questions terminés, les clients sont
dirigés vers la partie réceptive, ou des commerciaux les accueilleront et
répondront à leur demande et leurs questions.
Animations
La soirée aura lieu le 25 Novembre 2015, à partir de 20H sur invitation de
chaque exposant. Ainsi, nous organiserons une soirée cocktail avec une
partie spectacle. La prestation traiteur sera assurée par le même presta-
taire qu’au cours de la journée. Au menu 12 bouchées sucrées et salées
avec champagne, vins et softs.
Concernant l’activité, un néo-magicien viendra faire une prestation de
30 minutes. Un Néo-magicien, est un magicien digital, qui allie le virtuel
au réel. Son spectacle s’adaptera aux valeurs de votre entreprise, qu’il
créera en amont du jour J. Il jouera avec des jeux de lumières réel, mais
également avec les écrans de la sphère.
Soirées
8

CONCEPT2
TOUT EN
TRANSPARENCE
10

Etant donné que vous avez particulièrement insisté sur le respect de la
concurrence, et la simplicité du stand tout en étant attractif, la transpa-
rence nous a paru être tout à fait adaptée à cela. En effet le but est que
le client ou prospect se sente bien sur le stand, et comprenne que GL
Events est une entreprise chaleureuse, compétente, en qui il peut avoir
confiance. L’idée serait de contre balancer le stand de l’année dernière,
qui était plutôt fermé avec des grands murs, ce qui ne montrait pas le
côté ouvert de l’entreprise. Ainsi la transparence représente l’ouverture
sur le monde, mais surtout auprès de ses clients et concurrents.
Description
Pertinence
11

Pour rendre le stand attirant, et ainsi créer du trafic sur celui-ci, nous
avons pensé à une animation conviviale, qui jouera la proximité pour ain-
si respecter les valeurs de votre entreprise. Ainsi, durant chaque journée
du salon, un néo-magicien déambulera sur le stand. Grâce à l’écran d’un
Ipad, il fera apparaitre divers objets. Pour ce stand, le magicien distribue-
ra des goodies à l’effigie de GL Events.
De plus nous placerons des bornes interactives pour que les clients
puissent se déplacer librement sur le site internet de GL Events, vision-
ner des vidéos ainsi que le catalogue et répondre à un questionnaire
interactif sur l’entreprise.
Animations
Durant la soirée cocktail du 25 Novembre, plusieurs choses seront pré-
sentées, pour créer une ambiance magique, de rêve et de convivialité.
Tout d’abord, une musique d’ambiance sera diffusée grâce à un joueur
de harpe pour le côté classe et discrétion. De plus, un échassier blanc
se promènera sur le stand, ainsi qu’une danseuse dans une boule
transparente. En plus de ce spectacle, nous proposons un service ca-
tering sous forme de cocktail 12 pièces. Il sera constitué de bouchées
froides, chaudes, salées et sucrées. Concernant les boissons, ce seront
les mêmes proposées lors de la journée, Champagne, Vins et softs fourni
par le même traiteur.
Soirées
Le stand de 150 m2 sera divisé en 2 parties. D’un côté l’espace accueil,
réception, et de l’autre un espace réservé à l’information sur chaque
pôle de GL Events (GL Live, GL Exhibition et GL Venues). Il sera constitué
de 3 bulles transparentes qui représenteront chacun des pôles. La trans-
parence du stand permettra aux visiteurs d’avoir une grande visibilité sur
celui-ci, pour une ambiance conviviale et ainsi se sentiront plus proche
de l’entreprise. La bulle pour GL Live mesurera 6 mètres de diamètre et
les deux autres seront d’un diamètre de 4 mètres. En effet, GL Live repré-
sente le pôle le plus important dans l’entreprise, c’est pourquoi il nous
a paru judicieux de le mettre en avant. Dans chacune des bulles seront
installés des écrans avec la diffusion d’une vidéo sur la promotion des
divers services. Les clients pourront se balader librement sur le stand en
passant des bulles à l’espace réceptif pour avoir des informations plus
concrètes avec un commercial. Dans la partie réceptive, un grand bar de
6m de long en demi-cercle sera installé sur le côté et ses lignes arrondies
se démarqueront des autres stands, souvent trop rectangulaires. A pen-
ser que la structure principale du stand, par exemple le bar, peut être
un investissement sur plusieurs années, et être réutilisé comme votre
projet de 2010 à 2013 sur le salon Heavent. Derrière le bar, sera ins-
tallée une toile tendue, avec une image de 10 mètres par 4. Sur cette
image sera représenté le logo GL Events, avec toutes les photos des em-
ployés. Cela mettra en avant le côté interne et humain de l’entreprise. De
plus, de l’autre coté de la toile tendue, sera diffusée une projection des
personnes qui passent à l’extérieur du stand, pour rester dans l’idée de
transparence, et donner l’impression que le stand est totalement ouvert.
Stand
12

