Dokumen tersebut membahas mengenai penulisan perhubungan awam yang meliputi definisi, jenis penulisan seperti siaran berita, laporan, buletin, dan periklanan. Jenis-jenis penulisan tersebut memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi kepada audiens sasaran secara efektif.
2. Newson dan Haynes (2005) mentakrifkan
penulisan perhubungan awam adalah
penyediaan mesej untuk semua medium dengan
tujuan menyampaikan maklumat
Perbezaan setiap penulisan perhubungan awam
bergantung kepada tanggungjawab yang
dibawa oleh setiap pegawai itu sendiri iaitu
sama ada ingin menyampaikan maklumat
mengenai operasi dan polisi organisasi ataupun
untuk menjaga hubungan baik dengan
pelanggan
3. Siaran Berita / Press Release
Menulis laporan / kertas cadangan
Buletin / Surat Berita
Penulisan Berbentuk Promosi
4. Definisi Siaran Berita
- Lattimore (2004): “New release are designed
to create positive perceptions of our
organization or client in the minds of target
publics”. Even the most experience
praticioner, however, cannot foresee all the
potential consequences of any message” (p.
189)
5. Seital (2004) menyatakan bahawa:
“The release as the basic interpretive mechanism
to let people know what an organization is
doing.There is no better, clearer, more
persuasive way to announce news about an
organization, its products and their applications
that by issuing a new release. A news
organization’s official position – for example, in
a court case or in announcing a price or rate
increase” (p. 401-402)
6. Itule et al. (2007), menyatakan bahawa
“News release also called handouts or press
releases. To get their message across, public
relations (PR) practitioners telephone or visit
newspapers and broadcasts outlets to
describe the news or they more commonly e-
mail releases or send then via fax or e-mail”
(p. 281)
7. Siaran berita mempunyai tujuan utama
seperti mempengaruhi pihak media agar
menulis mengenai organisasi mereka,
Setiap hari pegawai perhubungan awam akan
sentiasa menghantar siaran berita kepada
pihak media sama ada melalui e-mel, faks
atau pos dan berharap ia dapat memberi
mereka ruang publisiti dengan menulis berita
mengenai organisasi mereka.
8. Pengamal perhubungan awam mempunyai
tugas seperti seorang wartawan iaitu perlu
bekerja untuk mendapatkan berita yang baik
serta dapat memposisikannya dalam media
dengan tujuan yang dapat menguntungkan
organisasi.
Pemahaman daripada publik sangat penting
mengenai aktiviti organisasi kerana publik
memerlukan informasi kerana ia akan memberi
maklumat dan kepentingan yang berbeza
9. 5W dan 1H
1) WHO / SIAPA
2) WHAT / APA
3) WHEN / BILA
4) WHERE / DI MANA
5) WHY / MENGAPA
6) HOW / BAGAIMANA
10. Laporan / kertas cadangan ialah bentuk
penulisan rasmi yang disediakan oleh
khalayak tertentu terutamanya pihak yang
berkepentingan kepada organisasi seperti
lembaga pengarah, pemegang
saham, pelabur dan pelanggan
11. Laporan mempunyai tujuan yang berbeza
dengan kertas cadangan. Laporan meringkaskan
maklumat tentang sesuatu tajuk.
