1. Digitale Arbeitswelt
DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 1
BEZAHLTE SONDERBEILAGE
Ausweg aus der Informationsfalle
Datenchaos. Die Digitalisierung hat uns mit Dokumenten überflutet. So vermeiden Sie Stolpersteine im Büro
und lernen, Daten besser zu managen.
N
eue Technologien sind
Fluch und Segen zugleich.
Stapelten sich früher auf
den Schreibtischen Papierausdru-
cke, so haben wir viele dieser Do-
kumente heute mehr oder weniger
geordnet auf unseren PCs und Ser-
vern gespeichert. Durch die elek-
tronische Datenverarbeitung ha-
ben sich Prozesse stark beschleu-
nigt. Dafür gehen – so empfinden
es viele – jetzt auch mehr Informa-
tionen verloren. Diese Informati-
onsfalle lässt sich allerdings ver-
meiden, wenn in den richtigen Be-
reichen die notwendigen Maßnah-
men getroffen werden.
Dropbox und Co.
Mitarbeiter wollen zum Beispiel
Daten schnell mit Kollegen austau-
schen, gemeinsam an Dokumenten
arbeiten, große Bilddateien ver-
schicken oder Gruppentermine
vorab zur Auswahl stellen. Tools
aus dem Internet, die privat zum
Einsatz kommen, finden dabei
häufig „durch die Hintertür“ Ein-
gang in das Unternehmen. Auf den
ersten Blick erscheint das vorteil-
haft: Die IT-Abteilung muss das
Rad nicht neu erfinden, und die
Mitarbeiter beherrschen die Tools
auch ohne Schulung. Externe Ser-
vices sind jedoch mit Vorsicht zu
genießen. Aus Compliance- und
Data-Security-Gründen sollten be-
sonders sensible Daten immer auf
dem unternehmenseigenen Server
und nicht in Clouds von anonymen
Drittanbietern gespeichert werden.
Oft kommen diese beliebten
Dienstprogramme aus den USA,
weshalb sie nur selten mit Richt-
linien von heimischen Unterneh-
men und den nationalen gesetz-
lichen Anforderungen konform
sind. Nicht zuletzt schafft der Ein-
satz von mehreren Anwendungen,
die nicht von der eigenen IT-Abtei-
lung abgesegnet sind, ein verwir-
rendes Netz von zusätzlichen In-
sellösungen. Ganz klar zu bevorzu-
gen sind daher Systeme, die von
den IT-Verantwortlichen im Unter-
nehmen, zusammen mit darauf
spezialisierten Anbietern, einge-
führt werden.
Übersicht bei Dokumenten
„Version finalfinalv2überarbeitet“ –
wer hat nicht schon einmal ein
Dokument mit dieser Bezeichnung
im Postfach gehabt, oder noch
schlimmer – es auf der Suche nach
der tatsächlich finalen Version ent-
deckt? Wenn mehrere Kollegen
virtuell an einem Projekt arbeiten,
Revisionen hin- und herschicken
und Korrekturen vornehmen, ist
der Verlauf der Änderungen kaum
mehr nachvollziehbar. Abhilfe
schafft hier ein zentrales System
zum Verwalten von Inhalten. Mit
einem sogenannten Enterprise
Content Management-System wer-
den alle Versionen eines Doku-
ments so abgelegt, dass der Verlauf
nachvollziehbar und die aktuellste
Version auch wirklich als solche
erkennbar ist. Wird eine ältere Ver-
sion benötigt, so kann auf diese
auch ohne aufwendiges Suchen in-
nerhalb kürzester Zeit zugegriffen
werden.
Wenn Dinge liegen bleiben
Rechnungen irren im Haus herum
und werden von einer Abteilung
zur nächsten geschickt. Irgend-
wann bleibt ein Dokument liegen
oder geht verloren, schließlich ver-
geht eine halbe Ewigkeit, bis die
Rechnung auch wirklich bezahlt
wird. Der Klassiker dabei: Die
Skontofrist wird verpasst. Bei
Unternehmen mit einem großen
Volumen an Eingangsrechnungen
und hohen Rechnungssummen
kann das ein wichtiger Faktor zur
Kostenreduktion sein, der nicht in
Anspruch genommen wird. Noch
ärgerlicher ist es, wenn schon
Mahngebühren anfallen, weil die
Rechnung den Weg nicht mehr zu-
rück in die Buchhaltung gefunden
hat. Teure Fehler wie diese können
mit einer elektronischen Rech-
nungsverwaltung zuverlässig ver-
mieden werden.
Der Kollege hat sich für drei
Wochen in den Urlaub verabschie-
det, in Wochen zwei ruft ein Kun-
de verärgert an, weil er nie eine
Antwort auf eine dringende An-
frage erhalten hat. Üblicherweise
haben Büroarbeiter eine Abwesen-
heitsnotiz im E-Mail-Client akti-
viert und Kollegen über den Urlaub
informiert. Doch Post landet auch
in Papierform auf dem Schreib-
tisch, und immer wieder kommt es
zu Missverständnissen, die einer
raschen Beantwortung der Ein-
gangspost im Weg stehen. Ein digi-
taler Posteingang sorgt dafür, dass
alle Mitarbeiter ein zentrales Sys-
tem verwenden und alle relevan-
ten Informationen in ihrem elek-
tronischen „Postkorb“ abgelegt
werden. Befindet sich ein Mitarbei-
ter auf Urlaub oder im Kranken-
stand, wird automatisch der nächs-
te zuständige Kollege über den
neuen Posteingang informiert. Wer
wofür und wie lange als Vertreter
verantwortlich ist, bleibt dadurch
einfach nachvollziehbar.