Montant HT
Sous-total [Concept] 63 400.74 €
TOTAL (incluant loc. emplacement stand) 109 400.74 €
Structure, son, lumières et vidéo Détails Montant réel Traiteur Détails Montant réel
Montage-démontage + technicien présent sur les 3 jours 3 750.00 € Traiteur gastronomique présent sur 3 joursCocktails, apéritif dinatoire pour soirée 17 764.80 €
Dôme et système de projection 'mapping'[GL EVENTS] 7 930.26 € Sous-total HT 17 764.80 €
Loc. structure, mobilier, son, vidéo & lumières[GL EVENTS] 3 548.50 €
Location 10 iPads 550.00 € Goodies Détails Montant réel
Sous-total HT 15 778.76 € Sacs publicitaires polypro. Noirs 2.000 sacs avec logo GL EVENTS 1 558.00 €
500 Clés USB rouges avec logo GL EVENTS 1 496.00 €
Communication avant l'évènement Détails Montant réel 500 Porte-clés rouges carrés avec logo GL EVENTS 405.00 €
Invitations par plaquettes vidéos 100 exemplaires - A5 paysages - 7p. 4 018.11 € Sous-total HT 3 459.00 €
Envoi des plaquettes vidéos Enveloppes et affranchissements 326.56 €
VMS Relance téléphonique perso. (300) 392.40 € Animations Détails Montant réel
Pub sur presse spécialisée encart pub Groupe evenement/Evenementiel 2 000.00 € Show Néo-magicien Animation pour la soirée 1 000.00 €
Sous-total HT 6 737.07 € Sous-total HT 1 000.00 €
Communication pendant l'évènement Détails Montant réel Autres Détails Montant réel
Signalétique toile/bache logo 1 320.00 € Armoire électrique 60kW + forfait électricité 1 600.00 €
Bracelets pour les invités 500 ex. rouges transparents 55.00 € Sécurité 1 350.00 €
5 hôtesses Accueil, infos, prise de RDV pro. 2 550.00 € Nettoyage 1 060.00 €
Communication après l'évènement Détails Montant réel SACEM Détails Montant réel
Aftermovie du stand GL EVENTS Tournage + montage vidéo 500.00 € Forfait droits d'auteurs pour stand Musique d'ambiance 61.11 €
Sous-total HT 500.00 € Sous-total HT 61.11 €
Location de l'espace Détails Montant réel Frais d'agence Détails Montant réel
150m² de stand pour la durée du salon (3 jours) 46 000.00 € 2 semaines de conceptualisation Equipe de 6 chefs de projets 10 000.00 €
Budget prévisionnel Stand GL EVENTS - Concept 1 : GL EXPÉRIENCE
BUDGETS
Concept1 Montant HT
Montant HT
14

15
25.0%
10.7%
6.2%
0.8%
28.1%
5.5%
1.6%
6.3%
15.8%
Structure, son, mobilier, lumières et
vidéo
Communication avant l'évènement
Communication pendant l'évènement
Communication après l'évènement
Traiteur
Goodies
Animations
Sécurité, nettoyage, éléctricité
Frais d'agence

