Oficina preservação digital Módulo 3

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Oficina apresentada para a segunda jornada em arquivologia, ocorrida na Universidade Federal do Pará em 10/12/2014

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Oficina preservação digital Módulo 3

  1. 1. Oficina preservação digital Módulo 3 Preservação digital: estratégia e principais práticas
  2. 2. Roteiro • Metodologia e procedimentos para implantação de programas de preservação digital. • Estratégias para preservação da informação digital. • Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos). • Repositórios digitais. • Exemplos práticos.
  3. 3. Tipos de preservação digital • Preservação física: relacionada aos conteúdos armazenados nos meios de armazenamento e suporte: CD-ROM, DVD, etc. • Preservação lógica: relacionada aos novos formatos para a inserção de dados, novos softwares e hardwares. Compreende atividades de conversão dos formatos originais em novos formatos, pela questão da obsolescência.
  4. 4. Tipos de preservação digital • Preservação intelectual: compreende mecanismos que garantam a integridade e a autenticidade. Diferentemente do documento impresso, o documento digital é passível de modificação e, portanto, pode perder sua propriedade intelectual. A preservação da propriedade intelectual é uma das barreiras que interferem na preservação dos objetos digitais, pois esses são passíveis de modificação durante as atividades de preservação.
  5. 5. Implantação de programas de preservação digital • A definição de uma política de preservação envolve, geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a criação de políticas de avaliação e seleção de materiais, a identificação de esquemas de metainformação apropriados (metainformação descritiva, técnica de disseminação, estrutural e de preservação), a definição de estratégias de preservação adequadas a cada classe de objetos digitais, a criação de planos de sucessão para a eventualidade da organização detentora da informação interromper a sua atividade, a utilização de modelos sustentáveis de financiamento, entre outros.
  6. 6. Implantação de programas de preservação digital Critérios de implantação • As políticas e preservação digital devem estar alinhadas com os objetivos da instituição, para que possam ser definidos os tipos de informações institucionais a serem preservados. • Definição de prioridades (ou seja, o que deve ser preservado) e seleção dos documentos e informações que deverão ser preservados. • Escolha de modelos , padrões e iniciativas de preservação digital adotados por organismos ou instituições arquivísticas, com o cuidado de adaptá-los a realidade e acervo da empresa / organismo ao qual o projeto está sendo desenvolvido.
  7. 7. Implantação de programas de preservação digital Critérios de implantação • Definição clara da instituição das responsabilidades da preservação digital, isto é, apresentando claramente quais atividades de preservação serão realizadas e os responsáveis desse trabalho. • Disponibilidade de recursos financeiros, pois irá envolver investimentos permanentes em tecnologia, infraestrutura e capacitação de pessoal. • Cuidados, durante a construção e desenvolvimento de um projeto de preservação digital, de aspectos relacionados a aspectos legais, direito autoral e autenticidade do documento e informação a ser preservado.
  8. 8. Implantação de programas de preservação digital Critérios de implantação • Análise da equipe “multidisciplinar” que ficará responsável pelo projeto. Identificação de quais profissionais ficarão a cargo do projeto e de qual será sua participação nele. • Identificação e escolha da infraestrutura tecnológica (equipamentos, hardware), do suporte (programas, software), e, caso necessário do repositório digital a ser utilizada no projeto.
  9. 9. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação • Estrutura administrativa auto-sustentável para o programa. • Estrutura composta por órgãos executivos e normativos, equipe de implantação e gestão, documentos de controle, requisitos técnicos, dentre outros.
  10. 10. Implantação de programas de preservação digital 1. Apresentação do PPD na instituição: • Uma vez aceito o projeto de implantação de preservação digital, a apresentação do programa e de suas diretrizes básicas se faz necessária. Essa apresentação envolve, no mínimo, esclarecer na instituição sobre: delimitação do escopo do programa na instituição, descrição das instâncias diretivas, criação de comissões e estabelecimento de documentos de controle.
