Quels sont les objectifs d’une GED ? Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ? Quelles sont les solutions disponibles ?

1. RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC
Gérer tous vos documents avec la Gestion
Electronique de Documents (GED)
Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE
Les partenaires

2. 2
Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées
par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC
L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS
• Actions collectives
• …
• Prediagnostic etransformation
• Ateliers
• …
• Rendez vous des TIC
• Salon TOP TIC
• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)
• « Portail des usages :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
• …
TYPES d’ACTION
Accompagner
Approfondir
Sensibiliser

3. 3
Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages
« optimiser l’activité »
DEVELOPPER
L’ACTIVITE
COMMERCIALE
GERER LES
ACHATS
PILOTER
L’ENTREPRISE
OPTIMISER
L’ACTIVITE

4. 4
La vision de la CCIMP sur « la gestion électronique documentaire et plus
largement la gestion électronique de contenus »
 Longtemps cantonnée aux grands comptes ou à la problématique de la
dématérialisation des documents, la GED évolue depuis quelque années et
s’invite dans toutes les entreprises.
 Elle constitue un enjeux économique important puisque elle permet de gagner du
temps dans la recherche d’information, développer la collaboration, simplifier la
sécurité d’accès aux documents,etc.
 Ces solutions sont aujourd’hui accessibles pour des petites entreprises, mais
restent encore difficiles à appréhender : pourquoi est ce mieux qu’un répertoire
réseau, ou que mes fonctions « recherche » de mon système d’exploitation ?

5. 5
Sommaire
Quels sont les objectifs d’une GED ?
Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?
Quelles sont les solutions disponibles ?

6. 6
Les intervenants
Guilhem de Nucé
Directeur Pôle Entreprises
7 Avenue André Roussin – Bat B
13016 Marseille
gdenuce@sesin.com
Tel : +33 6 77 98 87 25
Thomas VRIGNAUD - Conseiller
stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853

7. 7
Quels sont les objectifs d’une GED ?

8. 8
Les logiciels de GED sont utilisés pour maitriser le cycle de
vie d’un document sous forme électronique

9. 9
La gestion électronique documentaire est une famille des
logiciels de gestion de contenus dans l’entreprise (ECM)
 Le périmètre couvert par la Gestion
Electronique des Documents est
aujourd’hui transcendé par la notion
de gestion de contenu d’entreprise (en
anglais : Enterprise Content
Management – ECM). L’information ne se
situe plus uniquement sur des supports
traditionnels mais également au sein de
pages web, emails, vidéos, etc.
 Les entreprises entrent aujourd’hui dans
une vision globale du management de
l’information.
Les solutions d’ECM couvrent le périmètre
de la GED et y ajoutent des outils
complémentaires, tels que la gestion des
contenus web, les circuits de validation
(Workflow), les aspects de travail
collaboratif (Groupware) et l’archivage
légal.

10. 10
Les grandes problématiques liées à la GED
 Organisationnel / Gestion du changement
 Plus sur du papier
 Acquisition de données / Gestion des sources / support Médias
 Terminaux / Interfaces utilisateurs
 Hébergement avec PRA / PCA *
 Support des données (BDD) / OS
 Niveaux de sécurisation
 des données, des actions et des transactions
* PRA = Plan de Reprise d’Activité
PCA = Plan de Continuité d’Activité

11. 11
Les grandes fonctionnalités de la GED

12. 12

13. 13
Pourquoi se lancer dans un projet de GED / ECM ?
 Réduire les coûts
 Faciliter le travail en équipe et le partage des connaissances
 Optimiser l’accès à l’information et diminuer les temps de recherche
 Respecter les obligations de conformité et les contraintes légales
 Assurer la conservation et la sécurité des documents
/ Garantir l’unicité du document
 Proposer de nouveaux services à haute VA à ses partenaires (clients,
fournisseurs, organismes publiques, prescripteurs, …)
 Standardiser les processus
 Améliorer l’image de l’entreprise (interne et externe)

14. 14
ROI / Business Case
 Le cabinet Gandys et Ludsen estimait en 2013 :
 En moyenne dans une entreprise de 20 salariés, la perte de temps liée à la mauvaise gestion des documents
représente chaque jour une perte de 40 à 60 minutes de temps de travail.
 Généralement, inférieur à 1 an
 Un exemple SESIN :
 Chez un client industriel, multiplication par 5 de sa production
 Exemple d’usages:
 Gestion de documentation technique / référentiel documentaire (RH, Qualité, …)
 Gestion de bibliothèque
 Gestion de notes de frais
 Gestion de courrier
 Gestion de notices mutlilingue
 Gestion de contrats et des actes
 Gestion des factures (clients, fournisseurs)
 Gestion des réclamations
 Gestion des dossiers patient
 Gestion des dossiers clients
 Gestion de projet

15. 15
Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?