16
Concept2 Montant HT
Montage-démontage + technicien présent sur les 3 jours 3 750.00 € Traiteur gastronomique présent sur 3j. Cocktails + apéritif dinatoire soirée 17 764.80 €
3 bulles évènementielles avec technicien et transport 8 180.00 € Sous-total HT 17 764.80 €
6 Suspensions de structure [GL EVENTS] 600.00 € Goodies Détails Montant réel
Grande table digitale & interactive [GL EVENTS] 1 700.00 € Sacs publicitaires polypro. rouges 2.000 sacs avec logo GL EVENTS 1 558.00 €
Location 5 iPads 235.00 € 500 Clés USB rouges avec logo GL EVENTS 1 496.00 €
Sous-total HT 19 065.00 € 500 Porte-clés rouges carrés avec logo GL EVENTS 405.00 €
Sous-total HT 3 459.00 €
Communication avant l'évènement Détails Montant réel
Invitations sur plaque de verre gravée 100 exemplaires - invit. Personnalisées 2 300.00 € Animations Détails Montant réel
Envoi des plaques/invitations Enveloppes et affranchissements 275.00 € Animation soirée 'Le rêve blanc' harpiste, danseuse, échassier 3 115.00 €
VMS Relance téléphonique perso. (300) 392.40 € Performance Néo-magicien présent 3 jours (hors soirée + nocturne) 3 000.00 €
Pub sur presse spécialisée encart pub Groupe evenement/Evenementiel 2 000.00 € Sous-total HT 6 115.00 €
Autres Détails Montant réel
Communication pendant l'évènement Détails Montant réel Armoire électrique 60kW + forfait électricité 1 600.00 €
Signalétique toile/bache logo 1 320.00 € Sécurité 1 350.00 €
Bracelets pour les invités 500 ex. rouges transparents 55.00 € Nettoyage 1 060.00 €
3 hôtesses Accueil, infos, prise de RDV pro. 1 530.00 € Sous-total HT 4 010.00 €
SACEM Détails Montant réel
Communication après l'évènement Détails Montant réel Forfait droits d'auteurs pour stand Musique d'ambiance 61.11 €
Aftermovie du stand GL EVENTS Tournage + montage vidéo 500.00 € Sous-total HT 61.11 €
Sous-total HT 500.00 €
Frais d'agence Détails Montant réel
Location de l'espace Détails Montant réel 2 semaines de conceptualisation Equipe de 6 chefs de projets 10 000.00 €
150m² de stand pour la durée du salon (3 jours) 46 000.00 € Sous-total HT 10 000.00 €
Budget prévisionnel Stand GL EVENTS - Concept 2 : TOUT EN TRANSPARENCE

17
27.7%
7.2%
4.2%
0.7%
25.8%
5.0%
8.9%
5.8%
14.5%
Structure, son, mobilier, lumières &
vidéo
Communication avant l'évènement
Communication pendant l'évènement
Communication après l'évènement
Traiteur
Goodies
Animations
Sécurité, nettoyage, éléctricité
Frais d'agence

PRESTATAIRES COMMUNS
Pour chacun des concepts, durant les 3 jours, nous servirons un catering
finger food sur la partie réceptive. Nous proposerons diverses bouchées
uniquement froides à différents moments de la journée. Au menu du pe-
tit déjeuner, des viennoiseries et boissons chaudes, à l’apéritif des clubs
sandwichs, au déjeuner des bouchées type brochettes froides, et pour
l’après midi, des douceurs sucrées. Concernant les boissons, nous met-
trons à disposition des clients, un bar, ou un éventail de boisson sont
proposés (Café, Thé, Champagne, Vins, et softs). Le traiteur choisis pour
les 2 concepts est un traiteur gastronomique qui réalise des spécialités
françaises.
Traiteur
Pour la conception des deux stands, nous avons choisit de
travailler avec le mobilier de votre entreprise. Ceci pour va-
loriser vos produits et faire de votre stand une vitrine. En
effet, cela permettra à vos clients et prospects de se rendre
compte de vos services. Le mobilier est plutôt moderne,
transparent, avec des touches de blancs et de rouge pour
rappeler les couleurs du logo GL Events.
Mobilier
18

