Manual power point

M anu al d e M i c r o s o f t P o w e r P o i n t
1

POWERPOINT
Nível Inicial

Manual do Formando

Alexandre Figueiredo - 2004
ampfigueiredo@gmail.com Alexandre Figueiredo 2004

M a n u a l d e M i c r o s o f t P o w e rPoint
2

ampfigueiredo@gmail.com

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1. ÍNDICE

1. ÍNDICE 3

2. APRESENTAÇÕES, POWERPOINT E A IMPORTÂNCIA DOS RECURSOS
MULTIMÉDIA NA DINAMIZAÇÃO DAS APRESENTAÇÕES 5

3. O POWERPOINT… 7

4. ENTRAR NO POWERPOINT: OS PRINCIPAIS MENUS E CAIXAS DE
DIÁLOGO 9
4.1. Menu Ficheiro 9
4.2. Menu Editar 10
4.3. Menu Ver 11
4.4. Menu Inserir 12
4.5. Menu Formatar 14
4.6. Menu Ferramentas 15
4.7. Menu Apresentações 16
4.8. Menu Janela 18
4.9. Menu Ajuda 19

5. BARRAS DE FERRAMENTAS 21
5.1. Barra de Ferramentas Standard 21
5.2. Barra de Ferramentas de Formatação 22
5.3. Barra de Ferramentas de Desenho 23

6. NORMAS PARA A CRIAÇÃO DE UMA APRESENTAÇÃO 29
6.1. Os Objectivos da Apresentação 29
6.2. O Grafismo/Layout e o Fundo dos Diapositivos 30
6.3. A Estrutura da Apresentação e os Primeiros Passos 30
6.4. Inserção de Objectos, Filmes, Botões, Texto, Som, etc. 30
6.5. Definições Finais: Criação de Hiperligações, Inserção e Personalização das Transições, 30
Personalização das Animações, etc.
6.6. Verificações Finais e Testes 31


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5

2. APRESENTAÇÕES, POWERPOINT E
A IMPORTÂNCIA DOS RECURSOS
MULTIMÉDIA NA DINAMIZAÇÃO DAS
APRESENTAÇÕES

O Microsoft PowerPoint consiste numa ferramenta de criação de Apresentações. Estas Apresenta-
ções podem revestir-se de múltiplas e variadas formas e conteúdos, destinando-se a um amplo conjunto de
situações, cujo elemento comum é o da Comunicação.

Com efeito, se o Word tem por finalidade primeira a criação, manipulação e “apresentação”
de texto – enfim, o processamento de texto – se o Access visa a colecção e gestão de uma vasta diver-
sidade de dados sobre qualquer matéria e se o Excel tem por atributo fundamental a realização de cál-
culos de forma automática através de Folha de Cálculo, os objectivos que nortearam a concepção do
PowerPoint enquanto ferramenta de produtividade de Apresentações está directamente relacionada com a
Comunicação/Apresentação de algo.

Como acima foi referenciado, estas apresentações podem configurar um sem número de formas e,
o seu conteúdo poderá versar sobre qualquer assunto comunicável. O PowerPoint, torna-se, deste modo,
um instrumento de inquestionável importância como auxiliar em qualquer comunicação/apresentação, seja
enquanto elemento facilitador da organização da “palestra”, seja como assistente do público no acompanha-
mento da exposição do orador, ou mesmo como “reminder” quando por qualquer motivo a sequência da
apresentação foi quebrada ou o orador foi assaltado por uma temível “branca”.

A apresentação deve ser sempre entendida como um precioso assistente, no qual devem ser des-
tacados apenas os pontos-chaves ou mais importantes de uma comunicação oral e, em caso algum deverá
repetir a informação produzida pelo orador (sendo que a situação inversa é igualmente válida, isto é, nunca
o orador se deve limitar a repetir apenas aquilo que enfatizou na apresentação).

