Ponencia realizada por Simona Frieiro en los V Encuentros de Centros de Documentación en ARTIUM.

1. La gestión electrónica del fondo institucional
de la Fundación Marcelino Botín: un paso
definitivo para su puesta en valor.
Simone Frieiro
Responsable de Archivo y Documentación
Fundación Marcelino Botín
sfrieiro@fundacionmbotin.org
http://www.fundacionmbotin.org
IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo
ARTIUM. 22 y 23 de octubre de 2008
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2. Gestión documental: de necesidad básica a
herramienta imprescindible
Filosofía de trabajo:
Una gestión documental completa,
moderna, continua y consciente con las
normas y demandas del usuario es la base
para una explotación eficaz del conocimiento
que se produce en el día a día de la entidad.
◦ Es la clave para la mejora de su quehacer diario y
garantía de conservación de su memoria.
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3. Gestión documental: antecedentes
Fondo acumulado desde 1964 +
Aumento de las actividades y de su
complejidad +
Consecuente aumento de la producción
documental +
Recursos aportados para realizar una gestión
electrónica integral +
Apuesta por una filosofía de uso colectivo de
la información.
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4. Gestión documental: condiciones de
implementación
Apoyo institucional.
Conocimiento de la entidad.
Respeto a las formas de actuar tradicionales.
Participación de los gestores en el proceso de
cambio de cultura.
Introducción paulatina de normas de gestión
de documentos en el día a día de los gestores.
Atención al usuario en su interactuación con la
tecnología.
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5. Tendencia de las actividades llevadas a cabo
por la Fundación
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6. Estructura orgánico-funcional
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7. Estado de la cuestión
447 proyectos activos y en vías de activarse.
50 proyectos cerrados (históricos).
Un número indefinido de proyectos
cerrados, anteriores al año 2004, pendientes
de identificar: se estiman en unos 800.
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8. Estado de la cuestión: Programa Cultural
68 exposiciones, talleres y proyectos de
investigación en artes plásticas.
50 conciertos educativos, de jóvenes
intérpretes y proyectos de apoyo a la
creación en el campo de la música.
47 ciclos de conferencias de ciencias sociales
y observatorio de análisis de tendencias.
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9. Estado de la cuestión: Colaboraciones
167 colaboraciones a proyectos de otras
instituciones: gobiernos, ayuntamientos,
centros de investigación y universidades.
30 proyectos de acción social y ayudas a
instituciones benéficas.
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10. Estado de la cuestión: Proyectos de
Gestión Propia
5 proyectos de Desarrollo Rural.
99 proyectos de Transferencia Tecnológica
en el campo de la biomedicina, incluyendo la
gestión de patentes.
120 acuerdos con colegios e instituciones
para participación en el Programa Educación
Responsable.
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11. Estado de la cuestión: Investigación en
Biblioteconomía, Archivística y Documentación
11 proyectos en el campo de las Bibliotecas
y Archivos, entre los que se incluyen la
Ontología del Patrimonio de Cantabria y el
Centro de Documentación Musical, y el más
reciente Libro Blanco de la Fotografía en
Cantabria.
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12. Estado de la cuestión: concesiones de
becas
120 Becas de Artes Plásticas y Comisariado
de Museos.
203 Becas de Música.
63 Becas para estudios de Teología.
248 Becas para estudios de Postgrado.
4456 Becas para estudios universitarios.
49 Becas extraordinarias.
Total (1972-2008): 5139 becas concedidas.
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13. Número de becas concedidas entre 1972 y 2008.
Por modalidad

14. Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:
estudios universitarios vs. otras modalidades
(postgrado, arte, música etc.)
Estudios
Universitarios

15. Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:
Posgrado, Música, Artes Plásticas/Talleres/ Comisariado,
Teología, Extraordinarias