OPTIONS
Pour pouvoir satisfaire et valoriser au mieux vos clients et salariés qui peuvent venir de loin, nous vous proposons l’ensemble des prestations VHR
(Véhicule, Hôtel & Restauration).
Pour votre confort et celui des clients, nous vous proposons un service voiturier avec chauffeur privé. Les modèles proposées sont une Mercedes
classe E ou une classe S pour un confort optimal. Les tarifs applicables de l’heure sont à 55 € ou 75 € selon le modèle choisit.
Véhicule
Nous avons sélectionné 3 hôtels de gammes différentes :
Le premier que nous vous proposons est l’hôtel Median *** situé à seu-
lement 1,9 km de Paris Expo, il propose des chambres spacieuses, lumi-
neuse avec un buffet d’exception. La nuit au Median Hotel en chambre
standard avec petit déjeuner inclus est proposée à 124€.
Le second est l’Hôtel Mercure **** situé à 500 mètres du Parc des ex-
positions. Reposez-vous dans l’une des chambres confortables ou dé-
tendez-vous au restaurant-bar de l’hôtel au milieu d’une végétation exo-
tique. La chambre standard pour 1 nuit, avec petit déjeuner inclus est à
162,50 €.
Le dernier est le Suite Novotel **** qui propose des suites luxueuses
avec un design alliant espace et confort. La suite pour une nuit est pro-
posée à 240 € petit déjeuner inclus.
Hôtel
20

Pour valoriser des clients importants, nous avons pensé à vous proposer
divers restaurant près du Parc d’Exposition. En effet, lorsqu’un client est
vraiment intéressé, le commercial peut l’inviter à manger hors du salon
pour être plus au calme. Voici les 3 restaurants que nous vous proposons:
• La Manufacture
Situé à seulement 648 mètres du Parc d’Exposition, le Chef Jean Chris-
tophe Lebascle vous invite à partager une cuisine simple, conviviale. Il
remet à jour les classiques de la cuisine française en les modernisant
pour un prix entre 30 et 50 € par personne.
• La dinée
Le chef Osamu Naito vous propose des mets raffinés, typiquement fran-
çais, dans un cadre contemporain et cosy. Situé à 854 mètres de Paris
Expo, pour un prix moyen entre 30 et 70 € par personne.
• Dîner croisière – Port de Javel
Ce restaurant installé sur une péniche propose un tour des grands monu-
ments de Paris en toutes saveurs avec le chef Guy Krenzer. Le prix moyen
est de 100€ par personne.
Restaurant
21

