Presentación de la plataforma de facturación electronica y digitalización certificada Adapting eFactura en Docubarcelona 2008. V Jornadas sobre contenidos y documentos digitales. Autor: Rubén Lafuente, Director de I+D de Adapting.

1. Jornada DOCUBARCELONA 2008
J d 2008:
Contenidos y documentos digitales
Solución modular de facturación
electrónica y digitalización certificada
para Pymes: Adapting eFactura
Rubén Lafuente Jorge
g
Director Técnico/ I+D+i
r.lafuente@adapting.com

2. Indice
1.
1 ¿Quiénes somos?
2. ¿Por qué factura electrónica?
3.
3 Solución tecnológica: Ad ti eFactura
S l ió t ló i Adapting F t
4. Ventajas de la solución
Rubén Lafuente Jorge
Director Técnico/ I+D+i
r.lafuente@adapting.com

4. ¿Quiénes somos?
• Misión:
Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para
la gestión de contenidos en Pymes, desde 1999.
Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.
• Divisiones:
Adapting ONE: consultoría y proyectos a medida
Adapting LAB: “software factory”

5. Plataforma ECM
• ECM = Enterprise • Tipos de contenido:
Content Management ▫ Facturas
▫ Documentos texto
= Gestión de contenidos ▫ Presentaciones
empresariales ▫ Registros certificados
▫ Páginas web
Pá i b
▫ Imágenes,vídeos,multimedia
▫ Catálogos
▫ Bases de datos
▫ Ficheros de programas
▫ Plugins, widgets, etc.

6. Concepto modular
• Módulo base/ Core
• Productos Funciones
• Módulos funcionales
Mód l f i l
Módulos
• Funciones funcionales
Productos/ Suites
Plataforma base (

7. Concepto modular
CAPTURE eFACTURE E-LEARNING E-COMMERCE
MÓDULO COLLABORATION
DOCUMENT WEBMANAGER
MÓDULO WORKFLOW
CORE PLATAFORMA
Esquema montaje de productos

8. Productos (suites) de la plataforma
•F t
Facturación electrónica
ió l t ó i
• Gestor documental
• Gestor de contenidos web
• Gestor redes sociales
• Catálogos y e-commerce
• Generador e learning
e-learning

10. ¿Por qué factura electrónica?
1. Bases legales
2.
2 Motivos organizativos/ económicos
3. Razones medioambientales

11. Impulso legal
• Aceptación p la Agencia Tributaria
p por g
▫ Firma electrónica reconocida
▫ Seguridad legal
• Ley de la Administración Electrónica (Ley 11/2007 de 30/10)
▫ Obli al uso de la f t
Obliga l d l factura electrónica
l t ó i
▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae.es’)
▫ De obligado cumplimiento para licitaciones:
30/01/2009 grandes empresas
01/01/2010 resto de empresas

12. 3 tipos de ordenamiento
• Firma electrónica (desde 1999)
• Facturación electrónica (desde 2003)
▫ Emitida a clientes
▫ Recibida de proveedores (en digital)
• Digitalización certificada (O d EHA/962/2007)
(Orden
▫ Recibida de proveedores (en papel)
▫IImpresión de f t
ió d factura electrónica
l t ó i

13. Formatos aceptados
• FORMATO FICHERO:
▫ No hay formato único de factura electrónica: XML, PDF, HTML,
DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc. son válidos.
▫ La AEAT usa XML con una estructura conocida como "Facturae"
Facturae
(anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
• FORMATO FIRMAFIRMA:
▫ No existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...
▫ La AEAT usa firma co formato XML dado po está da XadES.
a a con o ato por estándar ad S.
▫ Es aconsejable la utilización de estándares.

14. ¿Formato AEAT obligatorio?
• No, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir
, p q ,p
imagen legible de la factura JUNTO con firma
electrónica reconocida.
• Pero, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras
AAPP, deberán
AAPP d b á expedir sus f t
di facturas en f
formato
t
‘Facturae’ (AEAT-CCI).

15. Formas de envío
• No existe un modo único. Se puede enviar por:
▫ Correo electrónico
▫ FTP
▫ Página Web protegida con descarga.
▫ Servicio Web de obtención integración etc
obtención, integración, etc.
• El cliente debe aceptar ANTES la factura
electrónica

16. Motivos organizativos/económicos
• Ahorro de costes
• Integración con la aplicaciones de gestión internas
• Obtención de información en tiempo real
• Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones
• Administración y contabilidad automatizadas
• Ahorro de papel
• Control de acciones erróneas
• Será obligatorio para facturar
a las AAPP.

17. Ahorro por e-factura
e factura
• Gartner Group:
p
▫ Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un
48% (receptor)
• PriceWaterHouseCoopers:
i C
▫ Entre un 60 y un 80%
•A
Asoc. Nacional d E
N i l de Empresas d I t
de Internet (ANEI)
t (ANEI):
▫ Hasta un 40% de ahorro
• Informe 2007 de Asociación Española de
Codificación Comercial (AECOC):
▫ Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
▫ Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,

18. En trámite de homologación por AEAT

19. Plataforma tecnológica
1.
1 Digitalización certificada (orden EHA/962/2007)
2. Emisión/ recepción (requisitos “www.facturae.es “)
3.
3 Portal de facturas
4. Flujos de trabajo
5. Módulos di i
Mód l adicionales (l (opcionales)
i l )

20. Digitalización certificada
• Requisitos homologación (EHA/962/2007):
▫ Escáner: formato imagen sin pérdida / >200 ppp
▫ Firma electrónica reconocida
▫ Metadatos incrustados en imagen
▫ No intervención humana (automatización)
▫ Consulta inmediata de facturas
▫ Cierre fiscal del ejercicio (base de datos segura)
▫ Proceso auditable e inspeccionable.