Em suma, as apresentações em suporte digital ou, se preferirmos, construídas a partir do Power-
Point (o produto mais popular e generalizado nesta categoria de software, ainda que existam muitos outros
não tão divulgados), visam essencialmente a substituição e mesmo superação dos “velhinhos” acetatos.

Gozando de maior interactividade, infinitas possibilidades multimédia (sendo possível congregar
em apenas um slide, som, texto, imagem, vídeo, hiperligações, esquemas, etc.), assim como um controlo
mais rigoroso e eficaz das sequências de apresentação, enfatização dos pontos essenciais, gestão da tem-
porização e duração da comunicação e, por último, beneficiando do incomensuravelmente mais atractivo
grafismo que a informática possibilita, o PowerPoint tem vindo a impor-se como obrigatório em qualquer
comunicação, por mais irrelevante que possa parecer, assumindo-se como factor decisivo na maior ou


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menor aceitação e êxito/eficácia de uma Apresentação junto do público, assim também, como factor diferen-
ciador entre um trabalho de qualidade e um trabalho vulgar.

Se a todos os factores atrás referenciados acrescentarmos que no contexto empresarial/profissional
mas, também académico e não só, o tempo, pressão e a necessidade de cada vez mais se estar enqua-
drado em qualquer projecto ainda que não se esteja directamente envolvido no mesmo, são cada vez
maiores, as apresentações ganham indiscutível importância na medida em que se afiguram como resumos/
sumários de projectos, operações, trabalhos de investigação, análises de negócio, análises de resultados
de empresas, do mercado, da concorrência, etc., enfim, são importantes pólos geradores de conhecimentos
ainda que superficiais para todos quantos não directamente envolvidos, mas essenciais no sentido de inte-
grar todos e incutir e cimentar o fundamental espírito de equipa em qualquer organização, envolvendo todos:
os autores e o público.


7

3. O POWERPOINT…

…é a ferramenta de produtividade desenvolvida pela Microsoft no sentido de dar resposta a uma
lacuna existente no mercado de software. Na realidade o PowerPoint terá sido um dos pioneiros no que
à criação de soluções destinadas a Apresentações e Comunicações diz respeito, contabilizando já uma
existência superior a década e meia. E, se no início, o PowerPoint era vendido separadamente tal como os
restantes produtos da família Office, com a redefinição das estratégias de marketing e políticas de produto
implementadas pela Microsoft e a criação de um Pacote que suprisse todas as necessidades em matéria de
ferramentas informáticas de grande consumo, destinadas a pequenos escritórios e utilizadores particulares,
o PowerPoint veio a juntar-se mais tarde ao Word, Excel e Access no Pacote Office, aos quais foram ainda
acrescentados o Photo Editor, o FrontPage, o Outlook, o Publisher, entre múltiplas outras ferramentas já
incluídas nas versões mais recentes.

Partilhando a mesma plataforma e design gráfico com os restantes componentes da família Office,
o PowerPoint comunga ainda das muitas das funcionalidades dos seus irmãos, das quais se destacam o
funcionamento e menus generalistas semelhantes aos restantes e o ambiente (Windows) que todos parti-
lham, factor que em muito contribui para uma maior usabilidade desta ferramenta, que facilita a sua apren-
dizagem e integração no ambiente por parte dos utilizadores menos experimentados, ao qual não poderá
também ser alheio o seu enorme sucesso comercial.


8


9

4. ENTRAR NO POWERPOINT:
OS PRINCIPAIS MENUS E CAIXAS DE
DIÁLOGO

4.1. Menu Ficheiro
Novo – cria uma nova Apresentação em branco.

Abrir – abre uma Apresentação já existente a partir de
uma localização indicada.

Fechar – fecha a Apresentação presente.

Guardar – guarda/grava as alterações na Apresenta-
ção actual.

Guardar Como – guarda/grava a Apresentação actual,
permitindo especificar os atributos da operação.

Guardar Como Página Web – guarda a Apresentação
como se de uma página de Internet se tratasse.