Verträge nie mehr verlieren
Es gibt einen Konflikt mit einem
Lieferanten, Klarheit kann nur der
Vertrag schaffen. In einer Mappe
findet sich das Original, doch die
Details zur Vereinbarung wurden
in E-Mails kommuniziert, die nun
nicht mehr auffindbar sind. Wer
auf Nummer sicher gehen will,
steigt auf ein digitales Vertragsma-
nagement um. Es legt für jeden
Vertrag einen eigenen Akt an, in
dem auch alle relevanten Informa-
tionen gespeichert sind. Das hat
den Vorteil, dass Fristen nicht
mehr verpasst werden, die verein-
barten Leistungen rasch nachge-
schlagen werden und Auseinan-
dersetzungen vermieden werden
können.
Ob Post, Rechnungen oder Verträge: Das Bearbeiten von Dokumenten frisst viel Zeit, die produktiver genutzt werden kann. [ iStockphoto ]
Druck- und Datenverwaltung kosten Zeit und Geld
Heimische Unternehmen wollen verstärkt in digitale Lösungen investieren.
Wir verschwenden viel Zeit mit Pa-
pierkram im Büro. Das ist nicht nur
ein subjektiver Eindruck, sondern
wird auch durch Studien bestätigt.
Die gute Nachricht: Unternehmen
zeigen sich immer offener gegen-
über effizienteren Lösungen zur
Verwaltung. Denn neue Tools spa-
ren nicht nur Zeit, sondern auch
Geld.
Kostensenkung
So wollen laut einer Umfrage des
Forschungsinstituts IDC IT-Ent-
scheider mit Managementsyste-
men für Dokumente und Printum-
gebungen Druck- (57 Prozent) und
Betriebskosten (54 Prozent) spa-
ren. Von den befragten deutschen
Unternehmen haben bereits mehr
als ein Drittel ein solches Print-Ma-
nagement-System im Einsatz. Ver-
ständlich, denn das Einsparungs-
potenzial der direkten und indirek-
ten Druckkosten schätzen Exper-
ten auf bis zu 40 Prozent. Das
größte Potenzial liegt dabei in der
Optimierung dokumentenintensi-
ver Prozesse, die automatisiert und
vereinheitlicht werden können.
Ein Drittel der Befragten erwartet
auch, dass neue Enterprise-Lösun-
gen das Drucken über mobile End-
geräte wie Smartphones und Tab-
lets fördern. Als Herausforderung
bei der Einführung digitaler Pro-
zessoptimierungen sehen die be-
fragten Manager die aufwendige
Implementierung (20 Prozent) so-
wie die Integration in bestehende
Systeme (23 Prozent). Aus der Um-
frage geht auch hervor, dass für die
Optimierung der Geschäftsprozes-
se und Digitalisierung der Doku-
mentenverwaltung die IT-Abtei-
lungen mit den verantwortlichen
Geschäftsbereichen noch besser
zusammenarbeiten müssen.
Ein ähnliches Bild zeichnet
sich im Konica Minolta IT Radar
2014 für Österreich ab: Hier sehen
Geschäftsführer der mehr als 900
befragten Unternehmen die IT als
großen Kostenverursacher.
IT als Kostenverursacher
Interessant ist, dass zwei Drittel
der Manager sich bis zu fünf Stun-
den pro Woche um IT-Belange
kümmern, allerdings nur 28 Pro-
zent angeben, dass IT zum Ge-
schäftserfolg beiträgt. Die Befrag-
ten klagen der Umfrage zufolge
häufig über zu schlechte Hardware
oder fehlende Software. Als wichti-
gen Faktor sehen die Geschäftsfüh-
rer auch Druckkosten und erwar-
ten, dass dieser Posten in Zukunft
noch teurer wird. Von neuen IT-
Lösungen erhoffen sich Unterneh-
mer hohe Sicherheit (87% und effi-
ziente Arbeitsabläufe (84 %).

2. Markus
Oman,
CSE OPP
Beratungs-
gruppe
www.opp-beratung.com
Teure Fristen
Verträge verwalten spart Geld.
Verträge sind existenzielle Be-
standteile jedes Geschäfts. Infor-
mationen nicht griffbereit zu ha-
ben kann teuer kommen. So wer-
den manche Verträge automatisch
verlängert, auch wenn sie nicht
mehr gebraucht werden, oder
wichtige Kooperationen laufen
aus, ohne dass es bemerkt wird.
Allzu oft wird mit Kalendererinne-
rungen gearbeitet, um den in
einer Mappe abgelegten Papier-
vertrag rechtzeitig zu überprüfen.
Mit digitalem Vertragsmana-
gement von Konica Minolta kann
dieser Prozess automatisiert wer-
den. Wer einen Vertrag in elek-
tronischer Form zentral ablegt,
wird rechtzeitig über Fristen in-
formiert und kann jederzeit De-
tails auf dem Bildschirm überprü-
fen. Um mehr Transparenz zu
schaffen, können zusätzliche In-
formationen wie E-Mails etc. der
Vertragsakte zugeordnet werden.
Neben den Fristen werden
auch gern die vereinbarten Leis-
tungen übersehen. Viele Services
werden nicht abgerufen, weil
schlicht darauf vergessen wurde.
Für Sicherheit bei der digitalen
Verwaltung von Verträgen sorgt
der kontrollierte Zugriff – nur be-
rechtigte Kollegen können einen
Vertrag freigeben, Klauseln nach-
schlagen oder Änderungen ein-
pflegen.Digitales Vertragsmanagement.
