2. ERP: 7 points clés pour un cahier des
charges réussi
Fondation sur laquelle le projet va reposer.
Il va permettre le choix de la solution
Il va servir de fil conducteur pendant la durée du projet.
Incomplet ou irréaliste : danger
Lors de ce webinar, vous découvrirez quelles sont les bonnes pratiques et
les erreurs à éviter lors de la rédaction du cahier des charges de votre
projet d’ERP.
3. Qui sommes-nous ?
Éditeur de solutions Open Source ERP, CRM, RH et BPM de nouvelle
génération
Cloud et mobile, la suite d’applications d’Axelor couvre les principaux
besoins d’une entreprise
Notre promesse :
S’adapter en temps réel à la croissance et à l’évolution des
entreprises, avec de simples paramétrages et sans
développements spécifiques
Axelor partage les valeurs et la vision de l’Open Source, avec des
logiciels 100% libres
4. 1- Ne pas perdre de vue les objectifs
d’un cahier des charges
5. Objectif Principal
Il est important de bien cerner les objectifs d’un cahier des charges
L’objectif principal : choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins
Le bon produit, pour un prix et un délai donné
6. Ne pas confondre cahier des
charges et spécifications détaillées
Pour simplifier, le cahier des charges répond à la question
“De quel ERP ai-je besoin pour répondre à mes besoins ?”
Il ne faut pas confondre avec les spécifications détaillées qui est l’étape
qui se déroule après le choix d’un ERP
Les spécifications détaillées permettent de répondre à la question
“Comment l’ERP va répondre à mes besoins ?”
7. Document de référence
Sert de document de référence tout le long du projet
Point de départ pour les spécifications détaillées
Le cahier des charges est également un document contractuel. Il servira
de référence en cas de litige.
Même quand on signe pour un projet au forfait, tout ce qui n’est pas écrit
sur le cahier des charges ne peut pas être implicite, et ça ne protège pas le
client en cas de problème.
8. Document de référence
Evitez de commencer par choisir un prestataire puis de lui faire
rédiger le cahier des charges.
Par contre il peut être intéressant de se faire accompagner par un
consultant externe qui aura de l’expérience dans la gestion de
projets ERP.
Fortement recommandé de passer par
un cahier des charges
10. Le contexte
Décrire l’entreprise, ses produits, sa stratégie…
Expliquer pourquoi on souhaite se doter d’un ERP
Essayer de définir des objectifs : ex. indicateurs pertinents sur l’activité de
l’entreprise
12. Les processus
Point important : l’analyse des processus de l’entreprise.
Il faut chercher à les décrire clairement, tels qu’ils sont vraiment.
Nécessité de les classifier
Impossible de tout prendre en compte
Il convient donc d’interviewer les utilisateurs, et l’équipe projet.
Ne pas oublier certains détails qui ont de l’importance
13. Les processus
Les éléments à analyser
Les différents flux
Leur destination, leur origine.
La forme de ces flux (oral, informatique, papier)
Les outils utilisés
Les points d’amélioration
Les problèmes, dysfonctionnements rencontrés
Ce qu’il vous manque actuellement
Ce qui fonctionne bien actuellement, ce qui est indispensable.
14. Les processus
3 questions à se poser pour décrire un processus.
T-1 : le comptable
T0 : création de la facture
T1 : quand la commande est validée
Pas de « Comment » à cette étape : spécifications détaillées
Les 3 Q
Qui, Quoi, Quand
19. Les besoins de l’entreprise
Le cahier des charges doit comporter les besoins et problématiques de tous
les services.
Impliquer l’ensemble des services dans le projet, organiser des réunions
entre les différents services pour échanger et analyser les différents flux
et processus.
Avoir un point de vue global au niveau de l’entreprise permet parfois de
mieux les appréhender, plutôt que de faire une analyse entièrement
cloisonnée.
RISQUE
Si des besoins n’ont pas été prévus lors du cahier des charges et lors de la
phase de spécifications, et ils vont entraîner de nouveaux développements qui
vont prendre du temps et être coûteux.
20. Les besoins de l’entreprise
Description des besoins de l’entreprise
Ce que devra comporter le prochain ERP et ce qui sera exclu.
Il s’agit de lister et de regrouper les fonctions attendues par modules
Des templates existent mais ils sont formatés
Vous pouvez prioriser les besoins selon leur importance
21. Les besoins de l’entreprise
Description des besoins de l’entreprise
Donner des exemples, des cas concrets.
ex : données en entrée, données en sorties.
Des cas pratiques (comment on gère son stock, sa production…)
Pas d’approche idéale : détailler le plus clairement possible les processus.
A EVITER
Trop détailler un besoin simple.
A l’inverse, ne pas passer vite sur des besoins assez complexes.
22.
23.
24. Les besoins de l’entreprise
Vous pouvez formuler des questions ouvertes sur les problématiques de
l’entreprise.
Comment gérer des stocks multi-entrepôts ?
Comment effectuer le calcul des besoins de production ?
Comment gérer les remises saisonnières sur nos produits ?
L’éditeur ou l’intégrateur devra alors signifier s’il est en mesure de répondre
à ces besoins.
29. Les contraintes
Les problématiques d’interfaçage avec le reste du SI
Quelles données seront synchronisées, avec quels modules…
Spécifications détaillées fonctionnelles des interfaces
Le contexte particulier de l’entreprise :
Multi-sociétés,
Obligations légales particulières…
Archivage/traçabilité
30.
31. Les contraintes
La Migration
Aborder toutes les problématiques de reprise de l’existant.
Imports
Quels types de données ? Quelle antériorité ?
Continuité de service
Ne pas négliger le coût de la migration
32. Les contraintes
D’autres aspects à prendre en compte concernant l’exploitation de l’ERP
Le nombre de licences voulu
Les droits d’accès
Les modalités de formation
Le type de documentation attendue
Les aspects légaux
34. Conduite du projet
Détailler le déploiement de l’ERP
Installation (récupération données, sauvegarde…)
Modalités de démarrage
Service attendu
Evolution de l’ERP (comment il est mis à jour, degré de paramétrage…).
Le rétroplanning souhaité.
35. Conduite du projet
Implémentation en plusieurs temps
Plusieurs livraisons au sein d’un même lot (développements itératifs)
Par lot : plus précis car mises en production successives
Inconvénients :
Processus à moitié dans le nouveau système, à moitié dans l’ancien.
Nécessite une migration entre les lots
S’en rendre compte au milieu du projet risque d’allonger fortement les temps
d’implémentation et d’engendrer des coûts supplémentaires.