1. Conforme a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto
Anticorrupción” en el cual se da instrucción a los Jefes de la Oficina de Control
Interno o Quien Haga sus veces de preparar y publicar en la página web de la
entidad respectiva, un Informe Pormenorizado del “Estado del Control Interno”
de la entidad; por lo tanto, la Oficina de Control Interno con el fin de cumplir con
lo establecido por la ley en mención, presenta el siguiente informe
Pormenorizado de Noviembre de 2012 a Febrero de 2013 del estado del
control interno de la Alcaldía de Venadillo Tolima.
I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
ELEMENTO: ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS.
El municipio de Venadillo Tolima, ha sido cuidadoso en determinar las políticas
que garanticen la implementación del MECI, en especial los protocolos de
ética, la administración del riesgo y la observación de la normatividad que rige
esta forma de control en la gestión pública, enfocado a la interiorización de
dicho mecanismo con el ánimo de generar las condiciones para que dentro de
un ambiente de una cultura de autocontrol, cada funcionario logre ser eficaz en
los proceso al interior y exterior de la entidad.
FORTALEZAS:
Los funcionarios al servicio del municipio están debidamente calificados para el
desempeño de sus funciones.
La experiencia del Alcalde en las labores del sector público permite orientar
adecuadamente la gestión.
El compromiso de cada uno de los funcionarios con los objetivos de la
administración.
DEBILIDADES:
Falta de procesos de retroalimentación académica.
Es lento el proceso de asimilación y compenetración del código de ética con los
valores individuales.
La sobrecarga de funciones en algunos trabajadores dificulta el avance con
mayor rapidez del MECI.
ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
FORTALEZAS:
 Se ha asignado un funcionario Auxiliar administrativo para el manejo del
talento humano en la entidad.
 Es uno de los elementos con mayor productos o documentos elaborados
de acuerdo a los requerimientos de ley, y no están siendo operativizados
debido a la falta de interés por parte de los responsable.
DEBILIDADES:
 El cumplimiento de la ley 909 de 2004, ha tenido varias barreras de
cumplimiento, se cuenta con un auxiliar administrativo con calidad de
profesional, y no se le definen las responsabilidades como tal.

2.  Los funcionarios participan muy poco en procesos de capacitación.
 El recurso humano requiere de un programa de incentivos oportuno.
 Bajo presupuesto para el desarrollo de los programa de bienestar social
de los empleados.
 Falta sistematizar las hojas de vida de los funcionarios.
 Exceso de productos para implementar y falta de recurso humano.
 Falta socializar los productos de talento humano.
 El manual de funciones define con claridad los roles de cada
dependencia, pero no esta definido por competencias laborales, es decir
se encuentra desactualizado.
 Falta de compromiso a los procesos de evaluación de desempeño.
ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIÓN.
FORTALEZAS:
 Existe voluntad del Alcalde para la implementación del MECI en la
entidad.
 Existe claridad sobre el alcance del programa de gobierno del alcalde.
 El modelo jerárquico y la normatividad sobre funciones delimita el
accionar del equipo de trabajo.
 Se cuenta con la estructura del sistema de gestión de la calidad y se
definieron los procedimientos.
 Se diseñaron formatos de actas de compromiso para aplicar las políticas
implementadas en código el buen gobierno.
DEBILIDADES:
 Saturación de compromisos impiden procesos de mejoramiento continuo
 Seguimiento puntual a objetivos de los planes de acción por
dependencias.
 Falta de logística y cultura para el manejo de la información en la toma
de decisiones.
 Ausencia de liderazgo entre los empleados, se espera siempre la
iniciativa del Alcalde.
 Falta de ejecución de la modernización de la institución.
COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ELEMENTO: PLANES Y PROGRAMAS
FORTALEZAS:
 Se cuenta con los planes y programas exigidos por la ley.
 Existe claridad sobre el alcance del Plan de Desarrollo 2012-2015
DEBILIDADES:
 Falta de seguimiento al cumplimiento de los proyectos trazados.
 No se evidencia una retroalimentación y redefinición de metas con los
líderes de los procesos.
 Bajo énfasis en el proceso de evaluación y comunicación de los
resultados de la gestión. No se identifican consejos de gobierno.
 No están definidos los planes de acción para cada macroproceso.