Permissão – permite restringir a cópia, edição e distri-
buição da Apresentação.

Compactar para CD – permite guardar em

CD a Apresentação actual, incluindo eventuais
ficheiros anexos (hiperligações), criando um CD


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autoexecutável.

Pré-visualizar a Página Web – permite pré-visualizar a Apresentação antes mesmo de exportada
para formato de página de Internet.

Configurar a Página – abre uma janela de configuração da página. Nas opções mais comuns,
encontram-se o tamanho da página, a sua orientação (retrato ou paisagem), a definição das margens, entre
outras.

Pré-visualizar – permite pré-visualizar a Apresentação antes da sua impressão ou conclusão, por
exemplo para verificar se tudo está conforme o desejado.

Imprimir – abre a janela de acesso ao Menu de Impressão. A partir desta janela é possível con-
figurar as opções mais comuns de impressão, tais como, definição do tamanho do papel, tipo de papel,
qualidade de impressão, número de cópias, diapositivos ou outros a imprimir, etc..

Enviar para – permite enviar o ficheiro para outros destinatários na Internet através de Correio
Electrónico, ou para outras aplicações da família Office.

Propriedades – abre uma janela onde exibem as principais informações da Apresentação, nome-
adamente, Autor, data da criação, estatísticas diversas, nome, localização, e outras diversas propriedades.

Sair – fecha todas as Apresentações e sai do
Microsoft PowerPoint.

4.2. Menu Editar

Anular – anula a acção anterior.

Repetir – repete a acção anterior.

Cortar – copia um objecto para a Área de Trans-
ferência eliminado o original.

Copiar – copia um objecto para a Área de
Transferência mantendo o original.

Área de Transferência do Office – permite
visualizar e gerir os objectos aí colocados através dos
comandos Cortar/Copiar.

Colar – Cola o objecto seleccionado da Área
de Transferência, ou o último alvo dos comandos Cortar/
Copiar.


11
Colar Especial – o mesmo que o comando anterior. No entanto esta opção permite ao utilizador
definir os atributos e propriedades da acção seleccionada.

Colar como Hiperligação – colar um objecto com propriedades/atributos de hiperligação

Limpar – limpa todos os objectos e/ou elementos seleccionados.

Seleccionar Tudo – selecciona todo o conteúdo do diapositivo.

Duplicar – duplica o objecto ou elemento seleccionado.

Eliminar Diapositivo – elimina o(s) diapositivo(s) seleccionado(s).

Localizar – localiza uma palavra ou expressão definida pelo utilizador na Apresentação

Substituir – substitui uma palavra/expressão ou caractere existente na Apresentação por outro
indicado pelo utilizador.

Ir para Propriedade –

Ligações – permite
visualizar as ligações existentes
na Apresentação.

Objecto/Texto – per-
mite editar os atributos da selec-
ção actual.

4.3. Menu Ver

Normal – exibe a apre-
sentação no modo de Visu-
alização “Normal”, isto é, o
seleccionado por defeito pelo
PowerPoint.

Organização de Dia-
positivos – exibe uma janela
dispondo todos os diapositivos,
a partir da qual é possível esta-
belecer uma nova ordem para
os mesmos.

Apresentação de Dia-


12
positivos – permite visualizar
os diapositivos no mesmo for-
mato em que serão apresen-
tados.

Página de Notas –
exibe uma página a partir
da qual é possível adicionar
notas aos slides, isto é, apre-
senta um modo no qual é
possível visualizar o conte-
údo do slide, assim como
notas e/ou comentários adicio-
nados e complementares ao
mesmo.

Modelos Globais –
possibilita a construção de
uma apresentação recorrendo
a modos pré-definidos.

Cor/Tons de Cinzento – permite definir o modo de visualização/exibição dos slides, podendo
optar-se entre o modo de cores, escala de cinzento e/ou preto puro.

Painel de Tarefas – possibilita a abertura de um menu de auxílio e assistência ao utilizador,
incluindo as opções mais comuns, menu esse sensível ao contexto corrente.