2 DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015
DIGITALE ARBEITSWELT
Abschied von Papierrechnungen
Gewöhnen Sie sich an leere Ablageregale: So hat Konica Minolta die Rechnungsver-
arbeitung im eigenen Unternehmen durch digitale Lösungen optimiert.
B
ei einem Unternehmen in
der Größenordnung von Ko-
nica Minolta mit 370 Mitar-
beitern landen 4500 Eingangsrech-
nungen pro Jahr im Postfach. Als
Dienstleister für Enterprise Con-
tent- und Print-Management-An-
gebote sah es das Unternehmen als
seine Pflicht, auch im eigenen Ge-
schäft geordnete und beschleunig-
te Prozesse durch digitale Verar-
beitung von Rechnungen umzu-
setzen.
Sieben Geschäftsstellen
„Die Ausgangslage war, dass die
Eingangsrechnungen von unseren
Lieferanten physisch an die jewei-
ligen Besteller in den verschiede-
nen Standorten geschickt wur-
den“, erzählt Robert Kaltenberger-
Löffler, Prokurist des international
tätigen Konzerns. Allein in Öster-
reich betreibt Konica Minolta sie-
ben Geschäftsstellen. Nach der in-
haltlichen Prüfung, Kontierung
und Freigabe mittels Unterschrift
oder Paraphe durch den Kosten-
stellenverantwortlichen wurden
die Rechnungen aus den Bundes-
ländern in die Zentrale geschickt.
Am Hauptstandort Wien fanden
noch weitere Prüfläufe statt, bevor
eine Rechnung verbucht wurde.
„Da alle diese Schritte dezentral
gestartet wurden und manuell ab-
gelaufen sind, hatten wir zu dieser
Zeit keinerlei Überblick über die
Anzahl der im Unternehmen zirku-
lierenden Eingangsrechnungen“,
erinnert Kaltenberger-Löffler sich.
Bedingt durch den physischen
Postversand quer durch Österreich
dauerte es zumindest einige Tage,
bis die Rechnungen dann wirklich
in der Buchhaltung eintrafen.
„Ohne Überblick über die Menge
und die Durchlaufzeiten der ein-
zelnen Rechnungen war es nahezu
unmöglich, Skontofristen einzu-
halten. Der absolute Worst Case
war, wenn in der Buchhaltung eine
Mahnung für eine Rechnung vor-
lag, die noch im Umlauf war“, gibt
der Prokurist einen Einblick in den
Arbeitsalltag.
Digital statt Papier
Um das Rechnungssystem zu ver-
einfachen, ließ Kaltenberger-Löff-
ler im ersten Schritt alle Rechnun-
gen in die Wiener Firmenzentrale
schicken. Dort wurden die Papiere
eingescannt und den verantwortli-
chen Bestellern an den weiteren
sechs Standorten zur Kontrolle per
Mail als PDF geschickt. Die Frei-
gabe erhielt die Buchhaltung eben-
falls wieder als Scan. Der elektroni-
sche Weg sparte Konica Minolta
zwar Zeit, war für den Finanzchef
jedoch noch immer nicht zufrie-
denstellend.
„So sind wir zur digitalen
Eingangsrechnungsverarbeitung
gekommen“, führt Kaltenberger-
Löffler weiter aus. Nach der for-
mellen Prüfung einer physischen
Rechnung in der Buchhaltung wird
jetzt der Rechnungsstapel täglich
eingescannt. Auf dem Bildschirm
überprüfen die Mitarbeiter, ob die
Dokumente richtig elektronisch
verarbeitet wurden. „Dann werden
die Rechnungsdaten geprüft. Da-
bei gibt es ab dieser Stelle keinen
Unterschied mehr, ob die Rech-
nung eingescannt wurde oder als
PDF bei uns eingelangt ist“, erklärt
der Prokurist. Das System zeigt
automatisch auf Basis des Kredito-
rennamens und der Adresse die
dazugehörige Kreditorennummer
an. Informationen, die eine Rech-
nung enthalten muss, sind oft an
unterschiedlichen Stellen zu fin-
den. Die Anwendungssoftware
lernt während der Benutzung, um
die Daten im Lauf der Zeit besser
elektronisch zuordnen zu können.
Wurde das Dokument richtig ein-
gelesen, wird es an den zuständi-
gen Bearbeiter zur Kontrolle wei-
tergeleitet.
Bereits in der E-Mail-Benach-
richtigung wird die Rolle des Emp-
fängers bestimmt: sachlicher Prü-
fer, Freigeber oder Subprüfer. Die-
ses System beschleunigt auch den
Prozess bei mehreren Kostenstel-
lenverantwortlichen, die die Rech-
nung bestätigen müssen. „Mit drei
Mausklicks und einem Kurzkom-
mentar ist die Rechnung bearbei-
tet, wird automatisch an die Kredi-
torenbuchhaltung zurückgeschickt
und dem Zahllauf zugeordnet“,
fasst der Finanzmanager das neue
Vorgehen bei der Rechnungsverar-
beitung zusammen. Die Kredito-
renbuchhaltung hat im System
einen Gesamtüberblick über alle in
Umlauf befindlichen Eingangs-
rechnungen.
Einzige manuelle Tätigkeit
Was hat sich dadurch für Konica
Minolta geändert? Seit der Umstel-
lung ist laut Kaltenberger-Löffler
das Scannen der Eingangsrechnun-
gen die einzige manuelle Tätigkeit.
