Oplæg for Lemvig Kommune direktion og chefkreds

1. Kommunale tendenser- digitalisering på dagsordenen Lemvig Kommune31. august 2009Bjørn Borre, SpecialkonsulentKL’s Center for Borgerbetjening og ITbjb@kl.dk / 27 52 25 24

2. Det siger jeg 30-08-2009 Kommunale tendenser – digitalisering på dagsordenen Rollefordelingen i det offentlige Fælles projekter – hvad er på vej Hvad skal I gøre..?!

3. 30-08-2009 Digitalisering - en del af løsningen Digitalisering er et middeltil at nå de egentligemål: kvalitet! effektivisering! bedre service! Spar (ikke) på digitaliseringen!

4. 500.000.000 kr. x 5! ”Det øgede råderum på 1 mia. kr. i 2010 vil blive tilvejebragt ved, at kommunerne omprioriterer og forbedrer ressourceudnyttelsen for mindst ½ mia. kr., og at staten gennemfører initiativer, der frigør ressourcer i kommunerne for mindst ½ mia. kr., så de i stedet kan anvendes til service til borgerne.”(Finanslovspjecen 2010) Hvis kommunerne intet gør, mangler vi 0,5 mia. år efter år. Effektivisering via digitalisering skal finde sted Hvor har I og vil I forbedre ressourceudnyttelsen?

5. Bedre service med færre hænderIT er ikke bare legetøj! Borgerservice KvalitetLet for borgeren Sammenhæng Økonomi Råderum Effektivitet Ny strategi give lokal dynamik Let at lave om Let at gå nye veje Flere leverandører Kommunerne skal sammen skabe bedre arbejdsgange via digitale løsninger

6. Staten vil styre kommunerne med centrale it-løsninger Statslige digitale projekter, fører typisk til ét centralt system, der låser markedet og dræber innovationen. Den enkelte kommune skal selv sætte dagsordenen og prioritere nye koblinger mellem opgaveløsning og IT Der er støtte, inspiration og stordriftsfordele i fælleskommunale samarbejder

7. Kommunerne skal styredigitaliseringen ! Fremtid Kommuner har fælles digital indkøbskraft Mindst to leverandører på alle vigtige områder Kommunernes løsninger skaber mere effektiv service Fortid Mange små kommuner køber it individuelt Én leverandør præger it-udviklingen Staten udruller centrale it-løsninger

8. IT-leverandørerfokuserer på egen indtjening Husk at den gode frokost ikke garanterer et godt produkt! IT-markedetopererer ikke kun i kommunens interesse – kan bl.a. skabe tekniske bindinger Ved fælles ”bestilling” kan kommunerne fastsætte standarder overfor IT-markedet, få bedre sammenhængende løsninger og spare penge.

9. Registrer ansøgning Borgerportalen Find indkomst eIndkomst SKAT/CSC Boligstøtte- Beregning KMD Brev- Skabeloner Kommunens egne Mail til borgeren Outlook ESDH Arkiv Fujitsu Ledelses- information WM-Data Standarder åbner for lokale IT-løsninger der kan skilles og samles Kræver (1) Tværoffentlige IT-projekter og procesejerskab så IT-løsninger dækker hele processer Opklar sag Modtag henvendelse Beregn ydelse Afgør sag Meddel afgørelse Arkiver Følg op Kræver (2) Tværoffentlige Standarder for opdeling af processer, IT-systemer og deres informationer OIOXML OIOXML OIOXML OIOXML OIOXML OIOXML OIOXML Kræver (3) Åbne servicegrænseflader til IT-løsninger hos forskellige myndigheder og IT-leverandører

10. Strategien har vist sit værd Standarder: Omsorgsløsninger på ældreområdet Fælles standarder har skabt sammenhæng på tværs af it leverandører og øget konkurrencen! Rammeudbud: Elektroniske arkiver (ESDH) Fælles offentligt rammeudbud, baseret på standarder, har tiltrukket flere kvalificerede it-leverandører! Fælles ejerskab: Nyt BBR-register Fælles kommunalt udbud af én fælles it-løsning, baseret på standarder, har forbedret pris og kvalitet!