Kertas cadangan memperincikan perancangan
yang memerlukan kelulusan pihak atasan atau
pihak luar
Contohnya, laporan yang dibuat akan
menjelaskan tentang sesuatu keadaan atau
permasalahan yang sedang dialami oleh
organisasi
12. Setelah laporan ini dibentangkan kepada ahli
lembaga pengarah, maka tindakan susulan pula
akan diambil dengan memajukan kertas
cadangan bagi mengatasi permasalahan
tersebut
Format penulisan laporan dan kertas cadangan
serupa. Penulisan laporan atau kertas cadangan
ialah berdasarkan maklumat yang diperoleh
melalui penyelidikan. Maklumat yang dipilih
ialah maklumat yang berwibawa dan
mempunyai autoriti (bukan ciptaan atau
andaian)
13. 1. Surat
Laporan / kertas cadangan biasanya diiringi
oleh surat. Surat iringan mempunyai beberapa
fungsi kepada kertas cadangan iaitu
Surat iringan diajukan kepada individu atau
pihak yang meneliti atau mempertimbangkan
laporan atau kertas cadangan itu. Surat iringan
menerangkan kandungan laporan dan individu
yang terlibat dalam menyediakan laporan
tersebut
14. Surat iringan ini juga mengandungi
maklumat penting seperti ringkasan hasil
kerja, cadangan atau nama orang yang perlu
dihubung bagi mendapatkan keterangan
lanjut
15. 2) Pengenalan
Bahagian ini disusun sama seperti kandungan
buku. Ia terdiri daripada kulit luar, senarai
kandungan dan gambar rajah serta ilustrasi.
Ia ditulis dengan nombor roman iaitu
i, ii, iii, iv dan seterusnya. Nombor roman
bermula daripada muka surat kedua yang
ditulis dengan nombor ii.
16. 3) Sinopsis
Sinopsis mempunyai peranan yang sangat penting
bagi laporan/kertas cadangan. Ia memberi gambaran
awal tentang kandungan laporan. Dengan itu ia dapat
menjimatkan masa pembacanya. Susunan sinopsis
ialah selepas pengenalan dan sebelum badan
laporan/kertas cadangan. Penulisan harus singkat dan
padat untuk memudahkan pembaca memahami
keseluruhan kandungan laporan berkenaan. Sinopsis
biasanya terdiri daripada satu hingga dua muka surat
yang menerangkan dengan jelas kandungan laporan /
kertas cadangan
17. 4) Badan
i) Pendahuluan
Terdiri daripada latar belakang
projek, masalah, skop kajian, kaedah
penyelidikan dan tatacara menganalisis
maklumat
Ia termasuklah penerangan ringkas tentang
kepentingan kajian,dapatan kajian beserta
cadangan. Bagi kertas cadangan, latar
belakang akan menfokus kepada perkara yang
membawa kepada terhasilnya kertas cadangan
tersebut
18. 2) Badan
Bahagian badan menfokus kepada
objektif, matlamat yang harus dicapai dan
aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan
sekiranya kertas cadangan itu diterima.
Persembahan hasil penyelidikan biasanya
diikuti dengan penerangan mudah bersama
visual yang relevan.Tindakan
susulan, belanjawan dan nama kakitangan
yang terlibat juga akan disertakan
19. iii) Rumusan
Bahagian ini menekankan kertas cadangan
dan memastikan pengukuhan terhadap
penyelidikan berkaitan topik yang sama pada
masa akan datang. Cadangan ini haruslah
dinyatakan secara jelas dan tepat bagi
memberi gambaran yang menyeluruh
tentang laporan atau kertas cadangan
tersebut
20. 5) Rujukan
Sebarang maklumat yang pentng dan tidak
begitu diketahui oleh khalayak perlu dinyatakan
sumber rujukannya secara jelas. Maklumat ini
berfungsi untuk menyokong perbincangan atau
hujah dalam penulisan laporan atau kertas
cadangan. Menyatakan sumber rujukan akan
mengukuhkan kewibawaan sesuatu maklumat.
Rujukan boleh terdiri daripada individu yang
mempunyai autoriti, buku, jurnal dan bahan-
bahan lain yang bertulis
21. 6) Lampiran
Lampiran terdiri daripada maklumat
tambahan yang menyokong hujah atau
perbincangan yang terdapat dalam laporan.
Maklumat biasanya dikemukakan secara
grafik dan visual seperti graf, carta, rajah,
gambar dan sebagainya.
