1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
SISTEMA INTEGRADO DE ACTUACIONES FISCALES
DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO ARAGUA
Integrantes:
Lcdo. Otero Cesar C.I: 7.174.407
Econ. Hidalgo Clorinda C.I: 5.270.612
Econ. Figueroa Carlos C.I: 4.916.568
Lcdo. Santana Elio C.I: 7.202.996
Lcdo. Monsalve Jose Rafael C.I: 1.584.299
Maracay, Agosto 2012
2. INTRODUCCION
El Control Fiscal es el conjunto de actividades realizadas por Instituciones
competentes para lograr, mediante sistemas y procedimientos diversos, la
regularidad y corrección de la administración del Patrimonio público.
Los estudios del Control Fiscal han venido cobrando una gran importancia
simultáneamente con el avance de la administración financiera. Abarca un
campo tan amplio el control de la actividad estatal en general, y en particular
el control fiscal, está presente en el ordenamiento jurídico de los estados.
El Estado Venezolano cuenta con los suficientes instrumentos legales, que le
permiten garantizar el cumplimiento de las normas y la eficiencia de sus
operaciones y son las Unidades de Control de cada organismo las
responsables de verificar que se cumplan los planes al mínimo costo, así
como evaluar el impacto que la gestión gubernamental causa en el colectivo.
En Venezuela el control fiscal, según la constitución “Es un sistema
conformado por un conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos
que, integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República,
interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los
sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos
generales de los distintos entes y organismos del sector público, así como
también al buen funcionamiento de la Administración Pública”.
La aplicación del sistema nacional de control fiscal en Venezuela no sólo
responde a la necesidad de crear un sistema de control fiscal de mayor
proyección estratégica, con ingredientes de tipo económico, sino sobre todo
de renovar el carácter meramente formal del control que se efectuaba en
vigencia de un Estado de Derecho, por un control fiscal que hace énfasis en
3. los resultados de la gestión fiscal, en términos de eficiencia, eficacia e
impacto social dentro de un contexto de Estado Social de Derecho.
La Contraloría del estado Aragua, es parte integrante del sistema nacional de
control fiscal y tiene como objetivo fundamental incrementar los niveles de
excelencia dentro de los nuevos parámetros fijados por este Sistema , a
efectos de fortalecer su carácter técnico para ejecutar eficazmente la función
fiscalizadora, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los
recursos del Estado y establecer la responsabilidad por la comisión de
irregularidades relacionadas con la gestión de las Entidades Públicas
sometidas a su control. Así lo prevé la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
En este sentido, la contraloría Aragüeña en aras de cumplir con el mandato
de la constitución y las leyes que rigen la materia, ha implementado
diferentes mecanismos de control en la ejecución de los diferentes planes y
programas de la administración activa, los cuales requieren constantes
actualizaciones con la finalidad de adecuarlos a las nuevas tecnologías que
coadyuven al logro de los objetivos planteados en su planificación
estratégica.
En consecuencia, el presente estudio tiene como propósito desarrollar un
sistema de seguimiento de las actividades de control efectuadas por las
unidades medulares de la Contraloría del Estado Aragua, el sistema deberá
estar realizado bajo los estándares de Software Libre para permitir su
distribución y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos. Esta
novedosa herramienta permitirá al órgano de control Aragüeño el
cumplimiento de sus metas con mayor eficiencia y eficacia.
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El fin último de las instituciones de control en los Estados democráticos,
imbuidos en la necesidad de reorganizarse, orientando gastos de inversión
hacia el logro de objetivos y metas inéditas o casi inconcebibles en otras
épocas, no es otro que exigir enérgicamente resultados de los actos que
ejecute la administración, dejando atrás el simplista control formal.
Con la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, ha querido el
legislador venezolano concretar una vieja aspiración nacional que data
aproximadamente de los años 70 y 80, en torno a la creación de un sistema
nacional que tenga como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para
ejecutar eficazmente su función de gobierno, lograr la transparencia y la
eficiencia en el manejo de los recursos del sector público y establecer la
responsabilidad por la comisión de irregularidades relacionadas con la
gestión pública.
El Sistema Nacional de Control Fiscal pretende implementar mecanismos de
seguimiento de control a la ejecución de la planificación y a la
presupuestaria, simultáneamente a la actividad del administrador, siguiendo
rutas paralelas que permitan el control y la auditoría de gestión.
El control es una actividad que consiste en comprobar, inspeccionar y vigilar
la administración activa en el manejo de los recursos públicos para
propender el alcance de los fines del Estado. Esta función debe estar en
coherencia con la planificación, su valor dependerá fundamentalmente de
dicha relación. A pesar de ello, no hay seguridad que se desarrollen las
actividades según lo planificado y que, efectivamente se alcanzarán las
metas que buscan los gerentes.
5. Sumado a esto, al evaluar la gestión pública se deben tener en cuenta los
criterios de valor consagrados en la Constitución y las Leyes como lo son la
eficiencia, eficacia y la efectividad.