  11. 11. Implantação de programas de preservação digital 2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição Princípios estratégicos (longo prazo): • necessidade de salvaguarda de registros vitais para manutenção das funções de negócios e para tomada de decisão ; • atendimento as suas obrigações legais e culturais; • necessidade de racionalização da gestão dos documentos digitais; • necessidade de compartilhamento e reuso da informação; • garantia de acesso à informação para usuários e cidadãos; • atendimento as suas obrigações legais e culturais, bem como de acesso a material digital histórico.
  12. 12. Implantação de programas de preservação digital 2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição Princípios táticos (médio prazo): • necessidade de disseminação, por toda a instituição, dos benefícios do investimento na gestão dos documentos digitais; • necessidade de assegurar que a informação é confiável e autêntica; • necessidade de reduzir custos de acesso a documentos disponibilizados a longo prazo; • possibilidade de acesso eficiente a documentos e à informação; • importância da proteção do investimento em tecnologia da informação; • importância da segurança da informação via controle de acesso.
  13. 13. Implantação de programas de preservação digital 2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição Princípios operacionais (curto prazo): • necessidade de acesso a documentos digitais; • necessidade de planejamento para volumes de dados futuros; • necessidade de racionalização dos recursos financeiros aplicados em tecnologia (documentos organizados e preservados geram agilidade).
  14. 14. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 3.Definição da estrutura gerencial do PPD • Fonte: Almeida, Cedon, Souza, 2012, p.113.
  15. 15. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 4. Definição de alçadas e autoridade: Fonte: Fonte: Almeida, Cedón, Souza, 2012, p.114.
  16. 16. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 5. Definição de documentos de controle do PPD • Através desses documentos especiais é possível gerenciar o programa a partir de um pequeno número de padrões e controles: • Manual do Programa (MP)- definidas as características de todos os documentos de controle e das comissões • Procedimentos Gerais (PGs) - contêmas diretrizes globais para atender aos requisitos do PPD em cada instituição, em particular. • Procedimentos Específicos (PEs) – englobam detalhes não contemplados no Procedimento Geral. • Documentos Complementares /Instruções de Trabalho - detalham alguma especificidade de uma instituição ou processo.
  17. 17. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 6. Recursos para manutenção do PPD • a quantidade dos recursos digitais que requerem preservação; • o escopo e a complexidade dos formatos; • o nível de controle requerido sobre os recursos digitais; • o padrão de acesso necessário para atender aos objetivos da organização; • o grau de padronização dos recursos digitais na organização; • a necessidade de gerenciar mudanças tecnológicas ao longo do tempo; • a necessidade de equilibrar custos de preservação digitais e tradicionais.
  18. 18. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 6. Recursos para manutenção do PPD • a implementação e manutenção dos procedimentos e atividades relativas ao PPD, bem como aquelas que promovam sua melhoria contínua; • a garantia de que os recursos humanos possuem competências apropriadas para as tarefas necessárias; • o atendimento a orientações de instâncias superiores no âmbito do PPD, bem como a legislação pertinente; • investimentos financeiros, humanos, em infraestrutura e em condições de trabalho adequadas para atender os requisitos do programa.
