1. UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
PHÒNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
(Ban hành theo Quyết định số /QĐ-TCT-TTNCPT ngày /11/2011
của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Thương mại Hà Nội)
A. CÁC QUY TRÌNH
1. Quy trình ra Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ:
2. Quy trình Điều động luân chuyển cán bộ
3. Quy trình tiếp nhân cán bộ về TCT
4. Quy trình ký hợp đồng với cán bộ nhân viên (Khối VP Công ty mẹ)
5. Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động đối với CBNV (Khối VP Công ty mẹ)
6. Quy trình tính lương
7. Quy trình xây dựng đơn giá tiền lương trình Sở Lao động phê duyệt cho Công ty
mẹ TCT
8. Quy trình giao kế hoạch Tiền lương
9. Quy trình quản lý việc xếp lương, nâng lương, chuyển lương theo quy định của
Nhà nước và Tổng công ty.
10. Quy trình công tác Tổ chức bộ máy
11. Quy trình thực hiện công tác uỷ quyền
12. Quy trình công tác đại diện vốn
13. Quy trình đào tạo
14. Quy trình tuyển dụng
B. NỘI DUNG QUY TRÌNH
I. Quy trình bổ nhiệm cán bộ
* Đối với nguồn nhân sự tại chỗ
1. Đơn vị có nhu cầu bổ nhiệm cán bộ lập tờ trình xin chủ trương, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt (Hồ sơ kèm theo gồm có: Tóm tắt lý lịch của cán bộ, phương án
hành động nếu được bổ nhiệm, bản đánh giá của tập thể lãnh đạo đơn vị đối với
cán bộ). Hồ sơ gửi về cấp có thẩm quyền trước ít nhất 01 tháng theo kế hoạch bổ
nhiệm để cơ quan tham mưu xác minh, thẩm tra lý lịch cán bộ.
2. Tổ chức lấy ý kiến góp ý và phiếu tín nhiệm nơi cán bộ làm việc (tuỳ từng chức
vụ được bổ nhiệm để tổ chức các Hội nghị và mời thành phần tham dự).
1

2. 3. Tổng hợp kết quả đánh giá, nhận xét về cán bộ để chính thức đề xuất bổ nhiệm
hoặc không bổ nhiệm trình cấp có thẩm quyền
4. Báo cáo cấp uỷ đảng đối với các chức vụ thuộc diện cấp uỷ đảng quản lý
5. Thảo quyết định bổ nhiệm cán bộ trình cấp có thẩm quyền ký
6. Công bố quyết định và lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận
lương và BHXH, 01 bản tại Phòng Quản trị nhân sự)
* Quy trình điều động và bổ nhiệm
1. Đơn vị có nhu cầu đề xuất nhân sự hoặc cấp có thẩm quyền giới thiệu
2. Tìm hiểu, xác minh lý lịch và kết quả làm việc nơi cán bộ đang công tác
3. Trao đổi, thống nhất với đơn vị quản lý và cá nhân cán bộ sau đó lập tờ trình,
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (Hồ sơ kèm theo gồm có: Tóm tắt lý lịch của
cán bộ, phương án hành động nếu được bổ nhiệm, bản công chứng các văn bằng,
chứng chỉ kèm theo)
4. Báo cáo cấp uỷ đảng đối với các chức vụ thuộc diện cấp uỷ đảng quản lý
5. Thảo quyết định điều động và bổ nhiệm cán bộ trình cấp có thẩm quyền ký
6. Công bố quyết định và lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận
lương và BHXH, 01 bản tại Phòng Quản trị nhân sự)
II. Quy trình bổ nhiệm lại
1. Trước 03 tháng, tính đến thời hạn bổ nhiệm lại cơ quan quản lý trực tiếp thông
báo cho cán bộ biết và chuẩn bị các thủ tục trình cấp có thẩm quyền xem xét
2. Cán bộ viết báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ trong thời gian giữ
chức vụ, biện pháp khắc phục tồn tại, chương trình hành động trong thời gian
tiếp theo
3. Đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ đánh giá và đề xuất ý kiến bổ nhiệm hay không
bổ nhiệm lại trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt
4. Tổ chức lấy ý kiến góp ý và phiếu tín nhiệm nơi cán bộ làm việc (tuỳ từng chức
vụ được bổ nhiệm để tổ chức các Hội nghị và mời thành phần tham dự).