11. IT-afdelingenkan ikke definere den gode digitale opgaveløsning Farvel til silotænkning Kun fagforvaltningerne kan fastlægge, hvad der er den gode digitale opgaveløsning Fagafdelinger skal tage ansvar for it-løsningerne knyttet til deres faglige opgaveløsning IT-afdelingenskal bakke op, og hjælpe fagafdelingernes afklaring om investeringsbehov og muligheder på vej

12. Rollefordelingen i den offentlige sektorBl.a. Kombit og jer

13. Kombit – hvad er det nye? Omlægning af selskabet Kommune Holding Større finansieringskraft – 600 mio.kr. (til bl.a. initialinvesteringer, i IT der kan føre til markante effektiviseringer) Bedre organiseret, stærkere kompetence (kan matche it-leverandører, minimere risici i større projekter) Et fælleskommunalt bestillerselskab, der er projektudvikler, investor, kontraktejer ved udbud og professionel modspiller til leverandørerne

14. Kombit Samler kommunernes indkøbskraft overfor IT-leverandørerne Skaffer bedre og billigere IT-løsninger Skaber fælleskommunal udviklingskraft. Flerleverandør-strategi giver rum til lokal dynamik, skaber konkurrence mellem leverandørerne og bevarer en fælles kommunal it-handlekraft overfor staten

16. Fem opgaver for Kombit Fælles digitale projekter - udvikling af nye produkter. Bl.a. Umbrella-samarbejdet. Vedligeholdelse af produkterne - fx ved ny lovgivning Salg, markedsføring, udbredelse af produkterne blandt kommunerne. Konsulentbistand til kommuner mht. brug af produkterne Kapitalforvaltning, herunder salg af ejendomme fra KMD, mhp. fortsat investeringskraft

17. Øget digitalisering – rollefordeling kommunalt Kommunalbestyrelsen: Sæt servicemål og prioriter (finansier!) digitale investeringer, som giver afkast i form af mere service for færre penge Direktionen: Koordiner initiativer (styregruppe!), dokumenter resultater og understøt med kanalstrategiske organisationsforandringer. Overvej deltages i det fælleskommunale samarbejde om IT-udvikling. IT-kontor/Fagkontor: Samarbejd om bestilling, udvikling og implementering af løsninger, som sikrer nye mere effektive digitale arbejdsgange. Hent evt. inspiration i KLs Arbejdsgangsbank. HR: Hav fokus på at I via kompetenceudvikling og rekruttering har ansatte der får borgerne - og kolleger - til at bruge digitale løsninger. Brug evt. fælleskommunale kurser. Frontpersonale: Digitale ambassadører, som henviser til, og viser borgerne, at digitale løsninger er lette at bruge.

18. Øget digitalisering – rollefordeling offentlig sektor Kommunerne: Deltager som eksperter i tværkommunalt udviklingsarbejde. Følger op på og vidensdeler om egen indsats, samt lærer af andres. Er digitalt ambitiøse ambassadører. KL: Varetager kommunernes interesser i det fællesoffentlige samarbejde og overfor staten. Støtter udviklingen af fælleskommunale metoder til dokumentation og opfølgning, som skaber gode rammer for vidensdeling om bedste praksis, arbejdsgange m.m. Fællesoffentligt samarbejde: Koordinerer udviklingen af standarder. Koordinerer digitaliseringsaktivitet på tværs af portaler og hjemmesider, via bl.a. domænebestyrelser. Afvikler understøttende kampagner for selvbetjening m.m. Staten: Presser på for effektiviseringer, truer med at centralisere opgaver. Deregulerer.

19. Fælles initiativer

20. KLs Arbejdsgangsbank Kortlagte kommunale arbejdsgange Dvs. de processer, der er forbundet med at løse de kommunale opgaver Korrekte: Beskrevede og vedligeholdte i henhold til lovgivning Gode: Med eksempler på bedst praksis Frit tilgængelige for alle leverandører og kommuner – dog mod betaling Nu fokus på udbredt anvendelse kommunalt §

22. Teksten skal føre til handlingBorgeren kan udføre selvbetjening relevant for den kommune han eller hun bor i. Eller borgeren kan ringe til den relevante myndighed

24. vejledninger (lav dem selv eller hent fra/henvis til borger.dk)

26. DokumentBoks

27. NemSMS

28. Anvendelse hos jer? Dokumentboks, NemSMS, digital signatur er alle klar til edag3 i november 2010 I skal implementere dem, men I bestemmer hvor I bruger dem til hvad. Overvej eks. anvendelse af NEMsms som påmindelse til at minimere spild (møder, skolegang m.m.) og til at fastholde borgernes fokus på de mest effektive kanaler (Du har fået svar i din dokumentboks –du behøver ikke ringe og rykke os).

29. Sammenligning rykker

30. Top 30 – endeligt resultat januar 2009

31. Resultater At kommunerne ved, hvilke selvbetjeningsløsninger de har (!) At der sættes minimumsniveauer for kommunernes digitalisering Øget opmærksomhed hos direktion og chefer KL’s politiske udvalg vil også fremover måle kommunerne

32. Globaliseringsrådets e2012 vision Senest i 2012 skal al relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå digitalt.For borgerne er der tale om en mulighed, ikke en pligt. I forhold til erhvervslivet er målet, at alle relevante breve, indberetninger, ansøgninger mv. herefter kun kan sendes via digitale kanaler.