GL Events se positionne sur le marché de l’événementiel, plus précisé-
ment comme le prestataire de référence pour les gros événements dans
le monde entier. En effet, votre positionnement est attractif, car vous
avez su répondre à une attente importante des clients. Le monde de
l’événementiel est en constante évolution, et vous avez su vous adapter
à cette progression qui va encore et toujours plus vite.
De plus il est distinctif envers ses concurrents, puisque vous proposez
un éventail de services différents, alors que la plupart des autres entre-
prises sont en général spécialisées dans un type de service. En parallèle,
le rayonnement mondial que vous possédez est un point essentiel dans
votre différenciation.
Votre société est crédible, car les projets que vous proposez sont tout
à fait en accord avec les projets que vous mettez en place. Vos valeurs
qui sont le respect des concurrents, les qualités humaines, et l’ouverture
sur le monde font de vous une entreprise humble qui sait cependant
s’imposer sur le marché de l’événementiel. C’est également grâce à vos
4000 salariés, et à vos plus de 35 ans d’expérience qui font de vous une
entreprise de confiance auprès de vos clients.
Le positionnement est durable, car il correspond à une tendance de
fond dans le monde de l’événementiel. C’est-à-dire, que vous avez su
répondre aux besoins de vos clients.
Positionnement
La cible principale est composée d’hommes, de femmes, travaillant dans
le monde de l’événementiel, qu’ils soient clients, prospects, institution-
nels ou donneurs d’ordres.
Le cœur de cible que GL Events souhaite toucher sont les gros clients,
que les commerciaux inviteront personnellement à venir faire un tour
sur le stand. Ce sont également les prospects qui ne connaissent pas
forcément les services que proposent GL Events et qui souhaitent se ren-
seigner sur ceux-ci.
La cible secondaire est quant à elle composée des salariés de l’entre-
prise. En effet, grâce à ce stand, GL Events fait passer ses valeurs. Elles
doivent se diffuser en externe, mais également en interne, puisque se
sont les salariés de l’entreprise qui incarnent ses valeurs et peuvent de-
venir les ambassadeurs de la marque.
Cible
La cible principale est composée d’hommes, de femmes, travaillant dans
lL’objectif principal de la participation au salon Heavent, et la création du
stand est d’informer et de sensibiliser le public cible aux divers services
proposés par GL Events. Mais comment ? Tout simplement en concevant
et en créant un stand attractif pour les potentiels clients, et ainsi débou-
cher sur des contrats à long terme.
Le premier objectif de la société est d’abord un objectif cognitif. GL
Events, est plutôt connu des professionnels du monde entier, cependant
Objectifs
23

ses 3 pôles de compétences et services le sont moins. C’est pourquoi il
est nécessaire d’informer sur tout cela, en créant un stand attractif, pour
créer du trafic et ainsi augmenter le nombre de potentiels clients.
Le deuxième objectif est affectif. Il a pour but d’améliorer l’image, et faire
adhérer à ses valeurs. En effet, même si l’image que l’on souhaite don-
ner est importante à définir, l’image perçue est encore plus importante
pour une entreprise car c’est ce qu’elle reflète réellement. L’ambiance
du stand colle avec les différentes valeurs du groupe et ce qu’il souhaite
montrer au public : La qualité humaine de l’entreprise, le respect de la
concurrence, et la polyvalence. Ainsi, en venant sur le stand, les per-
sonnes seront immergées dans le monde de GL Events, et comprendront
l’image voulue.
Le dernier objectif est quant à lui conatif, il a pour but de créer du trafic
sur le stand, grâce aux animations, et à la communication.
- Promesse : En venant sur le stand GL Events, le client se verra un
accueil chaleureux, une écoute totale, pour un suivi d’événement totale-
ment personnalisé et de qualité.
- Preuve : Depuis plus de 35 ans, GL Events enchaine les évé-
nements de notoriétés et de rayonnement mondial, ce qui prouve sa
confiance et sa compétence dans le domaine.
- Bénéfice consommateur : Grâce à la confiance et à l’expé-
rience de l’entreprise, c’est la garantie pour le client d’un événement
unique et réussi.
- Ton du message : Le message doit être professionnel et repré-
senter les valeurs de GL Events.
Stratégie créative
24

