34. Notre solution pour la mise en place de la piste d’audit fiable
Directive 2010/2010/45/EU et BOFIP du 18/10/2013
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Rappel : les 3 voies de sécurisation des factures (Directive 2010/45/EU, et BOIs du 18/10/2013) Voie 1 : Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
•Obligatoire depuis le 1er Janvier 2014
•Un document PDF simple, non signé, peut-être recevable dès lors qu’il existe une piste d’audit fiable le concernant. Voie 2 : Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Voie 3 : Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts.
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Synthèse Les entreprises sont dans l’obligation d’avoir une « piste d’audit fiable »
•Pour toutes les factures papier (numérisées ou pas) et électroniques non signées à partir du 1er janvier 2014 (voire même en 2013) La notion de piste d’audit fiable reste floue
•Sa mise en oeuvre est différente selon les entreprises (taille, …)
•Les contrôleurs seront tolérants avec les entreprises qui démarrent la mise en oeuvre en 2014
•Les contrôles en 2015 seront plus exigeants Il est urgent de s’en occuper !
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Exemple de contrôles pouvant être demandés Cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes. Structures des fichiers utilisés et leur mode d'alimentation. Tables de codification des données et paramétrages utilisés. Modalités de stockage et d'archivage des données. Schéma de circulation des informations et les modalités d'échange et de validation des informations avec les tiers. Modalités d'injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s'assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature). Liste des anomalies et les processus de correction des erreurs.
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La solution ITESOFT vis-à-vis des 3 voies
Autres factures électroniques
(non signées)
Papier
•Capture
•Stockage
•Lecture automatique
•Vidéocodage
•Rapprochement
•Imputation et validation
•Gestion des litiges
•Comptabilisation dans l’ERP
Traitements et Contrôles
ALIMENTATION DE LA PISTE D’AUDIT DE LA FACTURE
Factures électroniques signées
EDI
Fiscal
Prestataire EDI
Une grande partie des données nécessaires pour alimenter la piste d’audit fiable sont dans les bases de données de P2P
Les données complémentaires (bon de commande, bon de livraison, …) peuvent facilement être associées à la facture
Vérification de la validité de la signature et du certificat
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