Das bringt dem Unternehmen
mehrere Vorteile: „Wir brauchen
für den gesamten Prüf- und Ge-
nehmigungslauf kein Papier und
keine Ausdrucke mehr. Es kann je-
derzeit der Status einer Einzelrech-
nung oder eine Übersicht über alle
Rechnungen eingesehen werden“,
so der Prokurist weiter.
Nach neun Monaten im Echt-
betrieb nimmt der CFO eine deutli-
che Effizienzsteigerung wahr: „Wir
haben einen schnellen, sauber do-
kumentierten Prozess mit einer lü-
ckenlosen Kette an revisionssiche-
ren und aussagekräftigen Doku-
menten. Der gesamte Ablauf ist
nachvollziehbar geworden. Es gibt
in unserem Fall zwar keine Perso-
naleinsparungen, aber freie Kapa-
zitäten können für andere sinnvol-
lere Arbeiten eingesetzt werden.“
Und noch einen Vorteil hat man
festgestellt: „Der Prüfer muss nicht
mehr im Büro sitzen. Die Freigabe
kann über jedes Notebook erteilt
werden.“ Rechnungsordner, die
früher sieben Jahre im Archiv auf-
gehoben wurden, haben jetzt ein
elektronisches Zuhause. „Gewöh-
nen Sie sich an leere Regale“,
warnt Kaltenberger-Löffler, „Origi-
nalrechnungen können Sie zukünf-
tig mit gutem Gewissen nach der
Erfassung vernichten.“
Elektronische
Rechnung
Was rechtlich
zu beachten ist.
Die eRechnung und die digi-
tale Verarbeitung von Ein-
gangsrechnungen unterlie-
gen wie bei der analogen
Form klaren rechtlichen
Rahmenbedingungen. Bei
der eRechnung müssen die
Echtheit der Herkunft und
die Unversehrtheit ihres In-
halts für mindestens sieben
Jahre gewährleistet sein. Für
gewisse Rechnungsarten gel-
ten auch längere Aufbewah-
rungspflichten, hierzu gibt
die jeweils aktuelle Umsatz-
steuerrichtlinie Auskunft.
Unter einer elektronischen
Rechnung versteht man eine
Rechnung, die in einem elek-
tronischen Format ausge-
stellt und empfangen wird.
Eine in Papier empfangene
und dann eingescannte Pa-
pierrechnung fällt aus Sicht
des Umsatzsteuergesetzes
daher nicht darunter.
Neu ist, dass der Leis-
tungserbringer elektroni-
sche Rechnungen unter ge-
wissen Bedingungen ohne
digitale Signatur ausstellen
darf. Möglich wird dies
durch die Anwendung eines
innerbetrieblichen Steue-
rungsverfahrens (ISV),
durch das ein verlässlicher
Prüfpfad zwischen der Rech-
nung und der in Rechnung
gestellten Leistung geschaf-
fen wird. Zu beachten ist da-
bei, dass jedes Glied dieses
Pfads einen eindeutigen und
nachvollziehbaren Beweis
für jeden sachverständigen
Dritten darstellen muss.
Eine Originalpapierrech-
nung darf vernichtet wer-
den, wenn das vom Original
gescannte Abbild auf einem
nach dem Schreiben nicht
mehr veränderbaren Me-
dium (WORM) unlöschbar
gespeichert wird.
Überfülltes Postfach
Millionen Dokumente in den Griff bekommen.
7,7 Millionen Papierdokumente lie-
gen im Archiv der deutschen Fahr-
lehrerversicherung. Bei 380.000
Verträgen fällt entsprechend viel
Korrespondenz an. Mit einer En-
terpriseContent-Management-Lö-
sung schaffte das Unternehmen
eine neue Struktur für die Verar-
beitung der Dokumente. Im ersten
Schritt wurden alle bestehenden
Daten elektronisch archiviert.
Dann machte sich die Versicherung
mithilfe der Konica Minolta-Grup-
pe daran, auch den Posteingang zu
digitalisieren.
In Testphase überprüft
Eingehende Briefe und Faxdoku-
mente wurden gescannt und zu-
sammen mit E-Mails den entspre-
chenden Akten am Server zugeord-
net. Damit es dabei nicht zu Feh-
lern kam, wurden die Prozesse vor-
ab von den jeweiligen Fachberei-
chen in einer Testphase intensiv
überprüft. Erhält die Fahrlehrer-
versicherung heute neue Post,
wird diese dem zuständigen Sach-
bearbeiter zugeordnet. Befindet
sich dieser im Krankenstand, leitet
das System das digitale Dokument
an seine Vertretung weiter.
Sätze wie: „Ich kann Ihnen
nicht helfen, da mir Ihre Akte nicht
vorliegt“, hören die Kunden der
Versicherung nicht mehr. Die Im-
plementierung der elektronischen
Dokumentenein- und -ausgangs-
verwaltung hat dafür gesorgt, dass
Prozesse effizienter ablaufen.
Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt bei mehreren Standorten für effizientere Abwicklung. [ iStockphoto ]
Daten sicher am Server abzulegen, bewahrt vor dem Papierchaos. [ iStockphoto ]
[ iStockphoto ]

3. Eingangsstempelade
Sieben Gegenstände verschwinden nach
der Digitalisierung vom Arbeitsplatz.
Schlechte Nachrichten für Nos-
talgiker: Einiges an Zubehör, das
über Jahrzehnte in den heimi-
schen Büros einen Stammplatz
hatte, ist bald Vergangenheit.
