Gestão de processos na CEBAS - Douglas Carneiro

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O BPM Day tem como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) e apresentar casos práticos de implementação em organizações públicas e privadas. É parte integrante da estratégia da ABPMP Brasil de difusão e capacitação profissional em BPM.

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Gestão de processos na CEBAS - Douglas Carneiro

  1. 1. Gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social BPM Day Brasília
  2. 2. Justificativa do projeto Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS) • Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma • Existência de elevado passivo na área • Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos • Patrocínio da liderança
  3. 3. SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO Cronograma do projeto Planejamento S1 Entendimento da Situação Atual S2 Análise de Alinhamento S3 Análise de Melhorias S6 Plano de Implantação S5 Desenho da Situação Futura S4 Análise de Quantidade de Recursos De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.
  4. 4. O que é CEBAS? Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social • Reconhecimento de entidades filantrópicas • Competência prévia do Conselho Nacional, posteriormente dividida entre áreas dos Ministérios competentes: saúde, educação e assistência social • Isenção da cota patronal do INSS, prioridade em convênios, isenção em taxas públicas, reconhecimento das entidades dentro de política de Assistência Social. • Lei 12.101 de 2009, Lei 12.868 de 2012 e Decreto 8.242 de 2014
  5. 5. Objetivo do Trabalho A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do trabalho Objetivo Central: Cumprir o tempo de decisão previsto por lei (6 meses) Objetivo para o Legado: Reduzir o tamanho do Passivo Objetivo para o Futuro: Reduzir a quantidade de Diligências Norte do Projeto Aumentar a agilidade, transparência e segurança do processo
  6. 6. Diagnóstico de Tempo para Decisão O tempo médio para decisão de um requerimento, desconsiderando o passivo, era de 10 meses. Acrescentando o período que um processo aguarda para entrar na análise, aumentaria para 47 meses Solicitar Certificação Realizar Triagem Analisar Solicitações Solicitação Recebida Solicitação vira Processo Processo entra na Análise Retorno de Diligência Término da Análise Apreciação e Decisão 3 meses 37 meses Expedição de Diligência 3 meses2 semanas 2 semanas 3 meses TEMPO MÉDIO ATUAL PARA DECISÃO 47 meses10 meses sem passivo com passivo
  7. 7. 3. A arrecadação da cota patronal é o grande risco do CEBAS 4. A política pública é o grande norte do CEBAS 2. Não depender de mudanças na legislação 1. Não depender do aumento do quantitativo de pessoas Premissas das Soluções Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade
  8. 8. Esforço Realizado Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema - Entrevista qualitativa com 9 Entidades - Reunião do CNAS - 3 Reuniões com MS - Reunião com o MEC - Reunião com um Órgão Gestor e CMAS - 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP - Grupos de Trabalho para o desenho das soluções - Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS
  9. 9. Processo de Análise As Is Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era desconexo com os demais processos AnálisePré-Análise Checklist Documental Análise Parecer Apreciação e Decisão Tratar denúncias
  10. 10. Processo de Análise To Be Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão. Requisitos Legais Checklist Documental Análise de Atividade Parecer Apreciação e Decisão Parecer Análise de Alto Risco Apreciação e Decisão Análise de Baixo Risco Classificação do Risco Análise de Atividade Supervisão Recurso SISC CENSO SUAS
  11. 11. Resumos das Melhorias A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão agrupadas entre incrementais e disruptivas. Solicitar Certificação Realizar Triagem Analisar Solicitações Analisar Recursos Tratar Denúncias ã Melhorias Incrementais Melhorias Disruptivas Criação da Cartilha CEBAS e ativação de canais de comunicação Simplificação do Modelo de Parecer e Ofício de Diligência Utilização de Painel de Gestão à Vista Criação de Ritos de gestão da equipe Instauração do Processo de Supervisão Apreciação fundamentada em cruzamento de dados Criação do e-mail diligência CEBAS Revisão do Processo de Análise de Recursos
  12. 12. Resultados Decisões de 2014 a mai/2015. Com o piloto a partir de novembro/2014, nota-se a evolução do processo com o incremento no número de decisões entre publicações, encaminhamentos e arquivamentos. jan a set/14 out/14 nov/14 dez/14 jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15 decisões 333 333 363 308 692 51 668 978 675 média protocolos 138 138 138 138 138 138 138 138 138 333 333 363 308 692 51 668 978 675 0 100 200 300 400 500 600 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 Processos decididos CEBAS MDS PILOTO IMPLEMENTAÇÃO Estoque de processos publicados
  13. 13. Próximos passos Automação do processo de certificação (SCNEAS) Supervisão ativa das entidades certificadas Integração entre CEBAS e CNEAS Difusão da experiência dentro e fora do MDS
  14. 14. Obrigado. DOUGLAS G. CARNEIRO douglas.carneiro@mds.gov.br

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