22. Treadwell &Treadwell (2000) penerbitan
buletin atau surat berita mempunyai fungsi
tertentu
Antara fungsinya adalah:
1) Berfungsi sebagai media publisiti/promosi
2) Membolehkan setiap ahli organisasi
berkomunikasi dan berkongsi maklumat dan
pengalaman
3) Menyalurkan maklumat mengenai dasar
dan peraturan organisasi
23. 5) Menyampaikan maklumat kepada sasaran
yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan
6) Sebagai alat atau mekanisme komunikasi
dalaman
7) Memberi maklumat terkini mengenai
organisasi
8) Menyalurkan maklumat mengenai ahli
organisasi yang diberi penghargaan oleh
organisasi
24. 9) Memperlihatkan reputasi pengurusan
organisasi
10) Dianggap sebagai pengganti peranan
memo, surat pekeliling dan papan buletin
atau kenyataan
25. Fokus kepada maklumat terkini dan ia
membekalkan pembaca dengan maklumat
terperinci
Aplikasi pendekatan yang unik
Pengedaran
Perlu berdasarkan pengetahuan dan juga
kemahiran yang tinggi
Penerbitan surat berita perlu berdasarkan
frekuensi yang konsisten
26. Memastikan surat berita mempunyai nombor
siri
Format
- Saiz kertas berukuran 8.5 x 11 inci (saiz A4), 11
x 7 inci (2 x A4)
Perkara yang perlu diberi perhatian semasa
memilih topik untuk surat berita
Penerbitan berdasarkan objektif penerbitan
surat berita
28. Mengenal pasti kepentingan surat berita
kepada khalayak (internal dan external)
Mengenal pasti tema surat berita untuk
setahun penerbitan
Penerbitan surat berita perlu bersesuaian
dengan semua objektif organisasi
Mengenal pasti isi kandungan utama
Mendaftar dan mendapatkan permit nombor
dari KDN
29. Menentukan format
- Maklumat
- Pembujukan – imej, emosi
Pemilihan topografi
- Rupa taip = huruf, angka, tanda baca dan
simbol lain
- Font =Arial,Times News Roman dan lain-lain
lagi
- Ukuran taip saiz fon = 8 – 72 poin
30. Menentukan muka surat
Headlines / tajuk utama
Mengatur bahan / material
1) Kontras = penegasan dalam proses visualisasi
- sumber makna
- reka bentuk = polariti saiz, bentuk, ton, tekstur
dan arah
2)keseimbangan = penyusunan elemen yang
disusun sama pada dalam halaman. Kedudukan
atas dan bawah, kiri dan kanan dsb.
31. 1) Keseimbangan formal
- Keberatan optikal yang sama. Reka bentuk ini
memberi gambaran atau imej yang lebih
konservatif
- Unsur-unsur yang kelihatan sepadan antara
satu bahagian dengan bahagian yang lain
2) Keseimbangan tidak formal
- Peletakan unsur-unsur yang berbeza
ukuran, bentuk, warna dan kegelapan pada
jarak yang tidak sama daripada pusat optikal
32. 3) Perkadaran – hubungan satu unsur dengan
unsur lain atau dengan reka bentuk itu secara
keseluruhannya pada kadar yang
menggambarkan saiz dan kekuatan
4) Ritma – menerusi perulangan yang kemas
bagi sesuatu unsur sama ada garisan, reka
bentuk, ton atau tekstur
5) Keharmonian – ton, bentuk, saiz dan tekstur
33. 6) Pergerakan
- Apabila kita membaca atau melihat sesuatu
halaman, mata kita akan bergerak dari satu
tempat ke satu tempat dari kiri ke kanan, dari
atas ke bawah. Sesuatu reka bentuk baik
mesti mampu mengawal pergerakan mata
supaya bergerak dari satu arah yang penting
untuk menyampaikan maksudnya.
34. 7) Kesatuan
Unsur kesatuan mestilah ada kerana ia
berhubung antara satu sama lain dan
berhubungan dengan keseluruhan reka
bentuk supaya mewujudkan kesan kepautan.
