principales documentos de documentacion mercantil

1. I. PRICIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS COMPRAS Y EN LAS VENTAS DE
EXISTENCIAS (MERCADERIA, ENVASES, EMBALAJES Y SUMINISTROS DIVERSOS)
I.1. REQUISICION DE COMPRA: Es el primer documento de uso interno que da inicio al
procedimiento de cualquier compra de mercaderías, envases y embalajes o
suministros diversos, ya sea para su stock o para consumo inmediato. Este
documento se emite en el departamento de almacén cuando la adquisición es para
stock, en base a la necesidad de contar con una existencia permanente dentro de los
mínimos y máximos pre-establecidos en original y una copia siendo su distribución
como sigue:
Original se destina al Dpto. de Compras
1ra copia se queda en el Dpto. de
Almacén
I.2. ORDEN DE COMPRAS: Es el segundo documento de uso interno empleado en el
procedimiento de compra de existencias.
Requisición de compra y su origen en el departamento de compras, en original y dos
copias, cuya distribución como sigue
Original se destina al Dpto. de Ventas del Proveedor
1ra. Copia se destina al Dpto. de Almacén del Comprador
2da. Copia se queda en el Dpto. de Compras del Comprador
I.3 GUIA DE REMISION:
Guía de remisión del remitente
 Es el documento que sustenta el traslado de bienes y debe de ser emitido
antes de efectuarse el traslado, indistintamente que para el mismo se utilice
el transporte privado o publico.
Deben emitirla
 Cuando el traslado se realice bajo la modalidad de transporte privado
 Cuando el traslado de bienes se realice bajo la modalidad de transporte
publico se emitirán dos guías de remisión
 Uno por el remitente.- la guía de remisión del remitente.
 Otra por el transportista.- la guía de remisión del transportista
Caso en que no se requiere emitir guía de remisión
 Cuando la venta se realice dentro de una misma provincia a consumidores
finales y sea concertada por internet, teléfono, telefax u otro medio similar.
En este caso, el comprobante de pago ( Ticket, boleta de venta o factura)
emitido por el vendedor sustentara el traslado de bienes (siempre que dicho
traslado se autorizado en vehículos no motorizados o en vehículos tales

2. como bicimotos, motonetas, motocicletas, triciclos motorizados, cuatrimotos
o similares
NOTA: la guía de remisión no deberá tener borrones ni enmendaduras
I.4 PARTE DE ENTRADA: Tercer documento de uso interno utilizado por el comprador en
toda adquisición de existencias.
Este documento lo emite el Departamento de Almacén del Comprador y lo hace en
base al documento de Guía de Remisión del Vendedor en original y dos copias, el
original lo remite al Departamento de Compras del Comprador, la primera copia se
remite a la sección de Cuentas Corrientes del Departamento de Contabilidad del
Comprador para cargar el Kardex Físico-Valorado y la segunda copia se queda en el
Departamento de Almacén del Comprador y se utiliza para cargar el Kardex Físico
I.5 FACTURA: Es el documento principal que sustenta la legalidad de una operación de
Compra-Venta de bienes muebles y/o servicios, y es emitido por el vendedor.
I.6 KARDEX FISCO: Es el documento de uso interno, diseñado para controlar el
movimiento de unidades físicas de las entradas y las salidas de mercaderías, envases,
embalajes y suministros diversos con el propósito de conocer el saldo de las
mencionadas existencias en cualquier momento.
Toda entrada de existencias de Kardex Físico, debe estar respaldado con el
documento Parte de Entrada preparado por el Departamento de Almacén del
Comprador y a falta del Parte de Entrada, podrá sustentarse el ingreso, con el
documento Guía de Remisión (copia) del vendedor.
El Kardex Físico se lleva en el Departamento de Almacén
I.7 KARDEX FISICO-VALORADO: Es otro documento de uso interno para controlar el
movimiento de las existencias, El diseño y su operatividad es muy similar al Kardex
Fisco con la diferencia que el Kardex Fisico-Valorado, como su nombre claramente lo
expresa, el control de las entradas y de las salidas se lleva simultáneamente en
unidades físicas y en valores.
El Kardex Fisico-Valorado se lleva en el Departamento de Contabilidad, sección
Cuentas Corrientes, con el propósito de determinar el costo de las mercaderías
vendidas, y elñ costo de los embases y embalajes y suministros diversos vendidos y
consumidos.
 Operatividad del Kardex Físico y del Kardex Físico-Valorado
El kardex de existencias, sea físico o físico-valorado se apertura con un cargo
que puede ser por el inventario inicial o por compras
Se carga: Por toda nueva adquisición de existencias y por toda devolución
efectuada por los clientes sobre las ventas
Se abona: Por toda venta y por nuestras devoluciones efectuadas a nuestros
proveedores sobre las compras.
Saldo: El saldo puede ser deudor o cero pero nunca saldo acreedor