Avant le début du salon, la communication autour de cet événement, et
donc autour du stand de GL Events est très importante. Cette année pour
promouvoir comme il se doit le stand, nous avons décidé d’utiliser divers
moyens de communication tous complémentaires les uns les autres.
Tout d’abord, pour faire vivre et animer le stand il faut créer du trafic,
et pour cela, nous sensibiliserons en premier les clients de votre entre-
prise. Ainsi, 2 mois avant l’événement sera envoyé aux gros clients de
GL Events des invitations personnalisées. Pour le premier concept, nous
avons pensé à un type d’invitation tout à fait innovante, qui colle parfai-
tement avec l’idée d’expérience et de nouveauté, l’invitation vidéo. Ce
moyen permettra de mettre la vidéo institutionnelle de l’entreprise, avec
un message personnalisé au début. Pour le second concept qui s’appuie
sur la transparence nous avons joué le jeu jusque dans les invitations, qui
seront en verre transparent. Ces modes d’invitations sont la pour valori-
ser le client et lui montrer qu’il est important. Pour ce qui est des autres
clients nous leur enverrons également 2 mois en avance des invitations
papier personnalisées par courrier. Ensuite un mois avant l’événement
sera envoyé à chaque client des VMS (Voice Message Service). Ce sys-
tème innovant est un message vocal envoyé directement sur les messa-
geries vocales des clients, sans le déranger. Ainsi, quand il ira consulter
ses messages, il tombera sur ce VMS. Il sera réalisé avec la voix de Mon-
sieur Olivier Ginon, directeur de l’entreprise qui dira personnellement au
client qu’il les attend sur le stand. Le client se sentira donc privilégié, et
viendra plus facilement au salon. Enfin, 2 semaines avant nous enverrons
une relance mail qui fera office de rappel de l’événement.
Communication antérieure
Invitation pour le Salon Heavent
Mr BOISSE,
Nous avons le plaisir de vous convier sur notre stand, lors du salon Heavent de Paris.
Au menu : Rencontres, Cocktails, et animations, tout ceci en passant un moment
agréable et conviviale en votre compagnie.
Merci de bien vouloir notifier votre présence en contactant nos services :
http://www.gl-events.com/heavent
invitations@gl-events.com
Cathy Glive : 06.80.12.23.43
25

Ensuite concernant l’interne, et l’information auprès des salariés, nous
utiliserons l’intranet, en envoyant des newsletters à chaque employé
pour informer de la présence de GL Events sur le salon Heavent, avec
l’explication du concept lié au stand.
En plus de cela, comme le site internet de GL Events est une plateforme
et vitrine importante très consultée, nous avons décidé de l’alimenter
en informations sur le concept du stand, mais également sur le salon
Heavent.
Enfin, pour sensibiliser la presse à la présence de GL Events sur le salon
du mois de Novembre, nous avons prévue une publication dans le ma-
gazine spécialisé « Le groupe événementiel ». Nous publierons un petit
article sur le stand sur une demi-page.
Le jour de l’événement la plus grosse communication sera focalisée sur
les animations qui serviront de catalogue des prestations de votre entre-
prise. En effet, les vidéos présentes sur le stand constitueront la vitrine
que les commerciaux utiliseront pour conseiller aux mieux les clients.
En plus de cela la signalétique sera le point de reconnaissance du stand
et a donc son importance. Nous mettrons en place des kakémonos à l’ef-
figie de GL Events et également des logos un peu partout. De plus, grâce
à des Ipads et aux commerciaux, nous récupérerons les coordonnées des
clients venus sur le stand. Enfin, pour alimenté le web, nous ajouterons
au fur et à mesure de l’événement des flash infos sur le site GL ainsi que
sur l’intranet pour les salariés.
Communication pendant
l’événement
26

Afin de remercier chaque participant, nous enverrons par mail des re-
merciements, avec l’after moovie filmé durant l’événement.
Nous ferons également un retour sur le site internet afin de remercier
toute l’équipe et les invités.
Enfin, les salariés recevront également un e-mail pour faire un briefing
sur l’événement et les remercier de leur présence.
Communication postérieure
27

médiaplanning
Septembre Octobre Novembre Décembre
Sem.
37
Sem.
38
Sem.
39
Sem.
40
Sem.
41
Sem.
42
Sem.
43
Sem.
44
Sem.
45
Sem.
46
Sem.
47
Sem.
48
Sem.
49
Sem.
50
Sem.
51
Sem.
52
Avant Invitation en verre X
Invitation en papier X
E-mailing X X
Message Intranet X
Article Site Web X
Encart presse X
Pendant Signalétique X
Site Internet X
Après Retombé média X
E-mailing de
remerciement
X
Message Intranet X
Article Site Web X
28

CONCLUSION
Nous avons décidé de vous proposer 2 concepts complètements différents, et ainsi vous laisser libre choix de la façon dont vous souhaiter concevoir
votre stand. D’un côté une manière simple dans la rondeur, et de l’autre côté, l’innovation, l’expérience.
30

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