33. Kommunerne tager ansvar for, at borgerne oplever en effektiv digital service, der tager udgangspunkt i deres behov VISION Øget anvendelse Bedre løsninger Stærkere fokus INDSATS- OMRÅDER Kommunernes digitale service giver borgerne klare fordele og kommunen en mere effektiv administration Kommunale politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale kommunikation Kommunerne tilbyder digital service, så det er borgernes naturlige førstevalg

34. INDSATS- OMRÅDER Øget anvendelse Bedre løsninger Stærkere fokus Kommunernes digitale service giver borgere klare fordele og kommunen en mere effektiv administration Kommunale politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale kommunikation Kommunerne tilbyder digital service, så det er borgernes naturlige førstevalg Ledere og medarbejdere er ambassadører for digital service MÅL Kommunerne sender og modtager dokumenter digitalt via Dokumentboks Kommunalbestyrelserne vedtager en kanal-og servicestrategi for, hvordan anvendelsen af digital service øges Kommunerne anvender NemSMS Kommunerne sætter mål for anvendelsen af digital service på udvalgte områder og måler på om de nås Kommunalbestyrelserne vedtager en e2012-handlingsplan for, hvordan e2012-målet realiseres (implementering af løsninger) Kommunale digitale løsninger anvender kun digital signatur og er på NemLogin Kommunerne deltager i fællesoffentlige eDage Alle borger- og virksomhedsblanketter er tilgængelige på kommunens hjemmeside og de fællesoffentlige portaler med NemLogin og forudfyldte data Alle kommuner udarbejder en strategi for at øge ledere og medarbejderes digitale kompetencer Kommunerne markeds-fører digital service Kommunerne har 5 digitale borgerforløb, der giver en mere effektiv forvaltning og bedre digital service

35. e2012 - 2. Halvår 2009 www.kl.dk/e2012 Workshops 1-3 om dokumentationsmetoder, kanalstrategi og ambitionsniveau Digitaliseringsdebat Pilotkurser for digitale ambassadører – udvikles med jer? IT udviklingsmøder, mhp. koordineret IT-udvikling mellem kommunerne, faciliteret af Kombit Digitalt Landkort – online sammenligningsværktøj mellem kommunerne, mhp. at vidensdeling om bestpractise Kontakt projektleder Bjørn Borre, bjb@kl.dk ved spørgsmål

36. Hvad skal I gøre?

37. Hvad er svarenei vores kommune? Hvilke problemer skal digitaliseringen løse for os, i de forskellige grene af forvaltningen? Hvordan udvælger og prioriterer vi vore digitale projekter?- Businesscases som prioriteringsværktøj for jeres investeringer- Samlende kanalstrategi med måltal og plan for dokumentation, opfølgning og vidensdeling. Plan for forankringen blandt medarbejdere og udbredelsen til borgerne Hvor vil vi gå selv? - hvor går vi med i KL-projekter? - og hvor venter vi på fælles løsninger? - Opfordring: Tag initiativer selv, udvælg dem med omhu og prøv at få andre med. Hvordan skal forvaltninger og institutioner deltage i it-opgaverne for at dét kan lykkes? Kan omorganisering, tværgående styregrupper understøtte udviklingen? Hvordan udvælger vi vore it-leverandører, er der steder vi ønsker konkurrence? Hvordan kan vi blive bedre til at projektstyre og stille krav i driftsfasen af digitaliseringsprojekter

38. Vil I spille med fælles? Tænke fælles strategi og projekter ind i egen strategi og egne projekter? Deltage i styregrupper eller følgegrupper for fælles projekter? Lade medarbejdere med kendskab til et opgaveområde deltage i fælles projekter? Udpege projektledere/kontaktpersoner med særlig ansvar for e2012 og edag3 Medfinansiere modning eller gennemførelse af et fælles projekt? Eks. Umbrella. Give tilsagn om indkøb af løsninger på it-markedet iht. en fælles standard?

39. Har vi de rette folk og en organisering der Sikrer finansieringskraft og kompetencer til egne og fælles kommunal digitale projekter Sikrer topledelsens involvering i egne digitale forandringsprojekter (projektejere), i fælles kommunale fora, domænebestyrelser mv. Involverer fageksperter i digitale projekter og påvirke standarderne for opgaveløsning og IT Styrker projektorganisation + skaber overblik over IT-arkitektur Indeholder IT-projektledere som kan drive IT-projekter, som skaber bedre opgaveløsning til tiden/økonomien Og en forretningsarkitekt der kan forstå de fælles standarder for opgaver og IT, og kan tilføje kommunens egne krav samt En IT-arkitekt, der kan vedligeholde sammenhængen mellem opgaver, IT-løsninger og portaler