Barras de Ferramentas – permite a activação/desactivação da visualização das diferentes Barras
de Ferramentas existentes no PowerPoint.

Régua – activa/desactiva a visualização da Régua.

Grelhas e Guias – activa/desactiva a visualização de linhas de grelha e de guias que auxiliam na
composição e disposição dos vários objectos na área do diapositivo.

Cabeçalho e Rodapé – activa a visualização do Cabeçalho e Rodapé e permite a sua configuração/
personalização por parte do utilizador.

Zoom – permite o ajuste da ferramenta de zoom.

4.4. Menu Inserir

Novo Diapositivo – insere um novo diapositivo, apresentando as opções de configuração do dia-
positivo.


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Duplicado do Diapositivo – insere
uma cópia do diapositivo seleccionado

Número no Diapositivo – insere
numeração no diapositivo.

Data e Hora – insere a data e
hora no diapositivo através do cabeçalho e
rodapé

Símbolo – insere um símbolo no
diapositivo a partir de uma lista.

Comentário – permite a inclusão
de um ou vários comentários no diapositivo
corrente

Diapositivos a Partir de Ficheiro
– permite a inserção de diapositivos a partir
de outras apresentações.

Diapositivos a Partir de Desta-
ques – permite a inserção de diapositivos a

partir de destaques.

Imagem – permite a inserção de ima-
gens a partir de ficheiros existentes, de scan-
ner ou câmara digital, do clipart do Office (se
instalado), formas automáticas, wordart, ou
organograma.

Diagrama – insere um diagrama a
partir das opções disponíveis.

Caixa de Texto – insere uma caixa
de texto.

Filmes e Sons – insere filmes e/ou
sons a partir de ficheiros externos da apresen-
tação


14

Gráfico – insere um gráfico a
partir do MsGraph.

Tabela – insere uma tabela
de Word.

Objecto – insere um novo
objecto, podendo o mesmo ser esco-
lhido de entre as diversas opções dis-
poníveis para o efeito.

Hiperligação –

insere/permite criar uma hiperligação no item/objecto
seleccionado.

4.5. Menu Formatar

Tipo de Letra – permite definir os atributos
do tipo de letra do texto seleccionado

Marcas e Numeração – adiciona e permite definir os atributos inerentes às marcas e numeração.

Alinhamento – define o esquema de alinhamento do texto seleccionado

Espaçamento Entre Linhas – permite definir e/ou alterar as propriedades do espaçamento interli-
near.


15
M a i ú s c u l a s /
Minúsculas – permite alternar
entre maiúsculas e minúsculas
e definir outros atributos.

Substituir Tipos de
Letra – permite substituir um
tipo de letra em todos os peda-
ços de texto por outro.

Modelo de Apresen-
tação de Diapositivos – per-
mite a escolha e posterior
utilização de modelos de apre-
sentações padrão incluídos no
PowerPoint, ao nível da apre-
sentação gráfica, esquemas de
cores e esquemas de animação.

Esquema de Diapositivos – permite
escolher um entre os vários esquemas de diapo-
sitivos incluídos no programa.

Fundo – possibilita a formatação do
fundo: cores, padrões, imagens, gradientes, etc.

Objecto – permite a definição das pro-
priedades do objecto seleccionado.

4.6. Menu Ferramentas

Ortografia – verifica a ortografia.

Pesquisar – efectua pesquisas diver-
sas.

Dicionário de Sinónimos – apre-
senta sinónimos para uma determinada pala-
vra.

Idioma – permite definir o idioma com
o qual se está a trabalhar.

Área de Trabalho Partilhada – per-


16
mite partilhar a área de trabalho com outros utilizadores.

Comparar e Intercalar Apresentações – possibilita a
intercalação de outros ficheiros na apresentação actual.

C o l a b o r a ç ã o
Online –

Macro – per-
mite criar macros.

