Tag für Tag entstehen in allen Firmen Dokumente, die aus den unterschiedlichsten Geschäftsprozessen stammen. Sie liegen mehrheitlich in Papierform vor oder werden, wenn sie tatsächlich als elektronische Datei erfasst sind, mit diversen Programmen erstellt und an ganz verschiedenen Orten ablegt: auf lokalen Festplatten, privaten Mailboxen oder dem zentralen File-Server. Flattert eine konkrete Kundenanfrage bei Problemen zu einer Installation, Maschine oder Dienstleistung ins Haus, bricht Hektik bei der Suche nach den aktuellen Datenbeständen aus. Kein Wunder also, dass zahlreiche Anbieter sich genau solchen komplexen Fragestellungen widmen und dafür entsprechende Dokumenten-Management-Systeme (DMS) anbieten. Aber woran merke ich denn, dass ich ein DMS, eine Dokumentenverwaltung, brauche? Wie machen sich Anzeichen bei Mitarbeitern bemerkbar? Wonach suche ich regelmässig und ärgere mich? In welchen Bereichen, Aufgaben, Abteilungen stapelt sich das Papier?...

1. FAIGLE SOLUTIONS
FLEXIBLE DMS-LÖSUNGEN FÜR KMU
topsoft 2015
25./26. August 2015
Bernhard Kron

2. FAIGLE, 29.09.2015 | 2
Reif für DMS?
REIF für DMS?!
Sind Sie
…oder (ma-)lochen Sie noch?

3. FAIGLE, 29.09.2015 | 3
Wo stehen Sie und Ihre Mitarbeiter?
Digitale Reife Ihrer Mitarbeiter?
Scan-to-
File…
DMS
ECM
Papier
Papier
Papier

4. FAIGLE, 29.09.2015 | 4
Ihre Bedürfnisse
Einstieg mit einfachen Lösungen… …und zukünftigen Ausbaumöglichkeiten
DLS EASY
elektron. Archiv
DLS PROFESSIONAL
DMS/ECM (CRM, ERP, QMS…)

5. FAIGLE, 29.09.2015 | 5
Dokumenten- und Geschäfts- Prozesse
scannen
finden
erstellen/
bearbeiten
speichern
beschreiben
veröffentlichen
verknüpfen
austauschen
vernichten
Geschichte
Basis der Dokumentenprozesse sind die Kundenprozesse
Einstieg mit einfachen Lösungen… DLS EASY
…und zukünftigen Ausbaumöglichkeiten: DLS PROFESSIONAL

6. FAIGLE, 29.09.2015 | 6
Skalierbares und bedürfnisgerechtes Leistungsportfolio
Upgrademöglichkeit
DLS Easy
Einstiegslösung mit datenbankgestützter
Filearchivierung
AutoStore Capturing und Filetransport
DLS Professional
elektronische Dokumenten- und
Prozessverwaltung DMS/ECM
Infrastruktur
Abstimmung und Erweiterung
Infrastruktur
Geschäftsprozesse
Lösungsangebot von Faigle Solutions
Cloud … ERP CRM … SAP

7. FAIGLE, 29.09.2015 | 7
ECM auf einen Blick
ERP CRM
DMS
Anwendung Daten Beispiele
ERP
Strukturiert,
elektronisch
Lieferanten- und
Kundenadressen,
Debitoren etc.
CRM
Strukturiert,
elektronisch
Angereicherte
Kundenadressen,
Besuchsrapporte
etc.
DMS
Unstrukturiert,
elektronisch & analog
MS Office,
Kreditoren,
Emails/Anhänge,
Korrespondenz
etc.
ECM
Strukturiert,
elektronisch & analog
Alle o.g. Daten &
Inhalt sämtl.
Geschäftsvorfälle
Office
: Mail,
Offert
en…
Web
MIS
Analog/
Papier
Share
point
File-
share
ECM

8. FAIGLE, 29.09.2015 | 8
Strukturiertes Vorgehen sichert den Erfolg
Workshop zur Erarbeitung eine Anforderungskatalogs
Analyse Geschäftsprozesse und IT-Infrastruktur
Analyse Dokumente (Art, Struktur, Metadaten, Berechtigungen)
Detailkonzeption SW-Einsatz, Workflow, Anbindung etc.
Definition Wartungsplan
Projektmanagement (Organisation, Meilensteine, Abnahmekritierien, etc.)
Testing
Inbetriebnahme inkl. Schulung und Dokumentation
Übergabe in den Betrieb mit SLA
Grobkonzept
Detailkonzept
Umsetzung
In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden analysieren wir Dokumente und Prozesse, erarbeiten ein
Grob- und Detailkonzept und schulen sämtliche Mitarbeiter bis ins nötige Detail.
Grundlage der Einführung von DLS PROFESSIONAL sind die Unternehmensweiten Prozesse. Es gibt kein
standardisiertes Verfahren, weil jedes Unternehmen und jede Branche ihre eigenen Anforderungen
stellen. Folgende Grundlagen sind aber immer Bestandteil eines DLS-Projekts:

9. FAIGLE, 29.09.2015 | 9
Gesetzliche Grundlagen OR Art. 958f - GebüV
Dokumentenart Eigenschaften Verwaltung Speicherung & Sicherung
Bilanz &
Erfolgsrechnung
Digitale oder handschriftliche
Signatur zwingend
• ERP
• DMS Archiv
• Strukturierte & unstrukturierte
Daten (Versionen keine Kopien)
• eSignatur, Zeitstempel
Geschäftsbücher &
Inventar
Insbesondere Kreditoren &
Lieferscheine
• ERP (Haupt- und Hilfs- Bücher)
• DMS & Workflows
(Rechnungsprüfungsprozess)
• Datenzugriff aus allen Systemen
• Strukturierte & unstrukturierte
Daten (Versionen keine Kopien)
• eSignatur, Zeitstempel
Buchungsbelege &
Korrespondenz
Alle digital ungeregelten
Geschäftsvorfälle
• CRM (Kundeninformationen)
• Arbeitsanweisungen & neue
Abläufe durch Digitalisierung
• Digitale Aktenordner
• Strukturierte & unstrukturierte
Daten (Versionen keine Kopien)
• eSignatur, Zeitstempel
DMS- Grundlagen für
alle Belegarten
• Unveränderbar
• Nachvollziehbar
• jederzeit lesbar
• revisionssicher
• Datenbank/en
• Kompetenzregelungen
• Versionierung d. Änderungen
• Dokumentenart & Metadaten
• Langzeitarchivierung
• Einmalig beschreibbare Medien
(WORM, DVD, CD)
• Mehrfach beschreibbare Medien*
(Band, HD)
*nur unveränderbare Datensätze z.B. durch
digitale Signatur oder Zeitstempel
Aufbewahrungspflicht
Geschäftsbücher und Revisionsbelege können elektronisch, Geschäfts- und Revisionsbericht sind zusätzlich auf
Papier während 10 (Geschäfts-) Jahren aufzubewahren (Ausnahme steuerrechtliche Unterlagen 20 Jahre)
Checkliste

10. FAIGLE, 29.09.2015 | 10
FRAGEN?

11. FAIGLE, 29.09.2015 | 11
VIELEN DANK!

12. FAIGLE, 29.09.2015 | 12
STAND 11B