2. Sommaire
1. Objectif du séminaire
2. Diagnostic
3. Définition du temps
4. Le paradoxe du temps
5. Quelques réflexions sur le temps
6. Nos mauvaises habitudes
7. Grignoteurs du temps
8. Les obstacles de la maîtrise du temps
9. Loi des 80/20 (Principe de Pareto)
10. Axes essentiels pour améliorer la gestion du temps
11. La méthode NERAC
2
3. Objectifs du Séminaire
La gestion du temps vous aide en :
Vous faisant prendre conscience du temps, de son utilisation
Vous donnant les grands axes de la maîtrise du temps : des
méthodes
Vous fournissant des outils matériels
3
5. Une Définition du temps
Le grand mage proposa d ’ abord cette
question : Quelle est de toutes les choses du
monde la plus longue et la plus courte, la
plus prompte et la plus lente, la plus divisible
et la plus étendue, la plus négligée et la plus
regrettée, sans qui rien ne se peut faire, qui
dévore tout ce qui est petit, et qui vivifie
tout ce qui est grand?
«Zadig »
Voltaire
5
6. Le Paradoxe du temps
Comme toute ressource, le temps est disponible et destiné à
être utilisé. C’est, à l’évidence, la plus démocratiquement
répartie; que l’on soit puissant ou misérable, entreprenant
ou oisif, génial ou stupide, chacun en a strictement autant à
sa disposition.
Le paradoxe du temps, c ’ est que rares sont ceux qui
estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de
sa totalité.
A la différence des autres ressources, celle-ci ne peut être
achetée ou vendue, empruntée ou volée, stockée ou
économisée, fabriquée, multipliée ou modifiée. On ne peut
qu’en faire usage. Et si l’on ne s’en sert pas, elle n’en
disparaît pas moins.
Elle est, à l ’ évidence, la plus précieuse de toutes,
puisqu’elle est la seule à ne pas être renouvelable.
6
7. Le temps
Le temps est une ressource ayant une valeur :
Rationnelle
Psychologique
Monétaire
7
8. Le temps
Le temps est notre ressource la plus précieuse, qui, si elle est gaspillée
entraîne :
Des tensions nerveuses
Des coûts monétaires inutiles
Des pertes d’opportunité
8
9. Le temps
Le temps c’est un capital : « Le temps est
le seul capital des gens qui n’ont que leur
intelligence pour fortune »
Le temps c’est le pouvoir : « Avoir du
pouvoir, c’est contrôler le temps des autres
et le sein propre »
Le temps au coeur de l’époque actuelle :
« La machine clé de l ’ age industriel
moderne n’est pas la machine à vapeur,
c’est l’horloge »
9
12. Nos mauvaises habitudes
Nous faisons :
Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît
Ce qui va vite avant ce qui prend longtemps
Ce qui est facile avant ce qui est difficile
12
13. Nos mauvaises habitudes
Ce qui nous savons faire avant ce qui est nouveau
Ce qui est urgent avant ce qui important
Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi
13
14. Grignoteurs du temps
Absence de planning
Absence de priorités
Excès d’engagements
Management par crise
Précipitation
14
15. Grignoteurs du temps
Paperasserie et lecture
Routine et train-train
Visiteurs
Téléphone
Réunions
Indécision
15
16. Cheminement pour s’organiser
16
Sacher comment
votre temps est utilisé
Tenez périodiquement
un journal de temps
Identifiez les principales
causes de perte de temps
Analyser votre journal
de temps
Réviser vos méthodes
de travail et utilisez
des outils d’organisation
Utilisez :
• les fiches d’organisation personnelle
• le guide personnel d’organisation
1.
2.
3.
