1. Prof. Dr. Ayelt Komus
Struktur  Technologie  Mensch
Erfolgsfaktoren bei DMS:
Was beim Dokumentenmanagement wichtig ist.
Prof. Dr. Ayelt Komus
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0172 6868697
ayelt@komus.de
Mainz, 27.4.2010
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2. Prof. Dr. Ayelt Komus
Struktur  Technologie  Mensch
http://photography.nationalgeographic.com/phot
ography/enlarge/car-transport_pod_image.html
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3. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM-Labor - Forschungsthemen Struktur  Technologie  Mensch
BPM*
STATUS BEST
QUO PRACTICE
BPM-Check BPM- BPM
Best Practice und
(Lernendes (Experten- Six Sigma
Online- gespräche
Reifegrad- mit BPM- (Studie)
Modell) Best Practices)
BPM-Umfrage (Studie)
Wikimanagement
BPM-Expertise
* BPM: Business Process Management www.komus.de 3

4. Prof. Dr. Ayelt Komus
Erfolgsfaktoren für DMS Struktur  Technologie  Mensch
 Klare Ziele, klare Nutzenerwartung
 Integrativ denken, pragmatisch umsetzen
 Von Open Source lernen
 Kein ‚Elektrifizieren‘ bestehender Prozesse
 Prozesse und Systeme nicht einbetonieren
 Akzeptanz ist der Schlüssel
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5. Prof. Dr. Ayelt Komus
Klare Ziele, klare Nutzenerwartung als Basis Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Road_with_hairpin_turns.jpg
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6. Prof. Dr. Ayelt Komus
Klare Ziele, klare Nutzenerwartung als Basis Struktur  Technologie  Mensch
Nur wer das Ziel kennt, kann den Weg finden
Nur 32% der IT-Projekte werden erfolgreich
(in-time, in-budget) abgeschlossen*
 Was soll das DMS bringen?
 End-to-End-Betrachtung als Basis
 Scope klar?
 Ziele auf allen Ebenen transparent?
 Vision möglichst greifbar
– je plastischer desto besser (story board!)
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Road_with_hairpin_turns.jpg
*Quelle: Chaos Report, Standish Group 2009 www.komus.de 6

7. Prof. Dr. Ayelt Komus
Integrativ denken – pragmatisch umsetzen Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bi
ld-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bild-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg
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8. Prof. Dr. Ayelt Komus
Integrativ denken – pragmatisch umsetzen Struktur  Technologie  Mensch
 Integrativ denken
 Business / Strategie
 Prozesse
 IT
 Menschen
 Modelle
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bi
 Dokumentation/Schulung ld-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg
 Pragmatisch umsetzen
 Koppeln als Alternative zum Integrieren
 Welche Prozesse wie tief modellieren?
 Kommunikation und Einbindung wichtiger
als formale Verknüpfung
 Round-trip eher die Ausnahme, aber der richtige Denkansatz
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9. Prof. Dr. Ayelt Komus
Von Open Source lernen Struktur  Technologie  Mensch
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10. Prof. Dr. Ayelt Komus
Von Open Source lernen Struktur  Technologie  Mensch
 Wir überschätzen unsere Fähigkeiten,
Dinge rational zu durchdringen
 Von Open Source lernen:
Release early – release often
 Lernkurven sind Erfahrungskurven!
 Work-arounds sind oftmals die wirtschaftlichste Lösung
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11. Prof. Dr. Ayelt Komus
Struktur  Technologie  Mensch
Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen,
hätten sie gesagt: schnellere Pferde. (Henry Ford)
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Door_paard_getrokken_taxi.jpg
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12. Prof. Dr. Ayelt Komus
Kein ‚Elektrifizieren‘ bestehender Prozesse Struktur  Technologie  Mensch
Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen,
hätten sie gesagt: schnellere Pferde. (Henry Ford)
 Prozesse laufend hinterfragen
 „If it does not make 3 people angry, it is not a process“*
 Denkansätze von Core-based-Engineering und Zero-base Budgeting
auch für Prozesse
 Tagging statt Hierarchie
 DMS als Basis für neue Prozesse und Funktionalitäten:
Automatisierung, Monitoring, Collaboration, Business Intelligence
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Door_paard_getrokken_taxi.jpg
* Zugeschrieben Michael Hammer www.komus.de 12

13. Prof. Dr. Ayelt Komus
Agile Prozesse und Systeme erhalten Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg
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14. Prof. Dr. Ayelt Komus
Agile Prozesse und Systeme erhalten Struktur  Technologie  Mensch
 Prozesse sind der rote Faden
 Der Produktionsstart ist nicht der Abschluss,
sondern nur ein Zwischenpunkt
 Prozessverantwortlichkeiten fließend aus dem Projekt
in die Produktion mitnehmen
 Prozesse müssen ganzheitlich gelebt werden
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg
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15. Prof. Dr. Ayelt Komus
Akzeptanz ist der Schlüssel Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Horse-drawn_fire_reel_and_car.jpg
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg
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16. Prof. Dr. Ayelt Komus
Akzeptanz ist der Schlüssel Struktur  Technologie  Mensch
 Projekte mit Change Management sind nachweislich
erfolgreicher
 Change Management wird meist unterschätzt und
unterbudgetiert
 Change Management ist keine Esoterik – Information,
Zielgruppenorientierung und Kompromissfähigkeit sind der
Schlüssel
 Change Management ist vor allem kommunizieren,
kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren,
kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, …
Wann ist ein Projekt erfolgreich?
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Horse-drawn_fire_reel_and_car.jpg
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg
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17. Prof. Dr. Ayelt Komus
Chancen von DMS Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_Bild_183-S16064,_Rudolf_Caracciola,_Bernd_Rosemeyer.jpg
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18. Prof. Dr. Ayelt Komus
Chancen von DMS Struktur  Technologie  Mensch
 effektives, funktions- und prozessübergreifendes Arbeiten
 Abdeckung von Compliance-Erfordernissen
 Vermeidung von ‚Blindleistung‘
 Transparenz
 Verbesserte Zusammenarbeit
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_Bild_183-S16064,_Rudolf_Caracciola,_Bernd_Rosemeyer.jpg
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19. Prof. Dr. Ayelt Komus
Struktur  Technologie  Mensch
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bantam_jeep_flying_37mm_sm.jpg
FH Koblenz
Prof. Dr. Ayelt Komus
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komus@fh-koblenz.de
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