21. Facturación electrónica
• Requisitos “facturae es” de la AEAT:
facturae.es
▫ Campos obligatorios de todas las facturas
electrónicas
▫ Firma electrónica avanzada y reconocida
▫ Consentimiento de ambas partes
▫ Accesibilidad completa e inmediata
▫ Conservación de base de datos matriz (emisor)
▫ Verificación de campos y de firma digital
(receptor)

22. Proceso digitalización certificada (i)
1. Factura escaneada (formato sin p
( pérdida/ 1 fichero p factura/
/ por /
resol. mín. 200 ppp)
2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado
3.
3 Conservación de repositorio documental seguro
4. Clasificación e indexación de metadatos
5. La facturas pueden destruirse

23. Proceso digitalización certificada (ii)
Cumplimiento de requisitos:
• Formato de fichero y firma digital (PDF/A)
• No manipulación de datos entre escáner y base de
p
datos.
• Cierre fiscal mediante firma de una copia de
base de datos.
• Posibilidad de auditoría e inspección.

24. Esquema de emisión/recepción
Módulos Generación
Módulos Generación
Firma Electrónica
Firma Electrónica Receptor
R t
Factura
Electrónica
Factura
+
Electrónica Firma
Factura + Electrónica
Electrónica Firma • Correo electrónico
Electrónica • FTP Módulos Verificación
• HTTPS Firma Electrónica
Autoridades
de Certificación
Emisor Almacenamiento
Listas de
Certificados
C ifi d
Revocados
Factura Factura
Electrónica Electrónica
+ +
Firma Firma
Electrónica Electrónica

25. Proceso de emisión de facturas
1. Se deposita fichero TXT/ XML en carpeta activa
p / p
2. La aplicación crea un documento con firma electrónica
3. Almacenamiento en repositorio documental en varios formatos
4. Envío l li t de
E í al cliente d email con f t
il factura adjunta o enlace al portal
dj t l l t l
5. La aplicación permite combinar factura electrónica y digitalizada

26. Proceso de recepción de facturas
1.
1 Webservice de recepción (opcional)
2. Comprobación de firma digital válida
3.
3 Almacenamiento en portal de facturas
4. Inicio del flujo de trabajo (opcional)

27. Requisitos de emisión/ recepción
• Integración con programa de contabilidad / ERP
• ERP controla usuarios que no quieren e-factura
• Envío por email con adjunto o enlace a p
p j portal
• Almacenamiento en portal de facturas
• Comprobación validez firma digital
• Formatos legibles (PDF/A) y
tratables electrónicamente (XML)

28. Portal de facturas
• Gestor documental básico (incl. otros documentos)
• Control de acceso y distribución
• Proceso de aprobación de facturas recibidas
p
• Consulta de facturas por clientes (Extranet)
• Descarga de facturas e integración de sistemas
Esquema “formato Facturae 3.1” (opcional)

29. Portal de facturas
El P t l de Facturas
Portal d F t
es la aplicación Web
que se encargará de
dar acceso ordenado
a las facturas y
documentos anexos.

30. Portal de facturas

31. Portal de facturas
Factura digitalizada y
firmada en PDF/A Ficha de metadatos
(registro IVA)

32. Portal de facturas
Ejemplo Extranet
Ej l E t t
para clientes

33. Workflow aprobación de facturas
Visualización
n
Modificación

34. Roles de usuario
• Administración
• Técnico
• Controller/ Director financiero/ Gerente
• Supervisor
Contabilizado
Aprobado
• Administración (validado) • Depto. Técnico • Supervisor
• Administración • Director
Cerrado
Pendiente Verificado
fiscalmente

35. Módulos adicionales
1.
1 Módulo de gestión documental avanzada
2. Módulo OCR/ICR
3.
3 Módulo registro entrada/ salida
4. Módulo workflow

36. Integración con software OCR/ICR
• Opcional
• Formatos estructurados/ no estructurados

38. Proyecto llave en mano
1. Clasificación del problema
p
2. Selección de la suite de productos
3. Personalización del producto
4. Validación d la l ió
V lid ió de l solución
5. Puesta en marcha
Necesidad del
6. Soporte y mantenimiento
p
cliente
Funcionalidad cubierta
por plataforma ECM
Trabajo a medida

39. Beneficios
• Integración de todos los requisitos de digitalización certificada y
facturación electrónica.
• Portal de facturas segmenta a usuarios por empresa y perfil dentro
de la misma.
• Acceso a clientes por Extranet.
• ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.
• Es posible relacionar con otros documentos contables.
• Motor de búsquedas unificado y completo.
• Empleo de estándares (W3C y AEAT).
• Número facturas y usuarios ilimitado (licencia servidor).
• Solución modular (plataforma ECM).

40. www.adapting.com www.gestiondocumental.biz
Contacto
:::: Parc Tecnològic València ::::
c/ Charles R D
/ Ch l R. Darwin 20
i
Edif. InnovaCentre
E-46980-Paterna (Valencia)
Tel. 96 131 82 44
info@adapting.com