16. 16
Méthodologie globale
 Expression des besoins implique calcul de la rentabilité et donc des gains

17. 17
Déroulé d’un projet
 Méthodologie de projet après choix de la solution :
» Seul soucis : tout n’est jamais prévu à l’avance !!
 Utilisation des Méthodes agiles

18. 18
Les Méthodes agiles – qu’est ce ?

19. 19
Les Méthodes agiles – Pourquoi ?
 Un pré-requis : avoir une vision

20. 20
Plus spécifiquement pour la GED :
 Dans un projet de GED, à quoi faut il penser ?
 Types de document
 Table de temporalité
 Structuration des métadonnées
 Référentiel de classement
 Prise en compte du cycle de vie
 Dématérialisation et transformation numérique
 Notion de multicanal (entrant ou sortant)
 Evolutivité de la plateforme
 En plus de ce dont on a parlé en première partie

21. 21
Quelles sont les solutions disponibles ?

22. 22
Les fonctionnalités détaillées d’une GED/ECM
 Type de documents (office, AutoCAD, son, vidéo, format mail (type .psd), …
 Indexation : indexation automatique et/ou manuelle, aide à la saisie, …
 Gestion des versions : historique, incrémentation, obsolescence, …
 Moteur de recherche : recherche sur la fiche de propriétés et/ou le contenu des documents,
troncature, opérateurs booléens, enregistrement des recherches, …
 Gestion des utilisateurs et des droits : création de groupes, différents niveaux d’accès,
annuaire, SSO
 Sources et acquisition de données :
 Digitalisation / numérisation avec ou sans OCR / LAD / RAD
 Intégration avec les applications Office, Outlook, ERP et Web (formulaires)
 Téléphonie et système de traçabilité (code-barres 1D et 2D, RFID, …)
 Objets connectés
 Fonctions collaboratives : blogs, wikis, espaces de travail, …
 Workflow : Workflow consécutif/simultané, assistant à la création, date butoir, interface de
suivi, intégration avec Outlook, etc.
 Niveau de sécurisation des donnés (en lien avec la gestion des droits et hébergement -
PRA)

23. 23
L’ECM : une grande famille de solution

24. 24
Passons au crible 4 solutions du marché

25. 25
Sur la base du référentiel suivant
Partage et
gestion de
contenus
La capacité de la solution à faciliter,
pour un utilisateur, le partage de
contenus quelque soit son type, le
périmètre de visibilité souhaitée et sa
provenance et à faciliter l’accès aux
informations.
Gestion des notifications
Gestion des moteurs de recherche
Gestion du bureau virtuel personnel
Gestion de contenus de formats différents
Gestion des droits et accès
Gestion de workflow
Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté
Classement
des
connaissances
La capacité à pouvoir mettre en
forme des référentiels
documentaires, à enrichir les
contenus et à gérer leur cycle.
Gestion du référentiel de classement
Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation
automatiques
Gestion de l’indexation manuelle
Gestion des référentiels de mots clés
Gestion de grands volume de contenus
Gestion des versions
Gestion du cycle de vie des contenus
Gestion multilingues des contenus
Intégration au
SI
La capacité de l'outil à s'intégrer à un
système d'information existant.
Intégration avec des référentiels existants
Proposition de plusieurs modes de déploiement
Richesse des API
Intégration de SDK
Sécurité et pérennité des données
Richesse des connecteurs avec d’autres applications

26. 26
Présentation générale
 Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces
projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure
proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).
 La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique,
les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.
 Une offre adaptée au besoin des TPE PME
*Source : lecko.fr

27. *Source : lecko.fr
27
Des fonctionnalités de GED très limitées et une très faible
intégration mais une solution qui peut être intéressante pour
le partage de document
Référentiel de
comparaison Note globale Détail des critères Notation des
critères / 4
Gestion des notifications 2
Gestion des moteurs de recherche 1
Gestion du bureau virtuel personnel 1
Gestion de contenus de formats différents 3
Gestion des droits et accès 4
Gestion de workflow 0
Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 0
Gestion du référentiel de classement 3
Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 0
Gestion de l’indexation manuelle 0
Gestion des référentiels de mots clés 0
Gestion de grands volume de contenus 1
Gestion des versions 1
Gestion du cycle de vie des contenus 1
Gestion multilangues des contenus 0
Intégration avec des référentiels existants 0
Proposition de plusieurs modes de déploiement 0
Richesse des API 0
Intégration de SDK 0
Sécurité et pérennité des données 3
Richesse des connecteurs avec d’autres applications 1
Partage et
gestion de
contenus
1,6
Classement des
connaissances 0,8
Intégration au SI 0,7

28. 28
Présentation générale
 Alfresco est une solution open source
 Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son
coeur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance
technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils
spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose
d’interopérabilité et de respect des normes.
 Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles.
*Source : lecko.fr