  19. 19. Implantação de programas de preservação digital Metodologia de implantação: 7. Estabelecimento de requisitos para implantação do PPD na instituição • Os requisitos do PPD são descritos documentos de controle que orientam a implantação e a manutenção do programa: Requisitos para projeto, implementação e manutenção de documentos digitais Avaliação de documentos digitais para preservação a longo prazo Seleção de documentos digitais para preservação permanente Acesso a registros digitais preservados Recuperação de documentos digitais preservados Auditoria e controle de repositórios digitais
  20. 20. Estratégias de preservação digital Práticas de gestão de documentos necessárias para a realização do projeto de preservação digital: • Organização / ordenação • Avaliação • Arranjo • Descrição (Indexação)
  21. 21. principais estratégias de preservação digital Migração “procedimento de transferência do objeto digital para um suporte/plataforma (podendo abranger hardware, software e formatos) de geração tecnológica subsequente, permitindo que as informações estejam acessíveis ao longo do tempo.” “Exemplos: de um CD-ROM para outro CD-ROM mais novo, de disquete para um DVD; de um formato ultrapassado para um formato mais atual ou para um formato padronizado, por exemplo: de MSWord para Xml ou ASCII; de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna’
  22. 22. principais estratégias de preservação digital Migração: principais tipos • Migração para suportes analógicos: baseia-se na conversão do objeto digital para um suporte analógico como o papel ou microfilme. • Atualização de versões: seu objetivo é permitir que objetos digitais produzidos por determinado software, seja acessível pelo software de geração mais atual. • Conversão para formatos concorrentes: deve levar em consideração a retrocompatibilidade oferecida pelo novo formato. • Normalização: visa a diminuir o numero de formatos distintos em que estão inseridos no repositório de objetos digitais.
  23. 23. principais estratégias de preservação digital Migração: principais tipos • Migração a-pedido: neste modelo de preservação, as conversões são aplicadas sempre no objeto original. Pretende-se com isso, evitar distorções e perda de informações proporcionado por sucessivas migrações, que partem do principio de migrar o objeto subsequente. • Migração distribuída: segundo Ferreira (2006, p.41) “neste tipo de migração, existe um conjunto de serviços de conversão que se encontram acessíveis através da Internet e que poderão ser invocados remotamente recorrendo a uma pequena aplicação do cliente”. • Atualização/refreshing: considerado uma espécie de migração, a atualização baseia-se na transferência dos objetos digitais de um suporte físico de armazenamento para outro mais atual.
  24. 24. Principais estratégias de preservação digital Emulação “baseia-se na utilização de um software (denominado emulador) que tem a função de reproduzir o comportamento de um determinado hardware e/ou software em uma plataforma com a qual não era compatível.” “dois tipos: emuladores de sistemas operacionais, com objetivo na reprodução de um sistema operacional por completo, e emuladores de hardware, possibilitando que vários sistemas operacionais e correspondentes aplicações possam ser executados no contexto de um único emulador”
  25. 25. principais estratégias de preservação digital Emulação: procedimentos Descrever detalhadamente a tecnologia utilizada para recriar o ambiente, evitando a perda de detalhes técnicos que, por vezes, serão necessários para manutenção da tecnologia que dá o acesso aos objetos digitais. Anexar anotações de metadados na superfície de cada encapsulamento com a finalidade de permitir a decodificação dos dados obsoletos contidos, e prover qualquer informação desejada sobre esses registros. Acrescenta-se que a emulação precisa do desenvolvimento de técnicas de encapsulamento de documentos, seus metadados, softwares e especificações de emulador, de forma a assegurar sua coesão e prevenir a corrupção.
  26. 26. principais estratégias de preservação digital Encapsulamento “Consiste em preservar juntamente com o objecto digital toda a informação necessária e suficiente para suportar o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores e emuladores.” “Visa a reunir, em conjunto com o recurso digital, todos os elementos que sejam necessários para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, softwares visualizadores e arquivos específicos constituintes do recurso digital.”
  27. 27. principais estratégias de preservação digital Conservação de hardware e software (preservação da tecnologia) • Preservar o contexto tecnológico utilizado originalmente na criação e uso dos objetos digitais que visam ser preservados. Significa que o hardware e software necessários para o acesso e apresentação do objeto digital devem ser conservados, recebendo manutenção constante. • Ações necessárias: armazenamento das cadeias de bits em uma mídia digital estável e a preservação desta mídia; copiar ou atualizar os dados para uma nova mídia; preservar a aplicação original, os programas e as plataformas para processar essas aplicações.
