44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL?
45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc.
46. Sắp xếp nơi làm việc
47. Quản lý thông tin và Công việc
48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh
49. Chương trình hóa tổng thể
50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
52. 2Nhận diện các vai trò
53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò
54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
56. 6 2Đánh giá
57. ĐI TÌM KHO BÁU
58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
59. Quản trị thời gian
60. Nhật ký thời gian
61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1
62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2
63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3
64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4
65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4
66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi
3. MỤC TIÊU
Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
4. NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.
5. Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm
CHIA NHÓM GIỚI THIỆU
• Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm.
18. 7 Việc quan trọng nhất cần làm
• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
• Tìm kiếm các cơ hội mới.
• Rèn luyện bản thân.
• Trao quyền cho người khác.
19. Vị trí của việc lập kế hoạch
đối với nhà quản lý
27. Phương pháp SMART
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Measuable: Đo đếm được
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung
Time-bound: Có thời hạn
35. 5WH2C5M
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
• Xác định nội dung công việc 1W (What).
• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
• Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,
Material, Machine, Method).
62. Thế hệ quản trị thứ nhất
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên
đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
1
63. Thế hệ quản trị thứ hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
2
64. Thế hệ quản trị thứ ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
3
65. Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm
quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
này có xu hướng chi phối.
• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu
xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
tầm quan trọng.
4
66. Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và
trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,
khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.
4
67. Làm Và Được
Được ít Được nhiều
Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều
Được ít Được nhiều
Làm ít Làm ít Làm ít
Được ít Được nhiều
69. Ma trận thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
Không quan trọng III IV
70. Ma trận quản lý thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Khủng hoảng Làm việc trong chiến lược
Các vấn đề cấp bách Tìm kiếm cơ hội
Quan trọng Các dự án đến hạn
Lập kế hoạch
Xây dựng mối quan hệ
Công việc tồn đọng Trao quyền
Nghỉ ngơi thực sự
III IV
Các việc đột xuất Các công việc vô bổ
Thư từ, email Điện thoại
Không Tán gẫu
Họp hành
quan trọng Hoạt động giải trí
Các vấn đề cấp bách Những việc lãng phí thời gian
Các hoạt động ưu thích Thư từ không liên quan
71. Khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
Căng thẳng.
Quan trọng Kiệt sức mệt mỏi.
Bận rộn công việc.
Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
Quản trị khủng hoảng.
Luôn phải chữa cháy.
Không III IV
quan trọng
72. Không khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
Tầm nhìn, viễn cảnh.
Quan trọng Cân bằng.
Sống có kỉ luật.
Chủ động.
Quan hệ tốt.
Ít khủng hoảng.
III
Không IV
quan trọng
73. Khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
III IV
Kết quả:
Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
Không Xử lý khủng hoảng.
Tìm cách háo danh.
quan trọng Công việc vụn vặt.
Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
74. Không khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
III IV
Kết quả:
Vô trách nhiệm.
Không Bị đuổi việc.
Tách rời công việc.
quan trọng Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
tổ chức về những điều cơ bản.