Los constantes y múltiples cambios tecnológicos han originado que las
organizaciones de control desarrollen nuevos mecanismos que los ayuden a
efectuar procesos más efectivos y expeditos, siempre con miras a que estos
coadyuven al logro de los objetivos institucionales. El control fiscal tiende a
adoptar una estructura que le permita responder a los retos que le impone
las transformaciones del Estado como el uso de modernas tecnologías de
información y comunicación
Las nuevas tecnologías se han convertido en un elemento necesario y, en
ocasiones, diferenciador para conseguir ventajas competitivas, pero la
tecnología per se, no tiene sentido si no está orientada a apoyar
directamente estrategias, objetivos o procesos de la organización. Es por ello
que una solución o desarrollo a la medida tiene mayor efectividad en este
propósito.
En este orden de ideas, la Contraloría del Estado Aragua orientada hacia el
mejoramiento continuo de sus procesos, ha planificado elevar el nivel de
eficacia, eficiencia y productividad de sus procesos de auditoría y potestad
investigativa.
Para ello, después de evaluar los procesos actuales, los cuales son
ejecutados por las Gerencias de Control de Entes Centralizados,
Descentralizados y Determinación de Responsabilidades Administrativas,
siendo que los mismos en la actualidad están sustentados en programas
básicos de Excel, se ha planteado la necesidad de desarrollar un sistema de
seguimiento y control de las actuaciones fiscales y los procedimientos de
6. potestad investigativa apoyado en herramientas tecnológicas modernas que
permitan la toma de decisiones oportunas.
El desarrollo de software incluye desde el análisis integral de los procesos a
mejorar hasta la puesta en marcha de la aplicación.
Para dar solución a la problemática planteada nos proponemos desarrollar
los siguientes objetivos:
Objetivo General
Desarrollar un Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales que permita
el Seguimiento y Control de Auditorías, Potestades Investigativas y
Determinación de Responsabilidades Administrativas.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación de los procesos actuales de Auditorías y
Potestades Investigativas en las Gerencias de Control de Entes
Centralizados, Descentralizados y Determinación de
Responsabilidades Administrativas.
Evaluar las posibilidades técnicas, presupuestarias, financieras y de
recursos humanos necesarios para desarrollar los cambios.
Diseñar un software que permita el seguimiento en tiempo real a las
Auditorías y Potestades Investigativas.
PROPUESTA
Un buen Sistema de Información debe ser capaz de solventar cualquier
problemática planteada en el manejo de datos, éste debe reunir varias
características, debe ser un sistema de manejo sencillo para los usuarios (sin
caer en lo simplista), debe ser concreto en la forma de solicitar determinada
7. data y debe proporcionar la información de la manera más clara posible,
siempre en pro de los objetivos de la organización.
La Contraloría del estado Aragua según su estructura organizativa tiene tres
gerencias medulares: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados,
la Gerencia de Control de la Administración Centralizada y demás Órganos
del Poder Público y la Gerencia de Determinación de Responsabilidades
Administrativas, tal como fue descrito anteriormente, éstas no llevan un
proceso único y sistematizado para observar el desempeño en un momento
determinado de todas la actuaciones, es así como se propone la creación de
un Sistema de Información que involucre data, funcionarios de distintas
gerencias y una red tecnológica que soporte dicho sistema, todos estos
elementos deberán interactuar para lograr los objetivos de la institución,
basados en los principios de la mejora continua.
El software propuesto tendrá por nombre Sistema Integrado de Actuaciones
Fiscales de la Contraloría del estado Aragua (SIAFCEA), el cual estará
orientado a satisfacer las expectativas del control de tiempos, así como
permitir un seguimiento de las Actuaciones Fiscales, Potestades
Investigativas y la Determinación de Responsabilidades administrativas,
desde el momento de su planificación hasta su ejecución o cierre final, como
procesos medulares llevados a cabo en la Contraloría del estado Aragua.
Entre las características técnicas con las que contará el SIAFCEA se
encuentran:
Sistema multiplataforma, podrá correr en cualquier sistema operativo,
privativo o libre, (Windows, Linux o Mac). Esto debido a que dicho software
correrá sobre un Navegador Web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari,
Opera, entre otros).
8. Se podrá ingresar al sistema desde cualquier estación de trabajo, siempre
que esté conectada a la Intranet de la Contraloría del estado Aragua y posea
un Navegador de Internet. No serán necesarios grandes requerimientos de
Hardware.
Poseerá niveles de acceso por usuario, de esta forma un funcionario con
acceso al sistema no podrá editar lo que su superior inmediato evalúe, por
ejemplo. Esto se logrará con la creación de perfiles protegidos con
contraseñas. Cada usuario podrá añadir o eliminar los datos de acuerdo a su
responsabilidad para con el sistema.
Deberá permitir la creación de prórrogas en los lapsos de tiempo en la
ejecución de los procesos (con campos obligatorios del porqué de las
mismas), si así fuese necesario.
El software será desarrollado por programadores del área de informática de
la Gerencia de Organización y Desarrollo, el sistema deberá estar realizado
bajo los estándares de Software Libre para permitir su distribución (de ser
necesaria) y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos.