3.  Falta socialización con los empleados de la alcaldía sobre los ejes
estratégicos implementados en la alcaldía.
ELEMENTO: MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.
FORTALEZAS:
 Se cuenta con un acto administrativo donde se define la operatidad del
modelo de operación por procesos.
 Se cuenta con el mapa de procesos.
 Se cuenta con la caracterización de los procesos.
DEBILIDADES
 Falta de compromiso de los empleados para revisar los procedimientos y
continuar con el mejoramiento continúo de los procesos y
procedimientos implementados.
 Poca receptividad de los empleados en cuanto al cumplimiento de la
aplicabilidad de los procedimientos se hacen las actividades sin tener en
cuenta los estándares adoptados para mejorar las actividades.
ELEMENTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
FORTALEZAS:
 Cuenta con una reestructuración realizada en el año 2005
 Cuenta con una estructura plana.
 Se definieron las líneas jerárquicas.
DEBILIDADES:
 Se proyecto en acuerdo la grafica de la estructura orgánica teniendo en
cuenta la estructuración del 2005.
 No se encuentra aprobada por el Concejo Municipal
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
ELEMENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO
FORTALEZAS:
 Se cuenta con el Mapa de Riesgos Institucional, Profesionales, y de
Emergencias.
 Se invita a capacitar en temas de riesgos para retroalimentar a todos los
empleados y se hacen invitaciones con listas de confirmación de
asistencia.
DEBILIDADES:
 No se identifica un líder que direccione y apoyo los riesgos
administrativos.
 Los empleados no conocen los riesgos de la Alcaldía Municipal.
 Los empleados no asisten a las capacitaciones y no se dan por
enterados de los productos implementados en la institución.
 Lo empleados no identifican ni analizan los riesgos.

4. II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL.
ELEMENTO: POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
FORTALEZAS:
 La Alcaldía cuenta con políticas de operatividad.
DEBILIDADES
 La mayoría de los empleados no asisten a la socialización de las
políticas de operatividad de la alcaldía.
ELEMENTO: PROCEDIMIENTOS
FORTALEZAS:
 La alcaldía cuenta con el manual de Procesos y Procedimientos
actualizado para el año 2013.
DEBILIDADES
 Los empleados desarrollan las actividades de acuerdo con su
conveniencia sin tener en cuenta los estándares adoptados por la
Alcaldía
.
ELEMENTO: CONTROLES
FORTALEZAS:
 A través de las agendas diarias que son diseñadas por los empleados de
alcaldía para autoevaluarse del cumplimiento de las metas trazadas del
día a día.
DEBILIDADES
 Es débil el sistema de autocontrol.
 No se llevan estadísticas de no conformidades.
 No existe un sistema de controles para cada proceso.
 Falta cultura de autocontrol por parte de los funcionarios responsables
de los procesos de la entidad.
ELEMENTO: INDICADORES
FORTALEZAS:
 Se adopto en manual de indicadores de gestión.
DEBILIDADES:
 No se realizan las evaluaciones periódicas a través de Consejos de
Gobierno con el fin de verificar el cumplimiento de las metas trazadas y
así permitirle al Alcalde la toma de decisiones. Por lo tanto se operativiza
este manual.
COMPONENTE: INFORMACIÓN
ELEMENTO: INFORMACIÓN PRIMARIA
FORTALEZAS:
 Las reuniones con la comunidad son una buena fuente de información.

5.  El archivo se lleva en forma ordenada.
 Cumplimiento de la rendición de cuentas.
 Identificación del sistema de información.
DEBILIDADES:
 Ausencia de medios automáticos de sistematización.
 No se aplican encuestas de satisfacción del usuario.
 Ausencia de formatos de PQR en los buzones de sugerencias.
 No se identifica un líder para el manejo de la información interna y
externa de la Alcaldía.
ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FORTALEZAS:
 Se tiene la fluidez de alguna información en especial la financiera,
presupuestal, contable y tributaria.
DEBILIDADES
 Carece de un diseño formal del sistema de información.
 Falta actualización permanente de las herramientas tecnológicas.
 Falta cultura por parte de los funcionarios y de la comunidad para
aprovechar las bondades de las herramientas tecnológicas diseñadas
por la entidad.
 Implementación de herramientas tecnológicas para el manejo de la
información interna.
COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA
ELEMENTO: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
FORTALEZAS:
 Los canales internos de comunicación permiten la difusión de
información.
 Por el tamaño de la entidad la comunicación es fácil acceso.
DEBILIDADES:
 Los canales formales son débiles.
 Los canales informales distorsionan la información.
 No se reproducen los documentos de interés general.
ELEMENTOS: COMUNICACIÓN INFORMATIVA
FORTALEZAS:
 La administración se ha caracterizado por una amplia participación
ciudadana.
 Se hace rendición de cuentas en cada grupo de interés social.
 El Alcalde informa a la comunidad sobre los avances en su gestión.
DEBILIDADES:
 Bajo desempeño de las veedurías ciudadanas.
 Ausencia de medios masivos de información en el Municipio.

