[BPM DAY DF 2012] PREVIDÊNCIA SOCIAL – Indicadores Ferramenta Essencial da Gestão

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[BPM DAY DF 2012] PREVIDÊNCIA SOCIAL – Indicadores Ferramenta Essencial da Gestão

  1. 1. Palestrante: Nome Cargo Indicadores Ferramenta Essencial da Gestão Palestrante: Pedro Rachid Analista de TIC
  2. 2. 1. Indicadores são intuitivos ? 2. Criando um Indicador 3. Desafios e Recompensas 4. Facilitadores Indicadores
  3. 3. • Para que servem os indicadores ? A resposta não é: “PARA MEDIR” • Então para que servem ? INDICADORES são FERRAMENTAS para auxiliar a TOMADA DE DECISÃO ! • Medidas só tem sentido quando tem uma finalidade e fazem parte de um contexto. • Mudando a finalidade o sentido muda ! Indicadores
  4. 4. INDICADORES NÃO SÃO FÓRMULAS E NÚMEROS ! INDICADORES “INDICAM” : • TENDENCIAS • CAMINHOS APROPRIADOS • NECESSIDADES Indicador de desempenho é a quantificação de como estão sendo realizadas as atividades com o propósito de comparar a metas definidas anteriormente. MacArthur (1996) Indicadores
  5. 5. Medidas de Desempenho • Ferramentas que quantificam a forma como as atividades de um processo e suas saídas atingem um resultado; • São expressões quantitativas que representam uma informação gerada a partir da medição e avaliação de uma estrutura de produção, dos processos que a compõem e dos produtos resultantes. (SOUZA et al., 1994)
  6. 6. Não São Medidas de Desempenho • META Meta é um VALOR a ser alcançado • PARAMETRO Parametro é um valor já estipulado. • Medidas de desempenho não podem ser expressas por “grandezas” como: – Rápido, ótimo, perfeito • Devem ser expressas como: – Percentagem, número de erros, volume, etc.
  7. 7. Paradigmas Equivocados • A precisão é essencial • As medidas assustam as pessoas. • O desempenho pode ser focalizado num único indicador ou medida. • As medidas subjetivas não são confiáveis. • Os padrões funcionam como teto para a performance (Sink & Tuttle Tuttle,1993)
  8. 8. 1. Indicadores são intuitivos ? 2. Criando um Indicador 3. Desafios e Recompensas 4. Facilitadores Indicadores
  9. 9. INDICADORES • Indicadores nascem a partir de avaliação das metas de curto, médio e longo prazo • Identifique os resultados concretos que devem ser alcançados • Discuta a fórmula de cada indicador com os Gestores – busque um consenso • Crie um Plano de Ação • Obtenha a aprovação e adesão da alta administração !
  10. 10. Indicadores são criados a partir de: • Metas • Declaração de missão • Benchmark • Necessidades dos clientes • Parâmetros técnicos Para medir as atividades de um processo é necessário PRIMEIRO entender como ele funciona ! INDICADORES
  11. 11. METAS O Propósito das METAS é apontar ou direcionar os esforços da organização. São índices arbitrados para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. Meta tem tres componentes principais: – Objetivo – Valor – Prazo
  12. 12. INDICADORES – Benefícios Os benefícios buscados na criação de um indicador podem ser: • Garantir decisões baseadas em fatos e nunca em emoções • Descobrir oportunidades de melhorias • Mostrar a melhora acontecendo • Revelar problemas “ocultos” por antiguidade, preconceito, tendencia, etc. • Identificar adesão à necessidade dos stakeholders.
  13. 13. INDICADORES – Taxonomia Indicadores : Aquilo que se deseja medir Ex: Velocidade, Produtividade, etc. Indice: Expressão quantitativa do indicador Relação entre medidas Ex: Km/h, Unidades Produzidas/hora, etc. Representação: Modelo Características: Especificação, requisitos, etc. Resultados: Efeitos Quantificáveis: Percentagem, nº de erros, etc.
  14. 14. INDICADORES – Requisitos • Simplicidade e Clareza O NOME dado a um indicador deve expressar seu significado de forma clara SIGLAS não podem gerar confusão ! • Custo baixo de obtenção, manutenção e uso • Estabilidade e Durabilidade • Coerência e Confiabilidade • Representatividade e Abrangência • Deve ser sempre comparável a um padrão
