Présentation du projet Compiere implémenté à la Confédération Luxembourgeoise du Commerce ( CLC) en vue de remplacer l'ancien système de gestion basé sur SGBD Access. Compiere permet la gestion des membres, fédérations, contacts facturation, comptabilité, projets, documents.

1. CLC
(Confédération Luxembourgeoise du Commerce)
Projet Compiere
AUDAXIS

2. L’entreprise
• ASBL Luxembourgeoise
• Représente et défend les intérêts économiques, sociaux et
moraux des entreprises membres
– Informe, conseille et représente les chefs d’entreprise.
– Organisation faîtière qui regroupe 53 fédérations professionnelles qui
totalisent 1300 enterprises
– Tient la comptabilité de certaines fédérations + appui administratif
• Secteurs couverts
– commerce (gros et détail)
– transport (de personnes et de marchandises)
– services
• Autofinancée grâce aux cotisations versées par les membres.
• 11 salariés avec très peu de compétences IT

3. Objectifs poursuivis
• Remplacement d’un système basé sur SGBD Access
• Se doter d’un outil de gestion des données sur les
membres, intégrant la facturation et la comptabilité
• Amélioration (centralisation) du système d’information
• Traitement plus professionnel de ses relations externes
• Uniformiser la communication ce qui devrait améliorer
l’image de marque de la clc

4. Contraintes fixées
• Minimum de développements spécifiques
• Évolutions simples, notamment l’évolution dans les
versions
• Permettre maximum de flexibilité et d’adaptation,
notamment à travers des possibilités d’export des
rapports
• Traçabilité des modifications effectuées, afin de pouvoir
récupérer les données en cas d’erreur de manipulation
• Gestion sécurisée des utilisateurs comprenant la gestion
de profils et de droits d’accès

5. La démarche (1)
• Sélection
– La CLC avait un cahier des charges détaillé et un
questionnaire
– Présélection opérée sur base des réponses données
au cahier des charges
– Démonstration aux utilisateurs et Directions de le
CLC
=> sélection du prestataire luxembourgeois Audaxis pour l’intégration de la
solution ERP Compiere.

6. La démarche (2)
• Pilote
– Cela a permit à la CLC de valider:
 que les objectifs poursuivis étaient satisfaits en terme de
fonctionnalités requises.
– Validation du pilote et décision de réalisation du projet
d’implémentation Compiere

7. Version retenue
• Compiere version 2.5.3
• Sur OS Windows 2003
• SGBD oracle
• Modules CRM, Ventes, Achats, Comptabilité
(phase 1)
• Intégration Office et synchronisation avec
Exchange, traitement documentaire et utilisation
des requêtes internes et projet (phase 2)

8. Mode de gestion du
projet
• Ressources internes
– Pas de service informatique
– Une personne mise à disposition du projet (mi-temps)
pendant 6 mois
• Comité de pilotage
– Validation des orientations du projet,
– Responsabilité de l’engagement et du suivi financier,
– Contrôle global de la qualité du projet, validation des résultats,
réception du projet,
– Réalisation des arbitrages nécessaires en cours de projet.

9. Planning
• Fin septembre 2005 : Pilote Compiere
• Octobre-Décembre : Analyse et collecte de données sur
les membres, fédérations…+ Installation
• Février-Mars 2006: Formation, développements
spécifiques
• Mars 2006: Reprise des données (Tiers, adresses,
contact, affiliation aux fédération, codes Naces)
• Avril 2006: Démarrage facturation
• Mai – Juin 2006: Publipostages et Requêtes

10. Fonctions implémentées (1)
• dans la gestion des membres, fédérations et
contacts
– la représentation de la structure de la CLC (affiliation
aux fédérations et aux représentations)
– L’intégration des codes NACE (secteurs d’activités)
– l’édition de listes
– la gestion de groupes d’intérêt
– la gestion du publipostage
– l’intégration de Compiere avec Outlook
– l’édition d’étiquettes personnalisées et non
personnalisées

11. Fonctions implémentées (2)
• dans la gestion de la facturation
– la gestion de la facturation automatique des cotisations
– la facturation des ventes
– l’enregistrement et la comptabilisation des payements
– la possibilité d’éditer des factures en français et en allemand
– l’édition de 3 niveaux de rappel en français et en allemand pour
toutes les factures émises
– la gestion des factures au nom de certaines fédérations
– gestion des facturations fournisseur

12. Fonctions implémentées (3)
• dans la comptabilité
– la comptabilité générale pour la CLC
– la comptabilité générale pour certaines fédérations
– l’intégration d’un plan comptable luxembourgeois

13. Fonctions à implémenter (1)
• dans le suivi de l’activité
– la gestion des temps à travers l’utilisation de requêtes
internes
– gestion de projet

14. Fonctions à implémenter (2)
• Traitement documentaire
– l’incorporation de fichiers (Word, Excel…) directement
dans Compiere
– la possibilité de définition de métadonnées pour les
documents incorporés
– la gestion de version de documents
– la recherche full texte au sein des documents stocké

15. Résultats obtenus
• Avantages : Structurant pour l’entreprise, un
seul point d’entrée des informations tiers
– Abandon du système d’information de la CLC qui est
disparate ce qui rend difficile la maintenue à jour des
informations
• Contraintes : Beaucoup de temps à consacrer
• Évolutions prévues
– Suivi de l’activité
– Publipostages
– Publi Mailing
– Traitement documentaire