16. ¿Qué papel juega el Archivo de la
Fundación?
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17. De la acumulación a la gestión integral
de los documentos
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18. Características del sistema
•Integración del sistema de archivo al sistema de
gestión corporativo existente.
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19. Características del sistema: decisión por un
sistema de archivo electrónico
Preservación de metadatos.
Creación de documentos (adición de nuevos
metadatos)
Mantenimiento de soportes.
Traslado y adaptación a tecnologías
cambiantes a lo largo del tiempo.
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20. Características del sistema
•Decisión por un sistema de archivo electrónico
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21. Características del sistema
•Convivencia con sistemas de archivo tradicionales
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22. Características del sistema: adecuación a la
normativa vigente
 CIA/ ICA, Consejo Internacional de Archivos; ISAD (G)
Norma Internacional de Descripción Archivística.
 ISO (2001), International Standards Organisation; ISO/TR
15489-2:2001. Information and documentation - Records
management. Part 2: Guidelines.
 ISO (2007), International Standards Organisation;
ISO/PDTS 23081-2:2007. Records management processes -
Metadata for records. Part 2: Conceptual and
implementation issues.
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23. Características del sistema: control de la
producción documental desde el comienzo de su
ciclo vital.
Re n
ce
pc ució
ió
n s trib
Di
Documento
Disposición
en cualquier
soporte
Cu
sto
ó n dia
u c ci
od
Pr
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24. Características del sistema: resumen
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25. Características del sistema: fases.
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26. Consolidación del Módulo de Terceros
¿En qué consiste?
¿Qué papel juega en la gestión de
documentos?
Características y responsabilidades de
mantenimiento.
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27. Módulo de Terceros: estructura
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28. Módulo de Terceros: búsquedas
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29. Diagnóstico y normalización de la
Producción Documental: General
Prioridad al control de los documentos
generados en el día a día.
Análisis de las herramientas informáticas
del sistema de gestión corporativo que
podrían ser utilizadas y perfeccionadas
para la gestión documental.
Definición de las pautas básicas de
producción documental, junto al gestor/
usuario.
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30. Normalización de la Producción
Documental: Descripción
Formularios de descripción de documentos.
Proyecto Exposición Paul Klee
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31. Normalización de la Producción
Documental: Ubicación
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32. Normalización de la Producción
Documental: Ubicación
Proyecto de la Exposición Basquiat y
documentos relacionados.
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33. Normalización de la Producción Documental:
Registro E/S
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34. Normalización de la Producción
Documental: Registro E/S
Solicitud de registro de salida de documentos
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35. Implantación del Sistema Archivístico:
General
Especificaciones de la Norma ISO 15489-
2 Gestión de Documentos de Archivo.
Creación del Departamento de Archivo
en la estructura orgánica.
Definición de procedimientos
(reclamación, recepción, transferencias,
préstamos, registro etc...)
Formación del productor/ gestor/
usuario.
Diseño del Módulo de Archivo.
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36. Implantación del Sistema Archivístico:
Identificación
Utilización del diagnóstico previo sobre la
producción documental.
Estudio de las fuentes.
Fotografía de la evolución orgánico-
funcional.
Identificación del contexto legal,
administrativo y económico.
Boceto de la estructura lógica y
jerárquica.
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37. Implantación del Sistema Archivístico: Clasificación
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38. Implantación del Sistema Archivístico:
Estudio y Valoración de series
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39. Nuevas herramientas de Producción y
Gestión Documental. General
Desarrollo de un nuevo buscador/
gestor de documentos.
Desarrollo de una herramienta de
incorporación automática de correos
electrónicos.
Desarrollo de una herramienta de
normalización de documentos.
.........
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40. Nuevas herramientas de Producción y
Gestión Documental. Buscador/ Gestor
Buscador/ gestor de documentos.
Búsqueda sencilla y avanzada
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41. Nuevas herramientas de Producción y Gestión
Documental. Incorporación de correos-e
Proceso de incorporación de correos
electrónicos entrantes
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42. Nuevas herramientas de Producción y Gestión
Documental. Incorporación de correos-e
Interfaz de envíos de correos electrónicos e
incorporación de correos salientes.
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43. Nuevas herramientas de Producción y Gestión
Documental. Modelaje de documentos
Interfaz de creación
de documentos
normalizados
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44. Contribución de las herramientas de Producción
y Gestión Documental. Partes de Actividad
Registro de actuaciones que no generan
documento físico (llamadas telefónicas,
reuniones, visitas etc.)
Participación del Departamento de
Archivo en la definición de los elementos
funcionales y diseño del formulario de
datos.
Coexistencia con los documentos físicos,
pero no forman parte de la gestión
documental.
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45. Primeros resultados
 Capacitación del sistema informático para automatizar
procesos de gestión de documentos.
 Integración de los productores de documentos (gestores de
proyectos, personal de apoyo y demás miembros de la
Fundación) en estos procesos.
 Creación de un servicio de Registro y Archivo adaptado a las
necesidades de las diferentes unidades y departamentos.
 Mejora y ampliación de la información en otras bases de datos
paralelas: Terceros, Proyectos, Acuerdos y Becas.
 Consolidación de una red de contactos para la difusión e
intercambio de experiencias en el campo de la gestión
documental, utilizando la herramienta de edición de noticias
en la Web: puesta en marcha del Boletín del Archivo de la
Fundación.
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46. Muchas gracias
sfrieiro@fundacionmbotin.org
http://www.fundacionmbotin.org
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