17. Les obstacles de la maîtrise du
temps
Nous ne nous connaissons pas assez nous-mêmes
Nous nous laissons trop encombrer par nous-mêmes et par les autres
Nous ne réfléchissons pas assez sur l’emploi que nous faisons de notre
temps
17
18. La loi des 80/20 (principe de
PARETO)
Temps
Résultats
20 % 80 %
Temps Résultats
1820% du temps investi produit 80%du résultat
20 %
80 %
19. Gérer son temps est un art de
vivre
Fixer vous des buts
D’ordre personnel
D’ordre professionnel
19
20. Le temps
« Il vaut mieux faire « LE BON TRAVAIL » (Efficience) que « BIEN » faire un
travail (Efficacité). »
20
21. Votre cube temporel
hebdomadaire après classement
de vos activités
Activités accessoires
mais souhaitables
Activités importantes
Activités critiques
21
Activités
accessoires
et inutiles
22. Aménager son temps est un art
de vivre
Tenez compte :
De votre horloge interne
Des circonstances
22
23. Les règles générales du cycle
d’efficacité
Le rendement maximal est atteint le matin
L ’ après-midi commence par le creux-post-déjeuner
Une phase intermédiaire d’efficacité apparaît
en fin d’après-midi
La courbe décroît progressivement en début de
soirée
23Le point le plus bas est atteint à partir de minuit
24. Déterminer les priorités
Par l’analyse rapide des tâches selon :
L’urgence
L’importance
24
25. Gestion du temps
Pas urgent Urgent
Pas important Jamais fait
Important Pas toujours fait
25
Fait
Toujours fait
C’est la difficulté
26. Grille des priorités
Dans le sens de la pression qui monte
Tâches C à déléguer Tâches A à faire
immédiatement
Tâches B fixer un
délai éventuellement
le déléguer
26
P
Urgence
Dans le sens de la durée, du futur, des objectifs …
Importance
27. Donner du temps au temps
De même qu’on éteint l’incendie de forêt par un contre feu , il faut pour
lutter contre le manque de temps, consacrer du temps à réfléchir sur
l’emploi de son temps.
27
28. La préparation de la journée
Avantages
Le plan préserve de la dispersion
Le plan engendre une meilleure gestion du temps
Le plan oblige à se remémorer les tâches à effectuer
28
29. Les avantages de la planification
Atteindre mieux et plus vite vos objectifs
professionnels et personnels.
Économiser et gagner du temps pour les tâches
et objectifs vraiment importants (tâches de
direction, créativité, famille, …).
Vue d’ensemble de tous les projets, tâches,
activités.
Moins d’agitation et de stress, mieux prévoir ce
qui peut arriver au cours d’une journée. 29
30. Planifier c’est économiser du
temps
En anticipant :
Des résultats à atteindre
Des activités que l’on aurait pu omettre
Des obstacles qui pourraient surgir en cours de route
Des moyens à mettre en oeuvre
Des informations à recueillir
30
31. La méthode NERAC
N – Noter les activités, tâches à accomplir
E – Estimer les durées
R – Réserver du temps
A – Arbitrer par priorités
C – Contrôler
31
32. Noter les tâches à accomplir
Faire une liste des tâches à accomplir
absolument dans la semaine (voire le mois)
Noter :
Le travail inachevé
Les nouvelles tâches
Les délais à respecter
Les coups de fil à donner, la correspondance à faire
32 Les activités fixes, qui reviennent périodiquement .
33. Évaluer la durée des activités
Noter pour chaque activité une heure de début
et une heure de fin (même approximative)
Veillez à ne pas surplanifier (on prévoit souvent
plus qu’on ne peut réaliser)
Respecter les limites que vous vous êtes fixées
(gérez votre budget-temps comme vos dépenses
d’argent)
Éliminez les factures de dérangement 33
34. Réserver du temps disponible
Planifiez au plus 60% de votre temps
Répartissez votre temps en 3 parties :
60% pour les activités planifiées (emploi du temps de la
journée)
20%pour les activités imprévues
20%pour les activités libres et sociales (moments créatifs)
Par prudence ne planifiez même que 50% de votre temps et gardez 50%
en réserve
34
35. Arbitrer par priorités
Élaguez avec réalisme votre liste d’activités
Établissez des priorités
Opérez des sélections
Déléguez des tâches
Reportez, supprimez ou faites des heures supplémentaires pour
terminer le reste
35
36. Contrôler à posteriori
Contrôlez ce que vous avez planifié
Si vous avez reporté plusieurs fois une activité
Replanifiez la tâche non achevée, cela vous obligera à vous y attaquer
Rayez-la, si l ’ affaire s ’ est réglée d’ elle-même ou n’ est plus
prioritaire.
36