Organização e manutenção do arquivo de empresas

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Organização e manutenção do arquivo de empresas

  1. 1. O que é o arquivo?  O Arquivo é um conjunto orgânico de documentos , independentemente da sua data, forma e suporte material , produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva ou por um organismo ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação
  2. 2. TIPOS DE ARQUIVO : • Na frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto. • Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. • Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. • Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo. • Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.
  3. 3. Para que serve o arquivo?  Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;  Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;  Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;  Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;  Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;  Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
  4. 4. Etapas De Arquivos :  Etapas da Organização de Arquivos:  Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;  Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;  Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;  Através do índice criado no Software GED Arquivar na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.
  5. 5.  Utilize somente o lápis para escrever (poderá também utilizar o pc portátil).  Não se apoie, não escreva e não coloque nada sobre os documentos.  Mantenha os documentos (maços, pastas, livros ou documentos simples) na ordem em que lhe foram entregues.  Não retire etiquetas, nem abra itens fechados.  Durante a consulta os documentos devem estar apoiados de forma uniforme na mesa.  Evite manusear em excesso os documento.  Não humedeça os dedos para mudar de página.  Não force a abertura de livros, ou de folhas que se encontrem total ou parcialmente coladas.
  6. 6. Vantagens De Arquivos :  Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;  Automatização e uniformização dos processos de trabalho;  Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;  Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;  Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;  Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);  Ganhos de eficiência administrativa e processual, com consequente redução de custos operacionais;  Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e impressões;  Possibilidade de medir a eficiência dos recursos.
  7. 7. Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo :  Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.  90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.  80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.  50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados.  30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.  O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa.  15% dos documentos manuseados perdem-se.  7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.  Em média cada documento é copiado 9 vezes.
  8. 8. Regras elementares do arquivo informático:  Um arquivo ou ficheiro de computador é um recurso para armazenamento de informação, que está disponível a um programa de computador e é normalmente baseado em algum tipo de armazenamento durável. Um arquivo é durável no sentido que permanece disponível aos programas para utilização após o programa em execução ter sido finalizado. Arquivos de computador podem ser considerados como o equivalente moderno dos documentos em papel que tradicionalmente são armazenados em arquivos de escritórios e bibliotecas, sendo esta a origem do termo.

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