Tanpa kesatuan dan kepautan, buletin tidak
akan dapat memancarkan gambaran
menyeluruh mesej.
35. Menentukan jumlah kolum
Penggunaan ilustrasi – gambar
foto, lukisan, graf, carta dan peta
Penggunaan ruang putih
Menentukan panjang perenggan
Penggunaan bullet bagi penulisan yang
panjang
Penggunaan informasi yang seimbang
5W 1H
36. Memaksimumkan minat pembaca
Pembacaan pruf sekurang-kurangnya oleh
dua orang editor
Menyediakan mock up sebelum dicetak dan
diterbitkan
37. Menyediakan belanjawan dan kos pencetakan
Memastikan bahan untuk penerbitan surat
berita memenuhi kriteria yang telah ditetapkan
Mengurus bahan daripada
penulis, ilustrasi, gambar
Mengurus penerbitan surat berita dengan
syarikat pencetak
Menentukan jumlah edaran
Mengedarkan kepada kakitangan dan pihak luar
38. 1) Periklanan Perhubungan Awam
Iklan-iklan yang ditaja oleh organisasi untuk
memastikan usaha-usaha kepentingan
awamnya diketahui oleh khalayak sasaran
Khalayak periklanan ini terdiri daripada
masyarakat umum dan kumpulan khusus
seperti pemimpin dan ahli kesatuan
sekerja, kerajaan atau agensi kerajaan yang
khusus seperti sukarelawan, pengedar dan
pembekal dan sebagainya
39. Antara matlamat periklanan ini adalah untuk
menyampaikan maklumat secara terus dan
tepat kepada khalayak sasarannya.
Matlamat lain : meningkatkan keterlibatan
organisasi sebagai lebih bertanggungjawab
sosial dan mementingkan kepentingan awam
Mengiklankan program tajaan: pesanan
periklanan seperti ucapan terima kasih kepada
pelanggan yang setia, pengumuman, sumbang
bakti organisasi kepada orang ramai dan
sebagainya
40. 2) Periklanan Korporat
Periklanan institusi
Matlamat umum: meningkatkan keterlibatan
organisasi dan mengharumkan namanya.
Empat matlamat lain
1) Meningkatkan kesedaran mengenai
organisasi dalam kalangan khalayak sasaran
dan orang ramai
2) Mempengaruhi pendapat awam mengenai
isu-isu tertentu
41. 3) Membina tanggapan yang baik dalam
kalangan masyarakat kewangan mengenai
organisasi
4) Memberangsangkan ahli yang sedia ada dan
menarik ahli yang baharu yang berwibawa.
Tujuan lain periklanan ini adalah untuk
melaporkan rekod pencapaian
organisasi, perkembangan
positifnya, kedudukan organisasi dalam
kalangan pesaing dan sebagainya
42. 3) Periklanan Identiti Korporat
Negara dan organisasi lazimnya dikenali
melalui bendera, logo atau simbol yang
menjadi lambang pengenalannya.
Logo atau lambang memainkan peranan
penting dalam memudahkan pengenalan
sesuatu negara dan organisasi
Ia menjadi hak cipta pihak yang menciptanya
dan pihak lain yang cuba menggunakannya
boleh didakwa
43. Organisasi mengubah logo untuk membina
imej baharu yang lebih moden dan dinamis
Usaha ini memerlukan belanja yang besar
Misalnya,Telekom Malaysia Berhad menukar
logo baharu kepadaTMTelekom Malaysia
Berhad bagi mencerminkan imej baharu yang
dibinanya
Dutchbaby kepada Dutchlady menukar nama
dan mencari logo baharu
Ubat gigi Darkie kepada Darlie
44. Fungsi
1) Memaklumkan perubahan nama atau rupa
2) Pemindahan milik
3) Pertukaran personaliti korporat
4) Pengukuhan identiti korporat organisasi
45. Iklan yang khusus untuk mendapatkan ahli
atau pekerja baharu
Akhbar harian seperti bahagian perjawatan
sumber manusia organisasi