Denn werden Dokumentenpro-
zesse digitalisiert, werden viele
Gegenstände obsolet. Doch kei-
ne Sorge: Sie gewinnen mehr
Platz auf dem Schreibtisch, den
Sie wiederum anderweitig füllen
können. Und für einige lieb ge-
wonnene Kleinigkeiten könnten
Sie eine neue Verwendung fin-
den. Folgende Utensilien sind
von neuen Technologien im
Büro betroffen:
I Der Eingangsstempel: Das
Stempeln passiert künftig virtu-
ell, sobald eine Rechnung oder
ein anderes Dokument herein-
flattert.
I Die Hauspost: Verabschieden
Sie sich vom Papierstapel, der
von Tisch zu Tisch getragen wird.
Die Post finden Sie künftig quasi
in Echtzeit auf Ihrem Rechner.
I Der Kugelschreiber: Man findet
sowieso nie einen, wenn man ihn
braucht. Handschriftliche Signa-
turen sind Vergangenheit.
I Der Aktenordner: Mit virtuel-
len Ordnern sparen Sie nicht nur
physischen Platz, sondern auch
die Zeit, die Sie früher zum Auf-
räumen brauchten. Und Sie kön-
nen den Ordner nicht im Büro
verlegen.
I Das physische Archiv: Könnte
in einen Freizeitraum umgewan-
delt werden, mit Sofas für ein Ni-
ckerchen.
I Die Klammermaschine: Schluss
mit dem lästigen Klammern –
künftig hält der Server alle wich-
tigen Dokumente zusammen.
I Die Büroklammer: Ebenfalls
eines der Dinge, die nie da waren,
wenn man sie mal brauchte.
Mit der Digitalisierung werden Bürohilfsmittel zur Dekoration. [ iStockphoto ]
DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 3
DIGITALE ARBEITSWELT
Was Büros von
der Produktion
lernen können
Österreichs Produktionsstätten sind
hochmodern, doch die Verwaltung hinkt
oft hinterher.
I
n der Produktion sind Abläufe
automatisiert, Fertigungspro-
zesse optimiert und die Be-
standsaufnahme erfolgt über Ter-
minals. Im Büro hingegen flattern
die Papierzettel herum. Das ist in
den heimischen Unternehmen
noch ein häufiges Bild, „egal, bei
welcher Firmengröße“, berichtet
Aleksandar Nikolic, Sales Specialist
bei Konica Minolta, aus der Praxis.
Zwei Welten prallen aufeinander:
Die industrielle Fertigung liegt bei
der Optimierung von Arbeitspro-
zessen schon weit vor dem Stand
der Verwaltung. Diesen Umstand
führt Nikolic auf mehrere Faktoren
zurück. „In der Produktion wird
der Kostenfaktor eher gesehen, da
massiv eingespart werden kann. In
der Verwaltung hingegen sind sich
Unternehmen des Mehraufwands
oft nicht bewusst, den der unorga-
nisierte Umgang mit Dokumenten
verursacht.“ Zudem sei es auch im-
mer eine Herausforderung, für
neue Strukturen im Büro zu sor-
gen.
Infos automatisch erfasst
Das Umdenken bei den Unterneh-
men ist jedenfalls schon spürbar.
Jeder Betrieb, mit dem der Sales
Specialist spricht, sieht Potenzial
zur Verbesserung. Wo der Schuh
drückt, ist von Unternehmen zu
Unternehmen unterschiedlich.
„Bei dem einen ist es die Bearbei-
tung von Ein- und Ausgangsrech-
nungen. Ein anderer hat keinen
Überblick mehr über seine Verträ-
ge.“ Das führe dazu, dass Mitarbei-
ter in täglichen Gesprächen mit
Kunden oder Lieferanten mit ver-
alteten, falschen oder unzurei-
chenden Informationen arbeiten
müssten.
Was die Verwaltung von der
Industrie lernen kann, ist laut Ni-
kolic die Schaffung von effiziente-
ren Prozessen. Dabei muss zwi-
schen notwendiger und produkti-
ver Arbeit unterschieden werden.
Produktiv ist jene Arbeit, die tat-
sächlich der Funktion eines Ange-
stellten entspricht. Notwendig
sind vor allem administrative Tä-
tigkeiten, und diese können dem
Vertriebsexperten zufolge oftmals
automatisiert werden. Kann eine
Freigabe oder Unterschrift digital
eingeholt werden, so spart sich der
Mitarbeiter Zeit zum Ausdrucken,
Weiterleiten und Zurückholen des
Dokuments. Bei der elektronischen
Rechnungsverwaltung werden
zum Beispiel die wichtigsten Infor-
mationen automatisch erfasst, die
eingegangene Rechnung der richti-
gen Kostenstelle zugeordnet und
der dafür zuständige Kollege infor-
miert.
Bei der elektronischen Con-
tent-Verwaltung für Unternehmen
gehe es allerdings nicht darum,
Personal einzusparen, betont Niko-
lic. „Es geht vielmehr darum, die
Fachkräfte von Tätigkeiten freizu-
schaufeln, die sie von ihren Aufga-
ben und Verantwortungen abhal-
ten.“
Produktive Zeit
Den Erfolg kann der Konica Minol-
ta-Berater auch beziffern: In einem
konkreten Fall konnte die Bearbei-
tungszeit, die ein Mitarbeiter für
eine Rechnung durchschnittlich
benötigte, durch automatisierte
Abläufe von 45 Minuten auf gerade
einmal vier Sekunden verkürzt
werden.