S u p l e m e n t o s
– permite adicionar e
remover pacotes suple-
mentares do Power-
Point

Opções de
Correcção Automática
– opção semelhante à
correcção automática do
Word.

Personalizar –
disponibiliza um con-
junto de opções que
permitem ao utilizador
manipular e configurar
de modo personalizado
o Powerpoint.

Opções – abre
uma caixa de diálogo a
partir da qual é possível
definir e alterar as pro-
priedades da Apresen-
tação. (ver figuras desta
página)

4.7. Menu
Apresentações

Ver Apresentação de Diapositivos – possibilita a visua-
lização da Apresentação.


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Configurar Apresen-
tação – apresenta uma janela
a partir da qual é possível con-
figurar as opções mais comuns
de uma Apresentação.

Ensaiar Intervalos –
exibe a apresentação, acom-
panhada de um cronómetro no
sentido de se poder programar
e ensaiar a Apresentação e res-
pectiva duração.

Gravar Narração –
activa um dispositivo a partir do
qual é possível gravar uma nar-
ração directamente para a apre-

sentação (embora num ficheiro externo).

Botões de Acção – permite criar
botões de acção, pré-definidos, ou outros
personalizáveis conforme os objectivos do
utilizador.

Definições de Acções –

Esquemas de Animação – adiciona
um esquema de animação pré-formatado e
instalado por defeito no programa.

Animação Personalizada – permite


18
ao utilizador criar por si a animação,
definindo, efeitos, ordens, etc..

Transição Entre Diaposi-
tivos – permite adicionar efeitos
de transição entre os diapositivos
assim como configurar os interva-
los e o modo de transição.

Ocultar Diapositivos –
oculta o(s) diapositivo(s)
seleccionado(s) na Apresentação.

Apresentações Persona-
lizadas – permite ao utilizador defi-
nir de acordo com os seus critérios
e objectivos a Apresentação e o
seu comportamento.

4.8. Menu Janela

Nova Janela – abre uma
segunda janela para o ficheiro/
apresentação actual.

Dispor Todas – mostra
todas as janelas activas no moni-
tor.

Em Cascata – exibe as
janelas activas no modo cascata
(sobrepondo várias).

Painel Seguinte – caso as
janelas exibidas não caibam no
espaço do monitor o PowerPoint
exibi-las-á num segundo painel.

[Janelas Activas – Apre-
sentações Abertas] – mostra todos
os ficheiros abertos.


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4.9. Menu Ajuda

Ajuda do Microsoft Office Power-
Point – clicando ou premindo a tecla F1, abre
uma janela para procura de Ajuda.

Mostrar Assistente do Office –
activa o Assistente do Office, uma animação
“interactiva” capaz de guiar o utilizador pelas
tarefas em curso, identificando potenciais pro-
blemas e sugerindo soluções.

Microsoft Office Online – consiste
numa hiperligação para o site do Office na
Internet.

Contacte-nos – Consiste numa
hiperligação para contacto do Suporte Téc-
nico.

Verificar Existência de Actualiza-
ções – consiste numa hiperligação que liga
ao site do Office na Internet procurando por
eventuais actualizações para o produto.

Detectar e Reparar – detecta e
Repara eventuais anomalias no funciona-
mento do programa.

Activar o Produto – trata-se de
uma ferramenta/hiperligação para registar e
activar junto da Microsoft o produto, pro-
vando deste modo a aquisição do mesmo.
Trata-se de uma opção anti-pirataria, igual-
mente necessária para disponibilização de
ajuda, suporte e actualizações.


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Opções de Comentários dos Clientes – permite interagir e contactar com a Microsoft no sentido
de em futuras versões do programa o mesmo corresponder às exigências e necessidades do utilizador.

Acerca do Microsoft Office PowerPoint – exibe um conjunto de informações acerca do produto,
versão, data de concepção, registo de usuário, etc..