  28. 28. principais estratégias de preservação digital Pedra de Rossetta digital • Pedra de Rosetta: encontrada no Egito em 1799, que permitiu aos paleógrafos Jean- Francois Champollion e Thomas Young decifrarem os hieróglifos egípcios. • “Consiste em imprimir em papel um conjunto representativo de documentos de texto juntamente com a sua representação binária. No futuro, as regras necessárias para interpretar e migrar os objetos para um novo formato poderiam ser inferidas, comparando os documentos impressos com a sua representação binária.” • Ultimo recurso a ser usado para preservação digital.
  29. 29. principais estratégias de preservação digital Reprografia (digitalização) A tecnologia da digitalização é a mais flexível ferramenta de arquivamento, preservação e acesso a documentos por meio do armazenamento de suas imagens em formato digital. Para administrar tais serviços criou-se programas e softwares que convertem informações, as quais podem ser voz, texto e imagens, para forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas, em geral, para armazenamento. Usa-se a tecnologia de informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações.
  30. 30. principais estratégias de preservação digital Arqueologia digital Consiste em resgatar recursos digitais os quais se tornaram inacessíveis pelo resultado da obsolescência tecnológica e/ou degradação da mídia, não é tanto uma estratégia em si mesma, mas uma substituta para quando materiais digitais ficaram fora de um programa de preservação sistemática.
  31. 31. principais estratégias de preservação digital Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos) Além da informação contida em determinado documento, fatores extrínsecos e intrínsecos devem ser considerados: • Temperatura: O calor acelera a velocidade da maioria das reações químicas, inclusive a deterioração, que é aproximadamente dobrada a cada aumento de temperatura em 10º C. • Umidade: Os altos níveis de umidade relativa do ar fornecem o meio necessário para promover reações químicas danosas, já a umidade relativa extremamente baixa pode levar ao ressecamento e ao aumento da fragilidade. • Fatores Biológicos – danos causados pela atuação de microorganismos, insetos e vertebrados.
  32. 32. Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos)
  33. 33. Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos) • Evitar estantes de madeira ou ferro. • Manter as instalações e equipamentos limpos e longe de poeira. • Utilizar envelopes, caixas ou pastas de material arquivístico (ou seja, com ph neutro ou de polietileno e que não apresente riscos de entrar em contato com o documento, danificando seu conteúdo). • Higienização : pistola de ar, Tergitol (CDs), “máquinas de limpeza”, surfatantes não-iônicos, água destilada, luvas de algodão. • Correto manuseamento.
  34. 34. Repositórios digitais • Os repositórios digitais surgiram a datar da Iniciativa dos Arquivos Abertos – Open Archives Initiative (OAI) e do Movimento de Acesso Livre (Open Access), tornando-se atores importantes na dinamização do processo de comunicação científica e sendo utilizados por instituições de ensino e pesquisa para a preservação da memória institucional a partir do autoarquivamento de diversas tipologias documentais. • podem ser entendidos também como ambientes informacionais de arquivo, uma vez que dispõem dos elementos fundamentais para o desenvolvimento das práticas arquivísticas, configurando-se como uma possibilidade de atuação do arquivista no ambiente digital.
  35. 35. Repositórios digitais • Repositórios mais utilizados: • Eprints(http://www.eprints.org) • Fedora(http://fedoraproject.org) • DSpace (http://dspace.org)
  36. 36. Repositórios digitais
  37. 37. Repositórios digitais
  38. 38. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  39. 39. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  40. 40. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  41. 41. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  42. 42. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  43. 43. Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP
  44. 44. Conclusão • Ao se abordar projetos e estratégias de preservação digital, esta oficina volta-se para o despertar dos arquivistas, sobre o seu papel enquanto profissionais gestores da informação, independente do meio, suporte ou formato em que se apresenta. O desenvolvimento de estudos nesta área, e paralelamente à divulgação de seus resultados, permite que os profissionais da informação acompanhem as evoluções impostas pela tecnologia, tendo ciência dos desafios que permeiam seu campo de trabalho.

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