5. Tổng hợp kết quả đánh giá, nhận xét về cán bộ để chính thức đề xuất bổ nhiệm
lại hoặc không bổ nhiệm trình cấp có thẩm quyền. Báo cáo cấp uỷ đảng đối với
các chức vụ thuộc diện cấp uỷ đảng quản lý.
6. Thảo quyết định điều động và bổ nhiệm cán bộ trình cấp có thẩm quyền ký
7. Công bố quyết định và lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận
lương và BHXH, 01 bản tại Phòng Quản trị nhân sự)
III. Quy trình điều động luân chuyển cán bộ
1. Căn cứ kế hoạch đào tạo luân chuyển, bồi dưỡng cán bộ hàng năm hoặc kế hoạch
sản xuất kinh doanh đã được phê duyệt, cơ quan tham mưu xem xét, lựa chọn nhân
sự phù hợp và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành điều động, luân chuyển.
2

3. 2. Trao đổi, thống nhất với đơn vị quản lý, nơi dự kiến luân chuyển và cá nhân cán bộ
sau đó lập tờ trình, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (Hồ sơ kèm theo gồm có:
Tóm tắt lý lịch của cán bộ, bản công chứng các văn bằng, chứng chỉ kèm theo).
3. Báo cáo cấp uỷ đảng đối với các chức vụ thuộc diện cấp uỷ đảng quản lý
4. Thảo quyết định điều động luân chuyển và trình cấp có thẩm quyền ký
5. Công bố quyết định và lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận
lương và BHXH, 01 bản tại Phòng Quản trị nhân sự)
III. Quy trình tiếp nhân cán bộ về TCT
1 Cá nhân có đơn gửi TCT;
2 Phòng QTNS báo cáo gửi cấp có thẩm quyền để xin chấp thuận chủ trương tiếp
nhận cán bộ
3 Soạn thảo Công văn về việc đồng ý tiếp nhận cán bộ gửi cơ quan người lao động
đang công tác.
4 Nhận công văn hoặc QĐ định của đơn vị cho người lao động thuyên chuyển về TCT
5 Soạn theo QĐ tiếp nhận cán bộ, trình lãnh đạo Tổng công ty ký duyệt.
6 Công bố quyết định và lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận lương
và BHXH, 01 bản tại Phòng Quản trị nhân sự)
IV. Quy trình ký hợp đồng với cán bộ nhân viên (Khối VP Công ty mẹ)
1 Sau 02 tháng thử việc hoặc cán bộ nhân viên đã hết hạn HĐLĐ, cá nhân có bản tự
đánh giá quá trình công tác có nhận xét của lãnh đạo Phòng chủ quản gửi về Phòng
Quản trị nhân sự.
2 Tổng hợp, đề xuất trình Tổng Giám đốc phê duyệt (01 lần/tháng).
3 Soạn thảo HĐLĐ trình Phó Tổng Giám đốc công ty ký theo uỷ quyền sau khi đã
được TGĐ phê duyệt đề xuất.
4 Vào số HĐLĐ, chuyển Văn thư đóng dấu, 01 bản lưu tại hồ sơ cá nhân, 01 bản trả
người lao động.
V. Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động đối với CBNV (Khối VP Công ty mẹ)
1 Cán bộ, nhân viên có đơn xin được chấm dứt HĐLĐ có ý kiến chấp thuận của
Trưởng đơn vị.
2 Phòng Quản trị nhân sự báo cáo Tổng Giám đốc xin ý kiến chấp thuận
3 P.QTNS ra thông báo gửi phòng chủ quản và Phòng Kế toán TCT để xác nhận về
vấn đề tài chính và các vấn đề khác có liên quan.
4 Ra quyết định chấm dứt HĐLĐ trình lãnh đạo TCT phê duyệt
5 Chuyển Văn thư đóng dấu và Ban hành Quyết định.
6 Lưu hồ sơ (01 bản tại hồ sơ cán bộ, 01 bản tại bộ phận lương và BHXH, 01 bản tại
Phòng Quản trị nhân sự)
VI. Quy trình tính lương:
3

4. 1. Đề xuất lương hiệu quả cho lao động mới;
2. Lập bảng danh sách đại diện vốn để trả thù lao trên bảng lương;
3. Lập danh sách mỳ, coupon;
4. Kiểm tra bảng chấm công vào bảng lương và các khoản khác vào bảng lương để tính
lương;