21

5. BARRAS DE FERRAMENTAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5

5.1. Barra de Ferramentas Standard
1 – Criar Nova Apresentação

2 – Abrir Apresentação Existente

3 – Guardar Apresentação Actual

4 – Configurar Permissões de Acesso

5 – Envio da Apresentação por Correio Electrónico

6 – Imprimir Slide ou Apresentação

7 – Pré-visualizar a Impressão

8 – Verificação e Correcção da Ortografia e Gramática

9 – Ferramenta de Pesquisa

10 – Cortar Selecção

11 – Copiar Selecção

12 – Colar Selecção

13 – Pincel de Formatação

14 – Anular

15 – Repetir


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16 – Inserir Gráfico

17 – Inserir Tabela

18 – Tabelas e Limites da Tabela

19 – Criar/ Inserir/ Formatar Hiperligação

20 – Expandir Tudo

21 – Mostrar Formatação

22 – Mostrar/Ocultar Grelhas

23 – Cores/ Tons de Cinzento

24 – Controlo do Zoom

25 – Ajuda

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8

5.2. Barra de Ferramentas de Formatação

1 – Tipo de Letra

2 – Tamanho do Tipo de Letra

3 – Negrito

4 – Itálico

5 – Sublinhado


23
6 – Sombreado

7 – Alinhado á Esquerda

8 – Alinhamento Centrado

9 – Alinhado á Direita

10 – Inserir Numeração

11 – Inserir Marcas

12 – Aumentar Tamanho do Tipo de Letra

13 – Diminuir Tamanho do Tipo de Letra

14 – Aumentar Avanço do Texto

15 – Diminuir Avanço do Texto

16 – Cor do Tipo de Letra

17 – Estruturar Apresentação

18 – Inserir novo Diapositivo

5.3. Barra de Ferramentas de Desenho


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1 - Sub-Menu Desenhar

Agrupar - agrupa num único objecto todos
os itens seleccionados.

Desagrupar - desagrupa os itens agrupa-
dos de um objecto.

Reagrupar - reagrupa os itens anterior-
mente constituintes de um conjunto agrupado.

Ordem - define a ordem/posição relativa do
objecto/item seleccionado em relação aos restan-
tes.

Grelhas e Guias - permite exibir/esconder
linhas de grelha e guias auxiliares à composição e distribuição
dos objectos pelo espaço do diapositivo. Nota: com a selecção
ajustar objectos à grelha activa, a precisão na localização e
arrastamento dos objectos é menor, pelo que, se aconselha a
desactivação desta opção.

Deslocar - desloca os objectos seleccionados na direc-
ção pretendida. Neste caso, idêntica função poderá ser cum-
prida recorrendo ao rato (clique+arrasto) ou em alternativa com
as setas de cursor, opção bem mais simples e rápida.

Alinhar ou Distribuir - alinha caixas de texto nas opções
disponibilizadas.

Rodar ou Inverter -
permite rodar em várias direc-
ções e com vários ângulos um
objecto seleccionado. Pode
também inverter de modo ver-
tical ou horizontal o objecto
seleccionado.

Redireccionar Cone-
xões -

Editar Pontos - per-
mite editar os pontos de con-
torno do texto em redor do objecto seleccionado.

Definir Pré-definições das Formas Automáticas - aplica as definições/propriedades correntes a
todas as imagens/objectos que sejam inseridos posteriormente, isto é, aplica as definições criadas para o
objecto seleccionado a todos os inseridos a posteriori.


25
2 - Ferramenta de Selecção - é
a partir desta ferramenta identificada como
uma seta que se poderão seleccionar e
manipular todos os objectos presentes no
diapositivo.

3 - Formas Automáticas - exibe e
possibilita a inserção/desenho de um con-
junto bastante alargado de formas pré-defini-
das e instaladas por defeito no PowerPoint.

4 - desenhar linha.

5 - desenhar seta.

6 - desenhar rectângulo e/ou qua-
drado.

7 - desenhar forma oval e/ou circu-
lar.

8 - inserir caixa de texto. É a partir deste item que, no PowerPoint poderá ser adicionado texto ao
diapositivo.