3. II PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS OPERACIONESDE CREDITO Y
FINANCIACION
II.1 LETRA DE CAMBIO: Es un documento de crédito mediante el cual una persona natural
o jurídica se compromete a pagar a otra persona natural o jurídica una determinada
suma de dinero, al vencimiento de un plazo conocido anticipadamente.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO
a) Librador o Girador: Es la persona que extiende o emite la letra de cambio, es el
sujeto acreedor
b) Aceptante: Es la persona que debe pagar el importe de la letra; es el sujeto
deudor.
La aceptación debe figurar en la letra en forma transversal y consta de las
siguientes partes
 La palabra “ACEPTADA”
 La fecha de aceptación y
 La firma del aceptante
c) Beneficiario: Es la persona que ha de cobrar el importe de la letra, cuando el
liberador o girador mantiene la letra en cartera hasta su vencimiento, el
Beneficiario viene a ser al mismo tiempo el propio Liberador o Girador.
Cuando el Liberador o Girador negocia la Letra, ya sea enviado a una entidad
financiera para su descuento, o entrega la letra en pago de alguna obligación,
el beneficiario será otra persona diferente al liberador o girador.
II.2 PAGARE: El pagare es un documento de crédito que avala prestamos de dinero en
forma privada mediante el cual una persona llamada “suscriptor” se compromete
bajo su firma, a pagar a otra persona llamado “beneficiario” en el plazo determinado
Personas que intervienen en un pagare
a) Suscriptor: Es la persona natural o jurídica que acepta el documento
b) Beneficiario: Es la persona natural o jurídica, a cuyo favor esta girando el
documento
c) Garante: Es la persona o personas que se comprometen a pagar por el
suscriptor en caso de que este incumpla con el pago de dicha obligación.
III. PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADO EN LAS OPERACIONES BANCARIAS
III.1.CHEQUE: E el documento mediante el cual el titular de una cuenta corriente
(corrientista) ordena al banco que pague a cierta persona (beneficiario) una
determinada suma de dinero con cargo a su cuenta corriente.
Personas que intervienen en la emisión de un cheque
a) Girador: Es la persona natural o jurídica titular de la cuenta corriente contra
la que se gira el cheque

4. b) El banco: Es la institución donde el girador tiene apertura su cuenta corriente
a cuyo cargo se gira el cheque
c) El beneficiario: Es la persona natural o jurídica a cuya orden debe pagarse el
importe del cheque.
Clases de cheques más utilizados
a) Cheques Ordinarios: son cheques que no tienen ninguna característica
especial
b) Cheques Cruzados: son aquellos cheques que llevan impreso o un sello en
sentido vertical con la expresión “NO NEGOCIALE” estos cheques solo
pueden ser cobrados por sus beneficiarios.
c) Cheques Certificados: Son aquellos cheques en los cuales, el banco conra el
que gira, hace constar que el girador tiene fondos suficientes para el pago de
dicho cheque, en este caso el banco carga en la cuenta corriente del girador
el importe del cheque que ha certificado, a fin de reservar la cantidad a para
cuando sea presentado el cheque para su pago .
d) Cheques de gerencia: Son cheques que los bancos expiden contra si mismo
para cumplir una obligación
Endoso del cheque
Es el acto por el cual una persona natural transmite a otra persona natural o
jurídica, el documento mismo y los derechos que sobre el posee.
El acto de endoso consiste en que el beneficiario transferente firma en el
reverso del cheque