Primeiros anos do Arquivo do Técnico:
memória e gestão da informação
Workshop Arquivos Universitários
4 e 5 de Julho de 20...
Índice
1. Missão
2. Factos e números
3. Serviços
4. A história do Arquivo
5. Acervo documental
6. Os projectos de digitali...
Missão
Preservar a memória colectiva do IST
através da organização, valorização e
divulgação sistemática e integrada do
pa...
Factos e Números
Fundação Maio 2006
Coordenação Ana Silva Rigueiro
Recursos Humanos Técnico Superior de Arquivo 2
Técnico ...
Factos e Números
O Arquivo Depósitos 8
Depósitos estabilizados 3
Espaço de armazenamento com documentação 630 m2
Dimensão ...
Factos e Números
Infraestruturas Área Técnica Espaço de Referência e Informação
Espaço de Leitura
Espaço de Desenvolviment...
Serviços
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Incorpo...
A história do Arquivo:
A Herança
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O Legado
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Acervo Documental:
Arquivos Institucionais
IST-Instituto Superior Técnico (1911 - )
Registos de Inventário 9.050
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Acervo Documental:
Espólios
ABS – Alfredo Bensaude
Registos de Descrição 149
Imagens Tif 3.114 / 0,19 Tb
Metros Lineares 1...
Acervo documental:
Parceiros
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Museu Alfredo Bensaude
Os projectos de digitalização
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Captura de imagem TIFF
• Estudo ...
Sistema de armazenamento
de arquivo digital
• Caraterísticas de disaster recover
• Histórico de acessos, acções, versões
e...
Extensão cultural e educativa
Exposições físicas
A Génese do Técnico - Alfredo Bensaude
Duarte Pacheco - do Técnico ao Ter...
Programa PAEIS
Programa Administração Electrónica e Interoperabilidade Semântica
Objectivo Implementar instrumentos de
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Projecto MAPIST
Modernização Administrativa dos Processos do IST
Objectivo Alinhamento com a missão e a visão
Melhorar o s...
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Modernização Administrativo dos Processos do IST
Instrumentos Diagnóstico sobre os processos, as aplicaçõe...
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Gestão da
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Primeiros anos do Arquivo do Técnico: memória e gestão da informação

  1. 1. Primeiros anos do Arquivo do Técnico: memória e gestão da informação Workshop Arquivos Universitários 4 e 5 de Julho de 2013 UNL/FCSH Ana Silva Rigueiro
  2. 2. Índice 1. Missão 2. Factos e números 3. Serviços 4. A história do Arquivo 5. Acervo documental 6. Os projectos de digitalização 7. Sistema de armazenamento de arquivo digital 8. Extensão Cultural e educativa 9. Programa Administração Electrónica e Interoperabilidade Semântica 10. Modernização Administrativa dos Processos do IST Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  3. 3. Missão Preservar a memória colectiva do IST através da organização, valorização e divulgação sistemática e integrada do património arquivístico da escola, ressalvando o direito dos cidadãos no acesso aos documentos à sua guarda e apoiando tecnicamente a gestão de arquivos das unidades administrativas e de gestão Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  4. 4. Factos e Números Fundação Maio 2006 Coordenação Ana Silva Rigueiro Recursos Humanos Técnico Superior de Arquivo 2 Técnico Superior Extensão Cultural 1 Assistente Técnico BAD 1 Assistente Técnico 3 Técnico Operacional 1 Áreas de Actuação Gestão de Projectos I&D Conservação permanente e aquisição Avaliação Tratamento arquivístico Preservação e conservação Comunicação e difusão Extensão cultural e educativa Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  5. 5. Factos e Números O Arquivo Depósitos 8 Depósitos estabilizados 3 Espaço de armazenamento com documentação 630 m2 Dimensão da documentação instalada 1.950 m.l. Registos de inventário 9.050 Registos da descrição arquivística 22.450 Registos da descrição bibliográfica 240 Registos de diplomas legais 120 Imagens TIFF 326.170 Dimensão da documentação digitalizada 11Tb Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  6. 