Unter dem Titel Handlungsbedarf für E-Invoicing hielt Dr. Donovan Pfaff, am 5.4.2016, einen Vortrag unter dem Titel "Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient" beim Treffen der eco Kompetenzgruppe E-Commerce (eco - Verband der Internetwirtschaft e.V.) in Köln. Es worden Handlungsbedarfe und mögliche Handlungsrahmen identifiziert.

1. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
Elektronischer Rechnungsaustausch
einfach und effizient
Fachgespräch der KG E-Commerce

2. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 1
Die elektronische Rechnung wird zur Commodity
Um an die wahren Potenziale in den Finanzprozessen zu gelangen, ist die E-Rechnung Voraussetzung.
„Der Job des Buchhalters liegt in Sachen Jobsicherheit auf
Rang 671 von 702. (…) Die Wahrscheinlichkeit, dass dieses
Berufsbild durch Computer ersetzt wird, liegt bei 98%.“ *
*Studie Oxford University 2013, Grafik: F.A.Z.; **Brändle 2016; ***Statista
„Die Buchführung wird in Zukunft von zwei Mega-Trends
geprägt: Cloud und Automatisierung.“**
Prognose zur jährlich generierten
Datenmenge weltweit 2005-2020 ***
Auf diesen Trends setzt die Optimierung der Financial
Supply Chain auf: Big Data und Vernetzung ermöglichen
moderne Analyse- und Finanzierungs-Tools.
Bei Großkonzernen längst Standard, entdecken nun
auch KMU diese innovativen Services. Basis dafür ist
die E-Rechnung.

3. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 2
Digital beschaffen, bezahlen und abrechnen – die Leitplanken sind gesetzt.
Die Rahmenbedingungen für die Umstellung auf die E-Rechnung waren noch nie so gut wie heute.
Verpflichtung der
öffentlichen Verwaltung
auf Basis der EU-
Richtlinie 2014/55/EU.
Standard wird gesetzt.
Eine Investition in die
E-Rechnung amortisiert
sich i. d. R. nach 12-18
Monaten – ohne Einberech-
nung von Zusatznutzen durch
Supplier Analytics und Early
Payment.
Buchhaltung ist „repetitive
Fleißarbeit“.*
Gerade Digital Natives sehen in
dieser Arbeit oft keinen Sinn.
Gesetzgeber
…stellt die Weichen!
Lieferanten
…stellen um!
Vorstand
…will sparen!
Mitarbeiter
…sind bereit!
Viele Lieferanten wollen bereits
elektronisch verschicken. Die
geplante Verpflichtung zum
elektronischen Rechnungs-
versand an die Öffentliche
Verwaltung wird die
Quote weiter erhöhen.
*Brändle 2016

4. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 3
Rechnungen können in verschiedenen Formaten versendet werden.
Aktuell werden nur ca. x% der Rechnungen in einem strukturierten Format versendet.
Elektronische, strukturierte Formate: XML, ZUGFeRD, IDOC (SAP), EDI…
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt
und empfangen wird.“ (§14 Abs.1 S.8 des UStG.)
Sichtformat
PDF aus Scan
Sichtformat
PDF aus
Programm
Sichtformat +
XML
EDI, XMLPapier
mit TXT-Daten + strukturierte Daten
Nur strukturierte
Daten
E-Rechnung ohne
strukturierte Daten
E-Rechnung mit
strukturierten Daten
Papierrechnung

5. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 4
Papierrechnungen binden Ressourcen.
Die Bearbeitungsdauer bindet Personal, Transport der Rechnungen und Liegezeiten binden Kapital.
Rechnungs-
eingang
Prüfung
(manuell auf Papier)
Ggfs.
Scanning
Buchung
Papierbasierte Rechnungsbearbeitung
Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: 17,3 min
Ø Liegezeit bei Bearbeiter: 33,5 h
Ø Transportzeit: 63,4 h
Zahlungs-
anweisung
* Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW

6. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 5
Zeitersparnis durch die E-Rechnung.
Die frei werdenden Ressourcen können an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden.
Bearbeitung im
Workflow
Elektronischer
Eingang
Elektronische Rechnungsbearbeitung
Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: ca. 5 min (Einsparung 70%)
Ø Liegezeit bei Bearbeiter: ca. 26 h (Einsparung 20%)
Ø Transportzeit: entfällt (Einsparung 100%)
* Schätzung von BMI und Goethe-Universität Frankfurt auf Basis der Werte aus dem THW-Pilotprojekt

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Allein der Rechnungseingang bietet sehr großes Automatisierungspotential.
Nicht alle Varianten der Rechnungseingangsverarbeitung sind nachhaltig.
Scannen
Automatisierte
Datenextraktion
Manuelle
Dateneingabe
Rechnungseingangsbuch/Workflow
PDF-Service
Scan
OCR
PDF +
Konverter
Manuelle
Dateneingabe
Scan +
manuell
Scan + OCR
PDF + OCR
E-Rechnung
beim Sender
1
2
3
4
5
6

8. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 7
Prozesse im Überblick
Die Herausforderungen und Optimierungspotenziale im Rechnungseingang sind zahlreich.
Lieferant
Post-
eingang
Digitali-
sierung
elektronischer Workflow
Archiv
Daten-
extrak-
tion
ERP System
Bestellprozess
Rechnungseingang Rechnungsbearbeitung Archivierung
XML &
EDI

9. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 8
Es existieren Lösungen für Klein und Groß auf allen Ebenen.
Um die Supply Chain zu optimieren, sollte man bis in die untersten Ebenen greifen.
Lösungen für die gesamte Supply Chain
1 Rechnung
2
3 Kleine und lokale Lieferanten
Einkauf Zahlung
Einspar-
potential
Nutzungs-
grad
Internationale Konzerne
Lösungen für die Rechnungsverarbeitung
 Bilateraler
Datenaustausch
 Compliance
Lösungen für den Rechnungsversand
20-25%
35-50%
15-30%
 PDF
 Druckertreiber
 Portal…
Land 1
Land 2
Land 3

10. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 9
Es bringt nichts, strukturierte Rechnungen verarbeiten zu können, wenn
keine eingehen!
Die meisten Lieferanten präferieren den Versand von PDF-Rechnungen.
 Kein Eingriff in interne Prozesse
 Keine Installation von Software
 Kein Zwang zur Anbindung an Provider
 Keine zusätzlichen Kosten
Top 10 der Lieferantenwünsche:
 Vorfristige Bezahlung
 Einsehbarer Status der
Rechnungsbearbeitung
 P/O Flip
 Tool zur Rechnungsverarbeitung
 Bezahlknopf
Präferierte Zusatzdienste:

11. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 10
Lösung: Tool, das aus PDF-Rechnungen Rohdaten liest oder in
das neue EU-Format konvertiert.
Rechnungen ganz einfach in das neue EU-Format konvertieren.
ComNex-
TOOL
Compraga
Converter
Konvertiert in das
gewünschte (EU)
Format
*Informationen zum Umstellungsprozess bei der Rothenberger Werkzeuge GmbH:
http://www.rothenberger.com/de/service/elektronische-rechnungen/flyer-e-
rechnung/

12. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 11
In den EU-Ländern haben sich verschiedenste Standards etabliert.
Für den grenzüberschreitenden Handel bedarf es einem einheitlichen Standard!
Finnland
Finvoice
Dänemark
OIOUBL
2003
2005
Österreich
ebInterface
Italien
Fattura PA
01.2015
03.2015
Spanien
Facturae
01.2016
Schweiz
swissDIGIN
2012
Norwegen
EHF
Frankreich
PDF + XML
2017
Alle anderen EU-
Länder ab
11.2018
2018
Portugal
E-faktura
2007
Portugal
E-faktura
B2B
2014
Ein semantischer/ inhaltlicher Standard für e-Rechnungen in der EU wird für die öffentliche
Verwaltung bis spätestens Mai 2017 veröffentlicht.
Wird sich dieser Standard auch im B2B-Sektor durchsetzen?

13. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 12
Ausgestaltung von Standards
Bei dem Versand von Rechnungen müssen Inhalt, Übertragungswege und Prozesse berücksichtigt werden.
Transportstandards
3
2
Prozesse
vor Versand
Prozesse
nach Versand
Prozesse
beim Empfang
Prozesse
nach Empfang
Inhaltsstandards1
Prozessstandards
Sender Empfänger

14. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 13
Fazit
Die Weichen sind gestellt, nur der Anreiz zur Umstellung fehlt.
 Die Weichen sind gestellt & Lösungen entwickelt – jetzt muss der erste Schritt getan
werden!
 Die Eingangsrate an elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering
 Für eine Steigerung müssen einfache Lösungen umgesetzt werden – Lieferanten dazu
motiviert werden E-Rechnungen zu senden
Wie kann der Eco-Verband unterstützen?
 Vorgabe von Prozessstandards – was muss ich konkret tun, um eine Rechnung zu
versenden?
 Welcher Standard entwickelt sich für Deutschland? Welche Syntaxen werden
vorgegeben? UBL, UN/CEFACT, CII XML?
 Förderung des EU-Standards – Entwicklung einer „einfachen“ nationalen Lösung
(XRechnung; ZUGFeRD?) – Anpassung möglich?
Es sollten Prozesse und Beispiele für KMU aufgezeigt werden, die beschreiben, was sie
konkret zu tun haben, um elektronische Rechnungen versenden zu können.

15. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 14
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