29. *Source : lecko.fr
29
Une solution spécialisée sur la Gestion
électronique de document
Référentiel de
comparaison Note globale Détail des critères Notation des
critères / 4
Gestion des notifications 3
Gestion des moteurs de recherche 3
Gestion du bureau virtuel personnel 2
Gestion de contenus de formats différents 4
Gestion des droits et accès 3
Gestion de workflow 1
Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 3
Gestion du référentiel de classement 4
Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 3
Gestion de l’indexation manuelle 3
Gestion des référentiels de mots clés 2
Gestion de grands volume de contenus 2
Gestion des versions 4
Gestion du cycle de vie des contenus 3
Gestion multilangues des contenus 2
Intégration avec des référentiels existants 3
Proposition de plusieurs modes de déploiement 3
Richesse des API 3
Intégration de SDK 2
Sécurité et pérennité des données 3
Richesse des connecteurs avec d’autres applications 3
Partage et
gestion de
contenus
Classement des
connaissances
Intégration au SI
2,7
2,9
2,8

30. 30
 Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en
France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et
centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant
d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un
outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.
 Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre
de salariés est supérieur à 100.
 Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations
d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour).
*Source : lecko.fr
Présentation générale

31. *Source : lecko.fr
31
La solution leader qui combine des fonctions
d’ECM et de travail collaboratif
Référentiel de
comparaison Note globale Détail des critères Notation des
critères / 4
Gestion des notifications 4
Gestion des moteurs de recherche 4
Gestion du bureau virtuel personnel 2
Gestion de contenus de formats différents 3
Gestion des droits et accès 4
Gestion de workflow 4
Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 4
Gestion du référentiel de classement 3
Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 1
Gestion de l’indexation manuelle 3
Gestion des référentiels de mots clés 2
Gestion de grands volume de contenus 4
Gestion des versions 3
Gestion du cycle de vie des contenus 2
Gestion multilangues des contenus 3
Intégration avec des référentiels existants 4
Proposition de plusieurs modes de déploiement 4
Richesse des API 3
Intégration de SDK 2
Sécurité et pérennité des données 2
Richesse des connecteurs avec d’autres applications 3
Partage et
gestion de
contenus
3,6
Classement des
connaissances 2,6
Intégration au SI 3,0

32. 32
 Poséidon est une plateforme multi-applicative permettant de paramétrer des
applications de façon rapide.
 Plateforme avec une expérience de plus de 35 ans
 Multi langage : PHP, Java, C/C++
 Multi support :
 OS = Windows ou Linux
 DB : Oracle, MySQL,
 Responsive Design, ie adapté à tous supports tablettes, mobiles, …
 Orienté Document, Workflow
 Vidéo conférence et tableau blanc intégré nativement
 Full Web
 Les nouveautés : objets connectés
 Pas de social
Présentation générale

33. 33
Une solution très complète
Référentiel de
comparaison Note globale Détail des critères Notation des
critères / 4
Gestion des notifications 4
Gestion des moteurs de recherche 4
Gestion du bureau virtuel personnel 4
Gestion de contenus de formats différents 4
Gestion des droits et accès 4
Gestion de workflow 4
Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 1
Gestion du référentiel de classement 4
Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 4
Gestion de l’indexation manuelle 4
Gestion des référentiels de mots clés 4
Gestion de grands volume de contenus 4
Gestion des versions 4
Gestion du cycle de vie des contenus 3
Gestion multilangues des contenus 1
Intégration avec des référentiels existants 3
Proposition de plusieurs modes de déploiement 4
Richesse des API 3
Intégration de SDK 1
Sécurité et pérennité des données 4
Richesse des connecteurs avec d’autres applications 2
Partage et gestion
de contenus 3,6
Classement des
connaissances 3,5
Intégration au SI 2,8

34. 34
Démo Application SESIN

35. 35
Démo Application SESIN

36. 36
Démo Application SESIN

37. 37
Démo Application SESIN

38. 38
Les points clés à retenir

39. 39
Une GED/ECM peut être un vrai plus pour une PME a
condition de bien s’y prendre…
 Aujourd’hui on ne parle plus de GED mais bien de gestion de contenus
d’entreprise (ECM) mixant les documents numérisés, de ceux numériques
nativement (des fichiers, des mails), intégrant des processus de validation
(Workflow), etc.
 Le périmètre des usages évolue et la maitrise de la GED historiquement proche
de la gestion d’une bibliothèque devient un véritable outil collaboratif.
 Ces solutions présentes plusieurs avantages certains, notamment des gains
économiques
 Mais qui nécessite une réflexion de fond sur le besoin car le marché et vaste et
les solutions peuvent être très différentes les unes des autres.
 Enfin un projet de GED/ECM est avant tout un projet, il convient donc de le
mener en conformité avec les bonnes pratiques de gestion de projet et faire
notamment attention à la conduite du changement.

40. 40
Les intervenants
Guilhem de Nucé
Directeur Pôle Entreprises
7 Avenue André Roussin – Bat B
13016 Marseille
gdenuce@sesin.com
Tel : +33 6 77 98 87 25
Thomas VRIGNAUD - Conseiller
stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Vos questions / nos réponses !

41. Le prochain rendez-vous
41
Jeudi 27 novembre 2014
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42. 42
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