Das Investment in ein Enter-
prise Content Management-System
macht sich in der Regel relativ
schnell bezahlt. Bei der Einführung
eines digitalen Vertragsmanage-
ments können viele Unternehmen
oft schon innerhalb von neun Mo-
naten die Kosten für das neue IT-
Service einsparen. Bei der Digitali-
sierung der Eingangspost, die et-
was komplexer ist, macht sich die
Systemumstellung laut Konica Mi-
nolta in ein bis zwei Jahren be-
zahlt.
„Wird die Administration eines
Betriebes ebenso modern umge-
setzt wie viele Produktionsstätten,
spart man nicht nur Zeit und Geld,
sondern kann auch das Kundenge-
schäft ausweiten“, informiert Soft-
ware-Berater Nikolic. „Wenn ich
eine bessere technische Infrastruk-
tur habe, kann ich meinem Kunden
auch mehr Dienstleistungen anbie-
ten.“
Die Ära eines gänzlich papier-
losen Büros sieht der Sales Special-
ist jedoch noch weit entfernt: „Das
wird in meinem Leben nicht mehr
geschehen.“
Das Ende des Papiertourismus
Neue IT-Systeme bringen Unternehmen Wettbewerbsvorteile.
Sie suchen eine E-Mail-Korrespon-
denz mit einem Kunden aus dem
Jahr 2006. Der Kollege, der für die-
sen Kunden damals verantwortlich
war, hat längst das Unternehmen
verlassen. Keine Chance mehr, die-
se Nachrichten je wiederzufinden?
Solche Situationen sind vermeid-
bar, beruhigt Bernd Goger, Head of
IT-Solutions bei Konica Minolta.
Mit modernen Tools können
E-Mails mittlerweile langfristig ge-
speichert werden – und zwar so,
dass sie auch wieder auffindbar
sind. „Dabei ist natürlich die Si-
cherheit wichtig“, betont Goger.
Individuelle Lösungen
Zu klären ist beim digitalen E-Mail-
Management, bis wann und von
wem auf das Archiv zugegriffen
werden kann. Dafür gebe es recht-
liche Rahmenbedingungen, die mit
den zuständigen IT- und Rechtsab-
teilungen im Unternehmen abzu-
sprechen sind. Grundsätzlich soll-
ten geschäftsrelevante elektroni-
sche Nachrichten, ähnlich wie
Rechnungen, sieben bis zehn Jahre
aufgehoben werden.
Neben der besseren Abwick-
lung von E-Mail-Kommunikation
in Betrieben sieht der IT-Experte
generell einen Trend zum „Ende
des Papiertourismus“. „Wir sparen
uns künftig das Ausdrucken, Un-
terschreiben und wieder Einscan-
nen von Belegen und Dokumen-
ten.“ Bei der starken Nachfrage zu
Enterprise-Content-Management-
Dienstleistungen sieht Goger zwei
Tendenzen. Erstens wollen Kun-
den, zu denen vorwiegend mittel-
ständische Unternehmen zählen,
individuell angepasste Lösungen
für ihre Problemstellungen. Ob-
wohl Konica Minolta eine Palette
an Services anbietet, wird vorerst
meist nur ein einzelner Dienst, wie
zu Beispiel digitales Vertragsmana-
gement, gewählt. In der weiteren
Nutzung werden die IT-Systeme
um zusätzliche Module angerei-
chert. Die erweiterbare, skalierbare
und somit zukunftssichere Struk-
tur der Software-Lösungen ist für
eine Investitionsentscheidung be-
sonders relevant.
Sicheres Archiv
Der zweite Trend, den der Head of
IT-Solutions vor allem am österrei-
chischen Markt wahrnimmt, ist das
Bewusstsein für Sicherheitsfragen.
Das Buzzword „Cloud“ hat für den
Head of IT-Solutions wenig Bedeu-
tung. Die Enterprise Content-Lö-
sungen von Konica Minolta müs-
sen den individuellen Kundenan-
forderungen an Datensicherheit
gerecht werden. „Welche Daten ich
wohin ablege, ist auch eine Kos-
tenfrage. Informationen, die das
Unternehmen nicht verlassen dür-
fen, müssen lokal am Server (On-
Premise) abgespeichert sein. Weni-
ger sensible Daten könnten in einer
privaten Cloud, die in Österreich
liegt, gesichert werden.“ Doku-
mente, bei denen ein Durchsickern
nicht gefährlich wäre, können laut
dem Experten auch in einer Cloud
von amerikanischen Anbietern mit
besonders günstigem Speicher-
platz aufbewahrt werden.
Der IT-Spezialist rechnet au-
ßerdem damit, dass die digitale
Verwaltung im Unternehmen in
den nächsten Jahren Usus sein
wird. „Betriebe sehen mittlerweile,
dass sie einen Wettbewerbsvorteil
haben, wenn ihre Daten besser or-
ganisiert sind.“ Damit Abläufe op-
timiert werden, setzen die Unter-
nehmen auf Konsolidierung statt
auf Insel-Lösungen in der EDV.
Dass das Auffinden einer E-Mail
aus dem Jahr 2006 eventuell Wo-
chen dauert oder gar unmöglich
ist, gehört dann der Vergangenheit
an, resümiert Goger.
B. Goger beobachtet Trends in der
Dokumentenverwaltung. [ Beigestellt ]
Konica Minolta-Sales-Specialist Aleksandar Nikolic sieht Aufholbedarf bei der Verwaltung in Österreich. [ Beigestellt ]

4. Martin
Herdina,
CEO Wikitu-
de, führen-
der Anbieter
für Augmen-
ted Reality.
DieFirmadigitalisieren
Die erstaunlichen Ergebnisse eines
Selbstversuches.
