1. Selectielijst gemeenten
Actualisatie 2012
Paul Huismans
BHIC
(Brabants Historisch Informatie Centrum)

2. Wat is de actualisatie
• Vervanging van de lijst van 2005
• De actualisatie geldt dus vanaf 1-1-1996
• Vernietigingslijst 1983 blijft gelden voor stukken van
vóór 01-01-1996
• Het blijft een
categorieënlijst

3. Waarom?
• Gewijzigde wetgeving
• Opmerkingen en vragen uit het veld op lijst 2005
• Meer toelichting gewenst
(minder eigen interpretatie)
Wijzigingen 2012 t.o.v. 2005 zijn (bijna allemaal) geel
gemarkeerd in de gepubliceerde lijst

4. Waar te vinden?
• Publicatie op website Nationaal Archief
• Ook handig: vergelijking 2005 – 2012 (RAT)

5. Algemene opmerkingen
• Diverse nieuwe verordeningen: niet in deze
presentatie. Verordeningen = B
• Puur tekstuele wijzigingen hier niet behandeld
• Wat wel behandeld:
– Wijzigingen o.g.v. financiële termijnen
– Basisregistraties
– Opvallende wijzigingen

6. Principes B/V
• Beleid = B, uitvoering bevat V
• Vernietiging na afloop bewaartermijn
• Bewaartermijn = minimum-termijn
– Plaatselijke omstandigheden > verlenging
• Praktisch:
– Vernietigingsjaar in bestaande series niet wijzigen als
termijn in Selectielijst is verkort
– Aanpassing Vernietigingsvoorstellen is nodig wanneer de
bewaartermijn is verlengd!

8. Principes B/V
• Beleid = B, uitvoering bevat V
• Vernietiging na afloop bewaartermijn
• Bewaartermijn = minimum-termijn
– Plaatselijke omstandigheden > verlenging
• Praktisch:
– Vernietigingsjaar in bestaande series niet wijzigen als
termijn in Selectielijst is verkort
– Aanpassing Vernietigingsvoorstellen is nodig wanneer de
bewaartermijn is verlengd!
– Bepaling V-jaar: bewaartermijn + 1 jaar.
– Bewaartermijn start na afdoening zaak!

9. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd.
• Voorbeelden (Alg. categorieën):
– 2.20 subsidies: koppeling termijn (7 j.) aan
vervallen administratief belang (Europese
subsidies!) c.q. verantwoording

10. Financiële termijnen

11. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd.
• Voorbeelden (Alg. categorieën):
– 2.20 subsidies: koppeling termijn (7 j.) aan
vervallen administratief belang (Europese
subsidies!) c.q. verantwoording
– 2.25 Bezwaar- en beroepschriften: V 3 j. > V 7
jaar na afhandeling van de zaak waartegen
bezwaar / beroep

12. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd.
• Voorbeelden (specifieke taakvelden):
– 3.1.4 Heffing van belastingen:
» Invordering: V 7 jaar na afhandeling
» Nieuw: Heffing bestuursrechtelijke
geldschulden (Awb-geldschulden) V 7 jaar

13. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd.
• Voorbeelden (specifieke taakvelden):
– 3.1.5 Boekhouding
» Gegevens op onroerende zaken en rechten
die aan de heffing van BTW zijn onderworpen
V 9 > V 10 jaar na ingebruikname

14. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd:
– 3.3.1 Verkrijging en verlies eigendom
» Stukken overbodig voor de zaak V 10 > V 7 j
– 3.3.5 Onderhoud e.d. eigendommen
» Jaarlijkse uitvoering V 5j > V 7 j.
» Meerjaarlijkse uitvoering V 5 j. > V 7 j. na vervallen
– 3.4.2 Onderhoud / 3.4.3 Verkoop
» Termijnen V 5 j (na vervallen) > V 7 j (n.v.)

15. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd:
– 3.6.1 Planologie
» planschadevergoedingen V 7 j
– 3.8.4 Ambulancevervoer
» Melding, vervoer en
rapportering V 6 j > V 7 j.
– 3.9.3 Vuilverwerking
» Inzamelen, afvoeren V 10 j > V 7 j.
» Stortadministratie V 20 j > V 7 j.

16. Financiële termijnen
• Algemene financiële termijn is consequenter
doorgevoerd:
– 3.14.3. Zorg voor bepaalde groepen
» Wmo: individuele vergoedingen / PGB V 7 j. na
einde bijdrage
Foto:Mauritsvink

17. Basisregistraties
• O.a. BAG, GBA
– BAG
» Brondocumenten veelal B
(diverse besluiten en registraties w.o. tijdelijke en
ingetrokken “bouwvergunningen”)
– GBA
» Brondocumenten 110 j. na geboorte

18. Clubjes en functionarissen
• Ondanks algemene categorie specificaties:
– Rekenkamer
– Ombudscommissie
– Bezwaarschriften-
commissie
– Welstandscommissie
– Monumentencommissie
• Jaarverslag, samenstelling en besluiten: B

19. 2: Algemene categorieën (1)
2.2 Verslaglegging
• Verduidelijking verslagen e.d. tot op MT / directieniveau: B
• Nieuw: agenda’s in / buiten verslag: B
• Niet alleen verslagen, ook besluitenlijsten
2.3 Intermediair optreden
• Nieuw: stukken deelneming (secretariaat elders): V 3 jaar / 7
jaar
2.6 Publiciteit en voorlichting
• bewaartermijn websites (niet geel gemarkeerd)