5. Kiểm tra chi tiết từng người và in bảng lương trình lãnh đạo ký duyệt;
6. Chuyển bảng lương gốc qua kế toán để chi trả lương.
7. Lưu bảng lương (phô tô) tại bộ phận tính lương
VII. Quy trình xây dựng đơn giá tiền lương trình Sở Lao động phê duyệt cho Công
ty Mẹ - TCT
1. Tập hợp số liệu kế hoạch về doanh thu lợi nhuận của Công ty Mẹ - TCT;
2. Tập hợp số liệu quỹ lương của các đơn vị trực thuộc;
3. Xây dựng đơn giá tiền lương theo quy định của nhà nước trình lãnh đạo phê duyệt
4. Trình Sở lao động phê duyệt
5. Lưu 02 bản đơn giá tiền lương tại Phòng Kế toán TCT và 01 bản tại Phòng Quản trị
nhân sự
VIII. Quy trình giao kế hoạch Tiền lương
1. Căn cứ đơn giá tiền lương được duyệt;
2. Căn cứ đơn giá tiền lương đơn vị;
3. Xây dựng phương án giao kế hoạch tiền lương trình lãnh đạo TCT phê duyệt;
4. Ra Quyết định quỹ lương;
5. Chuyển QĐ và hướng dẫn các đơn vị thực hiện.
6. Lưu 02 bộ tại Kế toán, 01 Bộ tại Trung tâm Nghiên cứu Phát triển, 01 Bộ tại Phòng
Quản trị nhân sự
IX. Quy trình quản lý việc xếp lương, nâng lương, chuyển lương theo quy định của
Nhà nước và Tổng công ty.
1. Thông báo về việc nâng lương cơ bản;
2. Tập hợp danh sách ;
3. Rà soát đề xuất việc xếp lương, nâng lương;
4. Trình lãnh đạo phòng xem xét, phê duyệt;
5. Trình hội đồng lương phê duyệt;
6. Xây dựng báo cáo tổng hợp;
7. Trình Tổng Giám đốc duyệt danh sách;
8. Soạn Quyết định trình Tổng Giám đốc ;
9. Lấy số QĐ, đóng dấu tại Văn phòng TCT;
10. Lưu Văn phòng bản gốc và 1 bản tại Phòng Quản trị nhân sự;
4

5. 11. Ban hành quyết định, gửi các đơn vị có liên quan.
12. Lưu hồ sơ cán bộ, 01 bộ tại bộ phận Quản trị Lương, 01 bộ tại bộ phận và đối chiếu
BHXH
X. Quy trình công tác Tổ chức bộ máy
1. Làm Tờ trình khi có ý kiến lãnh đạo phê duyệt về việc cơ cấu tổ chức;
2. Tìm tài liệu liên quan, Quyết định thành lập cũ đơn vị cơ cấu;
3. Làm Tờ trình thành lập mới hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức;
4. Trình Trưởng phòng xem xét, ký nháy;
5. Trình Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt;
6. Làm Quyết định thành lập trình Chủ tịch Hội đồng quản trị ký duyệt;
7. Xin số Quyết định, đóng dấu và phát hành Quyết định tại Văn phòng TCT;
8. Lưu bản gốc tại Văn phòng và 1 bản tại Phòng Quản trị nhân sự;
9. Gửi Quyết định tới các đơn vị có liên quan và lưu 01 bộ tại bộ phận tổ chức bộ máy.
XI. Quy trình thực hiện công tác uỷ quyền
1. Tiếp nhận đề xuất của đơn vị về việc uỷ quyền;
2. Kiểm tra lại hồ sơ uỷ quyền cũ (nếu có) để so sánh với những đề xuất mới xem
phạm vi uỷ quyền có những thay đổi nào;
3. Làm dự thảo uỷ quyền mới trình lãnh đạo phòng duyệt và ký nháy
4. Chuyển dự thảo uỷ quyền mới qua Ban Pháp lý hợp đồng và Phòng Kế toán ký nháy
5. Trình Tổng Giám đốc Tổng Công ty xem xét, phê duyệt.
6. Chuyển đơn vị lấy chữ ký người được uỷ quyền
7. Chuyển qua Văn phòng Tổng công ty lấy số Quyết định, đóng dấu.
8. Gửi uỷ quyền cho cá nhân được uỷ quyền và các đơn vị có liên quan
9. Lưu bản gốc tại Văn phòng và 1 bản tại Phòng Quản trị nhân sự.
XII. Quy trình công tác đại diện vốn
1. Rà soát những thay đổi nhân sự đại diện vốn tại các Công ty.
2. Đề xuất với lãnh đạo phòng phương án điều chỉnh nhân sự đại diện vốn tại đơn vị
có thay đổi.