Posibilidad de impresión de reportes de las actuaciones en cualquiera de sus
estados. Estos reportes podrán ser guardados en las estaciones de trabajo
en formato PDF.
Deberá ser amigable al usuario, correctamente identificadas sus funciones y
recursos. Sin redundancias en la manera de la carga de datos.
Ventajas del Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales de la
Contraloría del estado Aragua
Permitirá conocer, en tiempo real, desde cualquier estación de trabajo, el
estatus de todas las actuaciones fiscales de la Contraloría, sin la
9. dependencia de que algún funcionario deba suministrar la información; de
esta forma podrá evaluarse el rendimiento y la gestión de cada gerencia
medular de la institución. También podrá medirse la disposición y
colaboración con la que los organismos a auditar prestan ante este proceso
enmarcado en la Constitución Nacional y al Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Los estatus de las actuaciones fiscales para los tres procesos (Actuación
Fiscal, Potestad Investigativa y la Determinación de Responsabilidades)
serán:
En preparación
Revisada
Aprobada
En Ejecución
Terminada
Completada (revisión final)
Permitirá controlar las actividades medulares del Órgano Contralor, es decir,
comparar los tiempos teóricos establecidos con los tiempos reales que
requirieron las Actuaciones Fiscales, (siempre que sean factores controlables
internos por la institución), el proceso de Potestad Investigativa y la
Determinación de Responsabilidades (en caso de que las actuaciones
arrojaran que estas dos últimas fuesen necesarias).
Mostrará que etapa o fase del proceso de la Actuación Fiscal es “cuello de
botella”, permitiendo así la toma de decisiones al respecto para mejorar los
10. tiempos tomados en la misma o subdividir las tareas en pro de agilizar la
respuesta en dicho proceso.
Generará la posibilidad de analizar mejor el trabajo realizado por las
comisiones o grupos de funcionarios por Gerencia, su efectividad y
disposición para el mismo. De esta manera podrá evaluarse qué los
auditores cumplen correctamente con los lapsos y procesos encomendados,
además de la relación entre el Jefe de la Comisión asignado y sus auditores.
Daría la posibilidad de alimentar el Plan Operativo Anual de la Contraloría
con datos para su elaboración, a nivel de las actividades de las gerencias
medulares, tal como cálculos de viáticos, gastos en material de trabajo,
transporte de las comisiones, planificación de los grupos de trabajo de
acuerdo a los funcionarios disponibles y a sus períodos vacacionales, entre
otras ventajas.
Mejorará el intercambio de información entre las gerencias involucradas,
tales como: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados, Gerencia
de Control de la Administración Centralizada y demás Órganos del Poder
Público, Despacho del Contralor, Dirección General, Gerencia de
Administración de los Recursos Financieros, Gerencia de Recursos
Humanos y la Gerencia de Organización y Desarrollo (esta última para los
mantenimientos del sistema).
Permitirá registrar todas las observaciones encontradas en el proceso de
auditorías en una determinada institución, positivas y/o negativas.
A continuación se muestra que data deberán proveer las gerencias
involucradas en el SIAFCEA y su interrelación:
11. SIAFCEA
Control de Entes
Centralizados y
Descentralizados
y Gerencia de
Responsabilidades
Administrativas
Diagrama general propuesto para los procesos del SIAFCEA:
Planificación de la Determinación
Planificación de Procedimientos
Inicio del Proceso
Inicio de Proceso Administrativos
de Responsabilidades
Planificación de la Ejecuciónde la Determinación
Ejecución de Procedimientos
Planificación de Actuación Fiscal
Actuación Fiscal
Planificación de la deAdministrativos
Responsabilidades
Actuación Fiscal
Ejecución de la
Ejecución de Actuación Fiscal Reportes / Consultas
Reportes / Consultas
Actuación Fiscal
Planificación de de la
Planificación Potestad
Potestad Investigativa
Investigativa
Ejecución de la
Ejecución de Potestad
Potestad Investigativa
Investigativa
12. CONCLUSION
En conclusión, el SIAFCEA será un mapa de trabajo con una visión macro de
las actividades de la Contraloría, por lo tanto, permitirá clasificar, medir y
evaluar con claridad cómo se estará llevando a cabo el trabajo así como su
mejora continua en pro del mandato del Sistema Nacional de Control Fiscal
de la República Bolivariana de Venezuela y la Constitución Nacional. De
modo que, la Contraloría del Estado Aragua debe garantizar la calidad y
eficiencia en la ejecución de los programas de trabajo, la correcta
observancia de las herramientas legales y la eficiencia en el desempeño de
sus funciones de control y evaluación de la gestión de gobierno. De igual,
cuando algún ciudadano o institución pública solicite información, sobre el
estado de la importante labor que realiza la Contraloría del estado, ésta
podrá informar de manera rápida y oportuna sobre lo solicitado.
13. BIBLIOGRAFÍA Y RECURSOS EN LA WEB
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informacion
http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion
http://sistinformgerencial.blogspot.com/
http://www.slideshare.net/guesta5100c/sistemas-de-informacion-
gerencial-presentation-844329