20. 2.7 Vergunningen, machtigingen etc.
• Bij vergunningen zijn aanpassingen aan WABO en BAG:
– Nieuw: Aanlegvergunningen: B
– Nieuw: div. vergunningen o.g.v. Huisvestingswet: B
• Ingetrokken “BAG-vergunningen”: B
2: Algemene categorieën (2)

21. 2.11 Gegevens over gegevens
• Metadata: in plaats van Bescheiden wordt nu gesproken
over gegevens
• Metadata: V 7 jaar na vervallen belang > V 1 jaar na
vervallen belang voor bedrijfsvoering
2: Algemene categorieën (2)

22. 3.1 Financieel beheer
3.1.2 Fin. Adm. en boekhouding
• Nieuw: SISA-tabellen = bijlage rekening (B)
3.1.7 Uitkeringen, vergoedingen, bijdragen
• Uitkeringen Gemeentefonds B > V 20 jaar

23. 3.2 Personeel beheer
3.2.1 Individuele personeelsleden
• Uitbreiding met stagiaires en vrijwilligers
• Analoge categorieën aan personeelsleden
3.2.2 Vacatures
• Sollicitatiestukken niet-benoemden V 1j > na vervallen
belang
Crowd(foto:JamesCridland)

24. 3.5 Bestuur en Organisatie
3.5.2 Gemeentelijk grondgebied
• Nieuw: Diverse brondocumenten BAG en de BAG-
registratie: B
3.5.3 Verkiezingen
• Voorbereiding en houden verkiezingen V 5 j. > V 7 j.
• Nieuw: benoeming tijdelijke vervangers raad (B)
3.5.4 Bestuur
• Nieuw: toevoeging attributie
• Nieuw: delegatie, mandatering, attributie tussen ambtenaren
V 20 j. n.v. besluit

25. 3.6 RO en volkshuisvesting
3.6.1 Planologie
• Nieuw: Zienswijzen = voorbereiding (V 20 j.)
• Nieuw: onderscheid WRO voor / na 1-7-2008
• Nieuw: alle subcategorieën WRO na 1-7-2008
– B, m.u.v. tijdelijke ontheffingen (V 5j.n.v.)

26. 3.6 RO en volkshuisvesting
3.6.2 Bouw, aanleg en gebruik
• Nieuw: termijnen voor constructiebere-
keningen en bodemonderzoeken: V 1 j.
na sloop
• Onderzoeksrapporten van woningen: B
Foto:fotostudioJanWaarma

27. 3.7 BS en Bevolking/GBA
3.7.3 Nationaliteit
• Onderzoek / procedure V 1 j. na afhandeling > V 12 j. na
bekendmaking
• Vervallen: Naturalisatiebesluit en Bevestiging verkrijging

28. 3.8 Gezondheidszorg
3.8.1 Gezondheidszorg – collectief
• Nieuw: vaccinaties V 15j. (TBC 5 j. na overlijden)
• Nieuw: infectieziekten V 5 j. (TBC 5 j. na overlijden)

29. 3.8 Gezondheidszorg
3.8.2 Gezondheidszorg – individueel
• Geneeskundige behandeling V 10 > 30 jaar na behandeling
• Nieuw: Jeugdzorg V 15 j. na laatste contact
• Nieuw: Gezondheidsbescherming / -bevordering V 5 j.
3.8.3 Besmettelijke ziekten
• Wijziging: organisatie bestrijding: V 5j > B

30. 3.9 Milieu
3.9.1 Milieu
• Aanpassing: milieuvergunningen naar analogie van
bouwvergunningen
– Nieuw: aanduiding wat B en wat V 1 j na vervallen belang is bij
milieuvergunningen
– Nieuw: tijdelijke milieuvergunningen V 1 j.n.v.
– Nieuw: aanpassing aan WABO, activiteit milieu

31. 3.10 Openbare orde en veiligheid
3.10.1. Openbare Orde
• Politieoptreden is geen gemeentelijke taak
3.10.3 Brandweer
• Brandrapporten: B > V 5 j.

32. 3.11 Verkeer en vervoer
3.11.1 Verkeer
• Aanleg, verbetering, etc.: V 10 j. na gereedkoming
• Onderhoud, beheer V 5 j > V 10 j.
• Verkeerstelling: B indien van plaatselijk belang
3.11.2 Vervoer
• Concessies OV: V 15 j > V 7 j. na vervallen
• Dienstregelingen en tarieven OV: V 3 j > B
(NB. gemeentelijke vervoermaatschappijen)

33. 3.13 Arbeid
• Nieuw: Uitkeringen Wet werk en inkomen
kunstenaars, aan kunstenaars (vanaf 1 april 2005):
V 110 j. na geboorte
• Nieuw: Indicatieadviezen en wachtlijsten WSW: V 10
j. n.v.

34. 3.14 Welzijn en sociale zorg
3.14.3. Zorg voor bepaalde groepen
• Nieuw: Overgangsprotocollen Awbz-Wmo: B
• Nieuw: asielzoekers – verklaring v. inburgering: B

35. 3.15 Onderwijs
3.15.2. Financiering
• Huisvesting: V 30 j. > V 40 j.
• Inrichting, leermiddelen etc.: V 7 j > V 20 j.
3.15.3 Individuele leerlingen
• V 5 j. na verlaten school

36. Conclusie
• De lijst is uitgebreider
• De lijst bevat meer in de specifieke categorieën
• Let vooral op bij V-stukken met een verlengde
termijn
• Het wachten is op een lijst die aansluit op
processen / zaakgericht werken

37. Vragen?

38. Hartelijk dank voor uw aandacht