6. Factos e Números Infraestruturas Área Técnica Espaço de Referência e Informação Espaço de Leitura Espaço de Desenvolvimento Projectos 96 m2 Área de Projectos Espaço de Arquivo Sujo / Limpeza Espaço de Digitalização 51 m2 Área de Depósitos Depósitos Arquivo Intermédio 535 m2 Depósito Arquivo Histórico 95 m2 Financiamento 2013 860.420 € 44% IST 56% Projectos 2012 55.631 € 11% IST 89% Projectos 2011 37.846 € 59% IST 41% Projectos Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  7. 7. Serviços Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Reprodução Transferência de suportes Ingresso Incorporação Referência e leitura Consulta Pesquisas específicas Empréstimo
  8. 8. A história do Arquivo: A Herança Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Em Março de 2006: os espaços, as massas acumuladas, a ausência de instrumentos de gestão documental
  9. 9. A história do Arquivo: O Legado Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Em Março de 2013: os depósitos, o tratamento documental, os instrumentos de gestão documental
  10. 10. Acervo Documental: Arquivos Institucionais IST-Instituto Superior Técnico (1911 - ) Registos de Inventário 9.050 Registos de Descrição 21.830 Imagens TIFF 309.000 / 8,50 Tb Metros Lineares 1.420 IAESTE-International Association for the Exchange of Students for Technical Experience (1948 - ) Registos de inventário 170 Metros Lineares 15 IICL-Instituto Industrial e Comercial de Lisboa (1861 - 1911) Registos de Inventário 120 Registos de Descrição 150 Metros Lineares 20 Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  11. 11. Acervo Documental: Espólios ABS – Alfredo Bensaude Registos de Descrição 149 Imagens Tif 3.114 / 0,19 Tb Metros Lineares 1,01 AAM – Álvaro Augusto Machado DJP - Duarte José Pacheco Registos de Descrição 200 Imagens TIFF 3.492 / 0,15 Tb Metros Lineares 1,46 PCL - Paul Charles Lepierre Registos de Descrição 441 Imagens TIFF 10.569 / 0,24 Tb Metros Lineares 2,12 Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  12. 12. Acervo documental: Parceiros Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Museu Alfredo Bensaude
  13. 13. Os projectos de digitalização Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Captura de imagem TIFF • Estudo de concepção do projecto • Aquisição e recuperação de documentos • Tratamento arquivístico • Organização • Transferência de suporte • Integração no sistema de armazenamento digital • Cotação, acondicionamento instalação em depósito • Comunicação e difusão
  14. 14. Sistema de armazenamento de arquivo digital • Caraterísticas de disaster recover • Histórico de acessos, acções, versões e eliminações • Propriedades de autenticidade, integridade e valor probatório • Aumento anual de 8 TB de espaço de ocupação • Formatos de imagem, vídeo, som, e páginas web com integração de metadados técnicos e descritivos • Acessos e recuperação de conteúdos via intranet e Internet. Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Network-Attached Storage, Arquivo do Técnico
  15. 15. Extensão cultural e educativa Exposições físicas A Génese do Técnico - Alfredo Bensaude Duarte Pacheco - do Técnico ao Terreiro do Paço 100 anos IST - dos Directores aos Presidentes Exposições virtuais Vida e Obra de Alfredo Bensaude (1856-1941) Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  16. 16. Programa PAEIS Programa Administração Electrónica e Interoperabilidade Semântica Objectivo Implementar instrumentos de interoperabilidade nos sistemas de informação Coordenação DGLAB Instrumentos Aplicar o MIP - Metainformação para a Interoperabilidade no sistema de arquivo Elaborar o Plano de Classificação de acordo com a MEF - Macroestrutura Funcional Aplicar o Plano de Classificação, desenvolvido de acordo com a MEF, no sistema de arquivo Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  17. 