6. III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: AUTOEVALUACION
ELEMENTO: AUTOEVALUACION DEL CONTROL
FORTALEZAS:
 Se diseñaron mecanismo de autoevaluación a través de formatos en
Excel de agendas diarias.
DEBILIDADES
 No se operativiza las agendas diarias.
ELEMENTO: AUTOEVALUACION DE GESTION
FORTALEZAS:
 Rendición de cuentas a entes externos e internos.
DEBILIDADES:
 Falta de reuniones periódicas de informes de gestión.
COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE
ELEMENTO: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE
CONTROLINTERNO
FORTALEZAS:
 Se documento el manual de auditorias y se diseño cronograma de
auditorias y se realizaron en un 50% el otro 50% no se cumplió porque
se retroalimento al personal en procesos y procedimientos.
DEBILIDADES:
 Los líderes auditados no elaboran los planes de mejoramiento.
.
COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO
ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
FORTALEZAS:
 Se recibieron visitas de la Contraloría dejando hallazgos.
DEBILIDADES:
 Inexistencia de una cultura de mejoramiento continúo.
 No registran históricamente los resultados de los planes de
mejoramiento.
 Demora en la entrega de documentos por parte de los funcionarios
responsables de los procesos.
ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
FORTALEZAS:
 Realización de auditorías internas.
DEBILIDADES:
 Los auditados no elaboran los planes de mejoramiento.

7. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : ALCALDIA MUNICIPAL VENADILLO
PUNTAJE CALIDAD : 78 % Ver Concepto Calidad
PUNTAJE MECI : 94,912 % Ver Concepto MECI
AVANC COMPONENTE AVANC SUBSISTE AVANC
ELEMENTOS
E(%) S E(%) MAS E(%)
Acuerdos,compr
omisos o 100
protocolos éticos
AMBIENTE DE
Desarrollo de 100
100 CONTROL
talento humano
Estilo de
100
Dirección
Planes y
100
programas
Modelo de DIRECCIONAM
operación por 100 IENTO 100
procesos ESTRATÉGICO CONTROL
Estructura ESTRATÉ 100
100
organizacional GICO
Contexto
estratégico
Identificación de
riesgos
Análisis de ADMINISTRACI
riesgos 100 ÓN DE 100
Valoración de RIESGOS
riesgos
Politicas de
administración
de riesgos
Políticas de
100
Operación
Procedimientos 100
ACTIVIDADES
Controles 100 100 CONTROL
DE CONTROL
Indicadores 100 DE 93
GESTIÓN
Manual de
100
procedimientos
Información
100 INFORMACIÓN 100
Primaria

8. Información
100
Secundaria
Sistemas de
100
Información
Comunicación
100
Organizacional
Comunicación COMUNICACIÓ
84 83
informativa N PÚBLICA
Medios de
60
comunicación
Autoevaluación
100
del control AUTOEVALUA
100
Autoevaluación CIÓN
100
de gestión
Evaluación
independiente al
100 EVALUACIÓN
Sistema de
Control Interno INDEPENDIENT 100
E CONTROL
Auditoria
100 DE
Interna 89
EVALUAC
Planes de IÓN
Mejoramiento 100
Institucional
Planes de PLANES DE
mejoramiento 100 MEJORAMIEN 67
por Procesos TO
Plan de
Mejoramiento 0
Individual
RECOMENDACIONES
1. Operativizar los productos implementados del Modelo Estándar de
Control Interno.
2. Implementar el sistema de información y definir responsable para este
procedimiento.
3. Obligar a los empleados a participar de todas las capacitaciones
definidas en la Alcaldía.
4. Continuar con la evaluación y seguimiento a los riesgos identificados en
la institución.
5. Aplicar la normatividad estipulada en la ley 962 de 2005, actualización
de la pagina web.

9. 6. Actualizar las tablas de retención documental de la ley 594 de 2000 Ley
de archivo, con relación a los archivos de gestión de todas las
Secretarias.
LEONOR SERENO GUERRA
Jefe Oficina de Control Interno