  15. 15. INDICADORES – Exemplos • Foco no Cliente: – Satisfação, Retenção, Fidelização, etc. • Foco em Processos: – Desempenho Operacional, Nº de Erros/tempo, • Foco em Mercado: – Market Share, Desenvolvimento, etc. • Foco em Produto: – Margem de Lucro, Taxa de Retorno, etc. • Foco em Pessoas: – Absenteísmo, Rotatividade, etc.
  16. 16. 1. Indicadores são intuitivos ? 2. Criando um Indicador 3. Desafios e Recompensas 4. Facilitadores Indicadores
  17. 17. Desafios & Recompensas • Indicadores podem ser criados também para “desafiar” uma equipe • Ao se criar um desafio deve ser levado em conta seu grau de dificuldade • O não cumprimento pode ser danoso INDICADORES NÃO PROVAM RESULTADOS SE NÃO HOUVER UMA SÉRIE PARA FAZER ANÁLISE. EMBORA DEVAM SER REVISTOS, APÓS SUCESSIVAS MEDIDAS SE APRIMORAM
  18. 18. • Indicadores “negociados” são adotados mais facilmente • O resultado dos indicadores deve buscar benefícios para todos – Clientes: Melhoria na Produção e nos Produtos – Colaboradores: Recompensa INDICADORES SÃO FERRAMENTAS PARA AUXILIAR A ATINGIR AS METAS. METAS ATINGIDAS DEVEM SER ATRELADAS A RECOMPENSAS. Desafios & Recompensas
  19. 19. Stakeholders Satisfeitos Clientes: – Preço, Qualidade, Variedade de Produtos, Rapidez na Entrega, Inovação, Confiabilidade Colaboradores: – Segurança, Higiene, Reconhecimento, Moral, Crescimento Profissional e Pessoal, Salário Fornecedores: – Parceria, Preço de Compra, Volume Sociedade: – Conservação do Meio Ambiente, Impostos
  20. 20. Preste Atenção nos Detalhes VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = MUDANÇA FALTA DE VISÃO+ HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = CONFUSÃO. VISÃO + FALTA DE HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = ANSIEDADE VISÃO + HABILIDADES + FALTA DE INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = LENTIDÃO VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + FALTA DE RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = FRUSTRAÇÃO VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + FALTA DE PLANO DE AÇÕES = FALSO COMEÇO
  21. 21. 1. Indicadores são intuitivos ? 2. Criando um Indicador 3. Desafios e Recompensas 4. Facilitadores Indicadores
  22. 22. Sensibilização • As mudanças sugeridas por poucos costumam não ser aceitas por muitos; • Envolva o maior número de pessoas na formulação das mudanças; • Tenha mais pessoas sentindo-se responsáveis com sua implementação e permanência; • As preocupações que afligem uma pessoa são consideradas muito importantes para ela
  23. 23. David Ogilvy “Comunicação não é o que você diz e sim o que os outros entendem”
  24. 24. Exemplo de Comunicação Clara
  25. 25. Ciclo do Saber NÃO SEI QUE SEI SEI QUE NÃO SEI SEI QUE SEI SABER NÃO SEI QUE NÃO SEI 1 - IGNORÂNCIA 2 - INICIAÇÃO 3 - DOMÍNIO 4 - HÁBITO
  26. 26. (Csikszentmihalyi) Teoria do Fluxo
  27. 27. O Facilitador Os facilitadores não são os agentes de mudança, apenas organizam as mudanças que as pessoas da organização indicam como necessárias para alcançar o futuro desejado. Os verdadeiros agentes de mudança são as pessoas da organização; estas sim devem sentir a importância das melhorias de seu trabalho.
  28. 28. Facilitadores devem ter mais do que conhecimentos técnicos; devem ter um conhecimento mais profundo das ciências do comportamento, desenvolvendo técnicas e também capacidades interpessoais e atitudes positivas para com indagações. O Facilitador
  29. 29. Fatos não deixam de existir apenas porque foram ignorados. Aldous Huxley
  30. 30. Algumas coisas não mudam...
  31. 31. OBRIGADO ! pedro.rachid@previdencia.gov.br PERGUNTAS ?

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