Das papierlose Büro ist wohl
eines der ältesten Schlagwörter
der Digitalisierung. Schon vor
mehr als 20 Jahren prognostizier-
ten Computerhersteller und viele
Berater, dass die Papierberge
schon bald von unseren Schreib-
tischen verschwinden würden.
Sie haben sich geirrt. Und zwar
gründlich. Wir werden immer di-
gitaler und verbrauchen dabei
immer mehr Papier. Ein Parado-
xon. Der Geschäftsalltag zeigt,
dass wir im Büro, trotz aller im
Einsatz stehenden Tablets,
Smartphones und Computer, im-
mer mehr auf Zettel kritzeln,
Handouts verteilen und Projekt-
dokumente ablegen. Und die Me-
dienbrüche werden immer mehr.
Komplexes Vorhaben
„Schluss mit diesem Chaos. Ich
digitalisiere mein Geschäftsle-
ben! Um mein komplexes Vorha-
ben sicher zum gewünschten Er-
folg zu führen, habe ich mich für
eine möglichst frühe Beratung
und Begleitung durch Spezialis-
ten von Konica Minolta entschie-
den. Ich werde in den nächsten
Wochen und Monaten auf
www.digitizer.com detailliert
über diesen Selbstversuch auf
dem Weg in ein papierloses Büro
berichten. Ich bin gespannt, ob
mein Experiment gelingen und
am Ende dieses Versuches ein ef-
fizienteres, günstigeres und kom-
fortableres Arbeiten im Büro ent-
standen sein wird. Mit Mehrwert
für die Mitarbeiter und gesteiger-
tem Gewinn für die Firma.“
Peter Huber bloggt auf
digitizer.com . [ NBD Management GmbH ]
4 DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015
DIGITALE ARBEITSWELT
Gemeinsame
Vision
Innovation
durch
Kooperation.
Wenn ein Start-up mit
einem etablierten Unterneh-
men kooperiert, sollte es um
weit mehr als um Geld ge-
hen. So ist es zumindest bei
der Kooperation von Wikitu-
de und Konica Minolta.
Win-win-Situation
Konica Minolta beschäftigt
sich seit Jahrzehnten mit der
Verarbeitung von Informa-
tion. Augmented Reality bie-
tet Lösungen, wie mit Infor-
mation umgegangen wird –
und zwar auf völlig neue Art
und Weise. Die Zusammen-
arbeit ist also naheliegend
und eine Win-win-Situation.
Stellen Sie sich folgen-
des vor: Sie haben vor, eine
neue Wohnung zu mieten.
Sie stehen vor einer Immobi-
lie, die Ihnen besonders gut
gefällt. Dann betrachten Sie
das Haus einfach durch die
Smartphone-Kamera und
bekommen automatisch zu-
sätzliche Informationen:
Preis pro Quadratmeter, Be-
triebskosten, Parkett- oder
Teppichboden – die Optio-
nen sind unendlich.
Augmented Reality
Und nun stellen Sie sich vor,
sie hätten ähnliche Tools im
Büroalltag. Bei Wikitude
und Konica Minolta sind wir
der Meinung, dass der Ar-
beitsplatz der Zukunft so
aussehen wird. Wir haben
eine gemeinsame Vision –
und Augmented Reality ist
ein Schlüsselfaktor.
„InformationliegtinunsererDNA“
Ob ausgedruckt oder digital – ohne Dokumente geht in Unternehmen gar nichts.
Konica Minolta Chef Johannes Bischof im Interview.
Vor zehn Jahren hätten wir uns
über das Drucken unterhalten,
vielleicht auch über Fotoapparate.
Ihr Unternehmen bietet heute aber
IT-Dienstleistungen an. Woher
kommt dieser Wandel?
Eigentlich liegt hier gar kein Wan-
del vor. Denn im Kern beschäftigen
wir uns schon seit mehr als 140
Jahren mit diesem einen Thema:
der Verarbeitung von Information.
Und ob diese Information nun auf
Papier ausgedruckt oder gespei-
chert, gemailt oder auf andere Art
und Weise verteilt wird, macht für
uns dabei wenig Unterschied.
Denn unser Job ist es, den Unter-
nehmen den Umgang mit Informa-
tionen zu erleichtern. Und dabei
haben wir enorme Erfahrung –
denn die Informationsverarbeitung
liegt sozusagen in der DNA von
Konica Minolta.
Pointiert formuliert: Als Unterneh-
men profitieren Sie von der viel be-
klagten Informationsflut?
In der Tat haben wir Lösungen,
um nicht in der Informationsflut
unterzugehen. Ich würde es den-
noch anders formulieren: Viele
Unternehmen können von unse-
ren Lösungen für die einfache Ver-
waltung von Dokumenten profitie-
ren. Wir wissen zum Beispiel, dass
Wissensarbeiter rund 50 Prozent
ihrer Arbeitszeit mit der Suche
nach Inhalten verbringen. Wenn
aber die Suche nach einem Doku-
ment mehr als 30 Minuten dauert,
hat das den gleichen Effekt, als ob
es verloren wäre. Denn dann über-
steigen die Arbeitskosten, die
während der Suche anfallen, den
durchschnittlichen Wert eines Do-
kuments. Hier besteht also klarer
Handlungsbedarf!
Wir reden viel über Dokumente.
Sollten Unternehmen in Wirklich-
keit aber nicht ein Produkt herstel-
len oder eine Dienstleistung anbie-
ten?
Absolut! Um sich in einem globali-
sierten Markt zu behaupten, müs-
sen die heimischen Unternehmen
im Kerngeschäft exzellent sein.