8 - ferramenta de inserção de texto Wordart.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
10 - permite inserir organogramas a partir
de vários modelos pré-definidos.

11 - inserção de objectos do clipart.


26
12 - inserir imagem - permite a inserção de imagem
seguindo idêntico processo em relação ao Menu Inserir Imagem já
anteriormente abordado.

13 - cor do preenchimento - permite a definição da cor do
preenchimento do objecto da selecção. Neste caso, conforme as
imagens anexas será possível definir como preenchimentos cores
sólidas, gradientes, transparências, imagens, padrões, etc..

14 - cor da linha - permite definir a cor da linha, assim
como criar linhas com padrões incluídos por defeito no programa.

15 - cor do tipo de letra - define a cor do tipo
de letra do texto seleccionado. Note-se que, no res-
peitante à definição das cores (padrão ou personali-
zadas), o processo é idêntico em qualquer dos três
casos: preenchimento, linhas, ou texto, conforme se
poderá aferir pelas imagens incluídas.


27
16 - estilo da
linha - permite definir
o estilo da linha entre
várias das opções
disponíveis: simples,
duplo, triplo, linhas de
larguras diferentes no
interior e exterior, etc..

17 - estilo do
tracejado - permite defi-
nir o tipo de tracejado
da linha.

18 - setas -
permite criar setas com
uma

direcção, bi-direccionais, e/ou com vários estilos e aparências nas
extremidades das mesmas.

19 - estilo da sombra - permite definir o estilo e aparência
da sombra do objecto (apenas se activa).

20 - estilo 3D - permite a definição da aparência de tridi-
mensionalidade a conferir ao objecto.

Note-se ainda que, não obstante todos os
Menus e Barras de Ferramentas apresentados neste
manual, o Microsoft PowerPoint conta com muitas
mais. Deve, todavia, ter sempre presente a utili-
dade e interactividade dos Menus Sensíveis ao Con-
texto que poderão ser acedidos permanentemente
através do clique na tecla do lado direito do Rato.
De destacar a utilidade desta funcionalidade de
todos os produtos da família Office, que apresen-


28

tam sempre no Menu acima referido um
conjunto de definições, entre as habitual-
mente mais adequadas ao contexto con-
creto em que o utilizador se encontra,
obviando por isso perdas de tempo na
navegação interna dos Menus e sub-
Menus.

(nesta página exemplo de um
Menu deste tipo, quando seleccionada um
objecto de imagem)


29

6. NORMAS PARA CRIAÇÃO DE UMA
APRESENTAÇÃO

6.1. Os Objectivos da Apresentação

As apresentações poderão ter inúmeras finalidades. Contudo, as mais comuns destinam-se à
comunicação de sumários e destaque dos pontos principais de relatórios diversos. Isto é, perante um estudo
encomendado por uma qualquer empresa a uma agência de consultadoria acerca da optimização da força
de trabalho existente, seria naturalmente produzido um enorme dossier do qual constariam a totalidade das
informações recolhida. Todavia, para apresentação das conclusões e recomendações, seriam apenas des-
tacados os elementos considerados cruciais. Deste modo, a apresentação poderá ser sempre um resumo
de processos e/ou documentos informativos de muito maior dimensão, sendo direccionada para a comuni-
cação dos aspectos mais pertinentes sem a perda de tempo e aborrecimento que implicaria a total comuni-
cação dos elementos recolhidos.

Paralelamente, poderá ser importante apresentar periodicamente em reuniões de departamento
e/ou de direcção relatórios e os principais aspectos da actividade do departamento/empresa num determi-
nado período, tais como evolução de vendas, prestação, evolução do mercado, etc. sendo que é sempre
mais prático e claro para todos quantos escutam o orador a Apresentação esquemática e o recurso a auxi-
liares que possibilitem o seguimento da comunicação por todos.

As apresentação são ainda muito comuns na apresentação e divulgação de empresas, como forma
de publicidade, marketing e/ou relações públicas.