3. Làm tờ trình khi có ý kiến lãnh đạo phê duyệt về việc cử nhân sự đại diện vốn
(Trình mới phải có tóm tắt lý lịch cán bộ đính kèm);
4. Trình trưởng phòng xem xét, ký nháy;
5. Trình Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt;
6. Làm Quyết định trình Chủ tịch Hội đồng quản trị ký duyệt;
7. Sau khi hoàn tất gửi Ban Kiểm soát, Tổ đại diện vốn mỗi thành viên 1 bản;
8. Lưu Văn phòng và Phòng Quản trị nhân sự;
5

6. XIII. Quy trình đào tạo.
1. Thông báo tới các Công ty thành viên, đơn vị trực thuộc nhu cầu đào tạo căn cứ vào
tình hình hoạt động của đơn vị;
2. Tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị và xem xét;
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm;
4. Trình lãnh đạo TCT phê duyệt;
5. Căn cứ vào kế hoạch đào tạo tiến hành lập và triển khai thực hiện chương trình đào tạo.
+ Đối với hình thức đào tạo tại chỗ:
- Lập chương trình đào tạo.
- Trình lãnh đạo phê duyệt.
- Ra thông báo đào tạo.
- Tổ chức và theo dõi đào tạo.
- Cập nhật và lưu hồ sơ.
+ Đối với hình thức đào tạo bên ngoài:
- Trên cơ sở các chương trình đào tạo do các đơn vị đào tạo gửi đến, căn cứ vào
nhu cầu đào tạo của các đơn vị đã đề xuất từ đầu năm, căn cứ vào tình hình hoạt
động của các đơn vị cũng như xu thế phát triển chung của xã hội và xin ý kiến
phê duyệt của lãnh đạo.
- Tùy một số chương trình đào tạo sẽ chuyển trực tiếp tới các đơn vị, cán bộ phụ
trách các đơn vị căn cứ vào chương trình và nhu cầu đào tạo lập phiếu đề nghị cử
cán bộ tham gia đào tạo.
- Tổng hợp đề xuất đào tạo của các đơn vị lập báo cáo trình lãnh đạo phê duyệt;
- Làm thủ tục cử cán bộ đi đào tạo;
- Liên hệ với các đơn vị đào tạo để hoàn tất các thủ tục đăng ký tham gia chương
trình, thanh toán chi phí học tập (nếu có).
- Theo dõi thời gian tham gia chương trình của học viên.
- Tổng hợp, lưu giữ hồ sơ cá nhân được cử đi học.
XIV. Quy trình tuyển dụng.
1. Triển khai thông báo tới các đơn vị về việc bổ sung nhân sự trên cơ sở cân đối lại
lực lượng lao động, nhu cầu phát sinh lao động và cần phải bổ sung.
2. Trên cơ sở đề xuất của các đơn vị lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung:
Đơn vị có nhu cầu về nhân sự, vị trí công việc, tiêu chuẩn tuyển chọn. số lượng
tuyển dụng , thời gian tuyển dụng (nếu có phát sinh nhu cầu bổ sung nhân sự của
TCT hoặc các đơn vị thì phòng sẽ xem xét và lập kế hoạch bổ sung.
3. Trình Tổng giám đốc xem xét và ký duyệt.
4. Triển khai kế hoạch tuyển dụng xây dựng kế hoạch triển khai từng đợt tuyền dụng.
6

7. 5. Lập nội dung thông báo tuyển dụng:
6. Ra thông báo tuyển dụng:
7. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ;
8. Hồ sơ được tiếp nhận phải được ghi vào sổ tiếp nhận hồ sơ.
9. Làm bài thi viết, bài thi trắc nghiệm (Thi tuyển):
10. Phỏng vấn chuyên môn (Do các Phòng/Ban chuyên môn phỏng vấn trực tiếp):
11. Xét tuyển (Đối với: con, em cán bộ đang công tác tại TCT; các mối quan hệ của
TCT….)
12. Đánh giá kết quả phỏng vấn; Lập báo cáo trình Chủ tịch HĐQT và TGĐ kết quả
phỏng vấn và quyết định tuyển dụng;
13. Làm thủ tục tiếp nhận.
14. Ký hợp đồng lao động thử việc;
15. Đánh giá kết quả thử việc;
16. Đề nghị và ký hợp đồng chính thức.
17. Theo dõi và lưu hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận tuyển dụng.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Vũ Thanh Sơn
7