Niemand kann es sich heutzutage
leisten, Zeit, Energie und letztlich
Geld mit anderen Bereichen zu
verschwenden. Aber die Bedeu-
tung von Dokumenten für ein Un-
ternehmen ist einfach extrem
groß: Denn ein Großteil der Ge-
schäftsprozesse in Unternehmen,
von der Bestellung über die Rech-
nungsverarbeitung bis hin zur Ge-
haltsabrechnung, basiert auf Doku-
menten. Ohne Dokumente gibt es
kein funktionierendes Business.
Unser Credo ist daher: Dokumente
– ganz gleich, ob auf Papier oder in
elektronischer Form – müssen in
Unternehmen immer zum richti-
gen Zeitpunkt, an der richtigen
Stelle und im richtigen Format zur
Verfügung stehen.
Haben die österreichischen Unter-
nehmen schon die Bedeutung von
digitalen Lösungen wie Enterprise
Content Management erkannt?
In Österreich wird tendenziell
noch mehr als in anderen Ländern
gedruckt. In letzter Zeit steigt das
Interesse daran, elektronische Do-
kumentenmanagementsysteme
einzuführen und neue Tools wie
ECM einzusetzen. Das Konica Mi-
nolta IT-Radar zeigt ebenfalls, dass
84 Prozent der heimischen Unter-
nehmen eine effiziente Gestaltung
von Arbeitsabläufen als Herausfor-
derung der Zukunft sehen.
Sie entwickeln nicht nur Ihre eige-
nen Services weiter, sondern un-
terstützen seit Jahren auch
Start-ups. Wie kam es zu dem En-
gagement bei heimischen Grün-
dern?
Die Unterstützung von Start-ups ist
eine weltweite Initiative. In Öster-
reich hat das Projekt durch eine
Partnerschaft mit dem Pioneers-
Festival begonnen. Zusätzlich ha-
ben wir im Herbst einen Zehn-Mil-
lionen-Euro-Fonds für Start-ups in
Europa gestartet. Ganz allgemein
gesprochen ist es unsere Vision, in-
novative Produkte zu entwickeln,
die den Markt revolutionieren. Bei
Konica Minolta haben wir erkannt,
dass wir auch externe Inputs benö-
tigen, um Innovation zu kreieren
und Entrepreneurial Spirit ins Un-
ternehmen zu holen. Deshalb arbei-
ten wir mit Start-ups zusammen.
Wir sehen diese innovativen Koope-
rationen als Zukunftsmodell.
Welche Vorteile haben die
Start-ups von einer Zusammenar-
beit mit Konica Minolta?
Start-ups können enorm von eta-
blierten Unternehmen wie Konica
Minolta profitieren. Wir verfügen
über Ressourcen, Netzwerke und
Management-Know-how. Ein Bei-
spiel dafür: Als Partner von Konica
Minolta können Start-ups mit un-
seren führenden Research&Deve-
lopment-Abteilungen und welt-
weit renommierten Wissenschaft-
lern und Ingenieuren zusammen-
arbeiten. Die Kombination aus glo-
balem Traditionsunternehmen und
unkonventionellem Start-up bietet
enormes Potenzial!
Konica Minolta Geschäftsführer Johannes Bischof: „Unser Job ist es, Unternehmen den Umgang mit Informatio-
nen zu erleichtern.“ [ Konica Minolta ]
Konica-Minolta-Stand auf der CeBIT 2015 in Hannover. [ Konica Minolta ]
CeBIT:Letdocumentsflow
Intelligente Lösungen zum Dokumentenmanagement.
Big Data & Cloud, mobile Lösun-
gen, digitale Transformation und
IT-Security sind die Schlagworte
der CeBIT 2015. Unter dem Motto
„Let documents flow“ präsentiert
Konica Minolta zu diesen Themen
intelligente Lösungen mit dem
Schwerpunkt auf Enterprise Con-
tent Management (ECM).
Unter anderem werden folgen-
de Themen am Stand D36 in der
Halle 3 bei Konica Minolta präsen-
tiert:
Live Modelling
Nutzen Sie die einzigartige Mög-
lichkeit, einen Ihrer Prozesse live
am Messestand modellieren zu las-
sen. Bringen Sie einfach alle rele-
vanten Informationen zu Ihrem
Prozess mit, um diesen gemeinsam
mit den Konica Minolta-Spezialis-
ten weiterzuentwickeln.
bizhub MarketPlace
Mit dem bizhub MarketPlace kön-
nen Sie die Funktionalitäten Ihrer
bizhub-Systeme mit cloudbasier-
ten Services und vielseitigen Apps
enorm erweitern. Profitieren Sie
von höherer Effizienz, beispiels-
weise durch automatische Überset-
zungen oder intelligente Rech-
nungserfassung auf Knopfdruck.
Informationsprozesse
Digitales Vertragsmanagement,
E-Mail-Management, digitale Per-
sonal- und Kundenakten – hier
bleiben keine Wünsche offen. Ob
einzelne Abteilung, spezifischer
Geschäftsprozess oder komplette
Organisation – Experten kombinie-
ren die richtigen Strategien und
Tools für Sie!
AUF NACH HANNOVER
Sie planen eine Reise zur CeBIT nach
Hannover? Hier können Sie eine von
zehn Eintrittskarten in das Messe-
gelände gewinnen.
Senden Sie ein Mail mit Ihren Firmen-
daten, Ihrem Namen und mit dem
Kennwort CeBIT Ticket an
at.cebit@konicaminolta.at,
Einsendeschluss ist der 3. März 2015,
unter allen Einsendern entscheidet
das Los.
Viel Glück!