Pretende-se para este exercício criar um CD/disquete de apresentação de uma empresa X.

6.2. O Grafismo/Layout e o Fundo dos Diapositivos

No exemplo que iremos seguir, após a definição dos objectivos que presidiram à criação do trabalho
será necessário criar um grafismo próprio, condizente com a imagem e cores da empresa mas que simulta-
neamente respeite as mais elementares normas estéticas e de legibilidade.

De igual modo deverá ser definido um fundo da apresentação. A presença de um logótipo e dos
contactos da empresa é um quesito obrigatório.


30
6.3. A Estrutura da Apresentação e os Primeiros Passos

Neste passo deverá ser definida a estrutura da Apresentação no que concerne à quantidade de
Diapositivos a colocar, o conteúdo e/ou temática de cada um deles, se existirá ou não desdobramento de
texto acerca de um tópico por um ou vários diapositivos, se se optará pela inclusão de um Menu inicial a
partir do qual se efectuará a navegação pela apresentação, ou se, pelo contrário, se adoptará um esquema
de índice da apresentação, entre outras múltiplas decisões que o autor terá obrigatoriamente que tomar.

6.4. Inserção de Objectos, Filmes, Botões, Texto, Som, etc.

Poder-se-á dizer que é neste ponto que a Apresentação é realmente construída. Com efeito e,
utilizando uma analogia em relação à construção de um edifício, os passos que até agora foram dados
correspondem aos preliminares da edificação da construção: fase de projecto, fase de criação das funda-
ções; fase da construção do esqueleto/pilares e placas da edificação. Com efeito, é agora que a mesma
vai começar a ganhar forma, isto é, poder-se-á afirmar que será neste passo que ocorrerá o levantamento
das paredes, pois é na presente etapa que serão criados e/ou distribuídos pelos diversos diapositivos os
ficheiros e objectos (aqui entendido no seu sentido mais lato), que constituirão o conteúdo da Apresentação.
Objectos, imagens, textos, botões, filmes, ligações a outros ficheiros, etc., deverão ser adicionados neste
passo.

6.5. Definições Finais: Criação de Hiperligações, Inserção e Personaliza-
ção das Transições, Personalização das Animações, etc.

Porém, mesmo com pavimento, paredes, rebocos, etc., um edifício nunca está completo antes que
sejam passadas as cablagens, as tubagens, elevadores, escadarias, e diversos elementos que constituirão
as ligações entre as diversas divisões e pisos da construção. Podemos, seguindo a mesma analogia ante-
riormente utilizada, que esta corresponderá à fase de acabamentos. Criação das hiperligações (internas
e/ou externas), criação e definição dos atributos das transições entre os diapositivos, organização interna e
sequencialização da ordem de visualização dos diversos objectos constantes de cada diapositivo, criação e
personalização de animações, entre outras tarefas constituem a fase final da construção da Apresentação.


31
6.6. Verificações Finais e Testes

E pronto! A nossa apresentação está concluída. É, porém um erro, assumir que nada mais é neces-
sário. Na realidade, o trabalho só está mesmo finalizado após o teste de todas as funcionalidades que cons-
tituem a natureza da Apresentação, nomeadamente, hiperligações, sequências na entrada/revelação de
objectos, intervalos e temporização dos mesmos, animações, transições entre diapositivos, adequação dos
componentes escolhidos para a Apresentação e adequação dos mesmos ao contexto concreto que serviu
de base à concepção da mesma, etc..

Tudo ok? Então, boa sorte!

ATENÇÃO

O presente documento foi elaborado no sentido de servir como Manual
de Apoio às Formações de Microsoft Office PowerPoint - Nível Inicial e é
propriedade de Alexandre Figueiredo.
A sua cópia, uso, reprodução, venda ou distribuição, por quaisquer meios
manuais, automáticos, electrónicos ou digitais são proibidos, salvo com a
expressa autorização do autor.


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