17. Projecto MAPIST Modernização Administrativa dos Processos do IST Objectivo Alinhamento com a missão e a visão Melhorar o sistema de informação Normalizar e uniformizar o sistema de informação / documentação Automatizar os serviços administrativos Desmaterializar processos e promover integrações aplicacionais Prestar suporte aos procedimentos administrativos Renovar o apoio ao utilizador Aumentar a robustez dos serviços de Tecnologias de Informação Avaliar e monitorizar os serviços de Tecnologias de Informação Implementar uma plataforma integrada de BPM / ECM / RM em ambiente de records continuum Co-financiamento FEDER, QREN/SAMA Coordenação NArQ e DSI Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  18. 18. Projecto MAPIST Modernização Administrativo dos Processos do IST Instrumentos Diagnóstico sobre os processos, as aplicações de suporte e indicadores de desempenho Produção de instrumentos de gestão da informação transversais e de orientação funcional Revisão do manual de procedimentos, alinhado com os processos Reengenharia dos processos, de visão transversal com a participação dos utilizadores chave Plataforma de gestão de processos com MoReq2/2010, integrada com as aplicações existentes (Fénix, GIAF) Interoperabilidade com entidades externas via iAP Autenticação e certificação com cartão de cidadão e European eID Sistema de gestão do desempenho alinhado com os processos e aplicações Balcão único de projectos integrado com a plataforma de gestão de processos Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  19. 19. PAEIS e MAPIST: estado de arte Instrumentos de gestão arquivística: Estudo diagnóstico ao sistema de arquivo Quadro de classificação Portaria e plano de classificação Plano de preservação digital Grupos de trabalho da MEF Plano estratégico do IST Manual de procedimentos do IST Sistema electrónico de gestão de arquivo / Sistema de gestão de arquivo histórico: Bases de dados FileMaker inventário e descrição Modelo de requisitos para SEGA Avaliação de sistema de gestão de arquivo histórico Avaliação de SEGA Infraestruturas de suporte: Aquisição de um servidor de armazenamento de arquivo digital de arquitectura Network Attached Storage (NAS) Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  20. 20. Universo IST: projecto MAPIST Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 10.894 Alunos 948 Docentes e Investigadores 532 Pessoal Não Docente 3.659 Publicações científicas 28 Centros e Institutos 7 Laboratórios Associados 86 Unidades orgânicas de missão e suporte 1,8M € Orçamento global (58% FEDER) ca. 300 Processos de negócio 6 Sistemas de informação
  21. 21. Calendário MAPIST Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Gestão da operação Reengenharia e optimização de processos c/ sistema de gestão do desempenho Implementação solução ECM / BPM Balcão único de suporte a projectos Divulgação do projecto Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun 2013 2014 2015 Desenvolvimento / Aquisição Execução Fecho Jan Fev Mar Abr Mai Jun
  22. 22. Arquitectura MAPIST Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013 Records Management (in-app, in-place) Gestão de processos e documentos Interoperabilidade Gestão do desempenho Balcão único de projetos Gestão de processos e documentos Interoperabilidade Records Management Gestão do desempenho Balcão único de projetos Extensão à arquitetura aplicacional existente com novas funcionalidades e maior integração GIAF Fénix, Aplicações centrais, SIADAP Arquivo digital iAP Cartão do Cidadão, STORK (Outros)
  23. 23. Benefícios MAPIST Eficácia Maior orientação para os resultados Eficiência Redução de esforço e custo dos processos Efectividade Maior alinhamento estratégico da actividade operacional Satisfação Melhoria da qualidade e redução dos tempos de resposta Maior enfoque na relação com o utilizador Sustentabilidade Adequação dos custos de contexto à realidade económica Inovação Desenvolvimento de competências chave convergência entre o negócio e as tecnologias Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  24. 24. Visão Uma entidade de memória colectiva e de gestão da informação ao serviço do Técnico e do País Ana Silva Rigueiro, Núcleo de Arquivo (NArQ) 4 Julho | 2013
  25. 25. Obrigada ! Ana Silva Rigueiro ana.rigueiro@ist.utl.pt http://narq.ist.utl.pt/ https://www.facebook.com/ARQIST

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